En ocasiones, las facturas pueden contener errores. En esos casos, las empresas crean una factura inversa, también conocida como «factura rectificativa». Nuestro artículo resume la información más importante que debes saber: qué es una factura inversa, cuándo debe emitirse y cuándo es opcional, y qué información obligatoria debe contener a efectos legales. También te ofrecemos una plantilla para que puedas emitir tu propia factura inversa de forma rápida y sencilla.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué es una factura inversa?
- ¿Cuál es la diferencia entre una factura inversa y una nota de crédito?
- ¿Cuándo hay que emitir una factura inversa?
- ¿Qué información debe contener una factura inversa?
- ¿Cómo es la plantilla de una factura inversa?
- ¿Qué otras cuestiones importantes hay que saber sobre la factura inversa?
¿Qué es una factura inversa?
Una factura inversa se utiliza para corregir o revocar una factura inicial incorrecta. En este contexto, también se utilizan los términos «factura rectificativa» o «corrección de factura». La factura inicial queda anulada por la factura inversa, de modo que puede emitirse una nueva factura correcta. Este proceso es necesario, ya que el destinatario no puede corregir manualmente las facturas incorrectas.
¿Cuál es la diferencia entre una factura inversa y una nota de crédito?
Según el artículo 14 de la ley alemana del impuesto sobre el valor añadido (Umsatzsteuergesetz, abreviado UStG), un crédito actúa como una especie de factura inversa, que se utiliza para el pago de bonificaciones o comisiones. El crédito también solía utilizarse para corregir o revocar facturas incorrectas. Por ejemplo, si una empresa facturaba a alguien 200 euros más de lo acordado, se le abonaba un crédito por el mismo importe. Desde el 1 de julio de 2013, cuando se produjo un cambio en la ley alemana del impuesto sobre el valor añadido, esto ya no ha sido posible. La ley establece ahora que cualquier corrección de una factura debe adoptar la forma de una factura inversa. Ahora, los créditos solo pueden utilizarse para su propósito original, como una especie de crédito de compensación.
¿Cuándo hay que emitir una factura inversa?
Las facturas inversas son necesarias cuando una empresa envía una factura, pero rápidamente se da cuenta de que contiene un error, o cuando la otra parte se pone en contacto para decir que falta un número de factura o que un importe es incorrecto. Pero no es necesario emitir una factura inversa por cada error tipográfico. Por ejemplo, la transposición de letras en la descripción del servicio no es un problema, siempre que no afecte al significado real del contenido.
Lo que realmente importa es la información obligatoria prescrita por la ley de conformidad con el artículo 14, apartado 4, de la UStG y que debe figurar en la factura y ser correcta. Se incluyen nombres y direcciones, el número de factura, el periodo de servicio y la fecha de emisión de la factura, una descripción del servicio, el número de identificación fiscal o el número de identificación a efectos del IVA, el importe neto, el importe del impuesto y el importe bruto, incluido el tipo impositivo, así como, en su caso, una nota adicional sobre la exención para pequeñas empresas. Es fácil que se cuelen errores, sobre todo cuando se utilizan facturas emitidas anteriormente como plantilla para facturas nuevas. En este caso, es fácil olvidarse de actualizar la fecha o el número de factura, o incluir un tipo impositivo incorrecto.
Otro factor clave para decidir si es necesario emitir una factura inversa es si la otra parte ya ha registrado o no la factura en su sistema de contabilidad. Si aún no se ha efectuado el pago, puede emitirse una factura inversa, aunque esto supone más papeleo en comparación con la segunda opción. La alternativa más sencilla es que ambas partes acuerden volver a redactar y emitir la factura con el mismo número de factura. Opcionalmente, se puede enviar un documento rectificativo, añadiendo la información que falte o corrigiendo la incorrecta. El documento rectificativo deberá hacer una referencia clara a la factura que debe corregirse, indicando el número de factura, aunque el documento rectificativo en sí no reciba un nuevo número de factura. Si el servicio facturado ya se ha registrado en el sistema de contabilidad de la otra parte, no hay alternativa y debe emitirse una factura inversa.
