Les petits entrepreneurs sont tenus d’émettre des factures pour les biens ou services qu’ils vendent. Les petits entrepreneurs bénéficiant d’une exonération de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), plusieurs règles spéciales s’appliquent. Cet article explique comment l’exonération pour les petits entrepreneurs prend effet, comment vous, en tant que petit entrepreneur, pouvez créer des factures sans erreur et ce à quoi vous devez penser à cet égard.

 Que contient cet article?

• Quelle est l’exonération accordée aux petits entrepreneurs et comment s’applique-t-elle?
  
• Avantages et inconvénients de l’exonération pour les petits entrepreneurs
  
• Comment rédiger une facture en tant que petit entrepreneur
  
• Que faire si la taxe sur la valeur ajoutée s’affiche par erreur?
  
• Que faire si la facture de votre petite entreprise n’est pas payée?
  

Quelle est l’exemption pour les petits entrepreneurs et comment s’applique-t-elle?

L’exonération pour les petits entrepreneurs, conformément à l’article 19 de la loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée (Umsatzsteuergesetz, ou UStG), vise à réduire les formalités administratives et la charge fiscale des entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est faible. Les travailleurs indépendants peuvent bénéficier de cette exonération et éviter toute obligation fiscale en matière de taxe sur la valeur ajoutée. Il n’est donc pas nécessaire de remplir des déclarations de TVA préalables ni d’indiquer la TVA sur les factures.

Une entreprise peut demander à bénéficier de l’exonération pour les petits entrepreneurs dans le questionnaire d’inscription fiscale lors de sa création, ou elle peut s’adresser ultérieurement au bureau des impôts compétent. L’exonération reste valable à condition que le chiffre d’affaires de l’entreprise soit inférieur à 20 000 euros pour l’année de sa création ou l’année précédente et qu’il ne soit pas susceptible de dépasser la limite de 50 000 euros pour l’année civile en cours.

Une entreprise a la possibilité de ne pas bénéficier de l’exonération, même si son chiffre d’affaires reste inférieur au seuil fixé. Sachez que cette décision restera valable pendant cinq ans et que vous ne pourrez donc pas revenir à l’exonération pour les petits entrepreneurs pendant cette période.

Avantages et inconvénients de l’exonération pour les petits entrepreneurs

En exonérant les personnes de toute obligation fiscale liée à la taxe sur la valeur ajoutée, l’exonération accordée aux petits entrepreneurs convient aux entités nouvellement créées et aux personnes dont l’activité est plutôt accessoire. La comptabilité étant moins contraignante, cela libère du temps qui serait autrement consacré à des tâches, telles que les déclarations préalables de TVA. Comme les petits entrepreneurs n’affichent pas la TVA lorsqu’ils indiquent leurs prix, ils peuvent proposer leurs biens et services à des prix plus avantageux, ce qui leur confère un avantage concurrentiel.

L’exonération accordée aux petits entrepreneurs pourrait s’avérer moins avantageuse dans le cas d’investissements plus importants dans des biens, tels que des équipements techniques et des véhicules. À moins qu’il n’existe un droit à déduction de la TVA en amont, l’administration fiscale ne remboursera aucune [taxe sur la valeur ajoutée (« TVA ](https://stripe.com/resources/more/what-is-value-added-tax-vat "Stripe | What is value added tax (VAT)? ») pour les achats professionnels.

Comment rédiger une facture en tant que petit entrepreneur

Une fois qu’un service ou une livraison a été fourni(e) dans son intégralité sur le plan commercial, vous êtes tenu(e) d’émettre une facture. L’article 14, paragraphe 2, de la l’UStG stipule que vous devez émettre une facture pour votre service dans un délai de six mois. Si ce délai n’est pas respecté, des amendes peuvent être infligées dans le pire des cas.

De nombreux modèles de factures gratuits sont disponibles en ligne et peuvent être utilisés avec n’importe quel programme de traitement de texte. Assurez-vous qu’il n’y ait aucune mention de la taxe sur la valeur ajoutée ou d’autres taxes sur le modèle, car les petits entrepreneurs ne sont pas autorisés à les mentionner.

