Mahnungen schreiben: Anleitung und Tipps

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  1. Einführung
  2. Was ist eine Mahnung?
  3. Wann darf ich eine Mahnung versenden?
    1. Kann ich eine Mahnung ohne vorherige Zahlungserinnerung verschicken?
    2. Was ist eine Zahlungserinnerung?
  4. Kann ich eine Mahnung selbst schreiben?
  5. Welche Angaben muss eine Mahnung enthalten?
  6. Wie schreibt man die erste Mahnung?
  7. Wie schreibt man die zweite Mahnung?
  8. Wie schreibt man die dritte und letzte Mahnung?
  9. Welche Zinsen und Mahngebühren sollten Sie erheben?
  10. Wie kann ich eine Mahnsituation vermeiden?

Wenn ein säumiger Kunde oder eine säumige Kundin angemahnt werden muss, gibt es ein reglementiertes Verfahren, das befolgt werden muss. Dieser Artikel erklärt, was eine Mahnung ist, wie ein Mahnverfahren abläuft und gibt Tipps, wie Sie Mahnungen richtig schreiben.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist eine Mahnung?
  • Wann darf ich eine Mahnung versenden?
  • Kann ich eine Mahnung selbst schreiben?
  • Welche Angaben muss eine Mahnung enthalten?
  • Wie schreibt man die erste Mahnung?
  • Wie schreibt man die zweite Mahnung?
  • Wie schreibt man die dritte und letzte Mahnung?
  • Welche Zinsen und Mahngebühren sollten Sie erheben?
  • Wie kann ich eine Mahnsituation vermeiden?

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist eine schriftliche Zahlungsaufforderung an einen Schuldner/eine Schuldnerin, die verschickt wird, wenn eine Rechnung nicht fristgerecht beglichen wurde. Sie dient dazu, den Schuldner/die Schuldnerin darauf hinzuweisen, dass die Zahlung überfällig ist und rechtliche Schritte folgen, wenn die Zahlung nicht innerhalb einer bestimmten Frist erfolgt.

Als Händler/in können Sie bis zu drei Mahnungen an den Schuldner/die Schuldnerin verschicken. In der Regel ist dieses außergerichtliche Mahnverfahren dreistufig, die drei Stufen sind jedoch nicht verpflichtend. Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie schon nach der ersten Mahnung das gerichtliche Mahnverfahren einleiten möchten.

Wann darf ich eine Mahnung versenden?

Sobald der Kunde/die Kundin das in der Rechnung angegebene Zahlungsziel nicht eingehalten hat, können Sie als Händler/in eine Mahnung verschicken. Für Mahnungen an Privatkundschaft gelten dabei jedoch andere Regelungen als für Geschäftskundschaft.

Kann ich eine Mahnung ohne vorherige Zahlungserinnerung verschicken?

Privatkundschaft muss in der Ausgangsrechnung darauf hingewiesen werden, dass sie nach Ablauf des Zahlungsziels in Verzug geraten. Wenn Sie das nicht tun, müssen Sie vor einem Mahnschreiben zuerst eine Zahlungserinnerung schicken. Bei Geschäftskundschaft (B2B) können Sie den Schritt der Zahlungserinnerung überspringen und direkt eine Mahnung versenden. Geschäftskundschaft gerät auch ohne Hinweis spätestens 30 Tage nach Ablauf des Zahlungsziels automatisch in Verzug.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Im Gegensatz zu einer Mahnung ist eine Zahlungserinnerung weniger formell – sie soll den Schuldner/die Schuldnerin höflich darauf hinweisen, dass eine Zahlung aussteht. Die Bezeichnung „Zahlungserinnerung" impliziert bereits, dass die Zahlung einfach vergessen wurde. Sie übt noch keinen Druck aus und wird vor einer Mahnung verschickt. Erst nach Versenden einer Mahnung können rechtliche Schritte gegen den Schuldner/die Schuldnerin eingeleitet werden – bei einer bloßen Zahlungserinnerung ist das nicht möglich.

Kann ich eine Mahnung selbst schreiben?

