En betalningspåminnelse är ett viktigt verktyg som företag använder för att se till att de får sina betalningar i tid. Nedan får du veta vad en betalningspåminnelse är, när du ska skicka en påminnelse, hur den skiljer sig från ett dunning-brev och hur du utformar den på rätt sätt. Vi har också inkluderat en mall för betalningspåminnelser som du kan använda.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en betalningspåminnelse?
  
• När ska du skicka en betalningspåminnelse?
  
• Vad är skillnaden mellan ett dunning-brev och en betalningspåminnelse?
  
• Kan du skicka en dunning-brev istället för en betalningspåminnelse?
  
• Hur skriver man en betalningspåminnelse?
  
• Behöver man ange en tidsfrist i betalningspåminnelsen?
  

Vad är en betalningspåminnelse?

En betalningspåminnelse är ett brev som företag skickar till sina kunder för att påminna dem om att en faktura ännu inte är betald och att betalningens förfallodatum nu har passerat. Du bör redan ha utfärdat en giltig faktura som tydligt visar betalningens förfallodatum. För privatpersoner är den lagstadgade perioden, eller tidsfristen, 30 dagar – såvida inte du och kunden har kommit överens om en annan period. För företag som fakturerar andra företag (t.ex. business-to-business eller B2B) gäller den tidsfrist för betalning som anges på fakturan eller enligt annan överenskommelse. Om ingen tidsfrist för betalning har fastställts gäller den lagstadgade tidsfristen enligt den tyska civillagen (Bürgerliches Gesetzbuch, BGB). Grundregeln är att en fakturan förfaller vid mottagande.

När ska du skicka en betalningspåminnelse?

En betalningspåminnelse bör skickas efter att tidsfristen för betalning har löpt ut. Detta är det första steget för att behandla insamlingen av utestående fakturor. Observera dock att det tar en viss tid för betalningar att behandlas, så vänta i två till tre dagar istället för att skicka betalningspåminnelsen dagen efter att tidsfristen löpt ut. Du bör ge kunderna lite flexibilitet, i de flesta fall har kunderna helt enkelt glömt betalningen.

Genom att regelbundet kontrollera utestående fakturor och snabbt skicka betalningspåminnelser kan du säkerställa att utestående betalningar avräknas snabbare. Ytterligare steg, som att skicka dunning-brev eller till och med kontakta inkassoföretag, bör endast övervägas om betalningspåminnelser inte ger något svar.

Vad är skillnaden mellan ett dunning-brev och en betalningspåminnelse?

Betalningspåminnelser och dunning-brev skiljer sig åt både ur ett juridisk perspektiv och sett till innehåll: en betalningspåminnelse skickas ofta strax efter att betalningens tidsfrist löpt ut. Den har ingen juridisk grund och inga formella krav. Det finns ingen skyldighet att skicka en betalningspåminnelse. Det är dock ett mer vänskapligt sätt att ta upp ärendet om en utestående faktura, snarare än att skicka ett dunning-brev först.

Ett dunning-brev är däremot en mycket starkare signal och allvarligare än en betalningspåminnelse. Dunning-brevet kan skickas efter att en betalningspåminnelse inte har gett något svar. Den måste uppfylla vissa formella krav och innehålla vissa huvudpunkter, bland annat en tidsfrist inom vilken det utestående beloppet måste betalas. Enligt BGB försummar kunder att betala om de inte gör betalningen inom den tidsfrist som anges i dunning-brevet. I sådana fall tar avsnitt 286 i BGB upp att gäldenären har en utebliven betalning. Denna uteblivna betalning följs i allmänhet av en juridisk dunning-process.

Gällande kostnaderna bör du inte kräva några extra avgifter i betalningspåminnelsen, eftersom det är ett frivilligt, vänskapligt meddelande till kunderna. I ett dunning-brev kan du däremot begära dunning-avgifter. Dessa avgifter får dock inte överstiga de kostnader som företaget har ådragit sig genom dunning-brev, t.ex. papper, kuvert och porto. Det är inte tillåtet att räkna personalkostnader som sådana utgifter.

Kan du skicka en dunning-brev istället för en betalningspåminnelse?

Ett dunning-brev är inte det första steget som företag bör ta om en betalning kommer att bli försenad. Det är bättre att skicka en betalningspåminnelse till kunderna först. Betalningspåminnelsen är ett skonsamt sätt att informera kunderna om att deras faktura fortfarande är utestående. En betalningspåminnelse kan också hjälpa kunderna att komma ihåg tidsfristen, vilket ökar chanserna att fakturan betalas i tid. Detta ger också kunden en ny chans att betala sin faktura utan att ådra sig ytterligare dunning-kostnader.

