Eine Zahlungserinnerung ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um sicherzustellen, dass sie ihre Zahlungen pünktlich erhalten. In unserem Artikel erfahren Sie, was eine Zahlungserinnerung ist, wann sie eine Zahlungserinnerung verschicken sollten, worin sich diese von einer Mahnung unterscheidet und wie man eine Zahlungserinnerung richtig verfasst – inklusive eines Musters für Zahlungserinnerungen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Zahlungserinnerung?
  
• Wann sollten Sie eine Zahlungserinnerung verschicken?
  
• Was ist der Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung?
  
• Können Sie statt einer Zahlungserinnerung sofort eine Mahnung versenden?
  
• Wie schreibt man eine Zahlungserinnerung?
  
• Muss man in der Zahlungserinnerung eine Frist setzen?
  

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung ist ein Schreiben, das Unternehmen an ihre Kundschaft sendet, um sie daran zu erinnern, dass eine Rechnung noch nicht beglichen wurde und die angegebene Zahlungsfrist verstrichen ist. Zuvor sollten Sie eine kaufmännisch korrekte Rechnung gestellt haben, in der die Zahlungsfrist deutlich erkennbar war. Für Privatpersonen gilt hier eine gesetzliche Frist von 30 Tagen, wenn nichts anderes zwischen Ihnen und der Kundschaft vereinbart ist. Für andere Unternehmen, hier spricht man auch von einer Zahlungsfrist unter Kaufleuten, gilt die Zahlungsfrist, die auf der Rechnung angegeben oder anderweitig vereinbart wurde. Wurde keine Zahlungsfrist gesetzt oder vereinbart, ist auch hier die gesetzliche Zahlungsfrist laut BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) gültig. Hierbei gilt grundsätzlich: Eine Rechnung ist sofort fällig.

Wann sollten Sie eine Zahlungserinnerung verschicken?

Grundsätzlich sollte eine Zahlungserinnerung verschickt werden, sobald die Frist für die Bezahlung abgelaufen ist. Sie ist der erste Schritt, um offene Forderungen einzutreiben. Beachten Sie, dass Gutschriften auf dem Bankkonto eine gewisse Arbeitszeit benötigen. Senden Sie deshalb die Erinnerung an eine Zahlung nicht direkt einen Tag nach Ablauf der Frist ab, sondern warten Sie 2-3 Tage. Zudem sollten Sie der Kundschaft eine gewisse Toleranz einräumen. Meist hat die Kundschaft die Zahlung schlichtweg vergessen.

Eine regelmäßige Überprüfung offener Rechnungen und das rechtzeitige Versenden von Zahlungserinnerungen können dazu beitragen, dass ausstehende Zahlungen schneller beglichen werden. Erst wenn dies ergebnislos bleibt, sollten weitere Schritte wie Mahnungen oder sogar der Gang zu einem Inkasso-Unternehmen in Betracht gezogen werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung?

Zahlungserinnerungen und Mahnungen unterscheiden sich sowohl rechtlich als auch inhaltlich: Eine Zahlungserinnerung wird oft direkt nach Ablauf der Zahlungsfrist versendet. Sie hat keinen rechtlichen Hintergrund und kann formlos erfolgen. Es besteht keine Pflicht, eine Zahlungserinnerung zu versenden. Es ist allerdings die freundlichere Art, auf eine offene Rechnung hinzuweisen, als direkt eine Mahnung zu versenden.

Eine Mahnung hingegen sendet ein wesentlich stärkeres Signal und ist ernster als eine Zahlungserinnerung. Die Mahnung erfolgt nach einer möglichen erfolglosen Zahlungserinnerung. Sie kann nicht formlos erfolgen, sondern muss wesentliche Punkte enthalten, u. a. eine Frist, bis wann der offene Betrag beglichen werden muss. Laut BGB gerät die Kundschaft in Verzug, wenn sie die Zahlung nicht innerhalb der gesetzten Frist in der Mahnung leistet. Man spricht dann laut §286 vom Verzug des Schuldners/der Schulderin. Diesem Verzug folgt in der Regel ein gerichtliches Mahnverfahren.

In puncto Kosten dürfen Sie bei der Zahlungserinnerung keine zusätzlichen Gebühren verlangen, da die Zahlungserinnerung eine freiwillige, freundliche Erinnerung an die Kundschaft ist. Eine Mahnung hingegen kann Mahngebühren einfordern. Diese dürfen jedoch nur so hoch sein, wie die Kosten, die für das Unternehmen durch die Mahnung entstanden sind wie Briefpapier, Umschlag und Porto. Personalkosten für den Aufwand dürfen nicht berechnet werden.

Können Sie statt einer Zahlungserinnerung sofort eine Mahnung versenden?

Eine Mahnung ist nicht unbedingt der erste Schritt, den Unternehmen vornehmen sollten, wenn man eine verspätete Zahlung erwartet. Es ist vorzuziehen, der Kundschaft zuerst eine Zahlungserinnerung zu senden. Die Zahlungserinnerung ist ein sanftes Mittel, um Kundinnen und Kunden daran zu erinnern, dass ihre Rechnung noch offen ist. Eine Zahlungserinnerung kann der Kundschaft auch helfen, sich an den Fälligkeitstermin zu erinnern, und so die Chance zu erhöhen, dass die Rechnung fristgerecht bezahlt wird. Diese gibt dem Kunden/der Kundin auch noch einmal die Chance, seine/ihre Rechnung ohne zusätzliche Mahnkosten zu begleichen.

