Al ponerte en contacto con un cliente moroso para exigirle el pago, hay un procedimiento regulado que debes seguir. En este artículo, se explica qué es una carta de reclamación de pago y cómo funciona el proceso de reclamación, y se ofrecen consejos sobre cómo redactar este tipo de cartas de manera adecuada.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una carta de reclamación de pago?
  
• ¿Cuándo puedo enviar una carta de reclamación de pago?
  
• ¿Puedo redactar yo una carta de reclamación de pago?
  
• ¿Qué información debe contener una carta de reclamación de pago?
  
• ¿Cómo debo redactar la primera carta de reclamación de pago?
  
• ¿Cómo debo redactar la segunda carta de reclamación de pago?
  
• ¿Cómo debo redactar la tercera y última carta de reclamación de pago?
  
• ¿Qué intereses y comisiones de reclamación de pago debes cobrar?
  
• ¿Cómo puedo evitar tener que recurrir al proceso de reclamación de pago?
  

¿Qué es una carta de reclamación de pago?

Una carta de reclamación de pago es un requerimiento de pago por escrito que se envía a un deudor cuando una factura no se ha liquidado a tiempo. Su finalidad es notificar al deudor que el pago se ha atrasado y que, si no se liquida en una fecha determinada, se tomarán medidas legales.

Como empresa, puedes enviar hasta tres cartas de reclamación de pago al deudor. Este proceso de reclamación de pago extrajudicial suele constar de tres fases; ahora bien, estas tres fases no son obligatorias. Puedes decidir iniciar un procedimiento de reclamación de pago judicial inmediatamente después de enviar la primera carta de reclamación de pago.

¿Cuándo puedo enviar una carta de reclamación de pago?

Tienes derecho a enviar una carta de reclamación de pago en cuanto un cliente haya incumplido el plazo de pago de una factura. No obstante, se aplican normas diferentes a las cartas de reclamación de pago enviadas a clientes particulares y a clientes empresariales.

¿Puedo enviar una carta de reclamación de pago sin enviar primero un recordatorio de pago?

En la factura inicial, deberá informarse a los clientes particulares de que, tras el vencimiento del plazo de pago, entrarán en mora. Si no incluyes esta notificación, deberás enviar un recordatorio de pago antes de poder enviar una carta de reclamación de pago. Para los clientes que son empresas, puedes omitir la fase de recordatorio de pago y enviar una carta de reclamación de pago de inmediato. Los clientes que son empresas también entrarán automáticamente en mora sin necesidad de preaviso como muy tarde 30 días después del vencimiento del plazo de pago.

¿Qué es un recordatorio de pago?

A diferencia de la carta de reclamación de pago, el recordatorio de pago es menos formal. Su objetivo es informar amablemente al deudor de que un pago ha vencido. El término «recordatorio de pago» implica que el pago simplemente se ha olvidado. Además, tampoco implica presión alguna y se envía antes que una carta de reclamación de pago. Los procedimientos judiciales contra el deudor solo pueden iniciarse tras el envío de una carta de reclamación de pago y no tras el envío de un simple recordatorio de pago.

¿Puedo redactar yo una carta de reclamación de pago?

Para asegurarte de que la carta de reclamación de pago cumple todos los requisitos legales, es recomendable contratar a un abogado para que la redacte. Naturalmente, esto conlleva gastos, pero es aconsejable si se trata de grandes sumas. Una carta de reclamación de pago de un abogado aporta seriedad al requerimiento de pago.

Por supuesto, también puedes redactar tú mismo una carta de reclamación de pago; ahora bien, deberás tener en cuenta qué debe contener una carta de reclamación de pago para asegurarte de poder iniciar después un procedimiento judicial.

Para mayor seguridad, comprueba que tu carta de reclamación de pago está completa y es correcta utilizando como referencia la lista que incluimos a continuación. Si quieres reducir tu esfuerzo manual, puedes utilizar Stripe Invoicing para respaldar tus procesos de facturación, como el cobro de pagos y la liquidación de transacciones.

¿Qué información debe contener una carta de reclamación de pago?

Una carta de reclamación de pago debe contener, como mínimo, los siguientes datos básicos:

• El encabezamiento «Carta de reclamación de pago»
  
• El número de la factura original
  
• Notificación de retraso en el pago
  
• Plazo de pago original (fecha en la que debería haberse liquidado la factura original)
  
• Nuevo plazo de pago
  
• Comisiones de reclamación de pago e intereses de demora (opcional)
  
• Importe pendiente (enumera las comisiones, los intereses y el importe total)
  

Para ver cómo puede presentarse esta información en una carta de reclamación de pago completa, consulta nuestra plantilla de carta de reclamación.

¿Cómo debo redactar la primera carta de reclamación de pago?

En la primera carta de reclamación de pago, es importante hacer referencia a la factura original. De este modo, el destinatario podrá identificar claramente a qué se refiere el requerimiento de pago.

