Le fatture possono talvolta contenere errori. In tali casi, le aziende emettono una fattura di storno, anche conosciuta come "fattura correttiva". In questo articolo vengono riepilogate le informazioni più importanti da conoscere: cos'è una fattura di storno, quando deve essere emessa e quando è facoltativa e quali informazioni obbligatorie deve contenere per fini legali. Viene inoltre fornito un modello per accelerare e semplificare l'emissione della fattura di storno.
Contenuto dell'articolo
- Che cos'è una fattura di storno?
- Qual è la differenza tra una fattura di storno e una nota di credito?
- Quando deve essere emessa una fattura di storno?
- Quali informazioni deve contenere una fattura di storno?
- Come appare il modello di una fattura di storno?
- Quali altre informazioni importanti bisogna conoscere sulle fatture di storno?
Che cos'è una fattura di storno?
Una fattura di storno viene utilizzata per correggere o annullare una fattura iniziale errata. In questo contesto vengono utilizzati anche i termini "fattura correttiva" o "correzione di fattura". La fattura iniziale viene annullata dalla fattura di storno, in modo che possa essere emessa una nuova fattura corretta. Questo processo è necessario poiché le fatture errate non possono essere corrette manualmente dal destinatario.
Qual è la differenza tra una fattura di storno e una nota di credito?
Ai sensi della Sezione 14 della legge tedesca sull'IVA (Umsatzsteuergesetz, abbreviata in UStG), un credito funziona come una sorta di fattura di storno, che viene utilizzata per pagamenti di bonus o commissioni. Il credito potrebbe anche essere utilizzato per correggere o annullare fatture errate. Ad esempio, se un'azienda ha fatturato a qualcuno 200 euro in più di quanto avrebbe dovuto, a questa somma dovrebbe corrispondere correttamente un credito dello stesso importo. Dal 1° luglio 2013, data in cui la legge tedesca sull'IVA è stata modificata, ciò non è più possibile. La legge stabilisce ora che qualsiasi correzione di una fattura deve essere effettuata sotto forma di una fattura di storno. I crediti possono ora essere utilizzati solo per il loro scopo originario, come una sorta di credito di compensazione.
Quando deve essere emessa una fattura di storno?
Le fatture di storno sono necessarie quando un'azienda invia una fattura ma si accorge immediatamente che contiene un errore o quando l'altra parte si mette in contatto per segnalare che manca un numero di fattura o che l'importo è errato. Tuttavia, non è necessario emettere una fattura di storno per ogni singolo errore di battitura. Ad esempio, la presenza di lettere invertite nella descrizione del servizio non sono un problema, purché il significato effettivo del contenuto non risulti alterato.
Quello che conta davvero sono le informazioni obbligatorie prescritte dalla legge in conformità alla Sezione 14, paragrafo 4 dell'UStG che devono essere incluse nella fattura e non devono contenere errori. Queste includono nomi e indirizzi, il numero di fattura, il periodo e la data di emissione della fattura, una descrizione del servizio, l'identificativo fiscale o il numero di partita IVA, l'importo netto, l'importo delle imposte e l'importo lordo comprensivo dell'aliquota fiscale, nonché, laddove applicabile, una nota aggiuntiva relativa all'esenzione per le piccole imprese. Gli errori sono molto comuni, specialmente quando le fatture precedentemente emesse vengono utilizzate come modello per nuove fatture. In questo caso, è facile dimenticarsi di aggiornare la data o il numero della fattura o inserire un'aliquota fiscale errata.
Un altro fattore chiave in base a cui stabilire se è necessario emettere una fattura di storno consiste nel verificare se l'altra parte ha già registrato la fattura nel proprio sistema contabile. Se ancora non è stato effettuato alcun pagamento, potrebbe essere emessa una fattura di storno, anche se ciò comporta più documentazione rispetto alla seconda opzione. L'alternativa più semplice per entrambe le parti è un accordo che preveda di riscrivere ed emettere la fattura con lo stesso numero. Sarà possibile inviare facoltativamente un documento correttivo aggiungendo eventuali informazioni mancanti o correggendo eventuali informazioni errate. Il documento correttivo dovrebbe fare riferimento in modo chiaro alla fattura che deve essere corretta, indicando il numero della fattura, anche se al documento correttivo stesso non viene assegnato un nuovo numero di fattura. Se il servizio fatturato è già stato registrato nel sistema contabile dell'altra parte, non c'è alternativa all'emissione di una fattura di storno.
