เมื่อติดต่อกับลูกค้าที่ผิดนัดชำระเพื่อทวงถามการชำระเงิน จะมีกระบวนการที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนที่ต้องปฏิบัติตาม บทความนี้อธิบายว่าจดหมายติดตามหนี้คืออะไร กระบวนการติดตามหนี้ทำงานอย่างไร และให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายติดตามหนี้อย่างถูกต้อง

เนื้อหาหลักในบทความ

• จดหมายติดตามหนี้คืออะไร
  
• ฉันจะส่งจดหมายติดตามหนี้ได้เมื่อใด
  
• ฉันสามารถเขียนจดหมายติดตามหนี้ด้วยตัวเองได้หรือไม่
  
• จดหมายติดตามหนี้ควรมีข้อมูลอะไรบ้าง
  
• ฉันควรเขียนจดหมายติดตามหนี้ฉบับแรกอย่างไร
  
• ฉันควรเขียนจดหมายติดตามหนี้ฉบับที่สองอย่างไร
  
• ฉันควรเขียนจดหมายติดตามหนี้ฉบับที่สามและฉบับสุดท้ายอย่างไร
  
• คุณควรเรียกเก็บดอกเบี้ยและค่าธรรมเนียมการติดตามหนี้อะไรบ้าง
  
• ฉันจะหลีกเลี่ยงการหันไปพึ่งกระบวนการทวงหนี้ได้อย่างไร
  

จดหมายติดตามหนี้คืออะไร

จดหมายติดตามหนี้คือหนังสือติดตามการชำระเงินเป็นลายลักษณ์อักษรที่ส่งถึงลูกหนี้เมื่อใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้รับการชำระตามกำหนด วัตถุประสงค์ของจดหมายคือเพื่อแจ้งลูกหนี้ว่าการชำระเงินล่าช้าและจะดำเนินมาตรการทางกฎหมายหากยังไม่ชำระเงินภายในวันที่กำหนด

ในฐานะธุรกิจ คุณสามารถส่งจดหมายติดตามหนี้ได้สูงสุดสามฉบับ กระบวนการติดตามหนี้นอกกระบวนการยุติธรรมโดยทั่วไปมีสามขั้นตอน อย่างไรก็ตาม ทั้งสามขั้นตอนนี้ไม่บังคับ คุณสามารถตัดสินใจเริ่มกระบวนการทางกฎหมายทันทีหลังจากส่งจดหมายติดตามหนี้ฉบับแรกได้

ฉันจะส่งจดหมายติดตามหนี้ได้เมื่อใด

คุณมีสิทธิ์ส่งจดหมายติดตามหนี้ทันทีที่ลูกค้าพลาดกําหนดเวลาในการชําระใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม มีกฎที่แตกต่างกันสําหรับจดหมายติดตามหนี้ที่ส่งถึงลูกค้าบุคคลทั่วไปเมื่อเทียบกับลูกค้าธุรกิจ

ฉันสามารถส่งจดหมายติดตามหนี้โดยไม่ต้องส่งการเตือนชำระเงินก่อนได้หรือไม่

ลูกค้ารายบุคคลต้องได้รับแจ้งในใบแจ้งหนี้แรกว่าพวกเขาจะผิดนัดชำระหนี้หลังจากสิ้นสุดกำหนดเวลาการชำระเงิน หากคุณไม่ได้แจ้งเรื่องนี้ คุณจะต้องส่งการเตือนชำระเงินก่อนที่จะส่งหนังสือติดตามหนี้ สำหรับลูกค้าธุรกิจ คุณสามารถข้ามขั้นตอนการเตือนชำระเงินและส่งหนังสือติดตามหนี้ได้ทันที ลูกค้าธุรกิจจะผิดนัดชำระหนี้โดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้าไม่เกิน 30 วันนับจากวันที่สิ้นสุดกำหนดเวลาการชำระเงิน

