Un promemoria di pagamento è uno strumento importante utilizzato dalle aziende per assicurarsi di ricevere i loro pagamenti puntualmente. Di seguito viene illustrato cos'è un promemoria di pagamento, quando è consigliabile inviarne uno, in cosa differisce da una lettera di sollecito e il modo corretto per redigerlo. Viene anche incluso un modello di promemoria di pagamento da poter utilizzare.
Contenuto dell'articolo
- Che cos'è un promemoria di pagamento?
- Quando è consigliabile inviare un promemoria di pagamento?
- Qual è la differenza tra una lettera di sollecito e un promemoria di pagamento?
- È possibile inviare una lettera di sollecito anziché un promemoria di pagamento?
- Come scrivere un promemoria di pagamento?
- È necessario fissare una scadenza nel promemoria di pagamento?
Che cos'è un promemoria di pagamento?
Un promemoria di pagamento è una lettera che le aziende inviano ai propri clienti per ricordare loro che una fattura non è ancora stata pagata e la data di scadenza del pagamento è ormai passata. Dovresti aver già emesso una fattura valida che mostri chiaramente la data di scadenza del pagamento. Per le persone fisiche private, il termine legale, o scadenza, è di 30 giorni, a meno che non venga concordato un termine diverso tra te e il cliente. Per le transazioni commerciali con altre aziende (cioè business-to-business, o B2B), si applicherà la scadenza di pagamento indicata sulla fattura o come diversamente concordato. Se non è stata stabilita una scadenza di pagamento, si applicherà anche qui il termine di pagamento previsto dal codice civile tedesco (Bürgerliches Gesetzbuch o BGB). La regola di base stabilisce che una fattura è dovuta al momento della ricezione.
Quando è consigliabile inviare un promemoria di pagamento?
Un promemoria di pagamento dovrebbe essere inviato dopo che la scadenza di pagamento è trascorsa. Si tratta della prima fase del processo di riscossione delle fatture in sospeso. Tuttavia, è necessario considerare il tempo necessario per l'elaborazione del pagamento, pertanto attendi due o tre giorni anziché inviare il promemoria di pagamento il giorno successivo alla scadenza. È consigliabile concedere ai clienti un po' di flessibilità; nella maggior parte dei casi, i clienti avranno semplicemente dimenticato il pagamento.
Il controllo regolare delle fatture in sospeso e l'invio tempestivo di promemoria di pagamento contribuisce a fare in modo che i pagamenti in sospeso vengano saldati più velocemente. Iniziative ulteriori, come l'invio di lettere di sollecito o persino il ricorso a agenzie di riscossione, dovrebbero essere prese in considerazione solo se i promemoria di pagamento non ricevono risposta.
Qual è la differenza tra una lettera di sollecito e un promemoria di pagamento?
I promemoria di pagamento e le lettere di sollecito differiscono sia dal punto di vista legale che dal punto di vista del contenuto: un promemoria di pagamento viene spesso inviato poco dopo che è trascorsa la scadenza di pagamento. Non ha valenza di carattere giuridico o legale e nessun requisito formale. Non esiste un obbligo di invio del promemoria di pagamento. Si tratta, tuttavia, del modo più amichevole per sollevare la questione di una fattura in sospeso, piuttosto che l'invio immediato di una lettera di sollecito.
Per contro, una lettera di sollecito invia un segnale molto più forte e ha un carattere più formale rispetto a un promemoria di pagamento. La lettera di sollecito può essere inviata dopo che un promemoria di pagamento è passato inosservato. Deve rispettare determinati requisiti formali e contenere determinati punti chiave, tra cui una scadenza entro la quale l'importo in sospeso deve essere pagato. Ai sensi del BGB, i clienti sono inadempienti se non effettuano il pagamento entro la scadenza stabilita nella lettera di sollecito. In questi casi, la Sezione 286 del BGB attesta l'inadempienza da parte del debitore. Questa inadempienza viene in genere seguita da un procedimento legale di sollecito.
In termini di costi, non è consigliabile richiedere spese aggiuntive nel promemoria di pagamento, poiché si tratta di una comunicazione volontaria e amichevole ai clienti. Al contrario, una lettera di sollecito potrebbe richiedere le spese di sollecito. Tali spese, tuttavia, non devono superare i costi sostenuti dall'azienda per la lettera di sollecito, come carta, buste e affrancatura. I costi del personale non possono essere annoverati tra le spese sostenute.
È possibile inviare una lettera di sollecito anziché un promemoria di pagamento?
