Quando si contatta un cliente inadempiente per richiedere il pagamento, è necessario seguire una procedura regolamentata. Questo articolo spiega cos'è una lettera di sollecito, come funziona la procedura di sollecito e fornisce suggerimenti su come scrivere correttamente le lettere di sollecito.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una lettera di sollecito?
  
• Quando posso inviare una lettera di sollecito?
  
• Posso scrivere personalmente una lettera di sollecito?
  
• Quali informazioni dovrebbe contenere una lettera di sollecito?
  
• Come dovrei scrivere la prima lettera di sollecito?
  
• Come dovrei scrivere la seconda lettera di sollecito?
  
• Come dovrei scrivere la terza e ultima lettera di sollecito?
  
• Quali interessi e spese di sollecito dovresti addebitare?
  
• Come posso evitare di dover ricorrere alla procedura di sollecito?
  

Che cos'è una lettera di sollecito?

Una lettera di sollecito è una richiesta di pagamento scritta inviata a un debitore quando una fattura non è stata saldata in tempo. Il suo scopo è notificare al debitore che il pagamento è in ritardo e che saranno intraprese azioni legali se non verrà saldato entro una data specifica.

Come attività, puoi inviare fino a tre lettere di sollecito al debitore. Questa procedura di sollecito stragiudiziale generalmente comprende tre fasi; tuttavia, queste tre fasi non sono obbligatorie. Puoi decidere di avviare immediatamente la procedura legale di sollecito subito dopo aver inviato la prima lettera di sollecito.

Quando posso inviare una lettera di sollecito?

Se un cliente non ha rispettato la scadenza per il pagamento di una fattura, hai il diritto di inviare una lettera di sollecito. Tuttavia, si applicano regole diverse per le lettere di sollecito inviate ai clienti privati rispetto ai clienti aziendali.

Posso inviare una lettera di sollecito senza prima inviare un promemoria di pagamento?

I clienti privati devono essere avvisati nella fattura iniziale che diventeranno inadempienti alla scadenza del termine di pagamento. Se non includi questo avviso, dovrai inviare un promemoria di pagamento prima di inviare una lettera di sollecito. Per i clienti aziendali puoi saltare la fase del promemoria di pagamento e inviare immediatamente una lettera di sollecito. I clienti aziendali diventano allo stesso modo automaticamente inadempienti senza necessità di preavviso al massimo entro 30 giorni dalla scadenza del termine di pagamento.

Che cos'è un promemoria di pagamento?

A differenza di una lettera di sollecito, un promemoria di pagamento è meno formale. Il suo obiettivo è informare cortesemente il debitore che un pagamento è scaduto. Il termine "promemoria di pagamento" implica che il pagamento sia semplicemente stato dimenticato. Non implica pertanto alcuna pressione e viene inviato prima di una lettera di sollecito. I procedimenti legali contro il debitore possono essere avviati solo dopo l'invio di una lettera di sollecito e non dopo l'invio di un semplice promemoria di pagamento.

Posso scrivere personalmente una lettera di sollecito?

Per garantire che la lettera di sollecito soddisfi tutti i requisiti legali, vale la pena rivolgersi a un avvocato per scriverla. Questo comporta inevitabilmente dei costi, ma è consigliabile se la questione riguarda somme considerevoli. Una lettera di sollecito da parte di un avvocato conferisce maggior peso a una richiesta di pagamento.

Naturalmente, puoi redigere da solo una lettera di sollecito; tuttavia, dovrai fare in modo che il contenuto della lettera di sollecito sia tale da consentirti successivamente di avviare eventuali procedimenti legali.

Per maggiore sicurezza, verifica la completezza e l'accuratezza della tua lettera di sollecito a fronte dell'elenco fornito di seguito. Se vuoi ridurre il lavoro manuale, puoi utilizzare Stripe Invoicing a supporto dei tuoi processi di fatturazione, come la riscossione dei pagamenti e la liquidazione delle transazioni.

Quali informazioni dovrebbe contenere una lettera di sollecito?

Una lettera di sollecito dovrebbe contenere almeno i seguenti dettagli di base:

• L'intestazione "Lettera di sollecito"
  
• Il numero della fattura originale
  
• Notifica di pagamento in ritardo
  
• Data originale di scadenza del pagamento (data entro la quale la fattura originale avrebbe dovuto essere saldata)
  
• Nuova data di scadenza del pagamento
  
• Spese di sollecito e interessi di mora (facoltativo)
  
• Importo in sospeso (elencare eventuali commissioni, interessi e l'importo complessivo)
  

Per vedere come queste informazioni possono essere presentate in una lettera di sollecito completa, consulta il nostro modello di lettera di sollecito.

Come dovrei scrivere la prima lettera di sollecito?

È importante fare riferimento alla fattura originale nella prima lettera di sollecito. In questo modo il destinatario può identificare chiaramente a cosa si riferisce la richiesta di pagamento.