Tuttavia, le fatture di storno non sono necessarie solo quando una fattura viene emessa erroneamente, ma possono anche essere utilizzate per i rimborsi. Questo avviene sempre quando il servizio promesso dall'azienda non è stato fornito completamente, non è stato fornito affatto o non viene fornito secondo standard adeguati, ad esempio nel caso di reclami o consegne incomplete di merci.
Quali informazioni deve contenere una fattura di storno?
Come per le normali fatture iniziali, le fatture di storno devono soddisfare tutti i requisiti di legge in termini di informazioni obbligatorie. Tuttavia, vale la pena prendere nota di alcuni aspetti specifici: anziché "fattura", il documento deve essere chiaramente contrassegnato come "fattura di storno", "fattura correttiva" o "correzione di fattura". Dovrà contenere un nuovo numero di fattura e dovrebbe fare riferimento in modo chiaro alla fattura che deve essere stornata citando il numero e la data pertinenti: "Con la presente viene annullata la fattura [numero di fattura] del [data della fattura]".
La descrizione del servizio o la voce di fattura viene copiata dalla fattura originale su base uno a uno. L'importo della fattura alla fine della fattura di storno e gli importi IVA sono registrati come cifre negative, quindi preceduti da un segno meno. È qui che la fattura di storno si differenzia dal credito, che non mostra invece alcun importo negativo. Il modo migliore per concludere la fattura di storno è l'indicazione di tempi e modi in cui l'importo dovuto sarà rimborsato. Un'altra opzione, oltre a un trasferimento di storno, consiste nella compensazione a fronte di eventuali ricevute insolute.
Ai sensi della Sezione 14, paragrafo 4 dell'UStG, le fatture di storno devono contenere le seguenti informazioni obbligatorie:
- Nome e indirizzo dell'emittente della fattura
- Nome e indirizzo del destinatario della fattura
- Identificativo fiscale o numero di partita IVA
- Data di emissione della fattura di storno
- Denominazione come "fattura di storno" (anziché solo "fattura")
- Nuovo numero di serie della fattura
- Il numero della fattura originale
- Data di emissione della fattura originale
- Descrizione del servizio o voce fattura (uguale alla fattura originale)
- Importo netto, lordo e totale registrati come cifre negative
- Aliquota fiscale e importo delle imposte registrati come cifre negative
- Possibilmente una nota aggiuntiva riguardante l'esenzione per le piccole imprese
Come appare il modello di una fattura di storno?
Ovviamente, è possibile creare manualmente le proprie fatture di storno: le modifiche pertinenti possono essere apportate alla fattura originale. Con una revisione manuale, tuttavia, c'è il rischio di dimenticare o trascurare qualcosa. Questi errori potrebbero essere individuati durante un'ispezione aziendale e rivelarsi costosi. Pertanto, le aziende dovrebbero sempre prestare molta attenzione nella creazione delle fatture, ed è meglio verificare attentamente che la fattura di storno contenga tutte le principali informazioni obbligatorie. Un modello di modulo, che funge da base, può semplificare ulteriormente questo processo e risparmiare tempo.
Con l'aiuto di fornitori di servizi di pagamento certificati, le aziende hanno anche la possibilità di automatizzare completamente il loro processo di fatturazione. I programmi di fatturazione intelligenti sono in grado di creare e inviare fatture istantaneamente. È possibile inoltre riscuotere i pagamenti e completare le transazioni. È un approccio scalabile alla fatturazione che libera risorse e riduce le percentuali di errore.
Quali altre informazioni importanti bisogna conoscere sulle fatture di storno?
Una volta che la fattura di storno è stata creata, dovrebbe essere predisposta la nuova fattura corretta. In questo modo non si rischia di dimenticarla e può essere inviata direttamente con la fattura di storno. Tre documenti vengono quindi archiviati nei registri fisici o virtuali in relazione al processo specifico: la fattura iniziale errata, la fattura di storno e la nuova fattura corretta. In Germania è in vigore un obbligo di conservazione per fatture e documenti aziendali di ogni tipo che impone alle aziende di conservare tali documenti per almeno 10 anni. Questo vale in particolar modo per le fatture di storno che vengono ispezionate molto attentamente durante i controlli aziendali in quanto rientrano nella fattispecie generica di manipolazione dell'IVA e delle imposte in generale. Le aziende sono quindi tenute alla conservazione accurata dei documenti e devono essere sempre in grado di indicare la ragione dello storno per ogni singolo caso.