Un recordatorio de pago es una herramienta importante que las empresas utilizan para asegurarse de que reciben sus pagos a tiempo. A continuación, te explicamos qué es un recordatorio de pago, cuándo debes enviarlo, en qué se diferencia de una carta de reclamación de pago y cómo redactarlo correctamente. También hemos incluido una plantilla de recordatorio de pago que puedes utilizar.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué es un recordatorio de pago?
- ¿Cuándo se debe enviar un recordatorio de pago?
- ¿Cuál es la diferencia entre una carta de reclamación de pago y un recordatorio de pago?
- ¿Se puede enviar una carta de reclamación de pago en lugar de un recordatorio de pago?
- ¿Cómo se redacta un recordatorio de pago?
- ¿Es necesario fijar un plazo en el recordatorio de pago?
¿Qué es un recordatorio de pago?
Un recordatorio de pago es una carta que las empresas envían a sus clientes para recordarles que hay una factura que aún no se ha pagado y que ya ha pasado la fecha de vencimiento del pago. Ya deberías haber emitido una factura válida en la que figure claramente la fecha de vencimiento del pago. Para los particulares, el plazo legal es de 30 días, salvo que junto a tu cliente acordéis un plazo diferente. En el caso de negocios con otras empresas (es decir, B2B), se aplicará el plazo de pago indicado en la factura o acordado de otro modo. Si no se ha establecido ningún plazo de pago, se aplicará también el plazo de pago legal según el Código Civil alemán («Bürgerliches Gesetzbuch» o «BGB»). La regla básica es que una factura vence en el momento de su recepción.
¿Cuándo se debe enviar un recordatorio de pago?
Un recordatorio de pago debe enviarse una vez transcurrido el plazo de pago. Es el primer paso en el proceso de cobro de facturas pendientes. Sin embargo, ten en cuenta que los pagos tardan cierto tiempo en procesarse, así que espera dos o tres días en lugar de enviar el recordatorio de pago al día siguiente de que venza el plazo. Debes dar a los clientes un poco de margen; en la mayoría de los casos, simplemente se habrán olvidado de efectuar el pago.
Comprobar periódicamente las facturas pendientes y enviar de forma rápida recordatorios de pago puede ayudar a que los pagos pendientes se liquiden más rápido. Si los recordatorios de pago no obtienen respuesta, hay que considerar otras medidas, como el envío de cartas de reclamación de pago o incluso dirigirse a agencias de cobro.
¿Cuál es la diferencia entre una carta de reclamación de pago y un recordatorio de pago?
Los recordatorios de pago y las cartas de reclamación de pago difieren tanto desde el punto de vista jurídico como por su contenido: un recordatorio de pago suele enviarse poco después de que venza el plazo de pago. No tiene base jurídica ni requisitos formales. Además, no hay obligación de enviar un recordatorio de pago. Sin embargo, es la forma más amistosa de plantear el problema de una factura pendiente, en lugar de enviar primero una carta de reclamación de pago.
En comparación, una carta de reclamación de pago envía una señal mucho más potente y es más seria que un recordatorio de pago. La carta de reclamación de pago puede enviarse después de que un recordatorio de pago haya pasado desapercibido. Debe cumplir ciertos requisitos formales y contener determinados puntos clave, entre ellos un plazo en el que debe abonarse el importe pendiente. Según el BGB, los clientes incurren en mora si no efectúan el pago en el plazo fijado en la carta de reclamación de pago. En tales casos, el artículo 286 del BGB aborda el impago por parte del deudor. Este impago suele ir seguido de un proceso de reclamación de pago judicial.
En cuanto a los costes, no debes exigir ninguna comisión extra en el recordatorio de pago, ya que se trata de una notificación voluntaria y amistosa a los clientes. Por el contrario, en una carta de reclamación de pago sí puedes exigir comisiones de reclamación. Sin embargo, estas comisiones no pueden superar los costes en los que la empresa ha incurrido por la carta de reclamación de pago, como papel, sobres y franqueo. Tampoco está permitido contabilizar los costes de personal en estos gastos.
¿Se puede enviar una carta de reclamación de pago en lugar de un recordatorio de pago?