La lettera di sollecito non è il primo passo che le aziende dovrebbero intraprendere nel caso di un pagamento in ritardo. È preferibile inviare prima ai clienti un promemoria di pagamento. Il promemoria di pagamento è un modo cortese per avvisare i clienti che la loro fattura è ancora in sospeso. Un promemoria di pagamento può anche aiutare i clienti a ricordare la scadenza, aumentando così le probabilità che la fattura venga pagata puntualmente. Al cliente viene quindi concessa un'altra possibilità di pagare la fattura senza incorrere in costi di sollecito aggiuntivi.
Oltre a evitare costi inutili, un promemoria di pagamento può anche contribuire a mantenere le relazioni con i clienti. Se il cliente continua a non rispondere e non si mette in contatto, potrebbe essere necessario inviare una lettera di sollecito dopo un periodo di tempo adeguato. È consigliabile tuttavia assicurarsi di rispettare i requisiti legali per l'invio di una lettera di sollecito, anche rispettando la scadenza stabilita nel promemoria di pagamento.
Come scrivere un promemoria di pagamento?
Prova a formulare un promemoria di pagamento in modo gentile e amichevole. Sarà anche opportuno indicare chiaramente l'importo del pagamento in sospeso e offrire assistenza per superare eventuali ostacoli al pagamento. È possibile fornire anche un breve riepilogo degli articoli in sospeso e degli importi dovuti e invitare il debitore a rispondere con una data specifica o un piano d'azione o chiedere semplicemente di effettuare il pagamento.
Tieni presente le seguenti best practice:
- Inizia con una formula di saluto cortese.
- Sii breve e diretto riguardo allo stato della fattura.
- Dichiara che gradiresti un pagamento tempestivo e fornisci informazioni sulle possibili conseguenze del mancato pagamento.
- Comunica al cliente che può contattarti in caso abbia domande o dubbi.
È anche importante scegliere le parole con attenzione, evitando qualsiasi espressione che possa essere interpretata come non professionale o minacciosa. Evita parole come "urgente" o "immediato" a favore di parole come "tempestivo" o "rapido". È inoltre consigliabile evitare di incolpare o insultare i clienti. Mantieni l'attenzione sullo stato della fattura in questione e fai proposte costruttive per risolvere la situazione, al fine di non mettere a rischio la relazione con il cliente.
Idealmente, un promemoria di pagamento dovrebbe esprimere apprezzamento per il cliente e fargli capire che sei desideroso di aiutarlo. Tuttavia, se non ricevi alcuna risposta o se il cliente resta in arretrato con i pagamenti, potrebbe essere necessario adottare ulteriori misure e avviare procedimenti legali.
È disponibile un modello di promemoria di pagamento per aiutarti a scrivere il tuo promemoria di pagamento.
Cosa dovrebbe contenere un promemoria di pagamento?
Non esistono requisiti formali per il contenuto di un promemoria di pagamento, ma dovrebbe comunque includere tutte le informazioni chiave per aiutare il destinatario a rintracciare la fattura in questione e agevolarne il pagamento tempestivo. Anche la formulazione dovrebbe essere chiara.
In genere, dovrebbe indicare l'indirizzo del cliente, l'indirizzo dell'azienda e i dettagli di contatto dell'azienda. Dovrebbe anche includere le informazioni di carattere giuridico o legale pertinenti, come il numero di partita IVA dell'azienda o il numero di registro delle imprese. Specifica con precisione a quale fattura ti riferisci, indicando il numero della fattura, la data della fattura e la relativa consegna o ordine associato. Il promemoria di pagamento dovrebbe inoltre fissare una nuova scadenza di pagamento e indicare l'importo del pagamento richiesto. Puoi inoltre allegare una copia della fattura originale, in modo che i clienti sappiano esattamente a quale fattura ti riferisci.
Ecco una panoramica delle informazioni consigliate da includere in un promemoria di pagamento:
- L'intestazione "Promemoria di pagamento"
- Dati del cliente
- Dati dell'azienda
- Numero della fattura originale
- Data della fattura originale
- Informazioni di carattere giuridico o legale relative all'azienda (ad esempio, il numero di partita IVA dell'azienda)
- Promemoria dell'importo della fattura
- Periodo di consegna e servizio come indicato nella fattura originale
- Promemoria per cui il pagamento è ancora in sospeso
- Nuova data di scadenza del pagamento
- I dati bancari dell'azienda
È necessario fissare una scadenza nel promemoria di pagamento?
Le aziende devono fissare una scadenza nel promemoria di pagamento. Questo è importante poiché ricorda ai clienti i loro obblighi di pagamento e li incoraggia a effettuare tempestivamente il pagamento della fattura in sospeso. Questo tipo di scadenza garantisce la trasparenza dei tempi e mostra ai clienti il valore che la tua azienda conferisce alla puntualità nei pagamenti. Tuttavia, non esistono requisiti legali che impongono di indicare scadenze in un promemoria di pagamento. Spetta all'azienda comunicare la nuova scadenza.