Fakturor kan ibland innehålla fel. I sådana fall skapar företagen en upphävande faktura, även kallad "korrigeringsfaktura". I vår artikel sammanfattar vi det viktigaste du bör veta: vad en korrigeringsfaktura är, när den måste utfärdas och när den är frivillig, samt vilken obligatorisk information den måste innehålla av juridiska skäl. Vi tillhandahåller också en mall som gör det snabbt och enkelt för dig att utfärda din egen korrigeringsfaktura.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en korrigeringsfaktura?
  
• Vad är skillnaden mellan en korrigeringsfaktura och en kredit?
  
• När måste en korrigeringsfaktura utfärdas?
  
• Vilken information måste en korrigeringsfaktura innehålla?
  
• Hur ser mallen för en korrigeringsfaktura ut?
  
• Vilka är de andra viktiga sakerna att veta om korrigerande fakturor?
  

Vad är en korrigeringsfaktura?

En korrigeringsfaktura används för att korrigera eller upphäva en felaktig ursprunglig faktura. Begreppen "fakturakorrigering" används också i detta sammanhang. Den ursprungliga fakturan upphävs av korrigeringsfakturan, så att en ny, korrekt faktura kan utfärdas. Denna process är nödvändig eftersom felaktiga fakturor inte kan korrigeras manuellt av mottagaren.

Vad är skillnaden mellan en korrigeringsfaktura och en kreditnota?

Enligt 14 § i den tyska lagen om moms (Umsatzsteuergesetz, förkortad UStG) fungerar en kredit som en slags korrigeringsfaktura, som används för bonus- eller provisionsbetalningar. Krediten kan också användas för att korrigera eller återkalla felaktiga fakturor. Om ett företag till exempel fakturerade någon 200 euro mer än det borde ha gjort, skulle en kredit på samma belopp följa i vederbörlig ordning. Sedan den 1 juli 2013, då den tyska lagen om moms ändrades, är detta inte längre möjligt. Lagen säger nu att varje korrigering av en faktura måste ske i form av en korrigeringsfaktura. Krediter får numera endast användas för sitt ursprungliga syfte, som en slags clearingkredit.

När måste en korrigeringsfaktura utfärdas?

Korrigeringsfakturor behövs när ett företag skickar en faktura men snabbt inser att den innehåller ett fel, eller när den andra parten hör av sig och säger att ett fakturanummer saknas eller att ett belopp är felaktigt. Men en korrigeringsfaktura behöver inte utfärdas för varje enskilt skrivfel. Till exempel är omkastade bokstäver i tjänstebeskrivningen inget problem, så länge som den faktiska betydelsen av innehållet inte påverkas.

Det som verkligen är viktigt är den obligatoriska information som föreskrivs i lag i enlighet med 14 kap. 4 § UStG. Dessa måste finnas med på fakturan och måste vara korrekta. Det inkluderar namn och adress, fakturanummer, serviceperiod och utfärdandedatum för fakturan, en servicebeskrivning, skattenummer eller momsregistreringsnummer, nettobelopp, skattebelopp och bruttobelopp inklusive skattesats samt, i förekommande fall, en ytterligare anmärkning om undantag för småföretag. Fel kan lätt smyga sig in, särskilt när tidigare utfärdade fakturor används som mall för nya fakturor. Då är det lätt att glömma att uppdatera datumet eller fakturanumret eller att ange en felaktig skattesats.

En annan viktig faktor för om en korrigeringsfaktura behövs är huruvida den andra parten redan har bokfört fakturan i sitt kontosystem. Om ingen betalning har gjorts ännu kan en korrigeringsfaktura utfärdas, även om det innebär mer pappersarbete jämfört med det andra alternativet. Det enkla alternativet är att båda parter kommer överens om att skriva om och utfärda fakturan med samma fakturanummer. Ett valfritt korrigerande dokument kan vidarebefordras, med tillägg av eventuell saknad eller korrigering av eventuell felaktig information. Det korrigerande dokumentet måste innehålla en tydlig hänvisning till den faktura som behöver korrigeras genom att fakturanumret anges, även om det korrigerande dokumentet i sig inte får ett nytt fakturanummer. Om den fakturerade tjänsten redan har registrerats i den andra partens kontosystem finns det inget alternativ, och en korrigeringsfaktura måste utfärdas.

