Le rappel de paiement est un outil essentiel qui permet aux entreprises de s'assurer d'être payées en temps et en heure. Cet article vous explique en quoi il consiste, quand il doit être envoyé, en quoi il diffère de la lettre de relance et comment le rédiger. Un modèle est d'ailleurs à votre disposition plus bas.

Sommaire

• Caractéristiques du rappel de paiement
  
• Circonstances qui justifient l'envoi d'un rappel de paiement
  
• Lettre de relance et rappel de paiement : quelles différences ?
  
• Envoi d'une lettre de relance plutôt que d'un rappel de paiement
  
• Rédaction du rappel de paiement
  
• Précision d'une nouvelle échéance de paiement
  

Caractéristiques du rappel de paiement

Un rappel de paiement est un courrier envoyé par les entreprises à leurs clients pour leur rappeler qu'une facture n'a pas encore été payée malgré le dépassement de sa date d'échéance. Par conséquent, il doit faire suite à une facture valide sur laquelle figure une date d'échéance de paiement claire. Pour les particuliers, le délai légal de paiement est de 30 jours, à moins qu'un délai différent n'ait été convenu entre vous et le client. Dans le cadre des échanges B2B, c'est le délai de paiement indiqué sur la facture, ou convenu autrement, qui s'applique. Si aucune échéance n'a été fixée, le délai applicable est le délai de paiement légal prévu par le code civil allemand (Bürgerliches Gesetzbuch, ou BGB). La règle de base est qu'une facture est due à compter de sa réception par le client.

Circonstances qui justifient l'envoi d'un rappel de paiement

Le rappel de paiement doit être envoyé une fois la date limite de paiement dépassée. Il s'agit de la première étape du processus de recouvrement des factures impayées. Notez toutefois que le traitement des paiements nécessite un certain temps : attendez donc deux ou trois jours avant d'envoyer un rappel plutôt que de l'émettre dès le lendemain de l'expiration du délai. Accordez un peu de flexibilité aux clients. Dans la plupart des cas, il s'agit simplement d'un oubli de leur part.

La vérification régulière des factures en souffrance et l'envoi rapide de rappels peuvent contribuer à accélérer le règlement des impayés. D'autres mesures, telles que l'envoi de lettres de relance ou même le recours à des organismes de recouvrement, ne doivent être envisagées que si les rappels de paiement restent sans réponse.

Lettre de relance et rappel de paiement : quelles différences ?

Les rappels de paiement et les lettres de relance diffèrent sur le plan juridique et en matière de contenu : le rappel de paiement est souvent envoyé peu de temps après l'expiration du délai de paiement. Il ne s'appuie sur aucune base juridique ni exigence formelle. L'envoi d'un rappel de paiement ne répond à aucune obligation légale. Il constitue cependant la méthode la plus douce pour aborder la question de l'impayé sans recourir directement à la lettre de relance.

En comparaison, cette dernière envoie en effet un signal beaucoup plus fort et s'inscrit dans une démarche bien plus sérieuse. La lettre de relance peut être envoyée après qu'un rappel de paiement est passé inaperçu. Elle doit respecter certaines exigences formelles et contenir certains éléments clés, notamment une date limite de paiement du montant dû. Selon le code civil allemand, un client est en retard de paiement s'il n'effectue pas ce dernier dans le délai fixé dans la lettre de relance. La section 286 du BGB est par ailleurs dédiée au manquement de la part du débiteur. Un tel défaut de paiement se poursuit généralement par une procédure de relance judiciaire.

En matière de coûts, le rappel de paiement ne peut exiger l'application de frais supplémentaires, dans la mesure où il s'agit d'une notification bienveillante que vous choisissez vous-même d'adresser aux clients. La lettre de relance peut, par contre, exiger de tels suppléments. Ces derniers ne peuvent toutefois être supérieurs aux coûts encourus par l'entreprise dans le cadre de l'envoi de la lettre, notamment pour le papier, les enveloppes et l'affranchissement. Les frais de personnel ne peuvent être comptabilisés dans ces dépenses.

Envoi d'une lettre de relance plutôt que d'un rappel de paiement

La lettre de relance ne devrait pas constituer la première mesure prise par les entreprises en cas de retard de paiement et l'envoi préalable d'un rappel de paiement devrait être privilégié. Ce dernier permet de signaler de manière cordiale aux clients que leur facture n'a pas encore été payée. Il constitue par ailleurs un moyen pour eux de se rappeler la date limite de paiement et ainsi d'augmenter les chances que la facture soit payée dans les temps. Le rappel de paiement offre également aux clients une dernière chance de s'acquitter de leurs obligations sans encourir de frais supplémentaires de relance.

