Un recordatorio de pago es una herramienta importante que utilizan las empresas para garantizar que reciben sus pagos a tiempo. A continuación, aprenderás qué es un recordatorio de pago, cuándo debes enviarlo, en qué se diferencia de una carta de reclamación de pagos y la forma correcta de redactar uno. También incluimos una plantilla para recordatorios de pago que puedes usar.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un recordatorio de pago?
  
• ¿Cuándo debes enviar un recordatorio de pago?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre una carta de reclamación de pagos y un recordatorio de pago?
  
• ¿Se puede enviar una carta de reclamación de pagos en lugar de un recordatorio de pago?
  
• ¿Cómo se redacta un recordatorio de pago?
  
• ¿Necesitas establecer una fecha límite en el recordatorio de pago?
  

¿Qué es un recordatorio de pago?

Un recordatorio de pago es una carta que las empresas envían a sus clientes para recordarles que aún no se ha pagado una factura y que la fecha de vencimiento del pago ya pasó. Ya deberías haber emitido una factura válida que muestre claramente la fecha de vencimiento del pago. Para los particulares, el plazo legal o plazo es de 30 días, a menos que tú y el cliente acuerden otro plazo. Para empresas con otras empresas (es decir, Business to business (B2B) o B2B), se aplicará el plazo de pago indicado en la factura o según lo acordado de otro modo. Si no se ha establecido un plazo de pago, también se aplicará aquí el plazo de pago legal según el Código Civil alemán (Bürgerliches Gesetzbuch o BGB). La regla básica es que una factura vence al recibo.

¿Cuándo debes enviar un recordatorio de pago?

Se debe enviar un recordatorio de pago después de que haya vencido el plazo de pago. Este es el primer paso en el proceso de cobro de facturas pendientes. Sin embargo, ten en cuenta que los pagos tardan cierto tiempo en procesarse, así que espera de dos a tres días en lugar de enviar el recordatorio de pago el día después de que venza el plazo. Debes darles a los clientes un poco de flexibilidad; en la mayoría de los casos, los clientes simplemente habrán olvidado el pago.

Revisar periódicamente las facturas pendientes y enviar recordatorios de pago puntualmente puede ayudar a garantizar que los pagos pendientes se liquiden más rápido. Solo se deben considerar otros pasos, como enviar cartas de reclamación de pagos o incluso acercarse a las agencias de cobro, si los recordatorios de pago no reciben respuesta.

¿Cuál es la diferencia entre una carta de reclamación de pagos y un recordatorio de pago?

Los recordatorios de pago y las cartas de reclamación de pagos difieren tanto desde una perspectiva legal como en las condiciones de contenido: a menudo se envía un recordatorio de pago poco después de que venza el plazo de pago. No tiene fundamento legal ni requisitos formales. No existe la obligación de enviar un recordatorio de pago. Sin embargo, es la forma más amistosa de plantear el problema de una factura pendiente, en lugar de enviar primero una carta de reclamación de pagos.

En cambio, una carta de reclamación de pagos envía una señal mucho más enérgica y es más grave que un recordatorio de pago. La carta de reclamación de pagos puede enviarse después de que el recordatorio de pago haya pasado desapercibido. Debe cumplir ciertos requisitos formales y contener ciertos puntos clave, incluido el plazo en el que debe pagarse el importe pendiente. Según el Código de Reclamación de Pagos, los clientes incumplen el pago si no efectúan el pago en el plazo establecido en la carta de reclamación de pagos. En esos casos, el artículo 286 del Código de Reclamación de Pagos aborda el incumplimiento por parte del deudor, que suele ir seguido de un proceso legal de reclamación de pagos.

En lo que respecta a los costos, no debes exigir ninguna comisión adicional, ya que se trata de una notificación amistosa y voluntaria a los clientes. Por el contrario, una carta de reclamación de pagos puede pedir comisiones de reclamación de pagos. Sin embargo, estas comisiones no pueden exceder los costos en los que la empresa haya incurrido a través de la carta de reclamación de pagos, como papel, sobres y franqueo. No se permite contabilizar los costos de personal en relación con dichos gastos.

¿Se puede enviar una carta de reclamación de pagos en lugar de un recordatorio de pago?

