Les petites entreprises sont tenues d'établir des factures pour les biens ou les services qu'elles vendent. Leur exonération de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) les oblige par ailleurs à suivre plusieurs règles particulières. Cet article vous explique comment fonctionne cette exonération et comment créer des factures sans erreurs, et vous présente les éléments à prendre en compte à cet égard.

Sommaire

• Caractéristiques et fonctionnement de la franchise en base de TVA
  
• Avantages et inconvénients de la franchise en base de TVA
  
• Création de factures en tant que petite entreprise
  
• Présentation par erreur de la taxe sur la valeur ajoutée
  
• Conseils en cas d'impayé
  

Caractéristiques et fonctionnement de la franchise en base de TVA

L'exonération des petites entreprises, en vertu de l'article 19 de la loi allemande sur la TVA (Umsatzsteuergesetz, ou UStG), vise à réduire les formalités administratives et la charge fiscale des structures dont les revenus annuels sont faibles. Les travailleurs autonomes et les indépendants sont notamment couverts par cette exonération, qui leur évite d'avoir à payer la taxe sur la valeur ajoutée. Ils ne sont par conséquent pas tenus remplir de déclarations préalables de TVA, ni de faire figurer cette taxe sur leurs factures.

Une petite entreprise peut demander à être exonérée de la TVA au moment de sa création, via son questionnaire d'immatriculation fiscale, ou elle peut choisir de réaliser les démarches ultérieurement auprès de l'administration compétente. L'exonération reste valable à condition que les revenus de l'entreprise soient inférieurs à 20 000 euros l'année de sa création ou l'année qui précède une déclaration fiscale donnée et qu'il soit peu probable qu'ils dépassent le plafond de 50 000 euros durant l'année civile en cours.

Une entreprise peut choisir de ne pas bénéficier de la franchise en base de TVA, même si ses revenus restent inférieurs à ce plafond. Sachez que cette décision reste juridiquement valable pendant cinq ans et qu'aucun retour en arrière n'est possible pendant cette période.

Avantages et inconvénients de la franchise en base de TVA

Du fait de l'absence d'obligations en matière de taxe sur la valeur ajoutée dont il fait bénéficier aux petites entreprises, le régime de la franchise en base de TVA est particulièrement adapté aux entités nouvellement créées et aux activités professionnelles secondaires. Cette simplification des démarches permet de libérer du temps qui serait autrement consacré à des tâches comme les déclarations préliminaires de TVA. Par ailleurs, l'absence de TVA dans les prix établis par les petites entreprises leur permet de proposer leurs biens et leurs services à des tarifs moindres, ce qui leur confère un avantage concurrentiel.

La franchise en base de TVA peut en revanche s'avérer moins avantageuse en présence d'investissements importants, notamment dans des équipements techniques et des véhicules. En effet, l'administration fiscale ne rembourse la taxe sur la valeur ajoutée pour les achats professionnels que s'il existe un droit à la déduction de la TVA en amont.

Création de factures en tant que petite entreprise

Dès lors que vous fournissez un service ou un bien dans le cadre d'un échange purement commercial, vous êtes tenu d'établir une facture. L'article 14, paragraphe 2 de l'UStG stipule que cette dernière doit être émise dans un délai de six mois. Le non-respect de ce délai peut aller jusqu'à entraîner des amendes.

De nombreux modèles gratuits de facture sont disponibles en ligne et peuvent être utilisés avec n'importe quel programme de traitement de texte. Le cas échéant, veillez à ce que le modèle choisi ne mentionne ni la TVA ni d'autres taxes, dans la mesure où les petites entreprises ne sont pas autorisées à les mentionner.

Une autre option consiste à générer vos factures par le biais d'un programme de facturation. Généralement payants, ces programmes permettent toutefois d'automatiser de nombreux aspects du processus de création de factures.

Mentions obligatoires pour les factures des petites entreprises

Les informations obligatoires ci-dessous sont énoncées à l'article 14, paragraphe 4 de l'UStG.

• Nom complet et adresse de l'entreprise qui fournit le service
  Si vous n'exploitez pas votre entreprise en tant qu'entité juridique [Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ou Unternehmergesellschaft (UG) en Allemagne], indiquez votre propre nom et l'adresse de votre entreprise.

• Nom complet et adresse du bénéficiaire du service
  Remarque : cette information n'est pas strictement obligatoire pour les factures de faible montant, inférieures à 250 €.

• Numéro fiscal ou numéro de TVA de l'entreprise qui fournit le service
  Si vous opérez en tant que personne physique, indiquez votre numéro fiscal personnel.

• Date d'émission de la facture
  Date à laquelle vous envoyez la facture à votre client.

• Numéro de facture
  Ce numéro unique permet d'identifier une facture donnée. Il ne doit être utilisé qu'une seule fois et faire partie d'une suite séquentielle. Ainsi, si votre première facture porte le numéro « 10000 », la suivante doit porter le numéro « 10001 ».
  Remarque : sur la base de ce modèle, il vous est également possible d'utiliser plusieurs séries de chiffres. Cette approche permet de numéroter les factures en fonction des années, par exemple « 2023-10000 ».

• Volume ou portée et type de biens ou de services fournis
  Sous les postes de facture, indiquez pour chaque référence d'article le volume, l'unité, le nom, le prix individuel et le prix total des biens ou des services vendus.
  Remarque : soyez précis dans la mention des biens ou des services afin d'éviter tout malentendu ou toute question potentielle. Ne rassemblez pas de gammes étendues de services sous un même élément. Pour plus de transparence, répartissez-les en plusieurs composantes.

• Date de livraison ou de fourniture des services
  Si la fourniture de votre service ou la livraison de vos produits s'est étalée sur plusieurs jours, il convient d'indiquer la durée totale.
  Remarque : lorsque la facture est émise le même jour que celui de la fourniture du service, vous pouvez également ajouter une note du type : « Date identique à la date de fourniture du service » en regard de la date d'émission mentionnée.

• Montant de la facture (y compris les éventuelles primes ou remises convenues au préalable)
  Lorsque vous calculez le montant final à payer par votre client, veillez à ne pas faire apparaître la taxe sur la valeur ajoutée, en vertu de la franchise en base de TVA applicable. Le montant final doit être égal à la somme des prix de l'ensemble des articles individuels.

• Référence à l'exonération de la taxe sur la valeur ajoutée en vertu de l'article 19 de l'UStG
  Vous êtes tenu d'indiquer par écrit sur votre facture le fait que votre entreprise n'est pas assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée. Une mention brève sous les éléments listés suffit, à condition de faire référence à la section 19 de l'UStG.
  Par exemple : « Facture exonérée de la taxe sur la valeur ajoutée en vertu de l'article 19 de l'UStG ».

Informations facultatives

Vous pouvez compléter les informations obligatoires de vos factures par certaines autres facultatives. Le délai de paiement constitue notamment une indication importante. Il permet d'offrir plus de clarté à vos clients et de mieux gérer votre trésorerie. Si aucune échéance n'est fixée, le délai applicable est le délai de paiement légal prévu par le code civil allemand (Bürgerliches Gesetzbuch, ou BGB), soit 30 jours.

La date limite de paiement est souvent exprimée de la manière suivante : « Payable dans les 14 jours » ou « Merci de vous acquitter du paiement de cette facture au plus tard le (date) ».

L'ajout à vos factures de coordonnées de contact, telles qu'un numéro de téléphone et une adresse électronique, permettra à vos clients de vous poser leurs éventuelles questions. Si vous souhaitez être payé par virement, pensez également à fournir vos coordonnées bancaires.

Envoi de vos factures

Une fois vos factures créées, il reste quelques points à prendre en compte avant de pouvoir les envoyer. L'article 14, paragraphe 1, de l'UStG stipule que les factures doivent être authentiques, dans un état satisfaisant et lisibles. L'authenticité est garantie si la facture peut être clairement identifiée en tant que document émis par votre entreprise. La présentation en entier des mentions légales obligatoires contribue à satisfaire l'exigence relative à l'état de la facture.

