Un rappel de paiement est un outil important que les entreprises utilisent pour s’assurer qu’elles reçoivent leurs paiements à temps. Vous apprendrez ci-dessous ce qu’est un rappel de paiement, quand vous devez en envoyer un, en quoi il diffère d’une lettre de relance et comment le rédiger. Nous avons également inclus un gabarit de rappel de paiement que vous pouvez utiliser.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’un rappel de paiement?
  
• Quand devez-vous envoyer un rappel de paiement?
  
• Quelle est la différence qui existe entre une lettre de relance et un rappel de paiement?
  
• Pouvez-vous envoyer une lettre de relance à la place d’un rappel de paiement?
  
• Comment rédiger un rappel de paiement?
  
• Devez-vous fixer une date limite dans le rappel de paiement?
  

Qu’est-ce qu’un rappel de paiement?

Un rappel de paiement est une lettre que les entreprises envoient à leurs clients pour leur rappeler qu’une facture n’a pas encore été payée et que la date d’échéance de celui-ci est maintenant dépassée. Vous devriez déjà avoir émis une facture valide qui indique clairement la date d’échéance du paiement. Pour les particuliers, les conditions légales, ou délais sont de 30 jours - à moins qu’une condition différente n’ait été convenue entre vous et le client. Pour les transactions avec d’autres entreprises (c’est-à-dire les transactions interentreprises), c’est le délai de paiement indiqué sur la facture, ou tout autre délai convenu, qui s’applique. Si aucun délai de paiement n’a été fixé, les conditions de paiement prévues par le Code civil allemand (Bürgerliches Gesetzbuch, ou BGB) s’appliquent également. La règle de base est qu’une facture est payable dès réception.

Quand faut-il envoyer un rappel de paiement?

Un rappel de paiement doit être envoyé après la date limite de paiement. Il s’agit de la première étape du processus d’encaissement des factures impayées. Notez toutefois qu’il faut un certain temps pour que les paiements soient traités; attendez donc deux ou trois jours au lieu d’envoyer le rappel de paiement le lendemain de la date limite. Vous devez donner aux clients un peu de temps; dans la plupart des cas, les clients pourraient simplement oublier le paiement.

En vérifiant régulièrement les factures impayées et en envoyant rapidement des rappels de paiement, vous pouvez faire en sorte que les paiements impayés soient réglés plus rapidement. D’autres mesures, telles que l’envoi de lettres de relance ou même le recours à des agences d’encaissement, ne doivent être envisagées que si les rappels de paiement restent sans réponse.

Quelle est la différence qui existe entre une lettre de relance et un rappel de paiement?

Les rappels de paiement et les lettres de relance diffèrent à la fois d’un point de vue juridique et en termes de contenu : un rappel de paiement est souvent envoyé peu de temps après l’expiration du délai de paiement. Il n’a pas de base juridique ni d’exigences formelles. Il n’y a pas d’obligation d’envoyer un rappel de paiement. Cependant, c’est la manière la plus amicale de soulever la question d’une facture impayée, plutôt que d’envoyer d’abord une lettre de relance.

En comparaison, une lettre de relance envoie un signal beaucoup plus fort et est plus sérieuse qu’un rappel de paiement. La lettre de relance peut être envoyée après qu’un rappel de paiement soit passé inaperçu. Elle doit respecter certaines exigences formelles et contenir certains points clés, notamment une date limite pour le paiement du montant dû. Selon le BGB, le client est en défaut s’il n’effectue pas le paiement dans le délai fixé dans la lettre de relance. Dans ce cas, l’article 286 du BGB traite de la défaillance du débiteur. Cette défaillance est généralement suivie d’un processus de relance juridique.

En ce qui concerne les coûts, vous ne devez pas exiger de frais supplémentaires dans le rappel de paiement, puisqu’il s’agit d’une notification volontaire et amiable adressée aux clients. En revanche, une lettre de relance peut demander des frais y afférents. Ces frais ne peuvent toutefois pas dépasser les coûts que l’entreprise a supportés par le biais de la lettre de relance, tels que le papier, les enveloppes et l’affranchissement. Il n’est pas permis de comptabiliser des frais de personnel dans ces dépenses.

Pouvez-vous envoyer une lettre de relance à la place d’un rappel de paiement?

Une lettre de relance n’est pas la première option à prendre par les entreprises en cas de retard de paiement. Il est préférable d’envoyer d’abord aux clients un rappel de paiement. Le rappel de paiement est une manière douce d’avertir les clients que leur facture est toujours impayée. Un rappel de paiement peut également aider les clients à se souvenir de la date limite, augmentant ainsi les chances que la facture soit payée à temps. Cela donne également au client une nouvelle chance de payer sa facture sans encourir de frais de relance supplémentaires.

