Les factures peuvent parfois contenir des erreurs. Dans de tels cas, les entreprises produisent une facture annulée, également connue sous le nom de « facture corrective ». Notre article résume les informations les plus importantes que vous devez savoir : ce qu’est une facture annulée, quand elle doit être émise et quand elle est facultative, et quelles sont les informations obligatoires qu’elle doit contenir à des fins juridiques. Nous fournissons également un modèle pour vous permettre d’émettre rapidement et facilement votre propre facture annulée.

 Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’une facture annulée?
  
• Quelle est la différence entre une facture annulée et un crédit?
  
• Quand faut-il émettre une facture annulée?
  
• Quelles sont mes informations qui doivent être mentionnées dans une facture annulée?
  
• À quoi ressemble un modèle de facture annulée?
  
• Quelles sont les autres choses importantes à savoir sur les factures annulées?
  

Qu’est-ce qu’une facture annulée?

Une facture annulée est utilisée pour corriger ou révoquer une facture initiale incorrecte. Les termes « facture corrective » ou « facture de correction » sont également utilisés dans ce contexte. La facture initiale est annulée par la facture annulée, afin qu’une nouvelle facture correcte puisse être émise. Ce traité est nécessaire, car les factures incorrectes ne peuvent pas être corrigées manuellement par le bénéficiaire.

Quelle est la différence entre une facture annulée et une note de crédit?

Selon l'article 14 de la loi allemande sur la TVA (Umsatzsteuergesetz, abrégé en UStG), un crédit agit comme une sorte de facture annulée, qui est utilisée pour les bonus ou les paiements de commissions. Le crédit peut également être utilisé une fois pour corriger ou révoquer des factures incorrectes. Par exemple, si une entreprise facturait à quelqu'un 200 euros de plus qu'elle n'aurait dû, un crédit du même montant suivrait. Depuis le 1er juillet 2013, date à laquelle il y a eu une modification a été apportée à la loi allemande sur la TVA, cela n'est plus possible. La loi stipule désormais que toute correction d'une facture doit prendre la forme d'une facture annulée. Les crédits ne peuvent plus être utilisés qu'à leur usage initial, comme une sorte de crédit de compensation.

Quand faut-il émettre une facture annulée?

Les factures annulées sont nécessaires lorsqu’une entreprise envoie une facture, mais se rend rapidement compte que celle-ci contient une erreur, ou lorsque l’autre partie fait savoir qu’un numéro de facture est manquant ou qu’un montant est incorrect. Mais une facture annulée n’a pas besoin d’être émise pour chaque faute de frappe constatée. Par exemple, les lettres transposées dans la description du service ne posent pas de problème, tant que la signification réelle du contenu n’est pas affectée.

Ce qui importe vraiment, ce sont les informations obligatoires prescrites par la loi conformément à l’article 14, paragraphe 4, de l’UStG. Elles doivent figurer sur la facture et doivent être exactes. Elles comprennent les noms et adresses, le numéro de la facture, la période de service et la date d’émission de la facture, une description du service, le numéro d’impôt ou numéro d’identification TVA, le montant net, le montant de l’impôt et le montant brut, y compris le taux d’imposition, ainsi que, le cas échéant, une note supplémentaire concernant l’exemption pour les petites entreprises. Des erreurs peuvent facilement se glisser, précisément lorsque des factures précédemment émises sont utilisées comme modèle pour de nouvelles factures. Dans ce cas, il est facile d’oublier de mettre à jour la date ou le numéro de facture, ou même d’inclure un taux d’imposition incorrect.

Un autre facteur clé pour déterminer si une facture annulée doit être émise est de savoir si l'autre partie a déjà enregistré la facture dans son système comptable. Si aucun paiement n'a encore été effectué, une facture annulée peut être émise, bien que cela implique davantage de formalités administratives par rapport à la deuxième option. Pour les deux parties, la meilleure solution de rechange consiste à accepter de réécrire et d'émettre la facture avec le même numéro de facture. Un document correctif facultatif peut être transmis, ajoutant toute information manquante ou corrigeant toute information incorrecte. Le document correctif doit faire clairement référence à la facture qui doit être corrigée, en indiquant le numéro de facture, bien que le document correctif lui-même ne reçoive pas de nouveau numéro de facture. Si le service facturé a déjà été enregistré dans le système comptable de l'autre partie, il n'y a pas d'autre solution et une facture annulée doit être émise.