Redacta la primera carta de reclamación de pago con amabilidad: en la mayoría de los casos, los clientes simplemente han olvidado liquidar el pago pendiente. Aunque des por sentado que el cliente va a ignorar la carta de reclamación de pago, debes ser siempre objetivo y amable. Aquí tienes un ejemplo:

 «Lamentablemente, no hemos podido identificar ningún pago que liquide la factura [número de factura]. Si ha olvidado efectuar el pago, le rogamos que liquide el importe de la factura antes del [fecha]».

Escribe la carta siempre suponiendo que el cliente se ha olvidado accidentalmente de liquidar el pago, así podrás conservar su negocio y no rechazarlo.

¿Cómo debo redactar la segunda carta de reclamación de pago?

Si el cliente hace caso omiso de la primera carta y vence el plazo de pago establecido, puedes enviar una segunda carta de reclamación de pago. De nuevo, es importante que la redactes de manera objetiva y neutra. En lugar de expresar enfado, debes asumir un término más definitivo y avisar de las medidas legales que se tomarán si el pago sigue pendiente. También puedes cobrar comisiones de reclamación de pago e intereses para cubrir tus costes adicionales. A continuación, explicamos las comisiones. Esto demostrará al cliente que la situación se está agravando. La segunda carta de reclamación de pago debe tener un plazo de pago más corto que la primera.

¿Cómo debo redactar la tercera y última carta de reclamación de pago?

Una tercera carta de reclamación de pago solo tiene sentido si crees que aún es probable que el cliente pague. De lo contrario, puedes interrumpir el proceso de reclamación de pago extrajudicial y notificar el procedimiento de reclamación judicial después de la segunda carta.

Ahora bien, si decides escribir una tercera y última carta de reclamación de pago, deberás fijar un plazo de pago aún más corto que los anteriores (por ejemplo, siete días). Asimismo, deberás informar al cliente en términos claros de que, si el pago sigue pendiente, el paso a continuación será un procedimiento judicial.

¿Qué intereses y comisiones de reclamación de pago debes cobrar?

Las comisiones de reclamación de pago y los intereses de demora compensan las pérdidas ocasionadas por el retraso en el pago. De ti depende exigir comisiones de reclamación de pago e intereses de demora. Sin embargo, si lo haces, solo debes añadir al importe de la factura los costes reales de material y envío de las cartas de reclamación de pago.

No hay ninguna normativa legal que estipule el importe de las comisiones de reclamación de pago. Lo normal son unos honorarios de entre 2,50 y 5,00 euros por carta de reclamación de pago. Si puedes demostrar que has incurrido en costes más elevados (por ejemplo, por tener que identificar una dirección), también se pueden cobrar.

La comisión asociada a una factura por demora en el pago es algo más complicada y está regulada en el artículo 288 del Código Civil alemán (BGB). Puedes cobrar intereses de demora del 9 % por encima del tipo básico en el caso de las transacciones entre empresas (B2B), pero solo se permite el 5 % en las empresas con clientes directos.

No obstante, debes tener en cuenta dos cosas: el tipo básico no siempre permanece constante. El Deutsche Bundesbank lo revisa periódicamente y lo publica en su sitio web. Debes asegurarte de que tus cargos se basan en el tipo básico vigente y de que los intereses de demora se convierten cada día para ajustarse al periodo correspondiente (el tipo básico siempre se aplica «per annum», es decir, anualmente).

Con los clientes empresariales, puedes cobrar un cargo fijo de 40 euros en concepto de comisión por reclamación de pago. Sin embargo, la pérdida en que incurras debe ser superior a esa cantidad.

¿Cómo puedo evitar tener que recurrir al proceso de reclamación de pago?

Intenta averiguar por qué el cliente no paga. Antes de iniciar el proceso de reclamación de pago, puedes preguntar al cliente si ha extraviado la factura o si no ha llegado a su departamento de contabilidad. La causa suele ser un malentendido o un descuido. En la mayoría de los casos, resulta que el cliente ha olvidado o extraviado la factura. La comunicación directa es la mejor manera de descartar estas circunstancias. Envía al cliente un recordatorio informal de pago (por correo electrónico, por ejemplo) o llámalo por teléfono. A menudo, las situaciones se aclaran antes si hablas con alguien.

Si esto no resuelve el problema y el pago sigue pendiente, plantéate el proceso de reclamación de pago en tres fases expuesto anteriormente.

También puedes considerar otras medidas posteriores para evitar o saldar rápidamente las deudas pendientes:

• Comprobar la solvencia del cliente antes de aceptar pedidos.
  
• Solicitar un pago parcial por adelantado (un anticipo) para proyectos de mayor envergadura.
  
• Contratar a un proveedor de servicios externo (agencia de cobro de deudas) para cobrar las deudas.
  

En cualquier caso, antes de que la situación se agrave demasiado, debes agotar todas las opciones para comunicarte con tus clientes y evitar el proceso de reclamación de pago.