Stornorechnungen in Deutschland erklärt

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  1. Einführung
  2. Was ist eine Stornorechnung?
  3. Was ist der Unterschied zwischen Stornorechnung und Gutschrift?
  4. Wann muss eine Stornorechnung gestellt werden?
  5. Welche Angaben muss eine Stornorechnung enthalten?
  6. Wie sieht das Muster einer Stornorechnung aus?
  7. Was ist sonst noch wichtig bei Stornorechnungen?

Fehler in Rechnungen können passieren. In einem solchen Fall erstellen Unternehmen eine Stornorechnung beziehungsweise Korrekturrechnung. In unserem Artikel haben wir die wichtigsten Informationen zusammengefasst: Was ist eine Stornorechnung und wie unterscheidet sie sich von der Gutschrift, wann muss sie zwingend oder optional gestellt werden und welche gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben muss sie enthalten. Zudem stellen wir Ihnen ein Muster zur Verfügung, mit welchem Sie schnell und einfach eine eigene Stornorechnung erstellen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist eine Stornorechnung?
  • Was ist der Unterschied zwischen Stornorechnung und Gutschrift?
  • Wann muss eine Stornorechnung gestellt werden?
  • Welche Angaben muss eine Stornorechnung enthalten?
  • Wie sieht das Muster einer Stornorechnung aus?
  • Was ist sonst noch wichtig bei Stornorechnungen?

Was ist eine Stornorechnung?

Eine Stornorechnung dient der Korrektur oder Rücknahme einer fehlerhaften Ausgangsrechnung – und wird deshalb auch Korrekturrechnung oder Rechnungskorrektur genannt. Die vorangegangene Ausgangsrechnung wird von der Stornorechnung neutralisiert. Nach der Stornierung kann eine neue, korrekte Rechnung gestellt werden. Dieser Vorgang ist notwendig, weil fehlerhafte Rechnungen vom Rechnungsempfänger/von der Rechnungsempfängerin nicht manuell korrigiert werden dürfen.

Was ist der Unterschied zwischen Stornorechnung und Gutschrift?

Eine Gutschrift ist nach dem UstG §14 eine Art umgekehrte Rechnung, die zum Beispiel bei Bonus- oder Provisionszahlungen verwendet wird. Über diese, ihre eigentliche Funktion hinaus konnte die Gutschrift früher auch zum Korrigieren oder Widerrufen fehlerhafter Rechnungen genutzt werden. Hat ein Unternehmen beispielsweise 200 Euro zu viel in Rechnung gestellt, folgte eine Gutschrift über den gleichen Betrag. Seit dem 1. Juli 2013 und einer Anpassung des Umsatzsteuergesetzes ist dies nicht mehr möglich. Der Gesetzgeber schreibt seither vor, dass die Korrektur einer Rechnung zwingend mittels einer Stornorechnung erfolgen muss. Gutschriften dürfen nur noch für ihren ursprünglichen Zweck im Sinne einer Abrechnungsgutschrift verwendet werden.

Wann muss eine Stornorechnung gestellt werden?

Stornorechnungen werden unter anderem dann benötigt, wenn ein Unternehmen eine Rechnung versendet und jedoch kurz darauf feststellt, dass sich ein Fehler eingeschlichen hat. Oder es meldet sich in einem solchen Fall die Gegenseite, die eine fehlende Rechnungsnummer oder einen falschen Betrag entdeckt hat. Doch nicht jeder kleine Tippfehler bedeutet zwingend, dass eine Stornorechnung gestellt werden muss. Ein Buchstabendreher in der Leistungsbeschreibung ist beispielsweise unproblematisch – solange er den inhaltlichen Sinn nicht berührt.

Entscheidend sind die gesetzlichen Pflichtangaben nach UStG § 14 Abs. 4 – diese müssen auf der Rechnung enthalten und korrekt sein. Dazu zählen Namen und Anschriften, die Rechnungsnummer, der Leistungszeitraum und das Ausstellungsdatum der Rechnung, eine Leistungsbeschreibung, die Steuernummer oder Umsatzssteuer-Identifikationsnummer, der Netto-, Steuer- und Bruttobetrag inklusive des Steuersatzes sowie gegebenenfalls ein Zusatz zur Kleinunternehmerregelung. Fehler können sich schnell einschleichen – besonders wenn bereits gestellte Rechnungen als Vorlage für neue Rechnungen genutzt werden. Dann kann es leicht passieren, dass das Datum oder die Rechnungsnummer nicht aktualisiert wird oder noch ein falscher Steuersatz in der neuen Rechnung verbleibt.

Entscheidend bei der Frage, ob eine Stornorechnung gestellt werden muss, ist auch, ob die Rechnung auf der Gegenseite bereits verbucht ist oder nicht. Wurde noch keine Zahlung veranlasst, kann eine Stornorechnung gestellt werden – was im Vergleich zur zweiten Option jedoch bürokratischen Mehraufwand bedeutet. Die einfache Alternative: Die Rechnung wird in beiderseitiger Absprache mit der gleichen Rechnungsnummer neu geschrieben und zugestellt. Optional kann ein Berichtigungsdokument übermittelt werden, das die fehlenden oder falschen Angaben ergänzt oder korrigiert. Das Berichtigungsdokument muss sich eindeutig auf die zu berichtigende Rechnung beziehen, zum Beispiel durch die Angabe der Rechnungsnummer; das Berichtigungsdokument selbst bekommt jedoch keine neue Rechnungsnummer. Wurde die in Rechnung gestellte Leistung von der Gegenseite bereits verbucht, muss eine Stornorechnung gestellt werden.

