Rédaction de lettres de relance : instructions et conseils

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  1. Introduction
  2. Quest-ce quune lettre de relance ?
  3. Quand puis-je envoyer une lettre de relance ?
    1. Puis-je envoyer une lettre de relance sans avoir effectué de rappel de paiement au préalable ?
    2. Quest-ce quun rappel de paiement ?
  4. Puis-je rédiger moi-même une lettre de relance ?
  5. Quelles informations une lettre de relance doit-elle contenir ?
  6. Comment rédiger la première lettre de relance ?
  7. Comment rédiger la deuxième lettre de relance ?
  8. Comment rédiger la troisième et dernière lettre de relance ?
  9. Quels intérêts et frais de relance devez-vous facturer ?
  10. Comment éviter de recourir à la procédure de relance ?

Lorsque vous contactez un client en défaut de paiement pour lui demander de régler une somme, vous devez vous conformer à une procédure réglementée. Cet article explique en quoi consiste une lettre de relance, ainsi que le déroulement d'une procédure de relance, et il énonce des conseils pour rédiger correctement les lettres de relance.

Sommaire

  • Qu'est-ce qu'une lettre de relance ?
  • Quand puis-je envoyer une lettre de relance ?
  • Puis-je rédiger moi-même une lettre de relance ?
  • Quelles informations une lettre de relance doit-elle contenir ?
  • Comment rédiger la première lettre de relance ?
  • Comment rédiger la deuxième lettre de relance ?
  • Comment rédiger la troisième et dernière lettre de relance ?
  • Quels intérêts et frais de relance devez-vous facturer ?
  • Comment éviter de recourir à la procédure de relance ?

Qu'est-ce qu'une lettre de relance ?

Une lettre de relance est une demande de paiement écrite adressée à un débiteur lorsqu'il n'a pas réglé une facture dans les temps. Son but est d'informer le débiteur que la date du paiement est dépassée et que des mesures légales seront prises en cas de non-résolution de la situation à une date précise.

En tant qu'entreprise, vous pouvez envoyer jusqu'à trois lettres de relance à un débiteur. Cette procédure de relance extrajudiciaire se déroule généralement en trois étapes, bien que celles-ci ne soient pas obligatoires. Vous pouvez décider d'entamer une procédure de relance légale immédiatement après l'envoi de la première lettre.

Quand puis-je envoyer une lettre de relance ?

Vous avez le droit d'envoyer une lettre de relance dès qu'un client n'a pas respecté le délai de paiement d'une facture. Toutefois, les règles applicables aux lettres de relance adressables aux particuliers diffèrent de celles qui visent les entreprises.

Puis-je envoyer une lettre de relance sans avoir effectué de rappel de paiement au préalable ?

La facture initiale doit comporter une mention indiquant aux clients privés qu'ils seront mis en défaut à l'expiration du délai de paiement. En l'absence de cet avis, vous devrez d'abord envoyer un rappel de paiement, puis une lettre de relance. Pour les clients qui sont des entreprises, vous pouvez passer outre l'étape de rappel de paiement et émettre immédiatement une lettre de relance. Les clients professionnels sont eux aussi mis automatiquement en défaut, sans qu'une mise en demeure soit nécessaire, au plus tard 30 jours après l'expiration du délai de paiement.

Qu'est-ce qu'un rappel de paiement ?

Contrairement à la lettre de relance, le rappel de paiement est moins formel. Son but est d'informer poliment le débiteur qu'une date de paiement a été dépassée. Le terme de « rappel de paiement » implique que le règlement a simplement été oublié. Il n'implique aucune forme de pression et est envoyé avant une lettre de relance. Le débiteur ne peut faire l'objet d'une procédure judiciaire qu'après l'envoi d'une lettre de relance, et non après un simple rappel de paiement.

Puis-je rédiger moi-même une lettre de relance ?

Pour garantir qu'une lettre de relance répond à toutes les exigences légales, il est utile de confier sa rédaction à un juriste. Cette prestation s'accompagne nécessairement d'honoraires, mais elle est préconisée lorsque l'affaire porte sur des sommes importantes. Lorsqu'une lettre de relance émane d'un juriste, elle confère davantage de poids à une requête de paiement.

Certes, vous pouvez également rédiger une lettre de relance par vous-même, mais à condition de faire attention à son contenu, en vous assurant de pouvoir par la suite entamer une procédure légale.

Pour plus de sécurité, vérifiez l'exhaustivité et l'exactitude de votre lettre de relance en vous aidant de la liste ci-dessous. Si vous souhaitez réduire vos démarches manuelles, vous pouvez régir vos processus de facturation, tels que la collecte de paiements ou le règlement de transactions, en passant par Stripe Invoicing.

Quelles informations une lettre de relance doit-elle contenir ?

Une lettre de relance doit inclure au minimum les informations de base suivantes :

  • l'intitulé « Lettre de relance » ;
  • le numéro de la facture d'origine ;
  • une notification du retard de paiement ;
  • la date d'échéance de paiement initiale (date à laquelle la facture d'origine aurait dû être réglée) ;
  • le nouveau délai de paiement ;
  • les frais de relance et intérêts de retard (le cas échéant) ;
  • le montant restant dû (y compris les frais, les intérêts et le montant total).

Pour voir comment présenter ces informations dans une lettre de relance complète, consultez notre modèle de lettre de relance.

