联系违约客户要求付款时，需遵循法定程序。本文详细阐释了催款函的定义、催款流程的运作机制，并提供了正确撰写催款函的实用技巧。

本文内容

• 何为催款函？
  
• 何时可发送催款函？
  
• 能否自行撰写催款函？
  
• 催款函应包含哪些信息？
  
• 如何撰写第一封催款函？
  
• 如何撰写第二封催款函？
  
• 如何撰写第三封（最终）催款函？
  
• 应收取多少逾期利息与催款费用？
  
• 如何避免催款流程？
  

何为催款函？

催款函指发票未按时结清时，向债务人发送的正式书面付款要求，旨在通知债务人付款已逾期，并明确若在特定日期前仍未付款，将采取法律措施。

催款函是企业可向债务人发送的付款提醒书，最多可寄送三封。这种非司法催款程序通常包含三个阶段，但并非强制性流程。您有权在发出第一封催款函后立即启动司法催收程序。

何时可发送催款函？

一旦客户逾期未付发票款项，企业即有权发送催款函。但需注意，针对个人客户与企业客户的催款函适用不同规则。

是否可不发付款提醒函直接发送催款函？

针对个人客户，必须在初始发票中明示其于付款期限届满后即构成违约。若未包含此提示，则需在发送催款函前补发付款提醒函。对于企业客户，可跳过付款提醒阶段直接发送催款函。企业客户最迟在付款期限届满 30 天后将自动视为违约，无需另行通知。

何为付款提醒函？

与催款函不同，付款提醒函属于非正式文书，旨在向债务人礼貌告知付款已逾期。“付款提醒函”这一表述暗含对方可能仅因疏忽遗忘付款，且不带有任何施压意味。付款提醒函需在发送催款函之前寄出，针对债务人的法律程序必须在发送催款函后方可启动，仅凭付款提醒函不足以启动司法程序。

能否自行撰写催款函？

为确保催款函符合所有法律要件，建议委托律师进行撰写。此举虽会产生费用，但涉及大额款项时尤为可取。律师出具的催款函能显著强化支付要求的严肃性。

当然，亦可自行起草催款函，但须确保函件包含所有必备要素，以便后续能顺利启动法律程序。

为稳妥起见，您可参照下文提供的清单核对催款函的完整性与准确性。若希望减少人工操作，可使用 Stripe Invoicing 来支持您的发票管理流程，例如收款与交易结算。

催款函应包含哪些信息？

催款函至少应包含以下基本详情：

• 标题注明“催款函”
  
• 原始发票编号
  
• 逾期付款通知
  
• 原定付款截止日期（发票应结清日期）
  
• 新设定的付款期限
  
• 催款手续费与逾期利息（可选）
  
• 待清偿总额（需列明各项费用、利息及总金额）
  

如需查看完整催款函中这些信息的实际呈现方式，请参考我们的 催款函样本 。

如何撰写第一封催款函？

第一封催款函中必须引用原始发票信息，这有助于收件方明确识别付款要求的具体指向。

请以礼貌的措辞起草第一封催款函，多数情况下客户仅是遗忘支付逾期款项。即使预判客户可能忽略此函，仍应保持客观友好的语气。示例如下：

“很遗憾，我们尚未核实到结清 [发票编号] 款项的记录。若系疏忽所致，请于 [日期] 前支付该发票金额。”

撰写催款函时应基于客户可能无意遗忘的前提，以此维系合作机会并避免客户流失。

如何撰写第二封催款函？

若客户忽略第一封催款函且付款已逾期，可发送第二封催款函。此时仍需采用客观中立的措辞，避免流露不满情绪，而应明确设定最终期限并告知若款项持续逾期将采取法律措施。同时可收取催款手续费及逾期利息以弥补额外成本（具体费用说明详见下文），此举向客户表明事态已升级。第二封催款函的付款期限应短于第一封函件。

如何撰写第三封（最终）催款函？

第三封催款函仅当认为客户仍有可能付款时才有意义。否则，可在第二封函件后提前终止非司法催收程序，并直接发出司法催收程序通知。

尽管如此，若决定发送第三封（最终）催款函，需设定比前一次更短的付款期限（例如七天），并明确告知客户若款项仍未结清，下一步将启动 法律程序 。

应收取多少逾期利息与催款费用？

催款手续费与逾期利息旨在补偿因付款延迟造成的损失。企业可自行决定是否主张收取这些费用，但若决定收取，仅能在发票金额基础上追加催款函的实际物料及寄送成本。

目前法律未对催款手续费具体金额作出规定。通常每封催款函收取 2.50 至 5.00 欧元属于标准范围。若能证明产生更高成本（如需要核查地址信息），亦可收取相应费用。

逾期发票相关费用的计算规则较为复杂，其法律依据载于《德国民法典》(BGB) 第 288 条。在企业间交易中，可收取基准利率上浮 9% 的逾期利息；而与终端客户的交易中，仅允许收取 5% 的逾期利息。

但需注意两个关键点：基准利率并非固定不变，德国联邦银行会定期调整并公布于官网。您应确保以最新基准利率为计费基础，且逾期利息需按日折算以符合对应期间（基准利率始终以“年利率”为单位计算）。

对于企业客户，可收取 40 欧元的固定金额作为催款手续费，但前提是实际遭受的损失必须高于 40 欧元。

如何避免催款流程？

建议优先排查客户未付款的具体原因。在启动正式催款流程前，可主动询问客户是否因发票错置或未送达财务部门而导致逾期。多数情况下，逾期源于误解或疏忽，客户往往可能遗忘或遗失发票。直接沟通是排除此类情况的最佳方式，通过发送非正式付款提醒（如电子邮件）或电话沟通，通常能更快澄清问题。

若上述措施仍未解决问题且款项持续逾期，则可考虑启动前述三阶段催款流程。

此外，还可考虑采取以下后续步骤以规避或快速厘清逾期债务：

• 承接订单前核查客户信用评级。
  
• 针对大型项目要求预付部分款项（首付款）。
  
• 聘请外部服务商（如催收机构）进行债务追讨；
  

无论何种情况，在事态升级前应竭尽所能与客户沟通，避免启动正式催款程序。