En plus d'éviter les coûts inutiles, le rappel de paiement contribue aussi au maintien de bonnes relations avec la clientèle. En l'absence de réponse et de prise de contact du client, il pourra cependant être nécessaire de lui envoyer une lettre de relance au bout d'un délai approprié. Cela implique de se conformer aux dispositions légales relatives à la rédaction d'une telle lettre, mais également de respecter le délai fixé dans votre rappel de paiement.

Rédaction du rappel de paiement

Essayez de formuler votre rappel de paiement de façon polie et courtoise. Vous devez également indiquer clairement le montant dû et vous montrer enclin à résoudre les éventuels obstacles au paiement. Vous pouvez aussi fournir un bref résumé des produits ou services non payés avec les montants associés et inviter le client à vous répondre pour une date précise ou en réalisant une action particulière, ou alors simplement requérir le paiement.

Les bonnes pratiques suivantes pourront vous être utiles.

• Commencez votre rappel de paiement par une formule de politesse.
  
• Soyez bref et clair concernant le statut de la facture.
  
• Indiquez que vous seriez ravi de recevoir un paiement rapide et précisez les éventuelles conséquences d'un non-paiement.
  
• Précisez au client qu'il peut vous contacter en cas d'inquiétudes ou de questions.
  

Vos mots doivent par ailleurs être choisis avec soin, en évitant toute formulation qui pourrait sembler non professionnelle ou menaçante. Évitez les termes du type « urgent » ou « immédiatement » au profit d'autres comme « rapide » ou « dans les délais ». Les insultes et les reproches sont également à éviter. Concentrez-vous sur le statut de la facture en question et faites des propositions constructives pour résoudre la situation, sans compromettre la relation avec le client.

Idéalement, un rappel de paiement doit donner aux clients le sentiment d'être appréciés et que vous souhaitez leur venir en aide. Toutefois, si vous n'obtenez aucune réponse ou si le client n'honore toujours pas ses obligations, vous serez peut-être tenu de prendre d'autres mesures et d'entamer une procédure judiciaire.

Nous avons créé ce modèle de rappel de paiement comme support de rédaction.

Éléments à inclure dans un rappel de paiement

S'il n'existe aucune exigence formelle quant au contenu d'un rappel de paiement, celui-ci doit inclure toutes les informations clés qui aideront le destinataire à identifier la facture concernée et à la payer rapidement. Votre texte doit par ailleurs être formulé de façon claire.

En règle générale, le rappel de paiement doit indiquer l'adresse du client, ainsi que celle de l'entreprise et ses coordonnées. Il doit également contenir les informations juridiques pertinentes, telles que le numéro d'identification fiscale de l'entreprise ou son identifiant commercial. Précisez clairement la facture concernée, en mentionnant le numéro et la date, ainsi que la livraison ou la commande associée. Le rappel doit également fixer une nouvelle échéance de paiement et indiquer le montant à régler. Vous pouvez également joindre une copie de la facture originale, ce qui permettra aux clients de l'identifier précisément.

Voici un aperçu des informations qu'il est recommandé d'inclure dans un rappel de paiement :

• l'intitulé « Rappel de paiement » ;
  
• les données concernant le client ;
  
• les données concernant l'entreprise ;
  
• le numéro de la facture d'origine ;
  
• la date de la facture d'origine ;
  
• les informations légales relatives à l'entreprise (son numéro d'identification fiscale, par exemple) ;
  
• un rappel du montant de la facture ;
  
• la période de livraison et de service telle que mentionnée dans la facture d'origine ;
  
• une mention qui rappelle que le paiement est toujours dû ;
  
• le nouveau délai de paiement ;
  
• les coordonnées bancaires de l'entreprise.
  

Précision d'une nouvelle échéance de paiement

Les entreprises doivent fixer une nouvelle échéance dans leurs rappels de paiement. Cette information est essentielle, car elle permet de rappeler aux clients leurs obligations tout en les encourageant à régulariser rapidement leur situation. Par ailleurs, la mention de ce délai souligne clairement que votre entreprise attache de l'importance à la ponctualité des paiements. Notez toutefois qu'il n'existe aucune exigence légale concernant l'indication de nouveaux délais dans les rappels de paiement. Le fait de communiquer une telle information reste à la discrétion de l'entreprise.