Um lembrete de pagamento é uma ferramenta importante que as empresas usam para ajudar a garantir que recebam seus pagamentos no prazo. A seguir, você vai aprender o que é um lembrete de pagamento, quando deve enviá-lo, como ele difere de uma carta de cobrança e a maneira correta de redigi-lo. Também incluímos um modelo de lembrete de pagamento que você pode usar.

O que será abordado neste artigo?

• O que é um lembrete de pagamento?
  
• Quando você deve enviar um lembrete de pagamento?
  
• Qual é a diferença entre uma carta de cobrança e um lembrete de pagamento?
  
• Posso enviar uma carta de cobrança em vez de um lembrete de pagamento?
  
• Como escrever um lembrete de pagamento?
  
• Preciso definir um prazo no lembrete de pagamento?
  

O que é um lembrete de pagamento?

Um lembrete de pagamento é uma carta que as empresas enviam a seus clientes para lembrá-los de que uma fatura ainda não foi paga e que a data de vencimento do pagamento já passou. Você já deve ter emitido uma fatura válida que mostre claramente a data de vencimento do pagamento. Para pessoas físicas, o prazo legal, ou prazo final, é de 30 dias, a menos que um termo diferente seja acordado entre você e o cliente. Para negócios com outras empresas (ou seja, business-to-business, ou B2B), será aplicado o prazo de pagamento indicado na fatura, ou conforme acordado de outra forma. Se nenhum prazo de pagamento tiver sido estabelecido, o prazo legal de pagamento de acordo com o Código Civil Alemão (Bürgerliches Gesetzbuch, ou BGB) também será aplicado aqui. A regra básica é que uma fatura é devida no momento do recebimento.

Quando você deve enviar um lembrete de pagamento?

Você deve enviar um lembrete de pagamento após o término do prazo de pagamento. Essa é a primeira etapa do processo de cobrança de faturas pendentes. No entanto, observe que leva um certo tempo para que os pagamentos sejam processados, portanto, espere de dois a três dias em vez de enviar o lembrete de pagamento no dia seguinte ao término do prazo. Você deve dar aos clientes um pouco de flexibilidade, pois na maioria dos casos, os clientes simplesmente esqueceram de realizar o pagamento.

Verificar regularmente as faturas pendentes e enviar prontamente lembretes de pagamento pode ajudar a garantir que os pagamentos pendentes sejam liquidados mais rapidamente. Outras medidas, como o envio de cartas de cobrança ou até mesmo o contato com agências de cobrança, só devem ser consideradas se os lembretes de pagamento não forem respondidos.

Qual é a diferença entre uma carta de cobrança e um lembrete de pagamento?

Os avisos de pagamento e as cartas de cobrança diferem tanto do ponto de vista jurídico quanto em termos de conteúdo: um aviso de pagamento geralmente é enviado logo após o término do prazo de pagamento. Ele não tem base jurídica nem requisitos formais, portanto não há obrigação de enviar um lembrete de pagamento. Entretanto, é a maneira mais amigável de levantar a questão de uma fatura pendente, em vez de enviar primeiro uma carta de cobrança.

Em comparação, uma carta de cobrança envia um sinal muito mais forte e é mais séria do que um lembrete de pagamento. A carta de cobrança pode ser enviada após um lembrete de pagamento ter passado despercebido. Ela deve obedecer a determinados requisitos formais e conter certos pontos-chave, inclusive um prazo para o pagamento do valor pendente. De acordo com o BGB, os clientes ficam inadimplentes se não efetuarem o pagamento dentro do prazo estabelecido na carta de cobrança. Nesses casos, a seção 286 do BGB trata da inadimplência por parte do devedor. Essa inadimplência é geralmente seguida por um processo de cobrança jurídico.

Em termos de custos, você não deve exigir nenhuma tarifa adicional no lembrete de pagamento, uma vez que se trata de um aviso voluntário e amigável para os clientes. Por outro lado, uma carta de cobrança pode exigir tarifas de cobrança. Entretanto, essas tarifas não podem exceder os custos em que a empresa incorreu com a carta de cobrança, como papel, envelopes e postagem. Não é permitido contabilizar os custos com pessoal nessas despesas.

