支払いのリマインド通知は、企業が適切なタイミングで支払いを受け取るために使用できる重要なツールです。ここでは、支払いのリマインド通知について、いつ送付すべきか、督促状との違い、適切な作成方法と併せてご説明します。Stripe が提供する支払いのリマインド通知のテンプレートもご利用いただけます。

本記事の内容

• 支払いのリマインド通知とは
  
• 支払いのリマインド通知はいつ送付すべきですか
  
• 督促状と支払いのリマインド通知の違いは何ですか
  
• 支払いのリマインド通知の代わりに督促状を送付できますか
  
• 支払いのリマインド通知の作成方法
  
• 支払いのリマインド通知で期限を設定する必要はありますか
  

決済のリマインド通知とは

支払いのリマインド通知とは、請求書の支払いがまだ完了しておらず、支払い期日が過ぎていることを購入者に知らせるために企業が送付する書状です。支払い期日が明記された有効な請求書をすでに発行している必要があります。個人顧客の場合、法律上の期間または期限は、企業と購入者の間で別段の期限が同意されている場合を除き 30 日です。企業間 (B2B など) の場合、請求書に記載の支払い期限または同意済みの別の支払い期限が適用されます。支払い期限が設けられていない場合、ドイツ民法 (Bürgerliches Gesetzbuch、または BGB) に基づく法律上の支払い期限も適用されます。原則として、請求書の期日はその受領をもって到来します。

支払いのリマインド通知はいつ送付すべきですか

支払いのリマインド通知は、支払い期限が切れた後に送付する必要があります。この通知は未払いの請求書を回収する処理の最初のステップです。ただし、決済処理には一定の時間を要するため、支払い期日ではなく、その 2〜3 日後に支払いのリマインド通知を送ります。購入者は支払いを単に忘れているケースがほとんどであるため、多少の猶予を設ける必要があります。

未払いの請求書を定期的に確認し、速やかに支払いのリマインド通知を送ることで、未払い金額をより迅速に売上処理できるようになります。督促状の送付や回収業者への連絡といったさらなる対応は、支払いのリマインド通知への対応がない場合にのみ検討すべきです。

督促状と支払いのリマインド通知の違いは何ですか

支払いのリマインド通知と督促状には法律上および内容上の両方における違いがあります。ほとんどの場合、支払いのリマインド通知は支払い期限が切れた直後に送付されます。支払いのリマインド通知には、法的根拠および形式要件はありません。また、送付義務もありませんが、督促状を送付する代わりに、未払いの請求書に関する問題を提起するための友好的な手段です。

対照的に、督促状は支払いのリマインド通知に比べ警告の意味合いが強く、より深刻なものです。督促状は、支払いのリマインド通知が看過されている場合に送付できます。一定の形式要件に従い、未払い金額の支払い期限といった重要項目を含める必要があります。督促状に定められる期限までに支払いを行わなかった購入者は、BGB に基づき、債務不履行の状態になります。このような場合、BGB 第286条が債務者側の不履行に対して適用されます。通常、こうした債務不履行に対しては法的な督促処理が実施されます。

費用の観点から言えば、支払いのリマインド通知は、自発的かつ友好的な通知であるため、そこで追加手数料を求めるべきではありません。一方で、督促状では督促に伴う手数料を求めることができます。ただし、この手数料には、用紙、封筒、送料など、督促状に伴い企業に発生した費用を上回ることはできません。この費用に人件費を計上することは許可されていません。

支払いのリマインド通知の代わりに督促状を送付できますか

督促状は、顧客による支払いが遅延する可能性がある場合に企業が実施すべき最初のステップではありません。まずは支払いのリマインド通知を送付することが望ましいと言えます。支払いのリマインド通知は、請求書が未払いであることを購入者に知らせる丁重な手段です。また、購入者に支払い期限に留意してもらうことで、請求書が適時に支払われる可能性を高めるのにも役立ちます。さらに、督促に伴う追加費用を発生させることなく請求書を支払ってもらう機会を提供することもできます。

不要な費用の回避に加え、支払いのリマインド通知は購入者との関係維持にも役立ちます。それでもなお購入者が対応および連絡を怠った場合には、適切な期間が経過した後に督促状を送付することが必要な場合があります。ただし、督促状の作成に関する法的要件を確認するとともに、支払いのリマインド通知で定められている期限を尊重する必要があります。

支払いのリマインド通知の作成方法

丁重かつ友好的な言葉遣いを心がけましょう。支払いが必要な未払い金額を明記するほか、支払いの妨げとなりうる問題の解決をサポートできることも記載できます。また、未払いの項目と金額の概要を提供し、具体的な期日までの対応または何らかの行動を促すか、単に支払いを要望することができます。

以下のベストプラクティスを参考にしてください。

• 丁重な挨拶から始める。
  
• 請求書のステータスについて簡潔に伝える。
  
• 速やかな支払いを所望していることを伝え、未払いにより起こりうる結果に関する情報を提供する。
  
• 何らかの不明な点や懸念があれば、問い合わせできることを伝える。
  

職業倫理に反していたり、脅迫的と捉えられたりするような言葉遣いを避けるよう細心の注意を払うことも重要です。例えば、「至急」や「即時」といった言葉を避け、「速やかに」や「適時」といった言葉を使います。購入者に対する非難や侮辱も避ける必要があります。問題となっている請求書のステータスに的を絞り、状況を解決するための建設的な提案を行い、購入者との関係を損ねることのないようにします。

支払いのリマインド通知では、購入者への感謝と、サポートを惜しまない姿勢を感じてもらうことが理想的です。ただし、購入者から何らの対応も得られない場合や滞納が続く場合は、さらなる措置を実施し、法的手続きを開始しなければならない場合があります。

Stripe では、独自の支払いのリマインド通知を作成する際に役立つ支払いのリマインド通知テンプレートを用意しております。

支払いのリマインド通知には何を含めるべきですか

支払いのリマインド通知に何を含めるべきかに関する形式要件はありませんが、その受取人が問題の請求書を確認でき、速やかな支払いを促すのに役立つ重要な情報をすべて含める必要があります。言葉遣いも明瞭である必要があります。

通常、購入者の住所、企業の住所および連絡先情報を記載する必要があります。また、企業の納税番号または商業登記番号など、関連の法律情報も含める必要があります。請求書番号、請求書の日付、関連の配送または注文などを記載して、対象の請求書を正確に示します。支払いのリマインド通知には、新たな支払い期限を定め、求められている支払い金額を示す必要があります。対象の請求書を正確に知ってもらうために、元の請求書の写しを同封することもできます。

支払いのリマインド通知に含めることが推奨される情報は次のとおりです。

• 「支払いのリマインド通知」という見出し
  
• 購入者のデータ
  
• 企業のデータ
  
• 元の請求書番号
  
• 元の請求書の日付
  
• 企業に関連する法律情報 (企業の納税番号など)
  
• 請求金額のリマインド
  
• 元の請求書に記載されている配送およびサービス期間
  
• 支払いが行われていないことのリマインド
  
• 新たな決済期限
  
• 企業の銀行口座情報
  

支払いのリマインド通知で期限を設定する必要はありますか

支払いのリマインド通知では期限を定める必要があります。これは、支払い義務について気づいてもらい、未払いの請求書の速やかな支払いを調整するよう促すことができるため重要です。こうした期限を設けることで、明確なタイムラインを示し、支払いを適時に受け取ることが自社にとって重要であることを伝えることができます。ただし、支払いのリマインド通知での期限の記載に関する法的な要件はありません。新たな期限を通知するかどうかは企業の判断に委ねられています。