Al contactar a un cliente moroso para exigirle un pago, se debe seguir un proceso regulado. En este artículo, te explicamos qué es una carta de reclamación de pagos y cómo funciona el proceso de reclamación, además de ofrecerte algunos consejos sobre cómo redactar correctamente estas cartas.

Contenido de este artículo:

• ¿Qué es una carta de reclamación de pago?
  
• ¿Cuándo puedo enviar una carta de reclamación de pago?
  
• ¿Puedo redactar una carta de reclamación de pago?
  
• ¿Qué información debe contener una carta de reclamación pago?
  
• ¿Cómo se redacta la primera carta de reclamación de pago?
  
• ¿Cómo se redacta la segunda carta de reclamación de pago?
  
• ¿Cómo se redacta la tercera y última carta de reclamación de pago?
  
• ¿Qué intereses y comisiones de reclamación de pago se deben cobrar?
  
• ¿Cómo se evita tener que recurrir al proceso de reclamación de pago?
  

¿Qué es una carta de reclamación de pago?

Una carta de reclamación de pago (a las que, en inglés, se suele hacer referencia como dunning letters) es un requerimiento de pago por escrito que se envía a un deudor cuando una factura no se ha liquidado a tiempo. Su finalidad es notificar al deudor que el pago se ha atrasado y que, si no se liquida en una fecha determinada, se tomarán medidas legales.

Como empresa, puedes enviar hasta tres cartas de reclamación de pago al deudor. Aunque el proceso de reclamación extrajudicial consta de tres fases; no es obligatorio seguirlas todas. Puedes optar por iniciar un procedimiento de reclamación judicial inmediatamente después de enviar la primera carta de reclamación.

¿Cuándo puedo enviar una carta de reclamación de pago?

Tienes derecho a enviar una carta de reclamación de pago en cuanto un cliente haya incumplido el plazo de pago de una factura. Sin embargo, se aplican normas diferentes a las cartas de reclamación de pago en función de si los clientes son particulares o empresas.

¿Se puede enviar una carta de reclamación de pago sin enviar primero un recordatorio de pago?

En la factura inicial, debes informar a los clientes particulares de que, una vez vencido el plazo de pago, entrarán en mora. Si no incluyes esta notificación, deberás enviar un recordatorio de pago antes de poder enviar una carta de reclamación de pago. Si tu cliente es una empresa, puedes omitir la fase de recordatorio de pago y enviar una carta de reclamación de pago de inmediato. Estos clientes entrarán automáticamente en mora, sin necesidad de preaviso, a más tardar 30 días después del vencimiento del plazo de pago.

¿Qué es un recordatorio de pago?

A diferencia de la carta de reclamación de pago, el recordatorio de pago es menos formal. Su objetivo es informar amablemente al deudor que un pago ha vencido. El término «recordatorio de pago» implica que el pago simplemente se ha olvidado. Sin embargo, no implica presión alguna y se envía antes que una carta de reclamación de pago. Los procedimientos judiciales contra el deudor solo pueden iniciarse tras el envío de una carta de reclamación de pago y de un simple recordatorio de pago.

¿Puedo redactar una carta de reclamación de pago?

Para asegurarte de que la carta de reclamación cumple todos los requisitos legales, es recomendable contratar a un abogado para que la redacte. Naturalmente, esto conlleva gastos, pero es aconsejable si se trata de un importe elevado. Una carta de reclamación de pago redactada por un abogado otorga mayor seriedad al requerimiento de pago.

Por supuesto, también puedes redactar tú mismo una carta de reclamación de pago; sin embargo, debes asegurarte de incluir todos los elementos necesarios para que sea válida y te permita iniciar un procedimiento judicial posteriormente.

Para mayor seguridad, verifica que tu carta de reclamación de pago está completa y correctamente redactada utilizando como referencia la lista que encontrarás en la siguiente sección de este artículo. Si deseas reducir el esfuerzo manual asociadas a cobros de facturas, puedes utilizar Stripe Invoicing que cuenta con funciones integradas para el cobro de pagos y la liquidación de transacciones.

¿Qué información debe contener una carta de reclamación de pago?

Una carta de reclamación de pago debe contener, como mínimo, los siguientes datos básicos:

• El encabezado «Carta de reclamación de pago»
  
• El número de la factura original
  
• Notificación de retraso en el pago
  
• Plazo de pago original (fecha en la que debería haberse liquidado la factura original)
  
• Nuevo plazo de pago
  
• Comisiones de reclamación de pago e intereses de demora (opcional)
  
• Importe pendiente (enumera las comisiones, los intereses y el importe total)
  

Para ver cómo se ve esta información en una carta de reclamación de pago completa, consulta nuestra plantilla de carta de reclamación.

¿Cómo se redacta la primera carta de reclamación?

En la primera carta de reclamación de pago, es importante hacer referencia a la factura original. De este modo, el destinatario podrá identificar claramente a qué se refiere el requerimiento de pago.

