Um lembrete de pagamento é uma ferramenta importante que as empresas usam para ajudar a garantir que recebam seus pagamentos no prazo. A seguir, você vai aprender o que é um lembrete de pagamento, quando deve enviá-lo, como ele difere de uma carta de cobrança e a maneira correta de redigi-lo. Também incluímos um modelo de lembrete de pagamento que você pode usar.

O que será abordado neste artigo?

• O que é um lembrete de pagamento?
  
• Quando você deve enviar um lembrete de pagamento?
  
• Qual é a diferença entre uma carta de cobrança e um lembrete de pagamento?
  
• Posso enviar uma carta de cobrança em vez de um lembrete de pagamento?
  
• Como escrever um lembrete de pagamento?
  
• Preciso definir um prazo no lembrete de pagamento?
  

O que é um lembrete de pagamento?

Um lembrete de pagamento é uma carta que as empresas enviam a seus clientes para lembrá-los de que uma fatura ainda não foi paga e que a data de vencimento do pagamento já passou. Você já deve ter emitido uma fatura válida que mostre claramente a data de vencimento do pagamento. Para pessoas físicas, o prazo legal, ou prazo final, é de 30 dias, a menos que um termo diferente seja acordado entre você e o cliente. Para negócios com outras empresas (ou seja, business-to-business, ou B2B), será aplicado o prazo de pagamento indicado na fatura, ou conforme acordado de outra forma. Se nenhum prazo de pagamento tiver sido estabelecido, o prazo legal de pagamento de acordo com o Código Civil Alemão (Bürgerliches Gesetzbuch, ou BGB) também será aplicado aqui. A regra básica é que uma fatura é devida no momento do recebimento.

Quando você deve enviar um lembrete de pagamento?

Você deve enviar um lembrete de pagamento após o término do prazo de pagamento. Essa é a primeira etapa do processo de cobrança de faturas pendentes. No entanto, observe que leva um certo tempo para que os pagamentos sejam processados, portanto, espere de dois a três dias em vez de enviar o lembrete de pagamento no dia seguinte ao término do prazo. Você deve dar aos clientes um pouco de flexibilidade, pois na maioria dos casos, os clientes simplesmente esqueceram de realizar o pagamento.

Verificar regularmente as faturas pendentes e enviar prontamente lembretes de pagamento pode ajudar a garantir que os pagamentos pendentes sejam liquidados mais rapidamente. Outras medidas, como o envio de cartas de cobrança ou até mesmo o contato com agências de cobrança, só devem ser consideradas se os lembretes de pagamento não forem respondidos.

Qual é a diferença entre uma carta de cobrança e um lembrete de pagamento?

Os avisos de pagamento e as cartas de cobrança diferem tanto do ponto de vista jurídico quanto em termos de conteúdo: um aviso de pagamento geralmente é enviado logo após o término do prazo de pagamento. Ele não tem base jurídica nem requisitos formais, portanto não há obrigação de enviar um lembrete de pagamento. Entretanto, é a maneira mais amigável de levantar a questão de uma fatura pendente, em vez de enviar primeiro uma carta de cobrança.

Em comparação, uma carta de cobrança envia um sinal muito mais forte e é mais séria do que um lembrete de pagamento. A carta de cobrança pode ser enviada após um lembrete de pagamento ter passado despercebido. Ela deve obedecer a determinados requisitos formais e conter certos pontos-chave, inclusive um prazo para o pagamento do valor pendente. De acordo com o BGB, os clientes ficam inadimplentes se não efetuarem o pagamento dentro do prazo estabelecido na carta de cobrança. Nesses casos, a seção 286 do BGB trata da inadimplência por parte do devedor. Essa inadimplência é geralmente seguida por um processo de cobrança jurídico.

