การเตือนชําระเงินเป็นเครื่องมือสําคัญที่บริษัทต่างๆ ใช้เพื่อช่วยให้มั่นใจว่าตนจะได้รับชำระเงินตรงเวลา ด้านล่างนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าการเตือนชําระเงินคืออะไร เมื่อใดที่คุณควรส่งการเตือนชําระเงิน แตกต่างจากจดหมายติดตามหนี้อย่างไร และวิธีที่ถูกต้องในการสร้างการแจ้งเตือนชําระเงิน นอกจากนี้ เรายังรวมเทมเพลตเตือนชำระเงินให้คุณใช้งานด้วย

เนื้อหาหลักในบทความ

• การเตือนชําระเงินคืออะไร
  
• เมื่อใดควรส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน
  
• จดหมายติดตามหนี้และการเตือนชําระเงินแตกต่างกันอย่างไร
  
• คุณสามารถส่งจดหมายติดตามหนี้แทนการเตือนชําระเงินได้หรือไม่
  
• คุณสามารถเขียนการเตือนชําระเงินอย่างไร
  
• คุณต้องกําหนดวันครบกําหนดในการเตือนชําระเงินหรือไม่
  

การเตือนชําระเงินคืออะไร

การเตือนชําระเงินคือจดหมายที่บริษัทต่างๆ ส่งให้ลูกค้าเพื่อแจ้งเตือนว่าใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้รับการชําระเงินและเลยกําหนดชําระแล้ว คุณควรออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องซึ่งแสดงวันที่ครบกําหนดชําระเงินอย่างชัดเจน สําหรับบุคคลทั่วไป ระยะเวลาตามกฎหมายหรือวันครบกําหนดคือ 30 วัน เว้นแต่คุณและลูกค้าจะตกลงกันเป็นระยะเวลาอื่น สําหรับธุรกิจกับบริษัทอื่น (เช่น การทำการค้าระหว่างธุรกิจทำกับธุรกิจด้วยกันหรือ B2B) วันครบกำหนดชำระจะระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ หรือตามที่ตกลงกันไว้ ระยะเวลาในการชำระตามที่กฎหมายแพ่งของเยอรมนี (Bürgerliches Gesetzbuch หรือ BGB) กำหนดจะนำมาใช้เมื่อไม่ได้กำหนดวันครบกำหนดในการชำระเงินไว้ ซึ่งกฎพื้นฐานก็คือใบแจ้งหนี้ครบกำหนดชำระเมื่อได้รับ

เมื่อใดควรส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน

คุณควรส่งการเตือนชําระเงินหลังจากเลยวันครบกําหนดของการชําระเงินแล้ว นี่คือขั้นตอนแรกในการเรียกเก็บใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าการประมวลผลการชำระเงินใช้เวลานานพอสมควร ดังนั้น โปรดรอ 2-3 วันแทนที่จะส่งการเตือนชําระเงินหลังจากเลยวันครบกำหนด คุณควรให้ความยืดหยุ่นแก่ลูกค้าเล็กน้อย ในกรณีส่วนใหญ่แล้ว ลูกค้าอาจเพียงแค่ลืมชําระเงิน

การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระเป็นประจําและการส่งการเตือนชําระเงินอย่างทันท่วงทีจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับเงินที่ค้างชำระเร็วขึ้น และควรพิจารณาขั้นตอนเพิ่มเติม เช่น ส่งจดหมายติดตามหนี้ หรือแม้แต่การติดต่อหน่วยงานเรียกเก็บเงินเมื่อการแจ้งเตือนการชำระเงินไม่ได้รับการตอบกลับเท่านั้น

จดหมายติดตามหนี้และการเตือนชําระเงินแตกต่างกันอย่างไร

การเตือนชําระเงินและจดหมายติดตามหนี้มีข้อแตกต่างทั้งในแง่ของกฎหมายและข้อกําหนดด้านเนื้อหา การเตือนชําระเงินมักจะส่งทันทีหลังจากครบกําหนดการชําระเงินแล้ว โดยไม่มีหลักเกณฑ์ทางกฎหมายและไม่มีข้อกําหนดทางการใดๆ ทั้งนี้ ไม่มีข้อบังคับในการส่งการเตือนชําระเงิน อย่างไรก็ตาม นี่เป็นวิธีที่เป็นมิตรมากกว่าในการแจ้งถึงปัญหาใบแจ้งหนี้ค้างชำระ แทนที่จะส่งจดหมายติดตามหนี้ก่อน

