Ao entrar em contato com um cliente inadimplente para exigir o pagamento, há um procedimento regulamentado que precisa ser seguido. Este artigo explica o que é uma carta de cobrança e como funciona o processo de cobrança, além de oferecer dicas sobre como escrever cartas de cobrança corretamente.

O que será abordado neste artigo?

• O que é uma carta de cobrança?
  
• Quando posso enviar uma carta de cobrança?
  
• Posso escrever uma carta de cobrança eu mesmo?
  
• Quais informações uma carta de cobrança deve conter?
  
• Como escrever a primeira carta de cobrança?
  
• Como escrever a segunda carta de cobrança?
  
• Como escrever a terceira e última carta de cobrança?
  
• Quais juros e tarifas de cobrança cobrar?
  
• Como posso evitar ter de recorrer ao processo de cobrança?
  

O que é uma carta de cobrança?

Uma carta de cobrança é uma exigência de pagamento por escrito enviada a um devedor quando uma fatura não foi liquidada no prazo. A finalidade dela é notificar o devedor de que o pagamento está atrasado e de que medidas jurídicas serão tomadas se o pagamento não for liquidado até uma data específica.

Como empresa, é possível enviar até três cartas de cobrança ao devedor. Esse processo de cobrança extrajudicial geralmente abrange três etapas. No entanto, essas três etapas não são obrigatórias. É possível decidir iniciar um processo de cobrança jurídico imediatamente após o envio da primeira carta de cobrança.

Quando posso enviar uma carta de cobrança?

Você tem o direito de enviar uma carta de cobrança assim que um cliente não cumprir o prazo de pagamento de uma fatura. No entanto, aplicam-se regras diferentes para cartas de cobrança enviadas a pessoas físicas em comparação com clientes empresariais.

Posso enviar uma carta de cobrança sem antes enviar um lembrete de pagamento?

Clientes privados precisam ser notificados na fatura inicial de que ficarão inadimplentes após a validade dos termos de pagamento. Se esse aviso não for incluído, será necessário enviar um lembrete de pagamento antes de enviar uma carta de cobrança. Para clientes empresariais, é possível pular a etapa de lembrete de pagamento e enviar uma carta de cobrança imediatamente. Clientes empresariais também ficam inadimplentes automaticamente, sem a necessidade de aviso, no máximo 30 dias após a validade do prazo de pagamento.

O que é um lembrete de pagamento?

Em contraste com uma carta de cobrança, um lembrete de pagamento é menos formal. O objetivo dele é informar educadamente ao devedor que um pagamento está atrasado. O termo "lembrete de pagamento" significa que o pagamento foi simplesmente esquecido. Também não representa um aviso e é enviado antes de uma carta de cobrança. Os procedimentos jurídicos contra o devedor só podem ser iniciados após o envio de uma carta de cobrança, e não após o envio de apenas um lembrete de pagamento.

Posso escrever uma carta de cobrança eu mesmo?

Para garantir que a carta de cobrança atenda a todos os requisitos jurídicos, vale a pena contratar um advogado para redigi-la. Isso naturalmente acarreta custos, mas é aconselhável se a questão envolver grandes quantias. Uma carta de cobrança de um advogado acrescenta seriedade a uma exigência de pagamento.

É claro que é possível redigir uma carta de cobrança por conta própria. No entanto, considere o que uma carta de cobrança precisa conter para garantir que posteriormente seja possível iniciar um processo jurídico.

Para garantir a segurança, verifique se a carta de cobrança está completa e precisa usando a lista que fornecemos abaixo. Se quiser reduzir seu esforço manual, o Stripe Invoicing pode ser usado para facilitar os processos de faturamento, como recolher pagamentos e liquidar transações.

Quais informações uma carta de cobrança deve conter?

Uma carta de cobrança deve conter, no mínimo, os seguintes detalhes básicos:

• O título "Carta de cobrança".
  
• O número da fatura original
  
• Notificação de pagamento atrasado
  
• Prazo de pagamento original (data em que a fatura original deveria ter sido liquidada)
  
• Novo prazo de pagamento
  
• Tarifas de cobrança e juros de mora (opcional)
  
• Valor pendente (liste as tarifas, os juros e o valor total)
  

Para ver como essas informações podem ser apresentadas em uma carta de cobrança completa, consulte nosso modelo de carta de cobrança.

Como escrever a primeira carta de cobrança?

É importante fazer referência à fatura original na primeira carta de cobrança. Isso permite que o destinatário identifique claramente a que se refere a cobrança.