Eine Zahlungserinnerung kann nicht nur zur Vermeidung von unnötigen Kosten beitragen, sondern auch das Verhältnis zur Kundschaft aufrechterhalten. Wenn der Kunde/die Kundin weiterhin nicht reagiert und keinen Kontakt aufnimmt, kann es notwendig sein, nach angemessener Frist eine Mahnung zu senden. Hierbei sollten Sie jedoch beachten, dass Sie gesetzlichen Vorgaben zur Erstellung einer Mahnung folgen und die bereits genannten Fristen einhalten müssen.

Wie schreibt man eine Zahlungserinnerung?

Verfassen Sie eine Zahlungserinnerung in höflicher und freundlicher Form. Geben Sie dabei deutlich den ausstehenden Zahlungsbetrag an und bieten Sie Ihre Unterstützung bei der Lösung möglicher Zahlungshindernisse an. Sie können auch eine kurze Zusammenfassung der ausstehenden Posten und Beträge beifügen und die Kundin oder den Kunden bitten, Ihnen ein konkretes Datum oder eine Vorgehensweise mitzuteilen – oder ihn einfach zur Zahlung auffordern.

Beachten Sie die folgenden Best Practices:

• Beginnen Sie mit einer höflichen Anrede.
  
• Fassen Sie sich kurz und kommen Sie direkt zum Punkt, was den Status der Rechnung angeht.
  
• Weisen Sie darauf hin, dass Sie eine umgehende Zahlung begrüßen würden, und informieren Sie über die möglichen Folgen einer Nichtzahlung.
  
• Teilen Sie der Kundin oder dem Kunden mit, dass sie bzw. er sich bei Fragen oder Bedenken an Sie wenden kann.
  

Achten Sie außerdem darauf, Ihre Worte sorgfältig zu wählen und vermeiden Sie alles, was unprofessionell oder bedrohlich klingen könnte. Vermeiden Sie Wörter wie „dringend” oder „sofort” und verwenden Sie stattdessen Wörter wie „umgehend” oder „zeitnah”. Sie sollten es auch vermeiden, Ihren Kundinnen und Kunden Vorwürfe zu machen oder sie zu beleidigen. Konzentrieren Sie sich auf den Status der betreffenden Rechnung und machen Sie konstruktive Vorschläge zur Lösung der Situation, um die Kundenbeziehung nicht zu gefährden.

Im Idealfall sollte eine Zahlungserinnerung den Kundinnen und Kunden das Gefühl vermitteln, dass Sie ihn schätzen und ihm gerne helfen möchten. Wenn Sie jedoch keine Antwort erhalten oder die Kundin oder der Kunde weiterhin im Zahlungsrückstand bleibt, müssen Sie möglicherweise weitere Maßnahmen ergreifen und rechtliche Schritte einleiten.

Wir haben eine [Vorlage für Zahlungserinnerungen](https://assets.stripeassets.com/fzn2n1nzq965/1pZS8n3iGMqF3Eu1xVb2Yd/444d63b1c6dbc374bfc93ba04248aa48/PaymentreminderTemplateEN_Zahlungserinnerungzur_Rechnung.docx.pdf "Payment reminder template (EN) erstellt, die Ihnen beim Verfassen Ihrer eigenen Zahlungserinnerung helfen soll.

Was sollte eine Zahlungserinnerung enthalten?

Es gibt keine formalen Anforderungen hinsichtlich des Inhalts einer Zahlungserinnerung, jedoch sollte sie alle wichtigen Informationen enthalten, die dem Empfänger/der Empfängerin helfen, die betreffende Rechnung zu finden und eine umgehende Zahlung zu ermöglichen. Der Wortlaut sollte ebenfalls klar und deutlich sein.

In der Regel sollte sie die Adresse der Kundin oder des Kunden, die Adresse und Kontaktdaten des Unternehmens enthalten. Außerdem sollten relevante rechtliche Informationen wie die Steuernummer oder die Handelsregisternummer des Unternehmens enthalten sein. Geben Sie genau an, um welche Rechnung es sich handelt – einschließlich Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und der zugehörigen Lieferung oder Bestellung. Die Zahlungserinnerung sollte auch eine neue Zahlungsfrist festlegen und den Betrag der geforderten Zahlung angeben. Sie können auch eine Kopie der Originalrechnung beifügen, damit die Kundin oder der Kunde genau weiß, um welche Rechnung es sich handelt.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die empfohlenen Angaben, die in einer Zahlungserinnerung enthalten sein sollten:

• Die Überschrift „Zahlungserinnerung”
  
• Kundendaten
  
• Unternehmensdaten
  
• Nummer der Originalrechnung
  
• Datum der Originalrechnung
  
• Rechtliche Informationen zum Unternehmen (z. B. Steuernummer des Unternehmens)
  
• Hinweis auf den Rechnungsbetrag
  
• Liefer- und Leistungszeitraum gemäß Originalrechnung
  
• Hinweis, dass die Zahlung noch aussteht
  
• Neue Zahlungsfrist
  
• Bankdaten des Unternehmens
  

Muss man in der Zahlungserinnerung eine Frist setzen?

Unternehmen müssen in der Zahlungserinnerung eine Frist setzen. Dies ist wichtig, um die Kundschaft an ihre Zahlungsverpflichtungen zu erinnern und sie zu einer schnellen Begleichung der offenen Rechnung zu motivieren. Eine solche Frist schafft klare Verhältnisse und zeigt der Kundschaft, dass Sie als Unternehmen Wert auf pünktliche Zahlungen legen. Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben zur Angabe von Fristen in einer Zahlungserinnerung. Die Länge der Frist obliegt dem Unternehmen.