เมื่อเทียบกันแล้ว จดหมายติดตามหนี้จะส่งสารที่แข็งแกร่งกว่ามากและจริงจังกว่าการเตือนชําระเงิน จดหมายติดตามหนี้อาจส่งไปหลังจากไม่มีใครสังเกตถึงการเตือนชำระหนี้ โดยต้องปฏิบัติตามข้อกําหนดทางการบางประการและมีจุดสําคัญบางประการ รวมถึงวันครบกําหนดในการชําระเงินของจํานวนเงินที่ค้างชําระ ตามประมวลกฎหมายแพ่งเยอรมัน ลูกค้าจะผิดนัดชําระหากไม่สามารถดําเนินการชําระเงินได้ภายในวันครบกําหนดในจดหมายติดตามหนี้ ในกรณีดังกล่าว มาตรา 286 ของประมวลกฎหมายแพ่งเยอรมันจะกําหนดว่าลูกหนี้ตกเป็นผู้ผิดนัด ซึ่งโดยปกติแล้ว การผิดนัดดังกล่าวจะตามมาด้วยขั้นตอนติดตามหนี้ทางกฎหมาย

ในแง่ของค่าใช้จ่าย คุณไม่ควรเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมใดๆ ในการเตือนชําระเงิน เนื่องจากเป็นการแจ้งลูกค้าโดยสมัครใจและเป็นมิตร ในทางตรงกันข้าม จดหมายติดตามหนี้อาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการติดตามหนี้ได้ แต่ค่าธรรมเนียมเหล่านี้ไม่สามารถเกินต้นทุนที่บริษัทต้องจ่ายสำหรับจดหมายติดตามหนี้ เช่น กระดาษ ซองจดหมาย และค่าไปรษณีย์ โดยไม่อนุญาตให้นับต้นทุนบุคลากรภายใต้ค่าใช้จ่ายดังกล่าว

คุณสามารถส่งจดหมายติดตามหนี้แทนการเตือนชําระเงินได้หรือไม่

จดหมายติดตามหนี้ไม่ใช่ขั้นตอนแรกที่บริษัทควรดําเนินการหากเกิดการชําระเงินล่าช้า แนะนําให้ส่งการเตือนชําระเงินไปให้ลูกค้าก่อน การเตือนชําระเงินเป็นวิธีที่ง่ายดายในการแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าใบแจ้งหนี้ยังค้างชําระอยู่ นอกจากนี้ การเตือนชําระเงินยังช่วยให้ลูกค้าจําวันครบกําหนดได้ด้วย ซึ่งจะช่วยเพิ่มโอกาสที่ลูกค้าจะชําระใบแจ้งหนี้ตรงเวลา นอกจากนี้ยังช่วยให้ลูกค้าชําระใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการติดตามหนี้

นอกเหนือจากการหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่จําเป็น การเตือนชําระเงินยังช่วยรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าได้อีกด้วย หากลูกค้ายังคงไม่ตอบกลับและไม่ติดต่อมา คุณอาจจําเป็นต้องส่งจดหมายติดตามหนี้หลังจากพ้นช่วงเวลาที่เหมาะสม อย่างไรก็ตาม คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมายสําหรับการจัดทําจดหมายติดตามหนี้ และคุณต้องปฏิบัติตามวันครบกําหนดการเตือนชําระเงินที่กําหนดไว้ด้วย

คุณสามารถเขียนการเตือนชําระเงินอย่างไร

พยายามเตือนชําระเงินด้วยวิธีที่สุภาพและเป็นมิตร นอกจากนี้ คุณยังต้องระบุยอดเงินค้างชำระอย่างชัดเจนและข้อเสนอเพื่อช่วยแก้อุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นในการชําระเงิน นอกจากนี้ คุณยังสามารถให้ข้อมูลสรุปอย่างคร่าวๆ เกี่ยวกับรายการที่ค้างชำระและจํานวนเงินที่ครบกำหนดชำระได้ รวมถึงชวนให้ลูกค้าตอบกลับโดยระบุวันที่หรือแนวทางการดําเนินการที่เจาะจง หรือเพียงขอให้ลูกค้าดําเนินการชําระเงิน

ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้

• เริ่มต้นด้วยการทักทายอย่างสุภาพ
  
• บอกสั้นๆ เกี่ยวกับสถานะใบแจ้งหนี้
  
• ระบุว่าคุณยินดีที่จะได้รับการชําระเงินทันที และให้ข้อมูลเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่อาจเกิดขึ้นจากการไม่ชําระเงิน
  