Comment rédiger la première lettre de relance ?

Il est important que vous fassiez référence à la facture d'origine dans votre première lettre de relance. Le destinataire pourra ainsi clairement identifier à quoi se réfère cette demande de règlement.

Rédigez votre première lettre de relance en termes courtois. En effet, dans la plupart des cas, les clients ont simplement oublié de régler le montant dû. Même si vous estimez que le client ignorera votre lettre de relance, vous devez toujours employer un ton factuel et amical. Exemple :

*« Nous sommes au regret de vous informer qu'aucun règlement ne nous est parvenu pour la facture [numéro de facture]. Dans le cas où il s'agirait d'une omission de votre part, nous vous prions d'acquitter le montant de cette facture au plus tard le [date] ».

Rédigez systématiquement votre courrier en partant du principe que le client a commis un oubli accidentel, afin de préserver la relation commerciale et de ne pas éconduire votre client.

Comment rédiger la deuxième lettre de relance ?

Si le client ignore la première lettre de relance et que le délai de paiement arrive à expiration, vous pouvez lui adresser une deuxième lettre de relance. Là encore, il est important d'adopter une formulation factuelle et neutre. Au lieu d'exprimer votre mécontentement, il convient de fixer un délai plus précis et d'annoncer les mesures légales qui seront prises si le paiement n'est pas effectué. Vous pouvez également facturer des frais de relance et des intérêts afin de couvrir vos coûts supplémentaires. Le descriptif de ces frais est détaillé ci-après. De cette manière, vous faites comprendre au client que vous élevez la situation d'un cran. Cette deuxième lettre de relance doit comporter un délai de paiement plus court que dans la première communication.

Comment rédiger la troisième et dernière lettre de relance ?

Une troisième lettre de relance se justifie uniquement dans le cas où vous estimez que votre client est encore susceptible de vous régler. Sinon, vous pouvez écourter la procédure de relance extrajudiciaire et notifier la procédure de relance légale après la deuxième lettre.

Si vous décidez néanmoins d'envoyer une troisième et dernière lettre de relance, vous devez fixer un délai de paiement encore plus court que précédemment (par exemple de sept jours). Vous devez également informer le client en des termes clairs que la prochaine étape sera une procédure légale si le paiement demeure impayé.

Quels intérêts et frais de relance devez-vous facturer ?

La facturation de frais de relance et d'intérêts de retard vise à compenser les pertes subies en raison d'un retard de paiement. Vous pouvez décider d'exiger ou non des frais de relance et des intérêts de retard. Dans l'affirmative, vous ne devez toutefois ajouter au montant de la facture que les frais réels liés au matériel et à l'expédition de vos lettres de relance.

Aucune réglementation légale ne fixe le montant des frais de relance. En règle générale, ils sont compris entre 2,50 et 5,00 euros par lettre de relance environ. Si vous avez la possibilité de démontrer que vous avez encouru des coûts plus élevés (par exemple pour identifier une adresse), vous pouvez également inclure ceux-ci dans le montant facturé.

Les frais liés à une facture de retard de paiement sont un peu plus compliqués et régis par l'article 288 du Code civil allemand (BGB). Vous pouvez facturer des intérêts de retard de 9 % au-delà du taux de base dans le cas de transactions entre entreprises, mais de seulement 5 % dans le cas de transactions avec des clients directs.

Vous devez toutefois tenir compte de deux éléments : d'une part, le taux de base n'est pas toujours constant. Il est révisé périodiquement par la banque centrale allemande, qui le publie sur son site Web. Vous devez vous assurer que vos frais sont assis sur le taux de base en vigueur et que les intérêts de retard sont convertis chaque jour en respectant la périodicité correspondante (le taux de base s'applique toujours « per annum », c'est-à-dire annuellement).

Pour les clients professionnels, vous pouvez facturer un montant forfaitaire de 40 euros au titre des frais de relance. Toutefois, la perte que vous subissez doit dans ce cas être supérieure à 40 euros.

Comment éviter de recourir à la procédure de relance ?

Essayez de déterminer pour quelle raison le client ne paie pas. Avant d'entamer la procédure de relance, vous pouvez demander au client s'il a égaré la facture, ou si celle-ci n'est pas parvenue à son service comptable. La cause relève bien souvent d'un malentendu ou d'un oubli. Dans la plupart des cas, il s'avère que le client a oublié ou égaré la facture. La communication directe est le meilleur moyen d'exclure de telles circonstances. Envoyez au client un rappel de paiement informel (par exemple par e-mail) ou joignez-le par téléphone. Il arrive souvent que les situations se clarifient plus rapidement en parlant à quelqu'un.

Si cela ne résout pas le problème et que le paiement reste en suspens, vous pouvez envisager d'entamer la procédure de relance en trois phases décrite ci-dessus.

Vous pouvez également considérer d'autres mesures ultérieures afin d'éviter les dettes impayées ou de les apurer rapidement :

  • avant d'accepter les commandes d'un client, vérifiez sa solvabilité ;
  • pour les projets plus importants, demandez le versement d'un paiement partiel d'avance (acompte) ;
  • pour recouvrer les dettes, faites appel à un prestataire de services externe (agence de recouvrement).

Dans tous les cas, avant que la situation ne se dégrade, il convient d'épuiser toutes les possibilités de communication avec vos clients et d'éviter la procédure de relance.

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