Doch Stornorechnungen werden nicht nur notwendig, wenn eine Rechnung fehlerhaft gestellt wird; sie können ebenfalls bei Rückerstattungen zum Einsatz kommen. Dies ist immer dann der Fall, wenn die vom Unternehmen in Aussicht gestellte Leistung nicht, nur teilweise oder mangelhaft erbracht wurde. Dies gilt beispielsweise bei unvollständigen Warenlieferungen oder Reklamationen.

Welche Angaben muss eine Stornorechnung enthalten?

Stornorechnungen müssen wie „normale“ Ausgangsrechnungen alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben erfüllen. Es gilt jedoch, einige Besonderheiten zu beachten: Statt „Rechnung“ muss das Dokument klar mit der Bezeichnung „Stornorechnung“, „Korrekturrechnung“ oder „Rechnungskorrektur“ versehen sein. Es erhält eine neue, eigene Rechnungsnummer und sollte unter Nennung der Nummer und des Datums klar auf die zu stornierende Rechnung verweisen: „Hiermit stornieren wir die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum].”

Die Leistungsbeschreibung beziehungsweise Rechnungsposition wird eins zu eins von der Ursprungsrechnung übernommen. Der Rechnungsbetrag am Ende der Stornorechnung wird ebenso wie die Mehrwertsteuerbeträge ins Minus gesetzt, also mit einem Minuszeichen versehen. Hierin unterscheidet sich die Stornorechnung von der Gutschrift, denn Letztere weist keinen negativen Betrag auf. Bestenfalls schließt die Stornorechnung mit einem Hinweis, wie und wann der fällige Betrag erstattet wird. Neben einer Rücküberweisung ist auch die Verrechnung mit offenen Rechnungen möglich.

Nach UStG § 14 Abs. 4 müssen Stornorechnungen die folgenden Pflichtangaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Rechnungserstellers/der Rechnungstellerin
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers/der Rechnungsempfängerin
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Stornorechnung
  • Bezeichnung „Stornorechnung” (statt Rechnung)
  • Neue, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Rechnungsnummer der Originalrechnung
  • Ausstellungsdatum der Originalrechnung
  • Leistungsbeschreibung/Rechnungsposition (identisch zur Originalrechnung)
  • Netto-, Brutto- und Gesamtbetrag ins Minus gesetzt
  • Steuersatz und der ins Minus gesetzte Steuerbetrag
  • Eventuell Zusatz zur Kleinunternehmerregelung

Wie sieht das Muster einer Stornorechnung aus?

Natürlich ist es möglich, Stornorechnungen händisch selbst zu erstellen – die Originalrechnung lässt sich entsprechend anpassen. Die manuelle Überarbeitung birgt jedoch das Risiko, etwas zu vergessen oder zu übersehen. Bei einer Betriebsprüfung können diese Fehler beanstandet und teuer werden. Deshalb sollten Unternehmen bei der Rechnungserstellung immer genau hinschauen und lieber doppelt prüfen, ob die Stornorechnung alle wesentlichen Pflichtangaben enthält. Noch leichter wird dies mit einem Muster, das als Vorlage dient und Zeit spart.

Mit Hilfe zertifizierter Zahlungsdienstleister haben Unternehmen auch die Möglichkeit, ihre Rechnungsstellung vollständig zu automatisieren. Mit intelligenten Rechnungsprogrammen können Rechnungen in kürzester Zeit erstellt und versandt werden. Darüber hinaus können Zahlungen eingezogen und Transaktionen abgeglichen werden. Eine skalierbare Rechnungsstellung setzt Ressourcen frei und minimiert die Fehlerquote auf ein Minimum.

Was ist sonst noch wichtig bei Stornorechnungen?

Sobald die Stornorechnung erstellt ist, sollte die neue, korrigierte Rechnung aufgesetzt werden. So gerät diese nicht in Vergessenheit und kann direkt mit der Stornorechnung versandt werden. In den physischen oder virtuellen Akten werden zum konkreten Vorgang dann drei Dokumente archiviert: die fehlerhafte Ausgangsrechnung, die Stornorechnung und die neue, korrigierte Rechnung. In Deutschland besteht eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und geschäftliche Dokumente aller Art, die Unternehmen verpflichtet, diese für mindestens zehn Jahre vorzuhalten. Dies gilt für Stornorechnungen in besonderem Maße: Bei Betriebsprüfungen werden sie sehr gründlich kontrolliert, da sie unter den Generalverdacht der Umsatz- und Steuermanipulation fallen. Unternehmen sollten die Dokumente daher sorgfältig aufbewahren und immer in der Lage sein, den jeweiligen Stornierungsgrund zu benennen.

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