Redacta la primera carta de reclamación de pago con un tono amable, en la mayoría de los casos, los clientes simplemente han olvidado liquidar el pago pendiente. Aunque puedas suponer que el cliente podría ignorar la carta de reclamación de pago, debes siempre mantener un tono objetivo y cortés. Aquí tienes un ejemplo:

 «Lamentablemente, no hemos podido identificar ningún pago relacionado con la factura [número de factura]. Si ha olvidado efectuar el pago, le rogamos que lo realice antes del [fecha]».

Escribe la carta siempre suponiendo que el cliente se ha olvidado accidentalmente de efectuar el pago, así aumentarás las posibilidades de mantener una relación comercial con el cliente en el futuro.

¿Cómo se redacta la segunda carta de reclamación de pago?

Si el cliente hace caso omiso de la primera carta y vence el plazo de pago establecido, puedes enviar una segunda carta de reclamación de pago. De nuevo, es importante que la redactes de manera objetiva y cortés. En lugar de expresar enfado, debes utilizar un tono más firme y avisar sobre las medidas legales que se tomarán si el pago sigue pendiente. También puedes cobrar comisiones por reclamación de pago e intereses para cubrir tus costos adicionales. Hemos dedicado una sección en este artículo a los detalles sobre estos intereses y comisiones. Ten en cuenta que esta segunda carta de reclamación de pago debe tener un plazo de pago más corto que la primera.

¿Cómo redactar la tercera y última carta de reclamación de pago?

Una tercera carta de reclamación solo tiene sentido si crees que aún es probable que el cliente pague. De lo contrario, puedes interrumpir el proceso de reclamación extrajudicial y proceder con el procedimiento de reclamación judicial después de la segunda carta.

Ahora bien, si decides escribir una tercera y última carta de reclamación de pago, deberás fijar un plazo de pago aún más corto que los anteriores (por ejemplo, siete días). De igual manera, deberás informar al cliente en términos claros de que, si el pago sigue pendiente, el siguiente paso será un procedimiento judicial.

¿Qué intereses y comisiones de reclamación de pago se deben cobrar?

Las comisiones de reclamación de pago y los intereses de demora compensan las pérdidas ocasionadas por el retraso en el pago. De ti depende exigir comisiones de reclamación de pago e intereses de demora. Sin embargo, si lo haces, solo debes añadir al importe de la factura los costos reales de material y envío de las cartas de reclamación de pago.

No hay ningún reglamento legal que estipule el importe de las comisiones de reclamación de pago. Lo habitual en Europa oscila entre 2 a 5 dólares por cada carta de reclamación de pago. Si puedes demostrar que has incurrido en costos más elevados (por ejemplo, por tener que identificar una dirección), también se pueden cobrar.

En Europa, la comisión asociada a una factura por demora en el pago es algo más complicada y está regulada en el artículo 288 del Código Civil Alemán (BGB). Se pueden cobrar intereses de demora del 9 % por encima de la tasa básica en el caso de las transacciones entre empresas (B2B), pero solo se permite el 5 % en las empresas con clientes directos.

Sin embargo, debes tener en cuenta que la tasa básica no siempre permanece constante. El Deutsche Bundesbank lo revisa periódicamente y lo publica en su sitio web. Por lo que debes asegurarte de que tus cargos se basan en la tasa básica vigente y de que los intereses de demora se convierten cada día para ajustarse al periodo correspondiente (la tasa básica siempre se aplica per annum, es decir, anualmente).

Con los clientes empresariales, se puede cobrar un cargo fijo de 40 dólares en concepto de comisión por reclamación de pago. Sin embargo, la pérdida en que incurras debe ser superior a esa cantidad.

¿Cómo puedo evitar tener que recurrir al proceso de reclamación de pago?

Intenta averiguar por qué el cliente no paga. Antes de iniciar el proceso de reclamación de pago, puedes preguntar al cliente si ha extraviado la factura o si no ha llegado a su departamento de contabilidad. La causa suele ser un malentendido o un descuido. En la mayoría de los casos, resulta que el cliente ha olvidado o extraviado la factura. La comunicación directa es la mejor manera de descartar estas circunstancias. Envía al cliente un recordatorio informal de pago (por correo electrónico, por ejemplo) o llámalo por teléfono. A menudo, las situaciones se aclaran antes si hablas con alguien de manera directa.

Si esto no resuelve el problema y el pago sigue pendiente, plantéate el proceso de reclamación de pago en tres fases expuesto anteriormente.

También puedes considerar otras medidas posteriores para evitar o saldar rápidamente las deudas pendientes:

• Comprobar la solvencia del cliente antes de aceptar pedidos.
  
• Solicitar un pago parcial por adelantado (un anticipo) para proyectos de mayor envergadura.
  
• Contratar a un proveedor de servicios externo (agencia de cobro de deudas) para cobrar las deudas.
  

En cualquier caso, antes de que la situación se agrave demasiado, debes agotar todas las opciones para comunicarte con tus clientes y evitar el proceso de reclamación de pago.