Facturen kunnen soms fouten bevatten. In dat geval maken bedrijven een tegenfactuur, ook wel een 'correctiefactuur' genoemd. In ons artikel vind je de belangrijkste info die je moet weten: wat een creditfactuur is, wanneer deze moet worden uitgegeven en wanneer dit optioneel is, en welke verplichte informatie deze moet bevatten voor juridische doeleinden. We bieden ook een sjabloon waarmee je snel en eenvoudig je eigen creditfactuur kunt opstellen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een tegenfactuur?
  
• Wat is het verschil tussen een terugboeking en een tegenfactuur?
  
• Wanneer moet een tegenfactuur worden uitgegeven?
  
• Wat moet er allemaal op een tegenfactuur staan?
  
• Hoe ziet het sjabloon voor een tegenfactuur eruit?
  
• Wat zijn nog meer belangrijke dingen om te weten over tegenfacturen?
  

Wat is een tegenfactuur?

Een tegenfactuur wordt gebruikt om een foutieve oorspronkelijke factuur te corrigeren of in te trekken. In deze context worden ook de termen 'correctiefactuur' of 'factuurcorrectie' gebruikt. De oorspronkelijke factuur wordt door de tegenfactuur geannuleerd, zodat een nieuwe, correcte factuur kan worden uitgegeven. Dit proces is nodig omdat foutieve facturen niet handmatig door de ontvanger kunnen worden gecorrigeerd.

Wat is het verschil tussen een tegenfactuur en een creditnota?

Volgens artikel 14 van de Duitse btw-wet (Umsatzsteuergesetz, afgekort UStG) is een creditnota een soort tegenfactuur die wordt gebruikt voor bonus- of commissiebetalingen. De creditnota kon vroeger ook worden gebruikt om foutieve facturen te corrigeren of in te trekken. Als een bedrijf bijvoorbeeld iemand 200 euro te veel in rekening bracht, volgde er een creditnota voor hetzelfde bedrag. Sinds 1 juli 2013, toen de Duitse btw-wet werd gewijzigd, is dit niet meer mogelijk. De wet bepaalt nu dat elke correctie van een factuur de vorm van een tegenfactuur moet hebben. Tegenfacturen mogen nu alleen nog worden gebruikt voor hun oorspronkelijke doel, als een soort verrekeningskrediet.

Wanneer moet een tegenfactuur worden uitgegeven?

Een tegenfactuur is nodig als een bedrijf een factuur verstuurt en er snel achter komt dat er een fout in zit, of als de andere partij zegt dat er een factuurnummer ontbreekt of een bedrag niet klopt. Maar je hoeft niet voor elke kleine fout een creditfactuur te sturen. Bijvoorbeeld, als er letters omgedraaid staan in de beschrijving van de dienst, is dat geen probleem, zolang de betekenis van de inhoud maar hetzelfde blijft.

Wat echt belangrijk is, is de verplichte informatie die volgens artikel 14, lid 4, UStG (Duitse wet op de omzetbelasting) op de factuur moet staan en correct moet zijn. Dit omvat namen en adressen, het factuurnummer, de dienstperiode en de datum van uitgifte van de factuur, een beschrijving van de dienst, het belastingnummer of btw-identificatienummer, het nettobedrag, het belastingbedrag en het brutobedrag inclusief het belastingtarief, evenals, indien van toepassing, een aanvullende opmerking over de vrijstelling voor kleine bedrijven. Fouten kunnen gemakkelijk worden gemaakt, vooral wanneer eerder uitgegeven facturen als sjabloon voor nieuwe facturen worden gebruikt. In dat geval vergeet je gemakkelijk de datum of het factuurnummer bij te werken, of vermeld je een onjuist belastingtarief.

Een andere belangrijke factor bij de vraag of een tegenfactuur moet worden uitgegeven, is of de andere partij de factuur al in haar boekhoudsysteem heeft opgenomen. Als er nog geen betaling is gedaan, kan een tegenfactuur worden uitgegeven, hoewel dit meer papierwerk met zich meebrengt dan de tweede optie. Het eenvoudige alternatief is dat beide partijen overeenkomen om de factuur te herschrijven en uit te geven met hetzelfde factuurnummer. Er kan een optioneel correctiedocument worden doorgestuurd, waarin ontbrekende of onjuiste informatie wordt toegevoegd of gecorrigeerd. In het correctiedocument moet duidelijk worden verwezen naar de factuur die moet worden gecorrigeerd, door het factuurnummer te vermelden, hoewel het correctiedocument zelf geen nieuw factuurnummer krijgt. Als de gefactureerde dienst al in het boekhoudsysteem van de andere partij is opgenomen, is er geen alternatief en moet een tegenfactuur worden uitgegeven.