• แจ้งลูกค้าว่าสามารถติดต่อคุณได้ หากมีข้อสงสัยหรือข้อกังวลใดๆ
  

นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องเลือกคำพูดของคุณอย่างระมัดระวัง โดยหลีกเลี่ยงสิ่งใดก็ตามที่อาจฟังดูไม่เป็นมืออาชีพหรือคุกคาม หลีกเลี่ยงคำเช่น “เร่งด่วน” หรือ “โดยทันที” แทนที่จะใช้คำอย่าง "รวดเร็ว" หรือ "ทันเวลา" นอกจากนี้ คุณยังควรหลีกเลี่ยงการโทษหรือการดูหมิ่นลูกค้าของคุณ ให้ความสำคัญไปที่สถานะของใบแจ้งหนี้ที่เป็นปัญหาและพยายามเสนอเชิงสร้างสรรค์ในการแก้ไขสถานการณ์เพื่อไม่ให้กระทบต่อความสัมพันธ์กับลูกค้า

ตามหลักการแล้ว การเตือนชําระเงินควรทําให้ลูกค้ารู้สึกชื่นชมและรับรู้ว่าคุณต้องการช่วยเหลือ แต่หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับใดๆ หรือลูกค้ายังคงค้างชําระ คุณอาจต้องดําเนินการเพิ่มเติมและเริ่มดําเนินตามขั้นตอนทางกฎหมาย

เราได้สร้างเทมเพลตการเตือนชําระเงินเพื่อช่วยคุณสร้างการเตือนชําระเงินของคุณเอง

การเตือนชําระเงินควรระบุข้อมูลใดบ้าง

ไม่มีข้อกําหนดอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับสิ่งที่ควรระบุไว้ในการเตือนชําระเงิน แต่ควรมีข้อมูลสําคัญทั้งหมดที่จะช่วยผู้รับเข้าใจได้ว่าเป็นใบแจ้งหนี้ใดและอํานวยความสะดวกในการชําระเงินอย่างทันท่วงที รวมถึงควรใช้ถ้อยคำที่ชัดเจนอีกด้วย

โดยปกติแล้ว จะต้องระบุที่อยู่ของลูกค้า ที่อยู่ของบริษัท และรายละเอียดการติดต่อของบริษัท นอกจากนี้ยังต้องระบุข้อมูลทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง เช่น เลขภาษีหรือหมายเลขทะเบียนพาณิชย์ของบริษัท ระบุอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการหมายถึงใบแจ้งหนี้ใด รวมถึงหมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ใบแจ้งหนี้ และการส่งมอบหรือคําสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ การเตือนชําระเงินควรระบุวันครบกําหนดชําระเงินใหม่และแสดงยอดชำระที่ร้องขอ นอกจากนี้ คุณยังสามารถแนบสำเนาใบแจ้งหนี้ต้นฉบับได้ ซึ่งจะแจ้งให้ลูกค้าทราบอย่างชัดเจนว่าคุณกำลังพูดถึงใบแจ้งหนี้ใด

ต่อไปนี้คือภาพรวมของข้อมูลที่เราแนะนำให้ระบุไว้ในการเตือนชำระเงิน

• หัวเรื่อง "การชําระเงิน"
  
• ข้อมูลลูกค้า
  
• ข้อมูลบริษัท
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ
  
• วันที่ใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ
  
• ข้อมูลทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับบริษัท (เช่น เลขภาษีของบริษัท)
  
• การเตือนถึงใบแจ้งหนี้
  
• ระยะเวลาการจัดส่งและบริการตามที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ
  
• การแจ้งเตือนว่าการชําระเงินยังคงค้างชําระ
  
• วันครบกำหนดชําระเงินใหม่
  
• รายละเอียดธนาคารของบริษัท
  

คุณต้องกําหนดวันครบกําหนดในการเตือนชําระเงินหรือไม่

บริษัทต่างๆ ควรกําหนดวันครบกําหนดในการเตือนชําระเงิน นี่เป็นสิ่งสําคัญเนื่องจากจะช่วยเตือนลูกค้าเกี่ยวกับภาระหน้าที่ในการชําระเงินและกระตุ้นให้ลูกค้าจัดเตรียมการชําระเงินสําหรับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระอย่างทันท่วงที วันครบกำหนดดังกล่าวจะทําให้ลําดับเวลาชัดเจน และยังแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าบริษัทของคุณให้ความสําคัญกับการรับชำระเงินตรงเวลา อย่างไรก็ตาม กฎหมายไม่ได้กำหนดให้ระบุวันครบกําหนดในการเตือนชําระเงิน ทั้งนี้ จะขึ้นอยู่กับบริษัทในการแจ้งถึงวันครบกำหนดใหม่