Mais les factures annulées ne sont pas seulement nécessaires lorsqu’une facture est émise de manière incorrecte; elles peuvent également être utilisées dans le cadre des remboursements. C’est toujours le cas lorsque le service promis par l’entreprise n’a pas été fourni dans son intégralité, du tout, ou selon des normes adéquates. Cela s’applique aux livraisons incomplètes des marchandises ou en cas de réclamations.

Quelles informations doit contenir une facture corrective?

Comme pour les factures initiales standard, les factures correctives doivent répondre à toutes les exigences légales en conditions d'informations obligatoires. Certains points spécifiques méritent toutefois d'être notés : au lieu d’avoir juste « facture », le document doit être clairement marqué comme « facture annulée », « facture corrective » ou « facture corrigée ». Il contiendra un nouveau numéro de facture en propre et doit faire clairement référence à la facture qui doit être annulée en citant le numéro et la date pertinents : Nous annulons par la présente le [numéro de facture] de facture de [date de facture]. »

La description du service ou le poste de facture est copié de la facture originale sur une base un pour un. Le montant de la facture à la fin de la facture corrigée et les montants de TVA éventuels sont enregistrés sous forme de chiffres avec un signe moins, donc préfixés d'un signe moins. C'est là que la facture annulée diffère du crédit, qui n'indique aucun montant négatif. La meilleure façon de terminer la facture annulée est d'indiquer comment et quand le montant dû sera remboursé. Une autre option, outre un transfert annulé, est d'effectuer une compensation avec les factures impayées.

Selon l'article 14, paragraphe 4, de l'UStG, les factures annulées doivent comporter les mentions obligatoires suivantes :

• Nom et adresse de l’émetteur de la facture
  
• Le nom et adresse du bénéficiaire de la facture
  
• Le numéro d'identification fiscale ou de la TVA
  
• Date d’émission de la facture annulée
  
• Marquée comme « facture annulée » (au lieu de « facture » tout simplement)
  
• Le nouveau numéro de série de la facture
  
• Numéro de la facture de la facture originale
  
• Date d’émission de la facture originale
  
• Description du service ou du poste de facture (identique à la facture originale)
  
• Montant net, brut et total enregistré avec un signe moins
  
• Taux d’imposition et montant d’impôt comptabilisé avec des signes moins
  
• Éventuellement une note supplémentaire concernant l’exemption pour les petites entreprises
  

À quoi ressemble un modèle de facture annulée?

Il est bien sûr possible de créer vos propres factures correctives manuellement, en apportant les modifications pertinentes à la facture originale. Toutefois, une correction manuelle comporte toujours un risque d’oubli ou d’erreur. Ces erreurs pourraient être relevées lors d’une vérification fiscale et s’avérer coûteuses. Les entreprises doivent donc être particulièrement vigilantes lorsqu’elles émettent des factures et s’assurer qu’une facture corrective contient bien toutes les informations obligatoires. L’utilisation d’un modèle de facture comme gabarit peut aussi faciliter le travail et permettre de gagner du temps.

Avec l’aide de fournisseurs de solutions de paiement certifiés, les entreprises ont également la possibilité d’automatiser entièrement leur processus de facturation. Les programmes de facturation intelligents sont capables de créer et d’envoyer des factures instantanément. Les paiements peuvent également être encaissés et les transactions effectuées. Il s’agit d’une approche évolutive en matière de facturation qui libère des ressources et réduit les taux d’erreur.

Quelles sont les autres choses importantes à savoir au sujet des factures annulées?

Une fois la facture annulée créée, il convient de mettre en relief la nouvelle facture corrigée, ce qui permet de s'assurer qu'elle n'est pas oubliée et qu'elle peut être envoyée directement avec la facture annulée. Trois documents seront ensuite archivés dans les registres physiques ou virtuels liés au traité spécifique : la facture initiale incorrecte, la facture annulée et la nouvelle facture corrigée. En Allemagne, une obligation de conservation s'applique aux factures et aux documents d'entreprise de toutes sortes, ce qui oblige les entreprises à les conserver pendant au moins 10 ans. Cela est particulièrement vrai pour les factures annulées : elles sont examinées de très près lors des contrôles d'entreprise, car elles sont généralement soupçonnées de manipulation de TVA et d'impôt. Les entreprises doivent donc conserver les documents avec le plus grand soin et être toujours en mesure d'indiquer le motif d'annulation dans chaque cas.