När du kontaktar en kund i förfall för att kräva betalning finns det en reglerad procedur som måste följas. Den här artikeln förklarar vad ett dunningbrev är och hur dunningprocessen fungerar och ger tips om hur du skriver dunningbrev korrekt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett dunningbrev?
  
• När kan jag skicka ett dunningbrev?
  
• Kan jag skriva ett dunningbrev själv?
  
• Vilken information ska ett dunningbrev innehålla?
  
• Hur ska jag skriva det första dunningbrevet?
  
• Hur ska jag skriva det andra dunningbrevet?
  
• Hur ska jag skriva det tredje och sista dunningbrevet?
  
• Vilka räntor och dunningavgifter ska du ta ut?
  
• Hur kan jag undvika att behöva ta till dunningprocessen?
  

Vad är ett dunningbrev?

Ett dunningbrev är en skriftligt betalningsbegäran som skickas till en gäldenär när en faktura inte har betalats i tid. Dess syfte är att underrätta gäldenären om att betalningen är försenad och att juridiska åtgärder kommer att vidtas om betalningen inte har betalats vid ett visst datum.

Som företag kan du skicka upp till tre dunning-brev till gäldenären. Denna utomrättsliga dunningprocess omfattar i allmänhet tre steg, men dessa tre steg är inte obligatoriska. Du kan besluta att inleda juridiska dunningförfaranden omedelbart efter att du har skickat det första dunningbrevet.

När kan jag skicka ett dunningbrev?

Du har rätt att skicka ett dunningbrev så snart en kund har missat tidsfristen för att betala en faktura. För dunningbrev som skickas till enskilda kunder gäller dock andra regler än för företagskunder.

Kan jag skicka ett dunningbrev utan att först skicka en betalningspåminnelse?

Privatkunder ska meddelas på den första fakturan om att de kommer att anses ha försummat sina skyldigheter efter att betalningsperioden löpt ut. Om du inte inkluderar detta meddelande måste du skicka en betalningspåminnelse innan du skickar ett dunningbrev. För kunder som är företag kan du hoppa över betalningspåminnelsestadiet och skicka ett dunningbrev direkt. Företagskunder anses ha försummat sina skyldigheter automatiskt utan föregående meddelande senast 30 dagar efter att betalningstiden löpt ut.

Vad är en betalningspåminnelse?

Till skillnad från ett dunningbrev är en betalningspåminnelse mindre formell. Syftet är att artigt informera gäldenären om att en betalning är försenad. Termen betalningspåminnelse innebär att betalningen helt enkelt har glömts bort. Det innebär inte heller några påtryckningar och skickas före ett dunningbrev. Rättsliga förfaranden mot gäldenären kan endast inledas efter att ha skickat ett dunningbrev och inte efter att bara ha skickat en betalningspåminnelse.

Kan jag skriva ett dunningbrev själv?

För att säkerställa att dunningbrevet uppfyller alla juridiska krav är det värt att anlita en advokat för att skriva det. Detta medför naturligtvis kostnader, men är lämpligt om det rör sig om stora belopp. Ett dunningbrev från en advokat ger tyngd åt ett betalningkrav.

Du kan naturligtvis också själv upprätta ett dunningbrev, men du måste ta hänsyn till vad ett dunningbrev måste innehålla för att du senare ska kunna inleda ett juridiskt förfarande.

För att vara på den säkra sidan bör du kontrollera att ditt dunningbrev är fullständigt och korrekt med hjälp av listan nedan. Om du vill minska din manuella ansträngning kan du använda Stripe Invoicing för att stödja dina faktureringsprocesser, som att samla in betalningar och reglera transaktioner.

Vilken information ska ett dunningbrev innehålla?

Ett dunningbrev bör innehålla minst följande grundläggande uppgifter:

• Rubriken "Dunningbrev"
  
• Det ursprungliga fakturanumret
  
• Meddelande om försenad betalning
  
• Ursprunglig tidsfrist för betalning (det datum då den ursprungliga fakturan skulle ha betalats)
  
• Ny tidsfrist för betalning
  
• Påminnelseavgifter och dröjsmålsränta vid betalning (valfritt)
  
• Utestående belopp (ange eventuella avgifter, ränta och den totala summan)
  

För att se hur denna information kan presenteras i ett ifyllt dunningbrev, titta på vårdunningbrevmall.

Hur ska jag skriva det första dunningbrevet?

Det är viktigt att du hänvisar till den ursprungliga fakturan i det första dunningbrevet. Detta gör det möjligt för mottagaren att tydligt identifiera vad betalningskravet avser.