การเตือนชำระเงินคืออะไร

การเตือนชำระเงินแตกต่างจากจดหมายติดตามหนี้ เนื่องจากมีความเป็นทางการน้อยกว่า โดยมีจุดประสงค์คือเพื่อแจ้งลูกหนี้อย่างสุภาพว่าการชำระเงินล่าช้า คำว่า “การเตือนชำระเงิน” สื่อว่าการชำระเงินถูกลืมไปเท่านั้น นอกจากนี้ยังไม่สร้างแรงกดดันใดๆ และส่งก่อนจดหมายติดตามหนี้ การดำเนินคดีทางกฎหมายกับลูกหนี้สามารถทำได้ก็ต่อเมื่อส่งจดหมายติดตามหนี้แล้วเท่านั้น ไม่สามารถทำได้เพียงแค่ส่งการเตือนชำระเงิน

ฉันสามารถเขียนจดหมายติดตามหนี้ด้วยตัวเองได้หรือไม่

เพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายติดตามหนี้ตรงตามข้อกําหนดกฎหมายทั้งหมด คุณควรว่าจ้างทนายความให้เป็นผู้เขียนจดหมาย ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น แต่ขอแนะนำหากเป็นกรณีที่เกี่ยวข้องกับเงินจำนวนมาก จดหมายทวงหนี้จากทนายความจะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับการติดตามการชำระเงิน

แน่นอน คุณยังสามารถร่างจดหมายติดตามหนี้ได้ด้วยตัวเอง อย่างไรก็ตาม คุณต้องคำนึงถึงเนื้อหาที่จดหมายติดตามหนี้ต้องมี เพื่อให้สามารถดำเนินคดีทางกฎหมายได้ในภายหลัง

เพื่อความปลอดภัย ให้ตรวจสอบจดหมายติดตามหนี้ของคุณว่าสมบูรณ์และถูกต้องโดยใช้รายการที่เราให้ไว้ด้านล่าง หากต้องการลดความยุ่งยากด้วยตนเอง คุณสามารถใช้ Stripe Invoicing เพื่อสนับสนุนกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ เช่น การเรียกเก็บเงินและธุรกรรมการชำระเงิน ได้

จดหมายติดตามหนี้ควรมีข้อมูลอะไรบ้าง

จดหมายติดตามหนี้ควรมีรายละเอียดพื้นฐานดังต่อไปนี้เป็นอย่างน้อย:

• หัวข้อ "จดหมายติดตามหนี้"
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ฉบับเดิม
  
• การแจ้งเตือนการชำระเงินล่าช้า
  
• กําหนดเวลาการชำระเงินเดิม (วันที่ควรชําระเงินในใบแจ้งหนี้เดิม)
  
• กําหนดเวลาการชำระเงินใหม่
  
• ค่าธรรมเนียมการติดตามหนี้และดอกเบี้ยการชำระเงินล่าช้า (ไม่บังคับ)
  
• จํานวนเงินที่ค้างชําระ (แสดงค่าธรรมเนียม ดอกเบี้ย และจำนวนเงินรวม)
  

หากต้องการดูว่าข้อมูลนี้สามารถนำเสนอในจดหมายติดตามหนี้ที่เสร็จสมบูรณ์ได้อย่างไร โปรดดูเทมเพลตจดหมายติดตามหนี้ของเรา

ฉันควรเขียนจดหมายติดตามหนี้ฉบับแรกอย่างไร

สิ่งสำคัญคือคุณต้องอ้างอิงถึงใบแจ้งหนี้ต้นฉบับในจดหมายติดตามหนี้ฉบับแรก เพื่อให้ผู้รับสามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่าการติดตามการชำระเงินหมายถึงอะไร

เขียนจดหมายติดตามหนี้ฉบับแรกอย่างสุภาพ ในหลายกรณี ลูกค้าเพียงแค่ลืมชำระเงินที่คงค้างอยู่ แม้คุณจะคาดว่าลูกค้าอาจเพิกเฉยต่อจดหมายติดตามหนี้ คุณก็ควรคงถ้อยคำเป็นข้อเท็จจริงและเป็นมิตรเสมอ ตัวอย่างดังนี้

