Il arrive que les factures contiennent des erreurs. Dans ce cas, les entreprises émettent une facture inversée, ou « facture rectificative ». Notre article résume les informations les plus importantes à connaître : ce qu'est une facture inversée, dans quelles situations elle est obligatoire ou facultative, ainsi que les informations obligatoires à inclure à des fins juridiques. Nous vous fournissons également un modèle pour émettre rapidement et facilement votre propre facture inversée.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'une facture inversée ?
  
• Quelle est la différence entre une facture inversée et un avoir ?
  
• Dans quels cas une facture inversée doit-elle être émise ?
  
• Quelles informations une facture inversée doit-elle mentionner ?
  
• Comment se présente le modèle de facture inversée ?
  
• Quels sont les autres points importants à connaître à propos des factures inversées ?
  

Qu'est-ce qu'une facture inversée ?

Une facture inversée a pour but de rectifier ou d'annuler une facture initiale erronée. Dans ce contexte, on emploie également le terme de « facture rectificative » ou de « facture corrective ». La facture inversée annule la facture initiale de sorte qu'une nouvelle facture correcte puisse être émise. Cette procédure est nécessaire du fait que les factures incorrectes ne peuvent pas être corrigées manuellement par le destinataire.

Quelle est la différence entre une facture inversée et un avoir ?

D'après l'article 14 de la loi allemande sur la TVA (Umsatzsteuergesetz, ou UStG), un avoir est un type de facture inversée qui sert au paiement de primes ou de commissions. Autrefois, ce crédit pouvait également servir à corriger ou révoquer des factures inexactes. Si une entreprise facturait par exemple à quelqu'un 200 euros de plus que le montant dû, un avoir du même montant était émis. Or, depuis l'amendement du 1er juillet 2013 de la loi allemande sur la TVA, cela n'est plus possible. La législation allemande prévoit désormais que toute rectification d'une facture doit prendre la forme d'une facture inversée. Désormais, les avoirs sont utilisables exclusivement dans leur but initial, c'est-à-dire en tant que crédit de compensation.

Dans quels cas une facture inversée doit-elle être émise ?

Les factures inversées s'imposent lorsqu'une entreprise s'aperçoit rapidement d'une erreur sur une facture qu'elle vient d'émettre, ou que l'autre partie la contacte pour lui signaler un numéro de facture manquant ou un montant erroné. Toutefois, il n'est pas obligatoire d'établir une facture inversée à la moindre erreur de frappe. