督促状を書く: 手順とヒント

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  1. はじめに
  2. 督促状とは
  3. 督促状を送るタイミング
    1. 決済のリマインド通知を送らずに督促状を送付することについて
    2. 決済のリマインド通知とは
  4. 督促状を自分で書いてもよいか
  5. 督促状に含める必要のある情報
  6. 1 通目の督促状の書き方
  7. 2 通目の督促状の書き方
  8. 3 通目の最終督促状の書き方
  9. 請求可能な利息と督促の手数料
  10. 督促プロセスに至らずに済む方法

債務不履行状態にある購入者に連絡して決済を要求する際は、規制された手順に従う必要があります。この記事では、督促状とは何か、および督促プロセスの仕組みを説明し、督促状の正しい書き方についてヒントをご紹介します。

この記事の内容

  • 督促状とは
  • 督促状を送るタイミング
  • 督促状を自分で書いてもよいか
  • 督促状に含める必要のある情報
  • 1 通目の督促状の書き方
  • 2 通目の督促状の書き方
  • 3 通目の最終督促状の書き方
  • 請求可能な利息と督促の手数料
  • 督促プロセスに至らずに済む方法

督促状とは

督促状とは、請求書が期限内に処理されない場合に債務者に送る、決済を要求する書状です。これは、決済期日が超過していること、および特定の日付までに決済処理が行われない場合は法的手段を講じることを、債務者へ通知することが目的です。

ビジネスとして、事業者は債務者に督促状を 3 通まで送付することができます。この裁判外の督促プロセスには一般的に 3 つのステージが含まれますが、この 3 つのステージが必須であるわけではありません。事業者は、1 通目の督促状の送付後すぐに法的な督促手続きを開始するかを決定することができます。

督促状を送るタイミング

事業者には、購入者が請求書の決済期限を超過した場合、すぐに督促状を送付する権利があります。しかし、法人顧客である場合に比べ、個人顧客に送付される督促状には異なる規則が適用されます。

決済のリマインド通知を送らずに督促状を送付することについて

個人の購入者に対しては、決済期間満了後は債務不履行状態になることを、最初の請求書で通知しなければなりません。この通知を含めない場合、督促状を送付する前に、決済のリマインド通知を送る必要があります。購入者がビジネスである場合、決済のリマインド通知のステージを省略して、すぐに督促状を送付することができます。購入者であるビジネスも、決済期間満了後遅くとも 30 日後に、通知の必要なく自動的に債務不履行状態になります。

決済のリマインド通知とは

督促状とは異なり、決済のリマインド通知はそれほど堅苦しくありません。これは、決済期日が超過していることを債務者に丁重に知らせることを目的としています。「決済のリマインド通知」という用語は、決済が単に忘れられていることを意味します。また、強制的なものではなく、督促状の前に送られます。債務者に対する法的手続きは、督促状の送付後に開始することができ、決済のリマインド通知を送っただけでは開始できません。

督促状を自分で書いてもよいか

督促状が法的要件を満たすものであることを確実にするためには、弁護士に書いてもらうことをお勧めします。当然ながらこれには費用がかかりますが、大きな額が関係する場合はこのほうが賢明です。弁護士による督促状は、決済の要求に重みを加えます。

もちろん、督促状を自分で下書きすることもできますが、その後法的手続きを開始することができるように、督促状に含める必要がある事項について考慮する必要があります。

念のために、以下のリストを使用して、督促状が不足のない正確なものであることをチェックしてください。作業の手間を軽減したい場合、Stripe Invoicing を使用して、決済の回収や売上の計上などの請求業務プロセスをサポートできます。

督促状に含める必要のある情報

督促状には、少なくとも以下の基本的な詳細事項が含まれている必要があります。

  • 表題「督促状」
  • 元の請求書の番号
  • 決済遅延の通知
  • 本来の決済期限 (元の請求書が処理されているべき日付)
  • 新たな決済期限
  • 督促の手数料と決済遅延利息 (任意)
  • 未払いの金額 (手数料、利息、総額をすべて一覧記載する)

この情報をどのように提示できるか作成済みの督促状で確認するには、督促状テンプレートをご覧ください。

1 通目の督促状の書き方

1 通目の督促状では、元の請求書について記載することが重要です。これにより、何についての決済の要求であるかを、受取人が明確に特定することができます。

1 通目の督促状は丁重に書きます。多くの場合、購入者は、未払いの決済を単に忘れているだけです。購入者が督促状を無視することが想定されるとしても、常に事実に基づき、友好的である必要があります。以下の例をご覧ください。

