Wanneer je contact opneemt met een klant die in gebreke blijft om betaling te eisen, is er een gereglementeerde procedure die moet worden gevolgd. In dit artikel wordt uitgelegd wat een aanmaningsbrief is en hoe de incassoprocedure werkt, en worden tips gegeven over hoe je correct een aanmaningsbrief schrijft.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een aanmaningsbrief?
  
• Wanneer kan ik een aanmaningsbrief versturen?
  
• Kan ik zelf een aanmaningsbrief schrijven?
  
• Welke informatie moet een aanmaningsbrief bevatten?
  
• Hoe moet ik de eerste aanmaningsbrief schrijven?
  
• Hoe moet ik de tweede aanmaningsbrief schrijven?
  
• Hoe moet ik de derde en laatste aanmaningsbrief schrijven?
  
• Welke rente en aanmaningskosten moet je in rekening brengen?
  
• Hoe kan ik voorkomen dat ik een incassoprocedure moet starten?
  

Wat is een aanmaningsbrief?

Een aanmaningsbrief is een schriftelijke betalingsherinnering die naar een schuldenaar wordt gestuurd wanneer een factuur niet op tijd is betaald. Het doel is om de schuldenaar ervan op de hoogte te brengen dat de betaling achterstallig is en dat er juridische stappen zullen worden ondernomen als de betaling niet op een bepaalde datum is voldaan.

Als onderneming kunt je maximaal drie aanmaningsbrieven sturen naar de schuldenaar. Deze buitengerechtelijke incassoprocedure verwerken omvat over het algemeen drie fasen, maar deze drie fasen zijn niet verplicht. Je kunt ervoor kiezen om direct na het versturen van de eerste aanmaningsbrief een juridisch incassoprocedure in te leiden.

Wanneer kan ik een aanmaningsbrief versturen?

Je hebt het recht om een aanmaningsbrief te sturen zodra een klant de deadline voor het betalen van een factuur heeft gemist. Er gelden echter andere regels voor aanmaningsbrieven die naar particuliere klanten worden gestuurd dan voor zakelijke klanten.

Kan ik een aanmaningsbrief versturen zonder eerst een betalingsherinnering te sturen?

Particuliere klanten moeten op de initiële factuur worden meegedeeld dat zij na het vervallen van de betalingstermijn in gebreke zullen blijven. Als je deze kennisgeving niet meestuurt, moet je een betalingsherinnering sturen voordat je een aanmaningsbrief verstuurt. Voor bedrijven, kan je de fase van de betalingsherinnering overslaan en onmiddellijk een aanmaningsbrief sturen. Zakelijke klanten zijn ook automatisch en zonder ingebrekestelling in gebreke, uiterlijk 30 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn.

Wat is een betalingsherinnering?

In tegenstelling tot een aanmaningsbrief, is een betalingsherinnering minder formeel. Het doel is om de schuldenaar beleefd te informeren dat een betaling achterstallig is. De term "betalingsherinnering" impliceert dat de betaling gewoon vergeten is. Er wordt geen druk uitgeoefend en de herinnering wordt verstuurd voor de aanmaningsbrief. Een gerechtelijke procedure tegen de schuldenaar kan alleen worden ingesteld na het versturen van een aanmaningsbrief, en niet na het versturen van alleen een betalingsherinnering.

Kan ik zelf een aanmaningsbrief schrijven?

Om ervoor te zorgen dat de aanmaningsbrief aan alle juridische vereisten voldoet, is het de moeite waard om een advocaat in te schakelen om deze te schrijven. Dit brengt uiteraard kosten met zich mee, maar is aan te raden als het om grote bedragen gaat. Een aanmaningsbrief van een advocaat voegt zwaarte toe aan een aanmaning tot betaling.

Natuurlijk, kun je ook zelf een aanmaningsbrief opstellen, maar dan moet je wel rekening houden met wat er in een aanmaningsbrief moet staan om ervoor te zorgen dat je vervolgens een juridische procedure kunt starten.

Controleer voor de zekerheid, uw aanmaningsbrief op volledigheid en juistheid aan de hand van de lijst die we hieronder hebben verstrekt. Als je uw handmatige inspanning wilt verminderen,Stripe Invoicing kunt u gebruiken om uw factureringsprocessen te ondersteunen, zoals het innen van betalingen en het afwikkelen van transacties.

Welke informatie moet een incassobrief bevatten?

Een incassobrief moet minimaal de volgende basisgegevens bevatten:

• De kop "Aanmaningsbrief"
  
• Het originele factuurnummer
  
• Melding van laattijdige betaling
  
• Oorspronkelijke betalingstermijn (datum waarop de originele factuur betaald had moeten zijn)
  
• Nieuwe betalingsdeadline
  
• Aanmaningskosten en nalatigheidsrente (optioneel)
  
• Openstaand bedrag (vermeld eventuele kosten, rente en het totale bedrag)
  

Om te zien hoe deze informatie kan worden gepresenteerd in een ingevulde aanmaningsbrief, kijk naar onzeaanmaningsbriefsjabloon.

Hoe moet ik de eerste aanmaningsbrief schrijven?

Het is belangrijk dat u in de eerste aanmaningsbrief naar de originele factuur verwijst. Dit stelt de ontvanger in staat om duidelijk te identificeren waar de betaling op betrekking heeft.