Wenn Sie sichergehen wollen, dass eine Mahnung den rechtlichen Anforderungen entspricht, beauftragen Sie einen Anwalt/eine Anwältin mit dem Schreiben einer Mahnung. Das verursacht zwar Kosten, ist aber empfehlenswert, wenn es um größere Summen geht. Ein Mahnschreiben, das vom Anwalt/von der Anwältin kommt, verleiht jeder Zahlungsaufforderung Nachdruck.

Natürlich können Sie eine Mahnung auch selbst verfassen – Sie sollten dabei nur berücksichtigen, was eine Mahnung enthalten muss, damit Sie auch in einem späteren gerichtlichen Mahnverfahren noch bestehen kann.

Um auf der sicheren Seite zu sein, prüfen Sie Ihr Mahnschreiben anhand der folgenden Inhaltspunkte auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Wenn Sie Ihren manuellen Aufwand reduzieren möchten, unterstützt Stripe Invoicing Sie bei der Rechnungsstellung und allen damit verbundenen Prozessen, wie beispielsweise dem Einzug von Zahlungen und den Abgleich von Transaktionen.

Welche Angaben muss eine Mahnung enthalten?

In einer Mahnung sollten auf jeden Fall folgende grundlegenden Angaben stehen:

  • Überschrift "Mahnung"
  • Nummer der Originalrechnung
  • Hinweis auf Zahlungsverzug
  • Ursprüngliches Zahlungsziel (Datum, bis wann die - Originalrechnung hätte beglichen werden müssen)
    Neues Zahlungsziel
  • Mahngebühren und Verzugszinsen (optional)
  • Ausstehende Summe (eventuelle Gebühren, Zinsen sowie die Gesamtsumme auflisten)

Wie die Umsetzung dieser Angaben in einem fertigen Mahnschreiben aussehen kann, können Sie unserem Muster zu Mahnungen entnehmen:

Wie schreibt man die erste Mahnung?

Wichtig ist, dass Sie bereits in der ersten Mahnung auf die Originalrechnung Bezug nehmen. Dann kann der Empfänger/die Empfängerin des Mahnschreibens die Zahlungsaufforderung eindeutig zuordnen.

Formulieren Sie die erste Mahnung höflich – in den meisten Fällen haben die Kundinnen und Kunden einfach vergessen, den ausstehenden Betrag zu begleichen. Auch wenn Sie vermuten, dass ein Kunde/eine Kundin die Mahnung ignorieren wird, sollten Sie beim Schreiben stets sachlich und freundlich bleiben. So wie hier beispielsweise:

„Leider konnten wir hinsichtlich der Rechnung [Rechnungsnummer] noch keinen Zahlungseingang feststellen. Sollten Sie die Zahlung vergessen haben, begleichen Sie den Rechnungsbetrag bitte bis zum [Datum]!“

Gehen Sie immer von einem unbewussten Versäumnis des Kunden/der Kundin aus, denn im Zweifel wollen Sie den Kunden/die Kundin in Zukunft ja behalten und nicht vergraulen

Wie schreibt man die zweite Mahnung?

Wenn der Kunde/die Kundin das erste Mahnschreiben ignoriert und die gesetzte Frist zur Zahlung verstreichen lässt, können Sie eine zweite Mahnung aufsetzen. Auch hier ist es wichtig, in den Formulierungen sachlich und neutral zu bleiben. Anstatt Ihrem Ärger Luft zu machen, sollten Sie im Ton deutlicher werden und rechtliche Schritte ankündigen, wenn die Zahlung weiterhin ausbleibt. Sie können auch Mahngebühren und Zinsen berechnen, um Ihren zusätzlichen Aufwand auszugleichen. Mehr zu den Gebühren erfahren Sie weiter unten. Damit zeigen Sie dem Kunden/der Kundin außerdem, dass jetzt erhöhter Handlungsbedarf besteht. Wählen Sie bei der zweiten Mahnung das Zahlungsziel kürzer als beim ersten Mahnschreiben.

Wie schreibt man die dritte und letzte Mahnung?

Eine dritte Mahnung ist nur dann sinnvoll, wenn Sie der Meinung sind, dass der Kunde/die Kundin die Zahlung noch leisten wird. Ansonsten können Sie das außergerichtliche Mahnverfahren abkürzen und schon in der zweiten Mahnung das gerichtliche Mahnverfahren ankündigen.