「残念ながら、[請求書番号] の決済を特定することができておりません。決済をお忘れの場合は、[日付] までに請求金額の決済処理を行っていただきますようお願い申し上げます」

購入者はうっかり忘れているのだと常に想定して書き、購入者を遠ざけるのではなく、ビジネスを維持できるようにします。

2 通目の督促状の書き方

購入者が 1 通目の督促状を無視し、決済期限が切れる場合、2 通目の督促状を送付することができます。この場合もやはり、事実に基づく、中立的な言葉使いが重要です。いら立ちを表すのではなく、より明確な期間を取り入れ、決済が未払いのままである場合は法的手段を講じることを通知する必要があります。追加コストをまかなうために、督促の手数料や利息を請求することもできます。手数料に関しては以下の説明をご覧ください。これにより、事業者が状況をエスカレーションすることが購入者に示されます。2 通目の督促状の決済期限は、1 通目より短い必要があります。

3 通目の最終督促状の書き方

3 通目の督促状は、購入者が決済を行う可能性がまだある場合にのみ行います。それ以外の場合は、2 通目の督促状の後、裁判外の督促プロセスを省略して法的な督促手続きの通知を行うことができます。

それでも、3 通目の最終督促状を書くことにした場合は、決済期限を以前よりもっと短く (7 日など) 設定する必要があります。決済が未払いのままである場合は、次の手段が法的手続きとなることを、率直に購入者に知らせる必要もあります。

請求可能な利息と督促の手数料

督促の手数料と決済遅延利息は、決済の遅延によって生じた損失を補償します。事業者は、督促の手数料と決済遅延利息を要求するかどうかを決定することができます。しかし、要求すると決定した場合は、督促状に関する実際の材料費および発送費のみを請求額に追加すべきです。

督促の手数料の金額を規定する法的規則はありません。督促状 1 通あたり 2.50 から 5.00 ユーロ程の手数料が標準的です。もっと高額な費用が発生した (住所を特定しなければならない場合など) ことを示すことができる場合は、これも請求できます。

決済が遅延している請求書に関連する手数料は多少複雑で、民法 (BGB) 第 288 条で規制されています。B2B 取引の場合は基礎利率に 9% を加えた決済遅延利息を請求できますが、購入者と直接行うビジネスの場合は 5% しか許可されていません。

しかし、次の 2 点を考える必要があります。基礎利率は常に一定であるわけではありません。ドイツ連邦銀行により常に見直され、ウェブサイトで公開されています。請求額が最新の基礎利率に基づいていること、および決済遅延利息が毎日換算されて、対応する期間 (基礎利率は常に「年ごと」または年間基準を適用) に準拠していることを確認する必要があります。

購入者がビジネスである場合、40 ユーロの一定金額を督促の手数料として請求できます。ただし、事業者に生じた損失が 40 ユーロを超えている必要があります。

督促プロセスに至らずに済む方法

購入者が決済を行わない理由を調べます。督促プロセスを開始する前に、請求書を紛失したのか、または請求書が経理部門へ届いていないのか、購入者に尋ねることができます。通常、原因は誤解や見落としです。多くの場合、購入者が忘れていたことや、請求書を紛失してしまったことが判明します。このような事情を除外するには、直接やり取りするのが一番よい方法です。購入者に非公式の決済リマインド通知を送る (メールでなど) か、電話で連絡します。誰かと話すことにより、状況をよりスムーズに解決できることがよくあります。

これで問題が解決せず、決済が未払いのままである場合、上記に示した 3 段階の督促プロセスを検討します。

未払い債務の発生を防ぐ、またはスムーズに清算するために、以下に挙げる後続の手順を検討することもできるかもしれません。

  • 注文を受ける前に、購入者の信用格付けをチェックする。
  • 大きなプロジェクトについては、事前に部分決済 (頭金) をリクエストする。
  • 外部のサービスプロバイダー (債権回収会社) に債権回収をしてもらう。

いずれの場合も、状況がエスカレートしすぎる前に、あらゆる手段を尽くして購入者と連絡を取り、督促プロセスを回避する必要があります。

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