Una carta de reclamación de pago no es el primer paso que deben dar las empresas si un pago va a retrasarse. Es preferible enviar primero a los clientes un recordatorio de pago. El recordatorio de pago es una forma suave de avisar a los clientes de que su factura sigue pendiente. Un recordatorio de pago también puede ayudar a los clientes a recordar la fecha límite, aumentando así las posibilidades de que la factura se pague a tiempo. Esto también da al cliente otra oportunidad de pagar su factura sin incurrir en costes de reclamación de pago adicionales.
Además de evitar costes innecesarios, un recordatorio de pago también puede ayudar a mantener las relaciones con el cliente. Si el cliente sigue sin responder y tampoco se pone en contacto, puede que sea necesario enviar una carta de reclamación de pago una vez transcurrido un intervalo de tiempo adecuado. Ahora bien, debes asegurarte de que cumples los requisitos legales para redactar una carta de reclamación de pago, y también debes respetar el plazo de recordatorio de pago que se haya fijado.
¿Cómo se redacta un recordatorio de pago?
Procura redactar el recordatorio de pago de forma educada y amistosa. También querrás indicar de forma clara el pago pendiente que se exige y ofrecer al cliente ayuda para resolver cualquier posible obstáculo para el pago. Además, puedes proporcionar un breve resumen de las partidas pendientes y los importes adeudados e invitarles a que respondan con una fecha concreta o una línea de actuación, o pedirles que simplemente realicen el pago.
Tenga en cuenta las siguientes mejores prácticas:
- Empieza con un saludo cortés.
- Sé breve y directo sobre el estado de la factura.
- Indica que te gustaría recibir el pago lo antes posible e infórmale de las posibles consecuencias en caso de impago.
- Comunica al cliente que puede ponerse en contacto contigo si tiene alguna pregunta o duda.
También es importante elegir las palabras con cuidado, evitando las que puedan sonar poco profesionales o amenazadoras. Evita palabras como «urgente» o «inmediatamente» en favor de palabras como «rápido» u «oportuno». Evita también culpar o insultar a tus clientes. Mantén el foco en el estado de la factura en cuestión y haz propuestas constructivas para resolver la situación, a fin de no poner en peligro tu relación con el cliente.
Lo ideal es que un recordatorio de pago haga que los clientes se sientan apreciados y que tú estés deseando ayudarles. No obstante, si no obtienes respuesta o si el cliente sigue en mora, es posible que tengas que adoptar otras medidas y emprender acciones legales.
Hemos creado una plantilla de recordatorio de pago para ayudarte a redactar tu propio recordatorio de pago.
¿Qué debe contener un recordatorio de pago?
No hay requisitos formales sobre lo que debe incluir un recordatorio de pago, pero debe contener toda la información clave que ayude al destinatario a localizar la factura en cuestión y facilitar el pronto pago. La redacción también debe ser clara.
Por lo general, debe indicar la dirección del cliente, la dirección de la empresa y los datos de contacto de la empresa. También debe incluir la información legal pertinente, como el número de identificación fiscal o de registro mercantil de la empresa. Indica con precisión a qué factura te refieres, e incluye el número de factura, la fecha de la factura y la entrega o el pedido asociado. El recordatorio de pago también debe establecer un nuevo plazo de pago e indicar el importe del pago solicitado. También puedes adjuntar una copia de la factura original, lo que permitirá a los clientes saber exactamente de qué factura estás hablando.
A continuación, se ofrece un resumen de la información que se recomienda incluir en un recordatorio de pago:
- «Recordatorio de pago» como encabezamiento
- Datos del cliente
- Datos de la empresa
- Número de la factura original
- Fecha de la factura original
- Información legal relativa a la empresa (por ejemplo, el número de identificación fiscal de la empresa)
- Recordatorio del importe de la factura
- Plazo de entrega y de prestación del servicio que figura en la factura original
- Recordatorio de que el pago sigue pendiente
- Nuevo plazo de pago
- Datos bancarios de la empresa
¿Es necesario fijar un plazo en el recordatorio de pago?
Las empresas deben fijar un plazo en el recordatorio de pago. Esto es importante, ya que recuerda a los clientes sus obligaciones de pago y les anima a organizar el pronto pago de la factura pendiente. Este tipo de plazo deja claro el calendario y muestra a los clientes que tu empresa valora recibir los pagos a tiempo. Sin embargo, no existen requisitos legales para indicar plazos en un recordatorio de pago. Corresponde a la empresa comunicar el nuevo plazo.