“ขออภัย เราไม่สามารถระบุการชำระเงิน [หมายเลขใบแจ้งหนี้] ได้ หากคุณลืมชำระเงิน โปรดชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ภายใน [วันที่]”

เขียนจดหมายโดยสมมติว่าลูกค้าเพียงแค่ลืมชำระเงินโดยไม่ได้ตั้งใจ เพื่อรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจและไม่ทำให้ลูกค้ารู้สึกถูกปฏิเสธ

ฉันควรเขียนจดหมายติดตามหนี้ฉบับที่สองอย่างไร

หากลูกค้าเพิกเฉยต่อจดหมายติดตามหนี้ฉบับแรกและกําหนดเวลาการชำระเงินสิ้นสุดลง คุณสามารถส่งจดหมายติดตามหนี้ฉบับที่สองได้อีกครั้ง สิ่งสำคัญคือการใช้ถ้อยคำที่เป็นข้อเท็จจริงและเป็นกลาง แทนที่จะแสดงความไม่พอใจ คุณควรกำหนดระยะเวลาแน่นอนมากขึ้นและแจ้งถึงขั้นตอนทางกฎหมายหากการชำระเงินยังคงค้างอยู่ นอกจากนี้คุณสามารถเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการติดตามหนี้และดอกเบี้ยเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เราจะอธิบายค่าธรรมเนียมด้านล่าง สิ่งนี้แสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณกำลังยกระดับสถานการณ์ จดหมายติดตามหนี้ฉบับที่สองควรมีกำหนดเวลาการชำระเงินสั้นกว่าฉบับแรก

ฉันควรเขียนจดหมายติดตามหนี้ฉบับที่สามและฉบับสุดท้ายอย่างไร

จดหมายติดตามหนี้ฉบับที่สามจะมีความหมายก็ต่อเมื่อคุณเชื่อว่าลูกค้ายังคงมีแนวโน้มที่จะชำระเงิน มิฉะนั้น คุณสามารถยุติกระบวนการติดตามหนี้นอกกระบวนการยุติธรรม และแจ้งกระบวนการติดตามหนี้ทางกฎหมายหลังจากจดหมายฉบับที่สองได้

อย่างไรก็ตาม หากคุณเลือกที่จะส่งจดหมายติดตามหนี้ฉบับที่สามและเป็นฉบับสุดท้าย คุณควรกําหนดเวลาการชำระเงินสั้นกว่าทุกครั้ง (เช่น เจ็ดวัน) และแจ้งลูกค้าอย่างชัดเจนว่าขั้นตอนต่อไปจะเป็นการดำเนินคดีทางกฎหมายหากการชำระเงินยังคงค้างอยู่

คุณควรการเรียกเก็บเงินดอกเบี้ยและค่าธรรมเนียมการติดตามหนี้อะไรบ้าง

ค่าธรรมเนียมการติดตามหนี้และดอกเบี้ยการชำระเงินล่าช้าเป็นการชดเชยความสูญเสียที่เกิดขึ้นเนื่องจากการชำระเงินล่าช้า คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการติดตามหนี้และดอกเบี้ยการชำระเงินล่าช้าหรือไม่ อย่างไรก็ตาม หากคุณทําเช่นนั้น คุณควรเพิ่มเฉพาะค่าใช้จ่ายจริงจากวัสดุและค่าจัดส่งของจดหมายติดตามหนี้เข้าไปในจำนวนเงินใบแจ้งหนี้เท่านั้น

