Eine Zahlungserinnerung ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um sicherzustellen, dass sie ihre Zahlungen pünktlich erhalten. In unserem Artikel erfahren Sie, was eine Zahlungserinnerung ist, wann sie eine Zahlungserinnerung verschicken sollten, worin sich diese von einer Mahnung unterscheidet und wie man eine Zahlungserinnerung richtig verfasst – inklusive eines Musters für Zahlungserinnerungen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Zahlungserinnerung?
  
• Wann sollten Sie eine Zahlungserinnerung verschicken?
  
• Was ist der Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung?
  
• Können Sie statt einer Zahlungserinnerung sofort eine Mahnung versenden?
  
• Wie schreibt man eine Zahlungserinnerung?
  
• Muss man in der Zahlungserinnerung eine Frist setzen?
  

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung ist ein Schreiben, das Unternehmen an ihre Kundschaft sendet, um sie daran zu erinnern, dass eine Rechnung noch nicht beglichen wurde und die angegebene Zahlungsfrist verstrichen ist. Zuvor sollten Sie eine kaufmännisch korrekte Rechnung gestellt haben, in der die Zahlungsfrist deutlich erkennbar war. Für Privatpersonen gilt hier eine gesetzliche Frist von 30 Tagen, wenn nichts anderes zwischen Ihnen und der Kundschaft vereinbart ist. Für andere Unternehmen, hier spricht man auch von einer Zahlungsfrist unter Kaufleuten, gilt die Zahlungsfrist, die auf der Rechnung angegeben oder anderweitig vereinbart wurde. Wurde keine Zahlungsfrist gesetzt oder vereinbart, ist auch hier die gesetzliche Zahlungsfrist laut BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) gültig. Hierbei gilt grundsätzlich: Eine Rechnung ist sofort fällig.

Wann sollten Sie eine Zahlungserinnerung verschicken?

Grundsätzlich sollte eine Zahlungserinnerung verschickt werden, sobald die Frist für die Bezahlung abgelaufen ist. Sie ist der erste Schritt, um offene Forderungen einzutreiben. Beachten Sie, dass Gutschriften auf dem Bankkonto eine gewisse Arbeitszeit benötigen. Senden Sie deshalb die Erinnerung an eine Zahlung nicht direkt einen Tag nach Ablauf der Frist ab, sondern warten Sie 2-3 Tage. Zudem sollten Sie der Kundschaft eine gewisse Toleranz einräumen. Meist hat die Kundschaft die Zahlung schlichtweg vergessen.

Eine regelmäßige Überprüfung offener Rechnungen und das rechtzeitige Versenden von Zahlungserinnerungen können dazu beitragen, dass ausstehende Zahlungen schneller beglichen werden. Erst wenn dies ergebnislos bleibt, sollten weitere Schritte wie Mahnungen oder sogar der Gang zu einem Inkasso-Unternehmen in Betracht gezogen werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung?

Zahlungserinnerungen und Mahnungen unterscheiden sich sowohl rechtlich als auch inhaltlich: Eine Zahlungserinnerung wird oft direkt nach Ablauf der Zahlungsfrist versendet. Sie hat keinen rechtlichen Hintergrund und kann formlos erfolgen. Es besteht keine Pflicht, eine Zahlungserinnerung zu versenden. Es ist allerdings die freundlichere Art, auf eine offene Rechnung hinzuweisen, als direkt eine Mahnung zu versenden.

Eine Mahnung hingegen sendet ein wesentlich stärkeres Signal und ist ernster als eine Zahlungserinnerung. Die Mahnung erfolgt nach einer möglichen erfolglosen Zahlungserinnerung. Sie kann nicht formlos erfolgen, sondern muss wesentliche Punkte enthalten, u. a. eine Frist, bis wann der offene Betrag beglichen werden muss. Laut BGB gerät die Kundschaft in Verzug, wenn sie die Zahlung nicht innerhalb der gesetzten Frist in der Mahnung leistet. Man spricht dann laut §286 vom Verzug des Schuldners/der Schulderin. Diesem Verzug folgt in der Regel ein gerichtliches Mahnverfahren.

In puncto Kosten dürfen Sie bei der Zahlungserinnerung keine zusätzlichen Gebühren verlangen, da die Zahlungserinnerung eine freiwillige, freundliche Erinnerung an die Kundschaft ist. Eine Mahnung hingegen kann Mahngebühren einfordern. Diese dürfen jedoch nur so hoch sein, wie die Kosten, die für das Unternehmen durch die Mahnung entstanden sind wie Briefpapier, Umschlag und Porto. Personalkosten für den Aufwand dürfen nicht berechnet werden.

Können Sie statt einer Zahlungserinnerung sofort eine Mahnung versenden?

Eine Mahnung ist nicht unbedingt der erste Schritt, den Unternehmen vornehmen sollten, wenn man eine verspätete Zahlung erwartet. Es ist vorzuziehen, der Kundschaft zuerst eine Zahlungserinnerung zu senden. Die Zahlungserinnerung ist ein sanftes Mittel, um Kundinnen und Kunden daran zu erinnern, dass ihre Rechnung noch offen ist. Eine Zahlungserinnerung kann der Kundschaft auch helfen, sich an den Fälligkeitstermin zu erinnern, und so die Chance zu erhöhen, dass die Rechnung fristgerecht bezahlt wird. Diese gibt dem Kunden/der Kundin auch noch einmal die Chance, seine/ihre Rechnung ohne zusätzliche Mahnkosten zu begleichen.