Vous pouvez également utiliser un programme de facturation pour créer des factures. Ces programmes ne sont généralement pas gratuits, mais ils permettent d’automatiser de nombreux aspects du processus de création de factures.

Informations obligatoires sur une facture d’un petit entrepreneur

Les informations obligatoires suivantes sont énoncées à l’article 14, paragraphe 4, de l’UStG :

• Nom complet et adresse de l’entreprise fournissant le service
  Si vous n’exploitez pas votre entreprise en tant qu’entité juridique, c’est-à-dire une Aktiengesellschaft (AG), une Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ou une Unternehmergesellschaft (UG) en Allemagne, indiquez votre nom et l’adresse de votre entreprise.

• Nom complet et adresse du destinataire du service
  Conseil : ces informations ne sont pas strictement nécessaires pour une petite facture inférieure à 250 €.

• Numéro fiscal ou numéro d’identification TVA de l’entreprise fournissant le service
  Si vous effectuez des transactions en tant que personne physique, indiquez votre numéro d’identification fiscale personnel.

• Date d’émission de la facture
  La date à laquelle vous émettez la facture à votre client.

• Numéro de facture
  Le numéro de facture permet d’identifier chaque facture (chacune possède un numéro unique). Le numéro ne doit être utilisé qu’une seule fois et faire partie d’une série continue de numéros. Ainsi, si votre première facture porte le numéro « 10 000 », votre facture suivante devra porter le numéro « 10 001. »
  Conseil : sur la base de ce modèle, vous pouvez également utiliser plusieurs séries de numéros. Cela vous permettrait de numéroter vos factures sous différentes années, par exemple « 2023 - 10 000. »

• Volume ou portée et type de biens ou services fournis
  Sous les postes de la facture, vous indiquerez pour chaque numéro d’article de la série en cours le volume, l’unité, le nom et le prix unitaire et total des biens ou services vendus.
  Remarque : soyez précis lorsque vous nommez les biens ou services afin d’éviter tout malentendu ou question éventuelle. Ne regroupez pas des services très variés sous un seul poste (de facture). Par souci de transparence, ventilez-les en fonction des différents éléments de service fournis.

• Date de livraison ou de prestation de service
  Si votre service ou votre livraison a pris plusieurs jours, vous devez indiquer la durée totale.
  Remarque : si la date du service et la date de facturation sont identiques, vous pouvez également ajouter une note indiquant « La date du service est identique à la date de facturation » à côté de la date indiquée.

• Montant de la facture (y compris les primes ou remises convenues à l’avance)
  Lorsque vous calculez le montant final à payer par votre client, veillez à ne pas indiquer de taxe sur la valeur ajoutée, conformément à l’exonération accordée aux petits entrepreneurs. Le montant final correspondra au total des différents postes (de facture).

• Référence à l’exonération de la taxe sur la valeur ajoutée conformément à l’article 19 de l’UStG
  Étant donné qu’en tant que petit entrepreneur, vous ne facturez pas de taxe sur la valeur ajoutée, vous devez le mentionner par écrit sur votre facture. Quelques mots sous les postes (de facture) énumérés suffiront, à condition de faire référence à l’article 19 de l’UStG.

Exemple : « Les factures ne mentionnent pas la taxe sur la valeur ajoutée conformément à l’article 19 de l’UStG. »

Autres informations facultatives

Une fois que votre facture contient toutes les informations obligatoires, vous pouvez ajouter des informations facultatives. Les informations relatives au délai de paiement constituent un aspect important. Elles apportent plus de clarté à vos clients et vous permettent de mieux gérer votre trésorerie. Si votre facture ne mentionne aucun délai de paiement, le Code civil allemand (Bürgerliches Gesetzbuch, ou BGB) s’applique, sur la base du délai de paiement légal de 30 jours.

Les formules couramment utilisées pour indiquer la date limite de paiement sont « Payable dans les 14 jours » ou « Veuillez régler cette facture avant le (date). »

D’autres informations utiles comprennent vos coordonnées, telles que votre numéro de téléphone et votre adresse de courriel, afin que vos clients puissent vous envoyer leurs questions. Si vous souhaitez recevoir le montant de la facture par virement bancaire, vous devez également fournir vos coordonnées bancaires.