ไม่มีข้อบังคับกฎหมายที่กําหนดจํานวนค่าธรรมเนียมการติดตามหนี้ ค่าธรรมเนียมประมาณ 2.50 ถึง 5.00 ยูโรต่อจดหมายติดตามหนี้ถือเป็นมาตรฐาน หากคุณสามารถแสดงให้เห็นว่าคุณมีค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้น (เช่น ต้องค้นหาที่อยู่ลูกค้า) ก็สามารถเรียกเก็บเงินได้เช่นกัน

ค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้การชำระเงินล่าช้าจะซับซ้อนกว่าเล็กน้อย และถูกควบคุมตามมาตรา 288 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งเยอรมัน (BGB) คุณสามารถเรียกเก็บดอกเบี้ยจากการชำระล่าช้าได้ 9% เหนืออัตราฐานในกรณีธุรกรรมแบบ B2B แต่ในกรณีธุรกิจกับลูกค้าโดยตรงจะอนุญาตเพียง 5% เท่านั้น

อย่างไรก็ตาม คุณต้องพิจารณาสองประเด็นคือ อัตราฐานไม่ได้คงที่เสมอไป Deutsche Bundesbank จะตรวจสอบอัตรานี้เป็นประจำและเผยแพร่บนเว็บไซต์ของธนาคาร คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเรียกเก็บของคุณอิงตามอัตราฐานปัจจุบัน และดอกเบี้ยจากการชำระล่าช้าจะถูกคำนวณรายวันให้สอดคล้องกับระยะเวลาที่เกี่ยวข้อง (อัตราฐานจะใช้เป็น “ต่อปี” หรือแบบรายปี)

สำหรับลูกค้าธุรกิจ คุณสามารถเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการติดตามหนี้แบบคงที่ที่ 40 ยูโรได้ อย่างไรก็ตาม ความเสียหายที่คุณได้รับจะต้องมากกว่า 40 ยูโร

ฉันจะหลีกเลี่ยงการหันไปพึ่งกระบวนการทวงหนี้ได้อย่างไร

พยายามค้นหาสาเหตุที่ลูกค้าไม่ชำระเงิน ก่อนเริ่มกระบวนการติดตามหนี้ คุณสามารถสอบถามลูกค้าว่าได้ทำใบแจ้งหนี้หายไปหรือไม่ หรือว่าใบแจ้งหนี้นั้นไม่ถึงแผนกบัญชีของพวกเขา ปัญหามักเกิดจากความเข้าใจผิดหรือการมองข้ามไปเป็นส่วนใหญ่ ในหลายกรณีปรากฏว่าลูกค้าเพียงแค่ลืมหรือทำใบแจ้งหนี้หายไป การสื่อสารโดยตรงเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการตัดความเป็นไปได้เหล่านี้ออกไป คุณสามารถส่งการเตือนชำระเงินแบบไม่เป็นทางการให้ลูกค้า (เช่น ผ่านอีเมล) หรือโทรศัพท์ไปหาโดยตรง การพูดคุยกันมักช่วยให้สถานการณ์คลี่คลายได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

หากวิธีนี้ไม่สามารถแก้ปัญหาได้และการชำระเงินยังคงค้างอยู่ ให้พิจารณาการติดตามหนี้ 3 ระยะที่กําหนดไว้ข้างต้น

คุณอาจพิจารณาขั้นตอนอื่นๆ ที่ตามมาเพื่อหลีกเลี่ยงหรือจัดการหนี้ค้างชำระอย่างรวดเร็ว เช่น

• ตรวจสอบอันดับเครดิตของลูกค้าก่อนรับคําสั่งซื้อ
  
• ขอการชำระเงินบางส่วนล่วงหน้า (เงินมัดจำ) สําหรับโครงการขนาดใหญ่
  
• ว่าจ้างผู้ให้บริการภายนอก (บริษัทติดตามหนี้) เพื่อเก็บหนี้
  

ไม่ว่าในกรณีใด ก่อนที่สถานการณ์จะบานปลายเกินไป คุณควรใช้ทุกวิถีทางในการสื่อสารกับลูกค้าและหลีกเลี่ยงกระบวนการติดตามหนี้