Schrijf de eerste aanmaningsbrief beleefd, in de meeste gevallen zijn klanten gewoon vergeten de openstaande betaling te vereffenen. Zelfs als je ervan uitgaat dat een klant de aanmaningsbrief zal negeren, moet je altijd feitelijk en vriendelijk blijven. Hier is een voorbeeld:

*"Helaas, hebben we geen betaling kunnen achterhalen die [factuurnummer] verrekent. Mocht u vergeten zijn betaling te doen, betaal dan het factuurbedrag voor [datum]." *

Schrijf het altijd in de veronderstelling dat de klant het per ongeluk is vergeten, zodat je hun onderneming kunt behouden en niet wegjaagt.

Hoe moet ik de tweede aanmaningsbrief schrijven?

Als de klant de eerste incassoactiviteiten brief negeert en de betalingstermijn verstrijkt, kun je een tweede aanmaningsbrief sturen. Nogmaals, het is belangrijk om feitelijke en neutrale bewoordingen te hanteren. In plaats van ergernis te uiten, moet je uitgaan van een meer bepaalde termijn en kennisgeving doen van juridische stappen die moeten worden ondernomen als de betaling uitblijft. Je kunt ook aanmaningskosten en rente in rekening brengen om uw extra kosten te dekken. Hieronder lichten we de kosten toe. Dit laat de klant zien je dat de situatie nu aan het escaleren bent. De tweede aanmaningsbrief moet een kortere betalingstermijn hebben dan de eerste.

Hoe moet ik de derde en laatste aanmaningsbrief schrijven?

Een derde aanmaningsbrief heeft alleen zin als je denkt dat de klant waarschijnlijk nog steeds zal betalen. Anders kunt je de buitengerechtelijke incassoprocedure inkorten en na de tweede brief een juridische incassoprocedure aankondigen.

Als je er echter voor kiest om een derde en laatste aanmaningsbrief te schrijven, moet je een nog kortere betalingstermijn instellen dan voorheen (bijv. zeven dagen). Je moet de klant nu ook in duidelijke voorwaarden informeren dat de volgende stap zal zijnjuridisch procedure als de betaling nog steeds openstaat.

Welke rente en aanmaningskosten moet je in rekening brengen?

Aanmaningskosten en rente voor te late betaling bieden compensatie voor verliezen als gevolg van te late betaling. Je kunt zelf bepalen of je aanmaningskosten en laattijdige betaling rente wilt vragen. Als je dat doet, mag je echter alleen de werkelijke materiaal- en verzendkosten voor aanmaningsbrieven bij het factuurbedrag optellen.

Er is geen juridische regeling die de hoogte van de incassobedragen bepaalt. Tarieven van ongeveer 2,50 tot 5,00 euro per aanmaningsbrief zijn standaard. Als je kunt aantonen dat je hogere kosten hebt gemaakt (bijvoorbeeld het opzoeken van een adres), kan dit ook in rekening worden gebracht.

De kosten in verband met een te late betaling van een factuur zijn iets ingewikkelder, en zijn geregeld in artikel 288 van het Burgerlijk Wetboek (BGB). Bij transacties tussen bedrijven onderling, kunt je een rente van 9% boven de basisrente in rekening brengen, maar bij transacties met directe klanten is slechts 5% toegestaan.

Je moet echter, met twee dingen rekening houden: de basisrente blijft niet altijd constant. Het wordt regelmatig herzien door de Deutsche Bundesbank en gepubliceerd op haar website. Je dient ervoor te zorgen dat uw kosten zijn gebaseerd op de huidige basisrente en dat de rente op te late betaling elke dag wordt omgerekend om te voldoen aan de overeenkomstige periode (de basisrente is altijd van toepassing "per jaar" of op jaarbasis).

Bij zakelijke klanten, kan je een vast bedrag van 40 euro aan aanmaningskosten in rekening brengen. Het verlies dat je hebt, moet dan wel groter zijn dan 40 euro.

Hoe kan ik voorkomen dat ik een incassoprocedure moet starten?

Probeer erachter te komen waarom de klant niet betaalt. Voordat je met het incassoprocedure begint, kunt je de klant vragen of ze de factuur kwijt zijn geraakt of dat deze hun boekhoudafdeling niet heeft bereikt. De oorzaak is vaak een misverstand of vergissing. In de meeste gevallen blijkt dat de klant de factuur is vergeten of kwijtgeraakt. Directe communicatie is de beste manier om dergelijke omstandigheden uit te sluiten. Stuur de klant een informele betalingsherinnering (bijvoorbeeld per E-mail) of bel hem. Situaties kunnen vaak sneller worden opgehelderd door met iemand te praten.

Als dit het probleem niet oplost en de betaling uitblijft, overweeg je de hierboven beschreven drie-fasen incassoprocedure te starten.

Je zou mogelijk ook andere vervolgstappen kunnen overwegen om openstaande schulden te voorkomen of snel op te lossen:

• Controleer de kredietwaardigheid van de klanten voordat je bestellingen aanneemt.
  
• Vraag een gedeeltelijke betaling vooraf (een aanbetaling) voor grotere projecten.
  
• Schakel een externe dienstverlener (incassobureau) in om schulden te innen.
  

In ieder geval moet je, voordat de situatie te veel escaleert, alle opties uitputten om met je klanten te communiceren en de incassoprocedure proberen te vermijden.