账单有时难免会出现错误。在此类情况下，公司需开具冲销账单，也称为“修正账单”。本文为您概括总结了应了解的最关键信息：什么是冲销账单、何时必须开具冲销账单以及何时可选择开具、为满足法律要求冲销账单必须包含哪些强制性信息。同时，我们还提供了模板，助您快速便捷地开具冲销账单。

本文内容

• 什么是冲销账单？
  
• 冲销账单与贷项通知单存在哪些差异？
  
• 何时必须开具冲销账单？
  
• 冲销账单必须涵盖哪些信息？
  
• 冲销账单模板是怎样的？
  
• 关于冲销账单，还有哪些其他重要事项需要了解？
  

什么是冲销账单？

冲销账单的作用是对错误的原始账单进行修正或者撤销处理。在此语境下，“修正账单”“账单修正”等表述也较为常用。原始账单通过冲销账单予以作废，进而能够开具一份新的、正确的账单。之所以需要这样的流程，是因为账单的接收方无法手动对错误的账单进行修正操作。

冲销账单与贷项通知单存在哪些差异？

依据《德国增值税法》第 14 条，贷项通知单可视为一种特殊形式的冲销账单，主要用于支付奖金或佣金。过去，贷项通知单也可用于修正或撤销存在错误的账单。例如，若企业向某客户多开具了 200 欧元的账单，随后便会相应地开具一张金额相同的贷项通知单。然而，自 2013 年 7 月 1 日《德国增值税法》修订后，这种情况便不再被允许。现行法律规定，账单的任何修正都必须以冲销账单的形式进行。如今，贷项通知单仅能用于其最初设定的目的，即作为一种清算贷项凭证。

何时必须开具冲销账单？

当公司开具一张账单后，很快察觉其中存在错误，或者对方联系告知账单中缺失账单号码、金额有误等情况时，就需要开具冲销账单。不过，并非每一个拼写错误都需要开具冲销账单来处理。例如，服务描述中出现字母顺序颠倒的情况，只要不影响内容的实际含义，就无需开具冲销账单。

真正关键的是，必须严格遵循《德国增值税法》第 14 条第 4 款所规定的法定强制性信息要求——这些信息必须准确地呈现在账单之中。具体涵盖：名称与地址、账单编号、服务期限及账单开具日期、服务描述、税号或者增值税识别号、净额、税额以及含税的总金额（同时需注明税率）；在适用情况下，还应附加关于小型企业免税情况的说明。错误往往容易在不经意间产生，尤其是在将此前开具的账单作为新账单模板使用时。在这种情况下，很容易出现忘记更新日期或账单编号，或者填写了错误税率的情况。

是否需要开具冲销账单，另一个重要的考量因素在于对方是否已经将该账单录入其会计系统。倘若尚未进行付款操作，那么可以选择开具冲销账单，尽管与另一种处理方式相比，这会增加一定的文书工作量。更为简便的替代方案是，交易双方协商一致，采用相同的账单编号重新编写并开具账单。此外，还可以转发一份可选择的修正文件，用于补充缺失的信息或者修正错误的信息。该修正文件需要明确指出需要修正的账单，即注明对应的账单编号，但修正文件本身无需分配新的账单编号。若已开票的服务已经被对方录入会计系统，那么就别无他法，必须开具冲销账单。

不过，冲销账单并非仅在账单开具错误时才需要开具，它还可用于办理退款业务。当公司承诺提供的服务未完全履行、根本未履行或者未达到相应标准时，通常都需要开具冲销账单。这种情况常见于货物交付不完整或者发生投诉的情形。

冲销账单必须涵盖哪些信息？

与标准原始账单一样，冲销账单在强制性信息方面也必须满足所有法定要求。但是，有几点具体事项值得留意：该文件必须明确标注为“冲销账单”“修正账单”或“账单修正”，而非简单标注为“账单”。冲销账单需具备自身独立的全新账单编号，并应通过明确引用相关编号和日期，清晰指明需要冲销的原账单，例如：“现对[账单日期]开具的编号为[账单编号]的账单进行冲销处理”。

冲销账单中的服务描述或账单明细项，需与原账单内容逐一对应复制。冲销账单末尾的账单金额以及任何增值税金额，均应以负数形式呈现，即前面带有负号。这正是冲销账单与贷项通知单的关键区别所在，因为贷项通知单不会显示任何负数金额。处理冲销账单时，最佳做法是明确说明应付款项的退还方式及时间。除了冲销转账外，另一种可行的处理方式是进行账款抵销，以结清任何欠款账单。

根据《德国增值税法》(UStG) 第 14 条第 4 款的相关规定，冲销账单必须包含以下强制性信息：

• 账单开具方的名称及地址
  
• 账单接收方的名称及地址
  
• 税号或增值税识别号
  
• 冲销账单的开具日期
  
• 标注为“冲销账单”（而非“账单”）
  
• 新的账单序列编号
  
• 原始账单的编号
  
• 原始账单的开具日期
  
• 服务描述或账单明细项（与原始账单保持一致）
  
• 以负数形式记录的净额、总额及合计金额
  
• 以负数形式记录的税率及税额
  
• 可能还需附加关于小型企业免税情况的说明
  

冲销账单模板是怎样的？

当然，企业可手动自行创建冲销账单——只需对原始账单进行相应修改即可。不过，手动修改存在遗忘或遗漏某些内容的风险。这些错误可能会在公司审计时被查出，进而给企业带来损失。因此，企业在创建账单时务必慎之又慎，最好仔细核查冲销账单是否涵盖了所有主要的法定强制信息。使用模板表单作为参照模板，能够使这一过程更加便捷，还能节省时间。

借助经认证的支付服务提供者，企业还能够选择将整个账单开具流程完全自动化。智能账单开具程序能够即时生成并发送账单，还可以收款并完成交易。这是一种可扩展的账单开具模式，有助于释放企业资源，降低错误率。

关于冲销账单，还有哪些其他重要事项需要了解？

一旦冲销账单创建完成，应立即着手制作新的、修正后的账单。这样可以确保不会遗漏，并能与冲销账单一并直接发送。随后，与特定流程相关的三份文件将被存档于实体或电子记录中：错误的原始账单、冲销账单以及新的、修正后的账单。在德国，企业有义务对各类账单和企业文件进行留存，且留存期限至少为 10 年。这一点对于冲销账单尤为重要：在公司审计过程中，冲销账单会受到严格审查，因为它们往往被怀疑存在增值税和税务操纵问题。因此，企业应妥善保管这些文件，并始终能够清晰说明每张冲销账单的具体冲销缘由。