Förutom att undvika onödiga kostnader kan en betalningspåminnelse också bidra till att upprätthålla kundrelationen. Om kunden fortfarande inte svarar och inte hör av sig kan det vara nödvändigt att skicka ett dunning-brev när en lämplig tidsperiod har passerat. Se dock till att du följer de lagstadgade kraven för att skriva ett dunning-brev, och du måste också respektera den angivna tidsfristen för betalningspåminnelsen.

Hur skriver man en betalningspåminnelse?

Försök att formulera en betalningspåminnelse på ett artigt och vänligt sätt. Du vill också tydligt ange den utestående betalningen och erbjuda dig att hjälpa till att lösa eventuella hinder för betalningen. Du kan också ge en kort sammanfattning av utestående poster och belopp som ska betalas och be dem att svara med ett visst datum eller en viss åtgärd – eller begära att de helt enkelt gör betalningen.

Observera följande bästa praxis:

• Börja med en artig hälsning.
  
• Var kortfattad och saklig när det gäller fakturans status.
  
• Ange att du skulle uppskatta snabb betalning och ge information om de möjliga konsekvenserna av utebliven betalning.
  
• Tala om för kunden att de kan kontakta dig om de har några frågor eller funderingar.
  

Det är också viktigt att välja orden noggrant och undvika allt som kan låta oprofessionellt eller hotfullt. Undvik ord som ”brådskande” eller ”omedelbart” till förmån för ord som ”snabb” eller ”skyndsamt”. Du bör också undvika att skylla på eller förolämpa dina kunder. Fokusera på fakturans status och kom med konstruktiva förslag för att lösa situationen, för att inte äventyra kundrelationen.

Helst ska en betalningspåminnelse få kunden att känna sig uppskattad och att du är ivrig att hjälpa dem. Men om du inte får något svar, eller om kunden fortsätter att inte betala, kan du behöva vidta ytterligare åtgärder och inleda juridiska förfaranden.

Vi har skapat en[ mall för betalningspåminnelser](https://assets.stripeassets.com/fzn2n1nzq965/1pZS8n3iGMqF3Eu1xVb2Yd/444d63b1c6dbc374bfc93ba04248aa48/PaymentreminderTemplateEN_Zahlungserinnerungzur_Rechnung.docx.pdf "Payment reminder template (EN)”) för att hjälpa dig att skriva din egen betalningspåminnelse.

Vad ska en betalningspåminnelse innehålla?

Det finns inga formella krav på vad som ska ingå i en betalningspåminnelse, men den ska innehålla all viktig information som hjälper mottagaren att spåra fakturan i fråga och underlätta snabb betalning. Formuleringen ska också vara tydlig.

Vanligtvis ska kundens adress, företagets adress och företagets kontaktuppgifter anges. Den ska också innehålla relevant juridisk information, t.ex. företagets organisations- eller handelsregisternummer. Ange exakt vilken faktura du menar – inklusive fakturanummer, fakturadatum och tillhörande leverans eller beställning. Betalningspåminnelsen ska också innehålla en ny tidsfrist för betalning och visa beloppet för den betalning som begärs. Du kan också bifoga en kopia av den ursprungliga fakturan, så att kunderna vet exakt vilken faktura du talar om.

Här är en översikt över rekommenderad information att inkludera i en betalningspåminnelse:

• Rubriken ”Betalningspåminnelse”
  
• Kundens data
  
• Företagets data
  
• Det ursprungliga fakturanumret
  
• Ursprungligt fakturadatum
  
• Juridisk information om företaget (t.ex. företagets organisationsnummer)
  
• Påminnelse om fakturabeloppet
  
• Leverans- och serviceperiod enligt den ursprungliga fakturan
  
• Påminnelse om att betalningen fortfarande är utestående
  
• Ny tidsfrist för betalning
  
• Företagets bankuppgifter
  

Behöver man ange en tidsfrist i betalningspåminnelsen?

Företag bör ange en tidsfrist i betalning. Detta är viktigt eftersom det påminner kunderna om deras betalningsskyldighet och uppmuntrar dem att upprätta en snabb betalning av den utestående fakturan. Denna typ av tidsfrist gör tidslinjen tydlig och visar kunderna att ditt företag värdesätter att få betalningar i tid. Det finns dock inga lagstadgade krav på att ange tidsfrister i en betalningspåminnelse. Det är upp till företaget att meddela den nya tidsfristen.