Envoi de la facture

Une fois votre facture remplie, il reste encore quelques points à prendre en compte avant de l’envoyer. L’article 14, paragraphe 1, de l’UStG stipule que le document de facturation doit être authentique, en bon état et lisible. L’authenticité est garantie si la facture peut être clairement identifiée comme étant l’une des vôtres. Si les informations obligatoires prévues par la loi sont intactes, cela signifie que le document est en bon état.

Si votre facture répond à ces critères, vous pouvez l’envoyer à votre client sous forme papier ou électronique, y compris par courriel, si votre client y consent (même de manière informelle). Si vous êtes conseiller fiscal ou professionnel du droit, votre facture doit également comporter votre signature.

Obligation de conservation

Vous êtes tenu de conserver les originaux de vos factures pendant 10 ans, conformément à l’article 14b de l’UStG. Cela s’applique aux factures que vous avez émises (sortantes) et aux factures que vous recevez pour les biens et services achetés (entrantes). Ce délai commence à courir à la fin de l’année civile au cours de laquelle la facture a été émise, et non à partir de la date de facturation.

Conseil : ne vous contentez pas d’enregistrer vos factures sur votre ordinateur. Si vos documents sont perdus (par exemple, après une panne de disque dur), cela pourrait entraîner des sanctions pénales en cas de contrôle fiscal par votre bureau des services fiscaux. Idéalement, vous devriez prévoir une forme de sauvegarde, par exemple en imprimant vos factures et en les classant dans des dossiers, ou en les enregistrant sous forme numérique dans un espace de stockage cloud personnel, ou encore en les téléchargeant vers un programme de facturation en ligne.

Que faire si la taxe sur la valeur ajoutée s’affiche par erreur

Les factures émises par les petits entrepreneurs indiquent souvent à tort la taxe sur la valeur ajoutée, ce qui peut avoir des conséquences négatives. Ce type d’erreur est dû à une méconnaissance de l’exonération dont bénéficient les petits entrepreneurs et à l’utilisation de modèles de factures inappropriés.

Si vous remarquez une telle erreur avant que la facture ne soit enregistrée dans le système comptable, vous pouvez fournir une facture corrigée. Pour ce faire, envoyez à votre client une copie corrigée portant le même numéro de facture. Il devra conserver les deux copies de la facture. Cette procédure s’applique à toutes les corrections apportées aux factures comportant des informations obligatoires incorrectes ou manquantes qui doivent néanmoins être enregistrées dans le système comptable.

Si l’erreur n’est constatée qu’après l’enregistrement de la facture, vous devrez en théorie payer au bureau des services fiscaux la taxe sur la valeur ajoutée indiquée. Vous pouvez éviter les frais et les sanctions pénales éventuelles pour non-paiement en émettant une facture rectificative. Une facture rectificative doit être clairement identifiée comme telle et se voir attribuer son propre numéro de facture. En faisant référence, par écrit, à la facture originale et au montant négatif correspondant, vous rendez la facture erronée nulle et non avenue.

Que faire si votre facture de petit entrepreneur n’est pas payée?

Si votre client ne respecte pas le délai de paiement que vous avez fixé, plusieurs raisons peuvent expliquer cela. Vous pouvez le contacter et lui demander si votre facture de petit entrepreneur lui est bien parvenue (c’est-à-dire qu’elle ne s’est pas perdue ou n’a pas été classée dans les spams). Vérifiez également si toutes les informations figurant sur votre facture de petit entrepreneur sont correctes, c’est-à-dire le délai de paiement et les coordonnées bancaires.

Vous pouvez également choisir d’envoyer un rappel de paiement écrit avec un nouveau délai de paiement. Veillez à mentionner le numéro de facture concerné afin d’éviter tout malentendu.

Si la facture reste impayée après le rappel de paiement, vous êtes en droit d’envoyer une lettre de relance. Vous pouvez envoyer jusqu’à trois lettres de relance, avec des niveaux d’urgence croissants, pour rappeler à votre client de payer la facture et mentionner les intérêts de retard.

Si votre client est en défaut de paiement au sens de l’article 286 du BGB, vous pouvez engager une procédure de recouvrement légale.