Escreva a primeira carta de cobrança de forma educada. Na maioria dos casos, os clientes simplesmente se esqueceram de liquidar o pagamento pendente. Mesmo se presumir que o cliente ignorará a carta de cobrança, seja sempre factual e educado. Aqui está um exemplo:

"Infelizmente, não conseguimos identificar nenhum pagamento liquidando a fatura [número da fatura]. Caso o(a) senhor(a) tenha se esquecido de efetuar o pagamento, por favor, liquide o valor da fatura até [data]."

Sempre escreva com a suposição de que o cliente tenha se esquecido acidentalmente, para continuar a fazer negócios com o cliente e não afastá-lo.

Como escrever a segunda carta de cobrança?

Se o cliente ignorar a primeira carta de cobrança e o prazo de pagamento tiver expirado, será possível enviar uma segunda carta de cobrança. Novamente, é importante adotar uma redação factual e neutra. Em vez de expressar aborrecimento, use termos mais definidos e avise sobre as medidas jurídicas que serão tomadas se o pagamento continuar pendente. Também é possível cobrar tarifas de cobrança e juros para cobrir os custos adicionais. Explicamos as tarifas a seguir. Isso mostra ao cliente que a situação será agravada. A segunda carta de cobrança precisa ter um prazo de pagamento mais curto do que a primeira.

Como escrever a terceira e última carta de cobrança?

Uma terceira carta de cobrança só faz sentido se o cliente ainda tiver uma probabilidade de efetuar o pagamento. Caso contrário, encurte o processo de cobrança extrajudicial e notifique sobre o processo de cobrança jurídico após a segunda carta.

No entanto, se você optar por escrever uma terceira e última carta de cobrança, estabeleça um prazo de pagamento ainda mais curto do que o anterior (por exemplo, sete dias). Informar também ao cliente, em termos claros, que a próxima etapa será procedimentos jurídicos se o pagamento continuar pendente.

Quais juros e tarifas de cobrança cobrar?

As tarifas de cobrança e os juros de mora oferecem indenização por perdas incorridas devido ao atraso no pagamento. Decida se deseja exigir tarifas de cobrança e juros de mora. No entanto, se exigir, adicione ao valor da fatura o material real e os custos de envio das cartas de cobrança.

Não há regulamentação jurídica que estipule o valor das tarifas de cobrança. As tarifas padrão são de cerca de 2,50 a 5,00 euros por carta de cobrança. Se for possível demonstrar que custos mais altos foram incorridos (por exemplo, ter de identificar um endereço), isso também pode ser cobrado.

A tarifa associada a uma fatura de pagamento atrasado é um pouco mais complicada e está regulamentada na seção 288 do Código Civil (BGB). É possível cobrar juros de mora de 9% acima da taxa básica no caso de transações B2B, mas somente 5% é permitido em transações com clientes diretos.

No entanto, considere dois aspectos. A taxa básica nem sempre permanece constante. Ela é revisada regularmente pelo Deutsche Bundesbank e publicada no respectivo site. Garanta que as cobranças tenham como base a taxa básica atual e que os juros de mora sejam convertidos diariamente para cumprir o período correspondente (a taxa básica sempre se aplica "por ano").

Com clientes empresariais, é possível cobrar uma tarifa fixa de 40 euros a título de taxa de cobrança. No entanto, os custos incorridos devem ser superiores a 40 euros.

Como posso evitar ter de recorrer ao processo de cobrança?

Tente descobrir por que o cliente não está pagando. Antes de iniciar o processo de cobrança, pergunte ao cliente se ele perdeu a fatura ou se ela não chegou ao departamento de contabilidade. A causa geralmente é um mal-entendido ou descuido. Na maioria dos casos, o cliente esqueceu ou perdeu a fatura. A comunicação direta é a melhor maneira de descartar essas circunstâncias. Envie ao cliente um lembrete informal de pagamento (por e-mail, por exemplo) ou ligue para ele. Muitas vezes, as situações podem ser esclarecidas mais rapidamente ao falar com alguém.

Se isso não resolver o problema e o pagamento continuar pendente, considere o processo de cobrança em três fases descrito acima.

Talvez você também possa considerar outras medidas subsequentes para evitar ou liquidar rapidamente as dívidas pendentes:

• Verifique a classificação de crédito do cliente antes de aceitar pedidos.
  
• Solicite o pagamento parcial adiantado (um adiantamento) para projetos maiores.
  
• Contrate um provedor de serviços externo (agência de cobrança) para recolher as dívidas.
  

De qualquer forma, antes que a situação se agrave demais, esgote todas as opções ao se comunicar com os clientes e evitar o processo de cobrança.