Scrivi la prima lettera di sollecito in modo cortese: nella maggior parte dei casi, i clienti hanno semplicemente dimenticato di saldare il pagamento in sospeso. Anche se presumi che un cliente ignorerà la lettera di sollecito, è sempre importante rimanere obiettivi e amichevoli. Ecco un esempio:

"Purtroppo, non siamo riusciti a identificare alcun pagamento relativo alla fattura [numero della fattura]. Nel caso avesse dimenticato di effettuare il pagamento, la preghiamo di saldare l'importo della fattura entro il giorno [data]."

Scrivi sempre ipotizzando che il cliente abbia accidentalmente dimenticato, senza infastidirlo spingendolo ad abbandonarti.

Come dovrei scrivere la seconda lettera di sollecito?

Se il cliente ignora la prima lettera di sollecito e la scadenza del pagamento è trascorsa, puoi inviare una seconda lettera di sollecito. Ancora una volta, è importante adottare un linguaggio obiettivo e neutro. Invece di esprimere irritazione, è consigliabile adottare un tono più formale e notificare l'intenzione di intraprendere azioni legali nel caso in cui il pagamento rimanga in sospeso. Puoi inoltre addebitare anche spese di sollecito e interessi per coprire i costi aggiuntivi. Le spese vengono illustrate di seguito. In questo modo il cliente capisce che la situazione si è aggravata. La seconda lettera di sollecito dovrebbe avere una scadenza di pagamento più ravvicinata rispetto alla prima.

Come dovrei scrivere la terza e ultima lettera di sollecito?

Una terza lettera di sollecito ha senso solo se ritieni che il cliente sia ancora propenso a effettuare il pagamento. In caso contrario, puoi interrompere anticipatamente la procedura di sollecito stragiudiziale e notificare l'avvio di procedimenti legali dopo la seconda lettera.

Tuttavia, se decidi di scrivere una terza e ultima lettera di sollecito, è consigliabile stabilire una scadenza ancora più breve per il pagamento rispetto a prima (ad esempio, sette giorni). Il cliente dovrebbe ora essere informato in modo chiaro che il prossimo passo sarà l'avvio di procedimenti legali se il pagamento rimane in sospeso.

Quali interessi e spese di sollecito dovresti addebitare?

Le spese di sollecito e gli interessi di mora servono a compensare le perdite subite a causa del ritardo nel pagamento. Puoi decidere se desideri richiedere spese di sollecito e interessi di mora. Tuttavia, se decidi di farlo, è consigliabile aggiungere all'importo della fattura solo i costi effettivi dei materiali e della spedizione per le lettere di sollecito.

Non esiste una norma giuridica che stabilisca l'importo delle spese di sollecito. Le spese standard vanno da 2,50 a 5,00 euro per lettera di sollecito. Se riesci a dimostrare di aver sostenuto costi più elevati (ad esempio, per la ricerca di un indirizzo), anche questi possono essere addebitati.

La spesa associata al pagamento ritardato di una fattura è un po' più complicata ed è disciplinata dalla Sezione 288 del codice civile (BGB). È possibile addebitare interessi di mora pari al 9% in più rispetto al tasso di base nei casi di transazioni business-to-business, mentre è consentito solo il 5% in caso di transazioni con clienti diretti.

Tuttavia, due aspetti devono essere considerati: il tasso di base non rimane sempre costante. Viene regolarmente rivisto dalla Deutsche Bundesbank e pubblicato sul suo sito web. È consigliabile verificare che gli addebiti siano basati sul tasso di base attuale e che gli interessi di mora siano convertiti ogni giorno per rispettare il periodo corrispondente (il tasso di base si applica sempre "per annum" o su base annuale).

Con i clienti aziendali, puoi addebitare una tariffa fissa di 40 euro come commissione di sollecito. Tuttavia, la perdita che subisci deve essere superiore a 40 euro.

Come posso evitare di dover ricorrere alla procedura di sollecito?

Cerca di scoprire il motivo per cui il cliente non sta pagando. Prima di avviare la procedura di sollecito, puoi chiedere al cliente se ha smarrito la fattura o se non è arrivata al suo reparto contabilità. La causa è spesso un malinteso o una dimenticanza. Nella maggior parte dei casi, il cliente ha dimenticato o smarrito la fattura. La comunicazione diretta è il modo migliore per escludere tali circostanze. Invia al cliente un promemoria informale di pagamento (ad esempio, tramite email) o chiamalo direttamente al telefono. Spesso le situazioni possono essere chiarite più rapidamente parlando con qualcuno.

Se questo non risolve il problema e il pagamento rimane in sospeso, puoi prendere in considerazione la procedura di sollecito a tre fasi descritta sopra.

Potresti anche prendere in considerazione altri passi successivi per evitare o risolvere rapidamente il problema dei debiti in sospeso:

• Verifica il rating di credito del cliente prima di accettare ordini.
  
• Richiedi un pagamento parziale anticipato (un acconto) per progetti più grandi.
  
• Coinvolgi un fornitore di servizi esterno (agenzia di recupero crediti) per riscuotere i debiti.
  

In ogni caso, prima che la situazione si aggravi troppo, è consigliabile tentare tutte le opzioni di comunicazione con i clienti ed evitare la procedura di sollecito.