En plus d’éviter des coûts inutiles, un rappel de paiement peut également contribuer à maintenir les relations avec les clients. Si le client ne répond toujours pas et ne prend pas contact avec vous, il peut être nécessaire d’envoyer une lettre de relance à l’issue d’un délai raisonnable. Veillez toutefois à respecter les dispositions légales relatives à la rédaction d’une lettre de relance, ainsi que le délai de paiement qui a été fixé.

Comment rédiger un rappel de paiement?

Essayez de formuler un rappel de paiement de manière polie et amicale. Vous devez également indiquer clairement le montant de l’impayé exigé et proposer votre aide pour résoudre les éventuels obstacles au paiement. Vous pouvez également fournir un bref résumé des postes de factures impayées et des montants dus et inviter la personne à répondre en indiquant une date ou une ligne de conduite spécifique - ou en lui demandant simplement d’effectuer le paiement.

Notez les bonnes pratiques suivantes :

• Démarrez par une salutation polie.
  
• Soyez bref et précis en ce qui concerne l’état de la facture.
  
• Indiquez que vous seriez heureux de recevoir un paiement rapide et donnez des informations sur les conséquences possibles relatives à un non-paiement.
  
• Informez le client qu’il peut vous contacter s’il a des questions ou des préoccupations.
  

Il est également important de choisir vos mots avec soin, en évitant tout ce qui pourrait sembler non professionnel ou menaçant. Évitez les mots tels que « urgent » ou « immédiatement » au profit de mots tels que « prompt » ou « opportun ». Vous devez également éviter de blâmer ou d’insulter vos clients. Restez concentré sur l’état de la facture en question et faites des propositions constructives pour résoudre la situation, afin de ne pas mettre en péril la relation avec le client.

Dans l’idéal, un rappel de paiement doit donner aux clients le sentiment d’être appréciés et que vous êtes désireux de les aider. Cependant, si vous n’obtenez aucune réponse ou si le client accuse un retard de paiement, vous devrez peut-être prendre d’autres mesures et démarrer une procédure juridique.

Nous avons créé un [gabarit de rappel de paiement](https://assets.stripeassets.com/fzn2n1nzq965/1pZS8n3iGMqF3Eu1xVb2Yd/444d63b1c6dbc374bfc93ba04248aa48/PaymentreminderTemplateEN_Zahlungserinnerungzur_Rechnung.docx.pdf "Payment reminder template (EN) ») pour vous aider à composer votre propre rappel de paiement.

Que doit contenir un rappel de paiement?

Il n’existe pas d’exigences formelles en ce qui concerne le contenu d’un rappel de paiement, mais il doit contenir toutes les informations clés qui aideront le destinataire à retrouver la facture en question et à la payer rapidement. La formulation doit également être claire.

Typiquement, il doit indiquer l’adresse du client, l’adresse de l’entreprise et les coordonnées de celle-ci. Il doit également contenir les informations juridiques pertinentes, telles que le numéro de taxer de l’entreprise ou le numéro du registre de commerce. Indiquez précisément de quelle facture il s’agit, en précisant le numéro et la date de celle-ci, ainsi que la livraison ou la commande associée. Le rappel de paiement doit également fixer un nouveau délai de paiement et indiquer le montant de paiement en instance. Vous pouvez également joindre une copie de la facture originale, ce qui permettra aux clients de savoir exactement de quelle facture il s’agit.

Voici un aperçu des informations qu’il est recommandé d’inclure dans un rappel de paiement :

• L’intitulé « Rappel de paiement »
  
• Données relatives au client
  
• Données relatives à l’entreprise
  
• Numéro inscrit sur la facture originale
  
• Date marquée sur la facture originale
  
• Informations juridiques relatives à l’entreprise (par exemple, le numéro prévu pour la taxe de celle-ci)
  
• Rappel relatif au montant de la facture
  
• Période de livraison et de service telle que contenue dans la facture originale.
  
• Rappel que le paiement est toujours impayé
  
• Nouveau délai relatif au paiement
  
• Coordonnées bancaires de l’entreprise
  

Avez-vous besoin de fixer une date limite dans le rappel de paiement?

Les entreprises doivent fixer une date limite dans le rappel de paiement. Ce délai est important, car il rappelle aux clients leurs obligations de paiement et les encourage à régler rapidement le paiement de la facture impayée. Ce type de délai rend l’historique clair et montre aux clients que votre entreprise attache de l’importance à la réception des paiements en temps voulu. Toutefois, il n’existe pas d’obligation légale d’indiquer des délais dans un rappel de paiement. Il revient à l’entreprise de communiquer la nouvelle échéance.