Korrigeringsfakturor är dock inte bara nödvändigt när en faktura har utfärdats felaktigt, utan kan också användas för återbetalning. Detta är alltid fallet när den tjänst som företaget har utlovat inte har tillhandahållits i sin helhet, inte alls eller inte med tillräcklig standard. Detta gäller vid ofullständiga leveranser av varor eller vid klagomål.

Vilken information måste en korrigeringsfaktura innehålla?

Precis som med vanliga, ursprungliga fakturor måste korrigeringsfakturor uppfylla alla lagstadgade krav på villkor för obligatorisk information. Några specifika punkter är dock värda att notera. I stället för "faktura" måste dokumentet tydligt märkas som en "korrigeringsfaktura" eller "fakturakorrigering". Den kommer att innehålla ett eget nytt fakturanummer och bör innehålla en tydlig hänvisning till den faktura som ska upphävas genom att visa relevant nummer och datum: "Vi upphäver härmed faktura [fakturanummer] från [fakturadatum]."

Tjänstebeskrivningen eller fakturaposten kopieras från den ursprungliga fakturan. Fakturabeloppet i slutet av korrigeringsfakturan och eventuella momsbelopp registreras som minussiffror och inleds därför med ett minustecken. Det är här korrigeringsfakturan skiljer sig från kreditfakturan, som inte visar något negativt belopp. Det bästa sättet att avsluta korrigeringsfakturan är att ange hur och när det förfallna beloppet kommer att ersättas. Ett annat alternativ, förutom en upphävande överföring, är att utföra kvittning mot eventuella obetalda fakturor.

Enligt 14 kap. 4 § UStG måste korrigeringsfakturor innehålla följande obligatoriska information:

• Fakturautfärdares namn och adress
  
• Fakturamottagarens namn och adress
  
• Skatteregistreringsnummer eller momsregistreringsnummer
  
• Datum för utfärdande av korrigeringsfakturan
  
• Markerad som "korrigeringsfaktura" (istället för "faktura")
  
• Nytt serienummer på fakturan
  
• Fakturanummer för den ursprungliga fakturan
  
• Datum för utfärdande av den ursprungliga fakturan
  
• Tjänstebeskrivning eller fakturapost (samma som för originalfakturan)
  
• Netto-, brutto- och totalbelopp registreras som minussiffror
  
• Skattesats och skattebelopp redovisas som en minuspost
  
• Eventuellt en ytterligare anmärkning om undantag för små företag
  

Hur ser mallen för en upphävd faktura ut?

Det är naturligtvis möjligt att skapa egna upphäva fakturor manuellt. Relevanta ändringar kan göras i den ursprungliga fakturan. Vid manuell granskning finns det dock en risk att man glömmer eller förbiser något. Dessa fel kan upptäckas vid en revision av företaget och bli kostsamma. Företag bör därför alltid vara mycket noggranna när de skapar fakturor och det är bäst att dubbelkolla att den upphävda fakturan innehåller all viktig obligatorisk information. En färdig blankett som fungerar som mall kan göra detta ännu enklare och dessutom spara tid.

Med hjälp av certifierade betaltjänstleverantörer har företagen också möjlighet att helt automatisera sin process för fakturering. Smarta faktureringsprogram kan skapa och skicka fakturor direkt. Betalningar kan också samlas in och transaktioner slutföras. Det är en skalbar metod för fakturering som frigör resurser och minskar felfrekvensen.

Vilka är de andra viktiga sakerna att veta om korrigerings fakturor?

När korrigeringsfakturan har skapats bör den nya, korrigerade fakturan skapas. Detta säkerställer att den inte glöms bort och att den kan skickas direkt med den korrigeringsfakturan. Tre dokument arkiveras sedan i de fysiska eller virtuella registren i förhållande till den specifika processen: den felaktiga ursprungliga fakturan, korrigeringsfakturan och den nya, korrigerade fakturan. I Tyskland gäller en lagringsskyldighet för alla typer av fakturor och affärsdokument, vilket innebär att företag måste spara dessa i minst 10 år. Detta gäller särskilt för korrigeringsfakturor: dessa granskas mycket noggrant vid revisioner av företag eftersom de omfattas av den allmänna misstanken om moms- och skattefakturor. Företag bör därför förvara dokumenten med stor omsorg och alltid kunna ange skälet till korrigeringen i varje enskilt fall.