Skriv det första dunningbrevet i artig ton – i de flesta fall har kunderna helt enkelt glömt att avräkna den utestående betalningen. Även om du antar att en kund kommer att ignorera dunningbrevet bör du alltid vara saklig och vänlig. Här är ett exempel:

"Tyvärr har vi inte kunnat identifiera någon betalning som reglerar [faktura nummer]. Om du har glömt betalningen önskar vi att du betalar fakturabeloppet senast [datum]."

Skriv det alltid med antagandet att kunden har råkat glömma så att du kan behålla kunden och inte avvisar denne.

Hur ska jag skriva det andra dunningbrevet?

Om kunden ignorerar det första dunningbrevet och den tidsfristen för betalning löper ut kan du skicka ett andra dunningbrev. Återigen är det viktigt att formulera sig sakligt och neutralt. I stället för att uttrycka irritation bör du ange en mer bestämd löptid och meddela vilka juridiska åtgärder som vidtas om betalningen fortfarande är utestående. Du kan också debitera dunningavgifter och ränta för att täcka dina extra kostnader. Vi förklarar avgifterna nedan. Detta visar kunden att du nu eskalerar situationen. Det andra dunningbrevet bör ha en kortare tidsfrist för betalning än det första.

Hur ska jag skriva det tredje och sista dunningbrevet?

Ett tredje dunningbrev är bara meningsfullt om du tror att kunden fortfarande sannolikt kommer att göra betalning. I annat fall kan du avbryta den utomrättsliga dunningprocessen och underrätta om juridiska dunningförfaranden efter det andra brevet .

Om du väljer att skriva ett tredje och sista dunningbrev bör du dock ange en ännu kortare tidsfrist för betalning än tidigare (t.ex. sju dagar). Du bör nu också informera kunden i klartext om att nästa steg kommer att varajuridiska förfaranden om betalningen förblir utestående.

Vilka räntor och dunningavgifter ska du debitera?

Dunningavgifter och dröjsmålsränta ger ersättning för förluster som uppstår på grund av försenad betalning. Du kan själv bestämma om du vill kräva dunningavgifter och dröjsmålsränta. Men om du gör det bör du bara lägga till de faktiska material- och fraktkostnaderna för dunningbrev på fakturan.

Det finns ingen juridisk reglering som anger storleken på dunningavgifterna. Avgifter på cirka 2,50 till 5,00 euro per dunningbrev är standard. Om du kan visa att du har haft högre kostnader (t.ex. att du måste identifiera en adress) kan detta också debiteras.

De avgift som är förknippade med en faktura för sen betalning är något mer komplicerad och regleras i § 288 i civillagen (BGB). Du kan debitera dröjsmålsränta på 9 % över basräntan vid transaktioner mellan företag, men endast 5 % är tillåtet i affärer med direktkunder.

Du måste dock tänka på två saker: Basräntan är inte alltid konstant. Den granskas regelbundet av Deutsche Bundesbank och publiceras på dess webbplats. Du bör se till att dina avgifter är baserade på den aktuella basräntan och att dröjsmålsräntan konverteras varje dag för att överensstämma med motsvarande period (basräntan gäller alltid per år eller på årsbasis).

För företagskunder kan du debitera ett fast avgift på 40 euro i dunningavgift. Din förlust måste dock vara större än 40 euro.

Hur kan jag undvika att behöva ta till dunningprocessen?

Försök att ta reda på varför kunden inte betalar. Innan du påbörjar dunningprocessen kan du fråga om kunden har tappat bort fakturan eller om den inte nådde deras ekonomiavdelning. Orsaken är ofta ett missförstånd eller förbiseende. I de flesta fall visar det sig att kunden har glömt eller tappat bort fakturan. Direkt kommunikation är det bästa sättet att utesluta sådana omständigheter. Skicka kunden en informell påminnelse om betalning (t.ex. via e-post) eller ring kunden. Situationer kan ofta klaras upp snabbare genom att prata med någon.

Om detta inte löser problemet och betalningen kvarstår kan du överväga den trefasiga dunningprocessen som anges ovan.

Du kanske också kan överväga andra efterföljande steg för att undvika eller snabbt lösa utestående skulder:

• Kontrollera kundens kreditvärdighet innan du tar emot beställningar.
  
• Begär partiella betalning i förskott (handpenning) för större projekt.
  
• Anlita en extern tjänsteleverantör (inkassoföretag) för att driva in skulder.
  

I vilket fall som helst, innan situationen eskalerar för mycket, bör du uttömma alla möjligheter att kommunicera med dina kunder och undvika dunningprocessen.