Una carta de reclamación de pagos no es el primer paso que las empresas deben dar si un pago se va a retrasar. Es preferible enviar primero a los clientes un recordatorio de pago. El recordatorio de pago es una forma amable de notificarles a los clientes que su factura aún está pendiente. Un recordatorio de pago también puede ayudar a los clientes a recordar el plazo, lo que aumenta las posibilidades de que la factura se pague a tiempo. Esto también le da al cliente otra oportunidad de pagar su factura sin incurrir en costos adicionales de reclamación de pagos.

Además de evitar costos innecesarios, un recordatorio de pago también puede ayudar a mantener relaciones con el cliente. Si el cliente sigue sin responder y no hace contacto, puede ser necesario enviar una carta de reclamación de pagos una vez que haya pasado un período de tiempo adecuado. Sin embargo, debes asegurarte de observar los requisitos legales para redactar una carta de reclamación de pagos y también debes respetar el plazo de recordatorio de pago que se estableció.

¿Cómo se escribe un recordatorio de pago?

Trata de redactar un recordatorio de pago de una manera educada y amigable. También querrás indicar claramente su pago pendiente requerido y ofrecerte a ayudar a resolver cualquier posible obstáculo al pago. También puedes proporcionar un breve resumen de los ítems pendientes y los importes adeudados e invitarlos a responder con una fecha o curso de acción específico, o solicitud que simplemente realicen el pago.

Ten en cuenta las siguientes prácticas recomendadas:

• Empieza con un saludo educado.
  
• Sé breve y preciso con respecto al estado de la factura.
  
• Indica que agradecerías un pago puntual y proporciona información sobre las posibles consecuencias de la falta de pago.
  
• Dile al cliente que puede ponerse en contacto contigo si tiene alguna pregunta o inquietud.
  

También es importante elegir tus palabras cuidadosamente, alejándote de cualquier cosa que pueda sonar poco profesional o amenazante. Evita palabras como “urgente” o “inmediatamente” en favor de palabras como “pronto” u “oportuno”. También debes evitar culpar o insultar a tus clientes. Mantén el foco en el estado de la factura en cuestión y haz propuestas constructivas para resolver la situación, para no poner en riesgo la relación con el cliente.

Lo ideal es un recordatorio de pago que le haga sentir al cliente que se lo valora y se lo quiere ayudar, pero si no recibes ninguna respuesta, o si el cliente sigue en mora, es posible que tengas que tomar otras medidas e iniciar procedimientos legales.

Hemos creado una plantilla recordatorio pago para ayudarte a redactar tu propio recordatorio de pago.

¿Qué debe incluir un recordatorio de pago?

No existen requisitos formales sobre lo que debe incluirse en un recordatorio de pago, pero debe contener toda la información clave que ayude al beneficiario a rastrear la factura en cuestión y facilitar el pago puntual. La redacción también debe ser clara.

Por lo general, debe indicar la dirección del cliente, la dirección de la empresa y los datos de contacto de la empresa. También debe incluir la información legal relevante, como el número de identificación fiscal o el número de registro comercial de la empresa. Indica con precisión a qué factura te refieres, incluido el número de factura, la fecha de la factura y la entrega o el pedido asociados. El recordatorio de pago también debe establecer un nuevo plazo de pago y mostrar el importe del pago que se solicita. También puedes adjuntar una copia de la factura original, que permitirá a los clientes saber exactamente de qué factura estás hablando.

Este es un resumen de la información recomendada para incluir en un recordatorio de pago:

• El encabezado “Recordatorio de pago”
  
• Datos del cliente
  
• Datos de la empresa
  
• Número de factura original
  
• Fecha de la factura original
  
• Información legal en relación con la empresa (p. ej., el número de identificación fiscal de la empresa)
  
• Recordatorio del importe de la factura
  
• Plazo de entrega y servicio según consta en la factura original
  
• Recordatorio de que el pago sigue pendiente
  
• Nuevo plazo de pago
  
• Los datos bancarios de la empresa
  

¿Necesitas establecer una fecha límite en el recordatorio de pago?

Las empresas deben establecer un plazo en el recordatorio de pago. Esto es importante ya que recuerda a los clientes sus obligaciones de pago y los anima a organizar el pago puntual de la factura pendiente. Este tipo de plazo deja claro el historial y muestra a los clientes que tu empresa valora recibir pagos a tiempo. Sin embargo, no hay requisitos legales para indicar plazos en un recordatorio de pago. Depende de la empresa comunicar el nuevo plazo.