Lorsque vous contactez un client défaillant pour exiger le paiement, vous devez suivre une procédure réglementée. Cet article explique ce qu’est une lettre de relance, comment fonctionne le processus de relance et donne des conseils pour rédiger correctement des lettres de relance.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’une lettre de relance?
  
• Quand puis-je envoyer une lettre de relance?
  
• Puis-je rédiger moi-même une lettre de relance?
  
• Quelles informations doivent figurer dans une lettre de relance?
  
• Comment rédiger la première lettre de relance?
  
• Comment dois-je rédiger la deuxième lettre de relance?
  
• Comment dois-je rédiger la troisième et dernière lettre de relance?
  
• Quels intérêts et frais de relance devez-vous facturer?
  
• Comment puis-je éviter d’avoir à recourir à la procédure de relance?
  

Qu’est-ce qu’une lettre de relance?

Une lettre de relance est une demande de paiement écrite envoyée à un débiteur lorsqu’une facture n’a pas été réglée dans les délais impartis. Elle a pour but d’informer le débiteur que le paiement est en retard et que des mesures juridiques seront prises si le paiement n’est pas effectué avant une date précise.

En tant qu’entreprise, vous pouvez envoyer jusqu’à trois lettres de relance au débiteur. Ce processus de relance extrajudiciaire comprend généralement trois étapes, mais celles-ci ne sont pas obligatoires. Vous pouvez décider d’engager une procédure de recouvrement judiciaire immédiatement après l’envoi de la première lettre de relance.

Quand puis-je envoyer une lettre de relance?

Vous êtes en droit d’envoyer une lettre de relance dès qu’un client a dépassé le délai de paiement d’une facture. Cependant, les règles applicables aux lettres de relance envoyées à des clients particuliers diffèrent de celles applicables aux clients professionnels.

Puis-je envoyer une lettre de relance sans avoir préalablement envoyé un rappel de paiement?

Les clients privés doivent être informés dans la facture initiale qu’ils seront en défaut de paiement à l’expiration du délai de paiement. Si vous n’incluez pas cet avis, vous devrez envoyer un rappel de paiement avant d’envoyer une lettre de relance. Pour les clients qui sont des entreprises, vous pouvez passer l’étape du rappel de paiement et envoyer immédiatement une lettre de relance. Les clients professionnels sont également automatiquement en défaut de paiement sans qu’il soit nécessaire de les en informer, au plus tard 30 jours après l’expiration du délai de paiement.

Qu’est-ce qu’un rappel de paiement?

Contrairement à une lettre de relance, un rappel de paiement est moins formel. Son objectif est d’informer poliment le débiteur qu’un paiement est en retard. Le terme « rappel de paiement » implique que le paiement a simplement été oublié. Il n’implique aucune pression et est envoyé avant une lettre de relance. Une procédure judiciaire à l’encontre du débiteur ne peut être engagée qu’après l’envoi d’une lettre de relance, et non après l’envoi d’un simple rappel de paiement.

Puis-je rédiger moi-même une lettre de relance?

Pour vous assurer que la lettre de relance répond à toutes les exigences légales, il est préférable de faire appel à un avocat pour la rédiger. Cela engendre bien sûr des frais, mais c’est conseillé si les sommes en jeu sont importantes. Une lettre de relance rédigée par un avocat donne plus de poids à une demande de paiement.

Vous pouvez bien sûr rédiger vous-même une lettre de relance, mais vous devrez alors tenir compte de tous les éléments qu’elle doit contenir pour pouvoir engager ultérieurement une procédure judiciaire.

Pour plus de sécurité, vérifiez que votre lettre de relance est complète et exacte à l’aide de la liste ci-dessous. Si vous souhaitez réduire vos efforts manuels, Stripe Invoicing peut vous aider dans vos processus de facturation, tels que le recouvrement des paiements et le règlement des transactions.

Quelles informations doivent figurer dans une lettre de relance?

Une lettre de relance doit contenir au minimum les informations suivantes :

• L’en-tête « Lettre de relance »
  
• Le numéro de la facture originale
  
• La notification de retard de paiement
  
• La date limite de paiement initiale (date à laquelle la facture initiale aurait dû être réglée)
  
• La nouvelle date limite de paiement
  
• Les frais de relance et intérêts de retard (facultatif)
  
• Le montant restant dû (indiquez les frais, les intérêts et le montant total)
  

Pour voir comment ces informations peuvent être présentées dans une lettre de relance complète, consultez notre modèle de lettre de relance.

Comment rédiger la première lettre de relance?

Il est important que vous fassiez référence à la facture originale dans la première lettre de relance. Cela permet au destinataire d’identifier clairement à quoi se rapporte la demande de paiement.