Dès lors que ces conditions sont respectées, vos factures peuvent être envoyées sur papier ou par voie électronique, y compris par e-mail, à condition que vos clients y aient consenti (même de manière informelle). Si vous êtes conseiller fiscal ou un professionnel du droit, vos factures doivent également comporter votre signature.

Obligation de conservation

Conformément à l'article 14b de l'UStG, vous êtes tenu de conserver les originaux de vos factures pendant 10 ans. Cela s'applique aussi bien aux factures que vous avez émises (sortantes) qu'à celles que vous avez reçues (entrantes) pour l'achat de biens et de services. Cette période commence à la fin de l'année civile au cours de laquelle les factures sont émises, et non à leur date d'émission.

Remarque : ne vous contentez pas de sauvegarder vos factures sur votre ordinateur. La perte de vos documents (par exemple, à la suite de la défaillance d'un disque dur) peut entraîner des sanctions pénales en cas de contrôle par votre administration fiscale. L'idéal est de prévoir une forme de sauvegarde : classement dans des dossiers de vos factures imprimées, stockage dans un cloud, ou encore téléchargement dans un programme de facturation en ligne.

Présentation par erreur de la taxe sur la valeur ajoutée

Les factures émises par les petites entreprises font souvent apparaître à tort la taxe sur la valeur ajoutée, ce qui peut avoir des conséquences négatives. Ce type d'erreur est dû à une méconnaissance du régime en base de TVA, ainsi qu'à l'utilisation de modèles de factures inadaptés.

En cas de constat de telles erreurs avant que vos factures ne soient enregistrées dans votre système comptable, vous pouvez émettre une version corrigée de vos documents. Pour ce faire, envoyez à votre client une copie modifiée portant le même numéro de facture, qu'il devra conserver en plus du document initial. Cette procédure s'applique pour la correction de toute facture qui comporte des informations obligatoires incorrectes ou manquantes et qui n'a pas encore été enregistrée dans le système comptable.

Si l'erreur n'est constatée qu'après que la facture a été enregistrée, vous devez en principe à votre administration fiscale le montant de taxe sur la valeur ajoutée qui y est indiqué. Pour vous éviter les coûts et d'éventuelles sanctions pénales pour non-paiement, vous avez la possibilité d'émettre une facture inversée. Cette dernière doit clairement être identifiée comme telle et disposer de son propre numéro de facture. En faisant référence par écrit à la facture originale et au montant négatif correspondant, vous rendez ce premier exemplaire incorrect nul et non avenu.

Conseils en cas d'impayé

Plusieurs raisons peuvent expliquer le non-respect par vos clients du délai de paiement que vous aviez fixé. Si cela se produit, contactez-les pour confirmer qu'ils ont bien reçu leur facture (c'est-à-dire, pour vous assurer qu'elle ne s'est pas perdue ni ne se trouve dans leurs spams). Vérifiez par ailleurs si toutes les informations pertinentes mentionnées sur la facture sont correctes, à savoir le délai de paiement et vos coordonnées bancaires. Vérifiez par ailleurs que toutes les informations pertinentes qui figurent sur la facture sont correctes, à savoir le délai de paiement et vos coordonnées bancaires.

Vous pouvez également choisir d'envoyer un rappel écrit avec une nouvelle date limite de paiement. Veillez à vous référer au numéro de la facture concernée afin d'éviter tout malentendu.

Si la facture reste impayée malgré votre rappel de paiement, vous êtes en droit d'avoir recours à une lettre de relance. Vous pouvez envoyer jusqu'à trois lettres de relance, avec des degrés croissants d'urgence, pour rappeler à votre client qu'il doit payer sa facture et lui mentionner les éventuelles pénalités de retard.

Si votre client ne satisfait pas à ses obligations au sens de l'article 286 du BGB, vous pouvez engager une procédure de relance légale.