Maar tegenfacturen zijn niet alleen nodig als een factuur fout is uitgegeven; ze kunnen ook worden gebruikt voor terugbetalingen. Dit is altijd het geval als de door het bedrijf beloofde dienst niet volledig, helemaal niet of niet volgens de juiste standaard is geleverd. Dit geldt voor onvolledige leveringen van goederen of in geval van klachten.

Welke info moet er op een tegenfactuur staan?

Net als bij standaard facturen moeten ook tegenfacturen aan alle wettelijke vereisten voldoen wat betreft verplichte informatie. Er zijn echter enkele specifieke punten die het vermelden waard zijn: in plaats van 'factuur' moet het document duidelijk worden aangeduid als 'tegenfactuur', 'corrigerende factuur' of 'factuurcorrectie'. Het moet een nieuw factuurnummer hebben en duidelijk verwijzen naar de factuur die moet worden teruggedraaid door het relevante nummer en de datum te vermelden: "Hierbij draaien we factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] terug."

De servicebeschrijving of factuurpost wordt één op één overgenomen van de originele factuur. Het factuurbedrag aan het einde van de tegenfactuur en eventuele btw-bedragen worden als minbedragen geregistreerd, dus voorafgegaan door een minteken. Dit is waar de tegenfactuur verschilt van de creditnota, die geen negatieve bedragen laat zien. De beste manier om de tegenfactuur af te sluiten is door te vermelden hoe en wanneer het verschuldigde bedrag zal worden terugbetaald. Een andere optie, naast een tegenboeking, is om een verrekening uit te voeren met openstaande rekeningen.

Volgens artikel 14, lid 4, van de Duitse wet op de omzetbelasting (UStG) moeten tegenfacturen de volgende verplichte informatie bevatten:

• Naam en adres van degene die de factuur maakt
  
• Naam en adres van de ontvanger van de factuur
  
• Belastingnummer of btw-identificatienummer
  
• Datum waarop de tegenfactuur is uitgegeven
  
• Gemarkeerd als 'tegenfactuur' (in plaats van 'factuur')
  
• Nieuw serienummer factuur
  
• Factuurnummer van de originele factuur
  
• Datum waarop de originele factuur is uitgegeven
  
• Beschrijving van de dienst of factuurpost (hetzelfde als voor de originele factuur)
  
• Netto-, bruto- en totaalbedrag als negatieve cijfers
  
• Belastingtarief en belastingbedrag als minbedrag geregistreerd
  
• Misschien een extra opmerking over de vrijstelling voor kleine bedrijven
  

Hoe ziet het sjabloon voor een tegenfactuur eruit?

Je kunt natuurlijk zelf handmatig tegenfacturen maken – je kunt de nodige wijzigingen aanbrengen in de originele factuur. Bij handmatige revisie bestaat echter het risico dat je iets vergeet of over het hoofd ziet. Deze fouten kunnen tijdens een bedrijfscontrole worden opgemerkt en duur uitvallen. Bedrijven moeten dus altijd heel zorgvuldig te werk gaan bij het maken van facturen en het is het beste om nogmaals te controleren of de tegenfactuur alle belangrijke verplichte informatie bevat. Een modelformulier, dat als sjabloon dient, kan dit nog gemakkelijker maken en ook tijd besparen.

Met de hulp van gecertificeerde betalingsdienstaanbieders hebben bedrijven ook de mogelijkheid om hun factureringsproces volledig te automatiseren. Slimme factureringsprogramma's kunnen direct facturen maken en versturen. Ook kunnen betalingen worden geïnd en transacties worden afgerond. Het is een schaalbare manier van factureren die middelen vrijmaakt en het aantal fouten vermindert.

Wat zijn andere belangrijke dingen die je moet weten over tegenfacturen?

Zodra de tegenfactuur is aangemaakt, moet de nieuwe, gecorrigeerde factuur worden opgesteld. Zo wordt deze niet vergeten en kan deze direct samen met de tegenfactuur worden verzonden. Vervolgens worden drie documenten in het fysieke of virtuele archief bewaard met betrekking tot het specifieke proces: de onjuiste oorspronkelijke factuur, de tegenfactuur en de nieuwe, gecorrigeerde factuur. In Duitsland geldt een bewaarplicht voor facturen en allerlei soorten bedrijfsdocumenten, waardoor bedrijven verplicht zijn deze minimaal 10 jaar te bewaren. Dit geldt met name voor tegenfacturen: deze worden tijdens bedrijfscontroles zeer nauwkeurig geïnspecteerd, omdat ze onder het algemene vermoeden van btw- en belastingmanipulatie vallen. Bedrijven moeten de documenten dus zorgvuldig bewaren en altijd kunnen aangeven wat de reden voor de terugboeking in elk geval is.