Pero las facturas inversas no solo son necesarias cuando una factura se emite de forma incorrecta, sino que también pueden utilizarse para reembolsos. Este es siempre el caso cuando el servicio prometido por la empresa no se ha prestado en su totalidad, en absoluto o a un nivel adecuado. Esto se aplica a las entregas incompletas de mercancías o en caso de reclamaciones.
¿Qué información debe contener una factura inversa?
Al igual que las facturas iniciales estándar, las facturas inversas tienen que cumplir todos los requisitos legales en cuanto a información obligatoria. No obstante, cabe destacar algunos puntos específicos: en lugar de «factura», el documento debe estar claramente marcado como «factura inversa», «factura rectificativa» o «corrección de factura». Contendrá un nuevo número de factura propio y deberá hacer una referencia clara a la factura que hay que anular citando el número y la fecha correspondientes: «Por la presente anulamos la factura [número de factura] del [fecha de la factura]».
La descripción del servicio o la partida de factura se copian de la factura original uno por uno. El importe de la factura al final de la factura inversa y cualquier importe de IVA se registran como cifras negativas, por lo que van precedidas de un signo menos. Aquí es donde la factura inversa difiere del crédito, que no muestra ningún importe negativo. La mejor manera de terminar la factura inversa es indicar cómo y cuándo se reembolsará el importe adeudado. Otra opción, además de la transferencia inversa, es realizar una compensación con las facturas pendientes.
Según el artículo 14, párrafo 4, de la UStG, las facturas inversas deben contener la siguiente información obligatoria:
- Nombre y dirección de la entidad emisora de la factura
- Nombre y dirección de la persona destinataria de la factura
- Número de identificación fiscal o número de identificación a efectos del IVA
- Fecha de emisión de la factura inversa
- Marcada como «factura inversa» (en lugar de «factura»)
- Nuevo número de la factura
- Número de factura de la factura original
- Fecha de emisión de la factura original
- Descripción del servicio o partida de factura (igual que en la factura original)
- Importe neto, bruto y total registrados como cifras negativas
- Tipo impositivo e importe de los impuestos registrado como cifra negativa
- Posiblemente una nota adicional relativa a la exención para las pequeñas empresas
¿Cómo es la plantilla de una factura inversa?
Por supuesto, es posible crear facturas inversas manualmente, modificando la factura original. Ahora bien, con la revisión manual se corre el riesgo de olvidar algo u omitirlo. Estos errores podrían detectarse durante una auditoría de la empresa y resultar costosos. Por lo tanto, las empresas siempre deben tener mucho cuidado al crear facturas, y es mejor comprobar dos veces si la factura inversa contiene toda la información obligatoria principal. Un formulario modelo, que sirva de plantilla, puede facilitar aún más esta tarea y ahorrar tiempo.
Con la ayuda de proveedores de servicios de pago certificados, las empresas también tienen la opción de automatizar por completo su proceso de facturación. Los programas de facturación inteligentes son capaces de crear y enviar facturas al instante. También se pueden cobrar los pagos y completar las transacciones. Es un enfoque escalable de la facturación que libera recursos y reduce las tasas de error.
¿Qué otras cuestiones importantes hay que saber sobre la factura inversa?
Una vez creada la factura inversa, debe configurarse la nueva factura corregida. Esto garantizará que no se olvide y pueda enviarse directamente con la factura inversa. A continuación, se archivan tres documentos en los registros físicos o virtuales en relación con el proceso específico: la factura inicial incorrecta, la factura inversa y la nueva factura corregida. En Alemania, se aplica una obligación de conservación a las facturas y documentos comerciales de todo tipo, que obliga a las empresas a conservarlos durante al menos 10 años. Esto se aplica sobre todo a las facturas inversas. Durante las auditorías, estas se inspeccionan muy de cerca, ya que recaen bajo la sospecha general de IVA y manipulación fiscal. Por ello, las empresas deben conservar los documentos con sumo cuidado y estar siempre en condiciones de exponer el motivo de la anulación en cada caso.