Rédigez la première lettre de relance de manière polie : dans la plupart des cas, les clients ont simplement oublié de régler le paiement en souffrance. Même si vous pensez qu’un client ignorera la lettre de relance, vous devez toujours rester factuel et aimable. Voici un exemple :

« Malheureusement, nous n’avons pas pu identifier de paiement correspondant au numéro de facture [numéro de facture]. Si vous avez oublié d’effectuer le paiement, veuillez régler le montant de la facture avant le [date]. »

Écrivez toujours en partant du principe que le client a oublié par inadvertance, afin de conserver sa clientèle et de ne pas le faire fuir.

Comment dois-je rédiger la deuxième lettre de relance?

Si le client ignore la première lettre de relance et que le délai de paiement expire, vous pouvez envoyer une deuxième lettre de relance. Là encore, il est important d’adopter une formulation factuelle et neutre. Au lieu d’exprimer votre agacement, vous devez adopter un ton plus ferme et avertir le client des mesures juridiques qui seront prises si le paiement reste impayé. Vous pouvez également facturer des frais de relance et des intérêts pour couvrir vos frais supplémentaires. Nous expliquons ces frais ci-dessous. Cela montre au client que vous passez à la vitesse supérieure. La deuxième lettre de relance doit avoir un délai de paiement plus court que la première.

Comment dois-je rédiger la troisième et dernière lettre de relance?

Une troisième lettre de relance n’a de sens que si vous pensez que le client est encore susceptible d’effectuer le paiement. Sinon, vous pouvez mettre fin à la procédure de relance extrajudiciaire et notifier la procédure de relance judiciaire après la deuxième lettre.

Néanmoins, si vous choisissez d’envoyer une troisième et dernière lettre de relance, vous devez fixer un délai de paiement encore plus court qu’auparavant (par exemple, sept jours). Vous devez également informer clairement le client que la prochaine étape sera une procédure judiciaire si le paiement reste impayé.

Quels intérêts et frais de relance devez-vous facturer?

Les frais de relance et les intérêts de retard permettent de compenser les pertes subies en raison d’un retard de paiement. Vous pouvez décider si vous souhaitez exiger des frais de relance et des intérêts de retard. Toutefois, si vous le faites, vous ne devez ajouter au montant de la facture que les frais matériels et d’expédition réels liés aux lettres de relance.

Il n’existe aucune réglementation légale stipulant le montant des frais de relance. Les frais standard sont compris entre 2,50 et 5,00 euros par lettre de relance. Si vous pouvez démontrer que vous avez engagé des frais plus élevés (par exemple, pour identifier une adresse), ceux-ci peuvent également être facturés.

Les frais liés à une facture en retard de paiement sont un peu plus complexes et sont régis par l’article 288 du Code civil allemand (BGB). Vous pouvez facturer des intérêts de retard de 9 % au-dessus du taux de base dans le cas de transactions interentreprises, mais seuls 5 % sont autorisés dans le cadre de transactions avec des clients directs.

Vous devez toutefois tenir compte de deux éléments : le taux de base ne reste pas toujours constant. Il est régulièrement révisé par la Deutsche Bundesbank et publié sur son site web. Vous devez vous assurer que vos frais sont basés sur le taux de base actuel et que les intérêts de retard sont convertis chaque jour afin de respecter la période correspondante (le taux de base s’applique toujours « par an », c’est-à-dire sur une base annuelle).

Avec les clients professionnels, vous pouvez facturer des frais fixes de 40 euros à titre de frais de relance. Toutefois, la perte que vous subissez doit être supérieure à 40 euros.

Comment puis-je éviter d’avoir à recourir à la procédure de relance?

Essayez de comprendre pourquoi le client ne paie pas. Avant d’entamer la procédure de relance, vous pouvez demander au client s’il a égaré la facture ou si celle-ci n’est pas parvenue à son service comptable. La cause est souvent un malentendu ou un oubli. Dans la plupart des cas, il s’avère que le client a oublié ou égaré la facture. La communication directe est le meilleur moyen d’écarter de telles circonstances. Envoyez au client un rappel de paiement informel (par courriel, par exemple) ou appelez-le. Il est souvent plus rapide de clarifier la situation en parlant à quelqu’un.

Si cela ne résout pas le problème et que le paiement reste en souffrance, envisagez la procédure de relance en trois phases décrite ci-dessus.

Vous pouvez également envisager d’autres mesures pour éviter ou régler rapidement les créances en souffrance :

• Vérifiez la solvabilité du client avant d’accepter sa commande.
  
• Demandez un paiement partiel à l’avance (un acompte) pour les projets plus importants.
  
• Faites appel à un prestataire de services externe (agence de recouvrement) pour recouvrer les créances.
  

Dans tous les cas, avant que la situation ne s’aggrave trop, vous devez épuiser toutes les possibilités de communication avec vos clients et éviter le processus de relance.