付款提醒是公司用来确保按时收到款项的重要工具。以下内容将帮助您了解什么是付款提醒、何时应发送付款提醒、付款提醒与催款函的区别，以及如何正确地撰写付款提醒。我们还提供了一个付款提醒模板供您使用。

本文内容

• 什么是付款提醒？
  
• 何时应发送付款提醒？
  
• 催款函和付款提醒有什么区别？
  
• 可以用催款函代替付款提醒吗？
  
• 如何撰写付款提醒？
  
• 是否需要在付款提醒中设置截止日期？
  

什么是付款提醒？

付款提醒是公司向客户发送的信函，提醒客户账单尚未支付，并且付款截止日期已经过期。您应该已经向客户发出了有效发票 ，并清楚地表明了支付到期日。对于个人客户，法定的付款期限为 30 天——除非您与客户之间有另行约定的期限。对于公司之间的交易（即企业对企业，或 B2B），将适用发票上注明的或另行约定的支付期限。如果没有规定支付期限，则也适用《德国民法典》（Bürgerliches Gesetzbuch 或 BGB）规定的法定支付条款。基本规则是发票在收到后即应支付。

何时应发送付款提醒？

付款提醒应在付款截止日期过后发送。这是催收未付账单的第一步。然而，请注意到支付处理需要一定时间，因此在截止日期后的第二天不要立即发送付款提醒，最好等待两到三天。您应该给予客户一定的灵活性；大多数情况下，客户可能只是忘记了付款。

定期检查未付款账单并及时发送付款提醒有助于确保未结账款能够更快结清。只有在催款无果的情况下，才可考虑采取进一步措施，如发送催款函，甚至与催款公司接洽。

催款函和付款提醒有什么区别？

付款提醒和催款函在法律角度和内容上有所不同：付款提醒通常是在付款截止日期过后不久发出，它没有法律依据，也没有正式要求。发送付款提醒并非强制性义务。然而，它是一个比直接发送催款函更友好、更温和的方式来提及未付款账单。

相比之下，催款函 传递的信号更为强烈，并且比付款提醒更为严肃。催款函通常在付款提醒被忽视后发出。催款函必须符合某些格式要求，并包含某些要点，包括必须支付欠款的最后期限。根据《德国民法典》，如果客户未能在催款函规定的最后期限之前支付欠款，即为违约。在这种情况下，《德国民法典》第 286 条规定了债务人的违约行为。这种违约通常会引发法律催款程序。

在费用方面，您不应该在付款提醒中要求任何额外费用，因为这是向客户发出的自愿、友好的通知。相比之下，催款函可能会要求收取催款费用。但是，这些费用不得超过公司通过催款函产生的费用，如纸张、信封和邮资。不允许将人事费用计入此类费用。

可以用催款函代替付款提醒吗？

如果付款会延迟，催款函不是公司应采取的首要措施。最好首先给客户发送付款提醒。付款提醒是温和地通知客户其账单仍未支付的一种方式。付款提醒还可以帮助客户记起付款截止日期，从而提高账单按时支付的可能性。这也给客户一个再次付款的机会，而不会产生额外的催款费用。

除了避免不必要的成本，付款提醒还有助于维护客户关系。如果客户仍不回复，也不联系，可能就有必要在适当的时间后发送催款函。不过，您应确保遵守起草催款函的法定要求，同时也必须尊重已设定的付款提醒期限。

如何撰写付款提醒？

尽量以礼貌友好的方式措辞付款提醒。您还要清楚地说明他们尚未支付的款项要求，并表示愿意帮助解决任何潜在的支付障碍。您还可以简要概括未付款项和应付金额，并邀请客户回复具体付款日期或行动方案，或者直接要求他们进行付款。

以下是一些最佳实践：

• 从礼貌的问候开始。
  
• 简明扼要地说明账单状态。
  
• 表明您希望尽快收到付款，并提供有关未付款可能带来的后果的信息。
  
• 告诉客户，如果他们有任何问题或顾虑，欢迎随时与您联系。
  

同样重要的是要谨慎选词，避免使用任何可能听起来不专业或具有威胁性的词语。避免使用 "紧急 "或 "立即 "等词语，而应使用 "迅速 "或 "及时 "等更温和的表达。同时，应避免指责或侮辱客户。将重点放在相关账单的状态上，并提出建设性的解决方案，以免破坏客户关系。

理想情况下，付款提醒应该让客户感到被重视，并感受到你愿意帮助他们。然而，如果没有收到任何回应，或者客户依然拖延付款，你可能需要采取进一步的措施并开始法律程序。

我们创建了一个付款提醒模板 来帮助您撰写自己的付款提醒。

付款提醒应包含哪些内容？

付款提醒没有正式的规定要求必须包含哪些内容，但它应包含所有能帮助收件人查找相关发票并促使及时付款的关键信息。措辞应简明清晰。

通常情况下，付款提醒应注明客户地址、公司地址以及公司的联系方式。还应包括相关法律信息，如公司税号或商业注册号。准确说明您指的是哪张发票，包括发票号码、发票日期以及相关的交货或订单信息。付款提醒还应设定新的付款期限，并注明请求支付的金额。您还可以附上原始发票的复印件，这样客户就能清楚地知道您说的是哪张发票。

以下是建议在付款提醒中包含的信息概览：

• 标题为 "付款提醒"
  
• 客户数据
  
• 公司数据
  
• 原始发票号码
  
• 原始发票日期
  
• 与公司有关的法律信息（如公司税号）
  
• 提醒发票金额
  
• 原始发票上注明的交付和服务期限
  
• 仍未支付款项的提醒
  
• 新的支付截止日期
  
• 公司银行账户详情
  

是否需要在付款提醒中设置截止日期？

公司应在付款提醒中设定截止期限。这一点很重要，因为它可以提醒客户履行付款义务，鼓励客户及时支付未结清的账单。这种截止日期使时间线清晰明了，并向客户表明贵公司重视按时收款。不过，在付款提醒中规定截止日期并没有法定要求。公司可以根据自身需要与客户沟通新的截止日期。