Eine Zahlungserinnerung kann nicht nur zur Vermeidung von unnötigen Kosten beitragen, sondern auch das Verhältnis zur Kundschaft aufrechterhalten. Wenn der Kunde/die Kundin weiterhin nicht reagiert und keinen Kontakt aufnimmt, kann es notwendig sein, nach angemessener Frist eine Mahnung zu senden. Hierbei sollten Sie jedoch beachten, dass Sie gesetzlichen Vorgaben zur Erstellung einer Mahnung folgen und die bereits genannten Fristen einhalten müssen.

Wie schreibt man eine Zahlungserinnerung?

Eine Möglichkeit, eine Zahlungserinnerung zu formulieren, besteht darin, die Kundschaft freundlich und höflich, jedoch trotzdem deutlich an ihre ausstehende Zahlung zu erinnern und ihr dabei zu helfen, mögliche Hindernisse bei der Zahlung auszuräumen. Dazu kann man eine kurze Zusammenfassung der offenen Posten und Fälligkeiten geben und sie bitten, sich mit einem konkreten Datum oder einer konkreten Aktion zurückzumelden bzw. die Zahlung zu tätigen.

Beachten Sie dabei die folgenden Regeln: Beginnen Sie mit einer fröhlichen Begrüßung. Seien Sie kurz und prägnant über den Status der Rechnung, erwähnen Sie Ihr Interesse an einer schnellen Bezahlung und geben Sie Informationen über mögliche Konsequenzen bei Nichtzahlung an. Erwähnen Sie immer die Möglichkeit, dass der Kunde/die Kundin bei Fragen oder Bedenken auf Sie zukommen kann.

Es ist auch wichtig, dass Sie die richtigen Worte verwenden und keine unprofessionellen oder bedrohlich klingenden Formulierungen verwenden. Vermeiden Sie Worte wie „dringend“ oder „sofort“ – stattdessen sollte man lieber „schnell“ oder „zeitnah“ verwenden. Vermeiden Sie auch, Ihre Kundschaft zu beschuldigen oder zu beleidigen, sondern legen Sie den Fokus auf den Forderungsstatus und machen Sie konstruktive Lösungsvorschläge, um die Kundenbeziehung nicht zu gefährden.

Eine Zahlungserinnerung sollte darauf abzielen, der Kundschaft das Gefühl zu geben, dass sie geschätzt wird und dass man ihr helfen möchte. Wenn man jedoch keine Antwort erhält oder der Kunde/die Kundin weiterhin säumig bleibt, müssen Sie möglicherweise weitere Maßnahmen ergreifen und rechtliche Schritte einleiten. Wir haben ein Muster für eine Zahlungserinnerung erstellt, das Ihnen beim Verfassen einer Zahlungserinnerung helfen kann.

Welche Elemente sollte eine Zahlungserinnerung enthalten?

Eine Zahlungserinnerung kann formlos erstellt werden, sollte aber alle wichtigen Angaben enthalten, die für eine einfache Zuordnung zur Rechnung sowie für eine schnelle Bezahlung hilfreich sind, und eindeutig formuliert sein.

So sollte sie die Adresse des Kunden/der Kundin angeben, die Adresse des Unternehmens und Kontaktdaten. Rechtliche Angaben wie die Steuernummer oder Registernummer des Unternehmens sollten ebenfalls aufgeführt sein. Geben Sie genau an, welche Forderung gemeint ist – inklusive der Rechnungsnummer, dem Datum der Rechnung und der zugrunde liegenden Lieferung oder des Auftrags. Außerdem sollte die Zahlungserinnerung eine neue Zahlungsfrist setzen und die Höhe der verlangten Zahlung ausweisen. Sie können dafür auch eine Kopie der ursprünglichen Rechnung beifügen. So weiß die Kundschaft direkt, um welche Forderung es geht.

Die empfohlenen Angaben auf einer Zahlungserinnerung im Überblick:

• Die Bezeichnung “Zahlungserinnerung”
  
• Kundendaten
  
• Unternehmensdaten
  
• Rechnungsnummer der Originalrechnung
  
• Rechnungsdatum der Originalrechnung
  
• Rechtliche Angaben des Unternehmens wie z. B. die Steueridentifikationsnummer
  
• Nennung des Rechnungsbetrages
  
• Liefer- und Leistungszeitraum, wie in der Originalrechnung angegeben
  
• Der Hinweis, dass noch keine Zahlung erfolgt ist
  Neues Zahlungsziel
  
• Bankverbindung des Unternehmens
  

Muss man in der Zahlungserinnerung eine Frist setzen?

Unternehmen müssen in der Zahlungserinnerung eine Frist setzen. Dies ist wichtig, um die Kundschaft an ihre Zahlungsverpflichtungen zu erinnern und sie zu einer schnellen Begleichung der offenen Rechnung zu motivieren. Eine solche Frist schafft klare Verhältnisse und zeigt der Kundschaft, dass Sie als Unternehmen Wert auf pünktliche Zahlungen legen. Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben zur Angabe von Fristen in einer Zahlungserinnerung. Die Länge der Frist obliegt dem Unternehmen.