Em termos de custos, você não deve exigir nenhuma tarifa adicional no lembrete de pagamento, uma vez que se trata de um aviso voluntário e amigável para os clientes. Por outro lado, uma carta de cobrança pode exigir tarifas de cobrança. Entretanto, essas tarifas não podem exceder os custos em que a empresa incorreu com a carta de cobrança, como papel, envelopes e postagem. Não é permitido contabilizar os custos com pessoal nessas despesas.

Você pode enviar uma carta de cobrança em vez de um lembrete de pagamento?

Uma carta de cobrança não é a primeira medida que as empresas devem tomar se um pagamento estiver atrasado. É preferível enviar aos clientes um lembrete de pagamento primeiro, pois ele é uma forma gentil de avisar aos clientes que a fatura ainda está pendente. Um lembrete de pagamento também pode ajudar os clientes a se lembrarem do prazo, aumentando assim as chances de a fatura ser paga no prazo. Isso também dá ao cliente outra chance de pagar a fatura sem incorrer em custos adicionais de cobrança.

Além de evitar custos desnecessários, um lembrete de pagamento também pode ajudar a manter o relacionamento com o cliente. Se o cliente ainda não responder e não fizer contato, pode ser necessário enviar uma carta de cobrança depois de decorrido um período de tempo adequado. No entanto, você deve certificar-se de observar os requisitos legais para a elaboração de uma carta de cobrança e também deve respeitar o prazo de lembrete de pagamento estabelecido.

How do you write a payment reminder?

Try to word a payment reminder in a polite and friendly manner. You will also want to clearly state their outstanding payment required and offer to help resolve any potential obstacles to payment. You can also provide a brief summary of the outstanding items and amounts due and invite them to respond with a specific date or course of action—or request they simply make the payment.

Note the following best practices:

• Start with a polite greeting.
  
• Be brief and to the point regarding the status of the invoice.
  
• State that you would welcome prompt payment, and provide information about the possible consequences of nonpayment.
  
• Tell the customer they may contact you if they have any questions or concerns.
  

It is also important to choose your words carefully, steering away from anything that might sound unprofessional or threatening. Avoid words such as “urgent” or “immediately” in favor of words such as “prompt” or “timely.” You should also avoid blaming or insulting your customers. Keep the focus on the status of the invoice in question and make constructive proposals for resolving the situation, so as not to jeopardize the customer relationship.

Ideally, a payment reminder should leave customers feeling appreciated and that you are eager to help them. However, if you do not get any response, or if the customer remains in arrears, you may have to take further measures and start legal proceedings.

We have created a payment reminder template to help you compose your own payment reminder.

What should a payment reminder contain?

There are no formal requirements for what should be included in a payment reminder, but it should contain all the key information that would help the recipient trace the invoice in question and facilitate prompt payment. The wording should be clear as well.

Typically, it should state the customer’s address, the company’s address, and the company’s contact details. It should also include the relevant legal information such as the company’s tax number or commercial register number. State precisely which invoice you mean—including the invoice number, the invoice date, and the associated delivery or order. The payment reminder should also set a new payment deadline and show the amount of the payment being requested. You can also enclose a copy of the original invoice, which will let customers know exactly which invoice you are talking about.

Here’s an overview of recommended information to include in a payment reminder:

• The heading “Payment reminder”
  
• Customer’s data
  
• Company’s data
  
• Original invoice number
  
• Original invoice date
  
• Legal information in relation to the company (e.g., the company’s tax number)
  
• Reminder of the invoice amount
  
• Delivery and service period as stated in the original invoice
  
• Reminder that payment is still outstanding
  
• New payment deadline
  
• The company’s bank details
  

Você precisa definir um prazo no lembrete de pagamento?

As empresas devem definir um prazo no lembrete de pagamento. Isso é importante porque lembra os clientes de suas obrigações de pagamento e os incentiva a providenciar o pagamento imediato da fatura pendente. Esse tipo de prazo deixa o cronograma claro e mostra aos clientes que sua empresa valoriza o recebimento dos pagamentos em dia. No entanto, não há requisitos legais para declarar prazos em um lembrete de pagamento, cabe à empresa comunicar o novo prazo.