Wenn Sie allerdings eine dritte und letzte Mahnung schreiben, sollten Sie hier eine noch engere zeitliche Frist zur Zahlung setzen als bei den vorherigen (Zahlungsziel von 7 Tagen beispielsweise). Jetzt sollten Sie den Kunden/die Kundin auch unmissverständlich darauf hinweisen, dass im nächsten Schritt ein gerichtliches Mahnverfahren auf ihn/auf sie zukommen wird, sollte die Zahlung erneut ausbleiben.

Welche Zinsen und Mahngebühren sollten Sie erheben?

Mahngebühren und Verzugszinsen ersetzen den Schaden, der Ihnen durch die verspätete Zahlung entstanden ist. Sie können dabei selbst entscheiden, ob Sie Mahngebühren und Verzugszinsen verlangen – wenn Sie es tun, dürfen Sie jedoch nur die tatsächlich entstandenen Kosten für Material und Versand von Mahnungen auf den Rechnungsbetrag draufschlagen.

Für die Höhe der Mahngebühren gibt es keine gesetzliche Regelung. Üblich sind Gebühren von 2,50 bis 5,00 Euro pro Mahnung. Wenn Sie nachweisen können, dass Ihnen höhere Kosten entstanden sind (z. B. durch Adressermittlung), dann dürfen Sie auch diese in Rechnung stellen.

Bei den Verzugszinsen ist alles etwas komplizierter – die Berechnung von Verzugszinsen ist in § 288 BGB geregelt. Bei B2B-Geschäften können Sie Verzugszinsen von 9 % über dem Basiszinssatz geltend machen – bei Verbraucherinnen und Verbrauchern sind 5 % über dem Basiszinssatz zulässig.

Sie müssen dabei jedoch zwei Dinge beachten: Der Basiszinssatz ist nicht immer gleich. Er wird von der Deutschen Bundesbank regelmäßig überprüft und auf deren Website veröffentlicht. Sie müssen Ihren Berechnungen den aktuellen Basiszinssatz zugrunde legen und darauf achten, dass Sie die Verzugszinsen tagesgenau auf den betreffenden Zeitraum umrechnen (Der Basiszinssatz gilt immer „per annum“ – also aufs Jahr).

Gut zu wissen: Bei B2B- Kundinnen und -Kunden können Sie anstatt einer Mahngebühr auch eine Mahnpauschale von 40 Euro festsetzen. Der Schaden muss dann allerdings höher als 40 Euro sein.

Wie kann ich eine Mahnsituation vermeiden?

Versuchen Sie herauszufinden, warum ein Kunde/eine Kundin nicht zahlt. Bevor Sie ein Mahnverfahren anstoßen, können Sie beim Kunden bzw. bei der Kundin nachfragen, ob er/sie die Rechnung übersehen hat oder ob sie in der Buchhaltung nicht angekommen ist. Oftmals liegt ein Missverständnis oder ein Versehen vor. In den meisten Fällen wird sich herausstellen, dass der Kunde/die Kundin die Rechnung übersehen oder vergessen hat. Die direkte Kommunikation ist der beste Weg, um so etwas auszuschließen. Schicken Sie ihm bzw. ihr dazu einfach formlos eine Zahlungserinnerung (z. B. per E-Mail) oder rufen Sie den Kunden/die Kundin an – im persönlichen Kontakt lässt sich vieles schneller klären.

Sollte sich im Anschluss daran das Problem nicht lösen und die Zahlung weiterhin ausbleiben, wäre der übliche Weg das oben beschriebene dreistufige Mahnverfahren.

Möglicherweise kommen auch folgende Maßnahmen für Sie in Frage, um offene Forderungen entweder zu vermeiden oder möglichst schnell zu klären:

  • Prüfen Sie vor Auftragsannahme die Bonität des Kunden/der Kundin
  • Verlangen Sie bei größeren Projekten Teilzahlungen im Voraus (Abschlagszahlungen)
  • Beauftragen Sie einen externen Dienstleister, um Forderungen einzutreiben (Inkassobüro)

Auf jeden Fall sollten Sie – bevor es so weit kommt – alle Möglichkeiten ausschöpfen, mit der Kundschaft zu kommunizieren, und somit ein Mahnverfahren grundsätzlich zu vermeiden.

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