Você pode enviar uma carta de cobrança em vez de um lembrete de pagamento?

Uma carta de cobrança não é a primeira medida que as empresas devem tomar se um pagamento estiver atrasado. É preferível enviar aos clientes um lembrete de pagamento primeiro, pois ele é uma forma gentil de avisar aos clientes que a fatura ainda está pendente. Um lembrete de pagamento também pode ajudar os clientes a se lembrarem do prazo, aumentando assim as chances de a fatura ser paga no prazo. Isso também dá ao cliente outra chance de pagar a fatura sem incorrer em custos adicionais de cobrança.

Além de evitar custos desnecessários, um lembrete de pagamento também pode ajudar a manter o relacionamento com o cliente. Se o cliente ainda não responder e não fizer contato, pode ser necessário enviar uma carta de cobrança depois de decorrido um período de tempo adequado. No entanto, você deve certificar-se de observar os requisitos legais para a elaboração de uma carta de cobrança e também deve respeitar o prazo de lembrete de pagamento estabelecido.

Como redigir um lembrete de pagamento?

Ao elaborar um lembrete de pagamento, a comunicação deve ser cordial e clara. É importante indicar o valor em aberto, demonstrar disponibilidade para auxiliar na resolução de possíveis dificuldades e, se necessário, incluir um breve resumo dos itens não pagos. Pode-se solicitar que o cliente informe uma data de quitação, uma ação concreta ou, simplesmente, efetue o pagamento.

Algumas práticas recomendadas:

• Inicie com uma saudação respeitosa.
  
• Seja conciso e objetivo quanto à situação da fatura.
  
• Informe que espera o pagamento em breve e aponte eventuais consequências da inadimplência.
  
• Reforce que o cliente pode entrar em contato em caso de dúvida ou problema.
  

O tom deve ser profissional e construtivo, sem termos agressivos. Palavras como “urgente” ou “imediatamente” podem soar ríspidas; prefira expressões como “em tempo hábil” ou “de forma rápida”. Evite acusações ou críticas ao cliente. O foco deve permanecer no status da fatura e em soluções viáveis, preservando o relacionamento comercial.

O ideal é que o lembrete deixe o cliente com a sensação de que é valorizado e que você está disposto a colaborar. Caso não haja retorno e a dívida permaneça, medidas adicionais — inclusive legais — podem se tornar necessárias.

Para facilitar, preparamos um modelo de lembrete de pagamento que pode ser adaptado conforme a sua necessidade.

O que deve constar em um lembrete de pagamento?

Embora não exista um formato jurídico obrigatório, o lembrete deve conter informações suficientes para que o destinatário consiga identificar a fatura e efetuar o pagamento sem atrasos. A redação também precisa ser simples e precisa.

Normalmente, deve-se incluir: dados do cliente, informações da empresa emissora, canais de contato e dados legais (como número de registro ou identificação fiscal). Também é fundamental indicar exatamente a fatura em questão — número, data e pedido relacionado. Além disso, o lembrete deve trazer novo prazo de pagamento e o valor em aberto. Anexar uma cópia da fatura original pode ajudar o cliente a reconhecer rapidamente a cobrança.

Resumo das informações recomendadas:

• Título “Lembrete de pagamento”
  
• Dados de cliente
  
• Dados de empresa
  
• Número de fatura original
  
• Data de fatura original
  
• Informações legais da empresa (como número de registro fiscal)
  
• Lembrete de valor da fatura
  
• Período de fornecimento de bens ou serviços conforme a fatura original
  
• Aviso de que o pagamento ainda não foi feito
  
• Novo prazo para pagamento
  
• Dados bancários de empresa
  

Você precisa definir um prazo no lembrete de pagamento?

As empresas devem definir um prazo no lembrete de pagamento. Isso é importante porque lembra os clientes de suas obrigações de pagamento e os incentiva a providenciar o pagamento imediato da fatura pendente. Esse tipo de prazo deixa o cronograma claro e mostra aos clientes que sua empresa valoriza o recebimento dos pagamentos em dia. No entanto, não há requisitos legais para declarar prazos em um lembrete de pagamento, cabe à empresa comunicar o novo prazo.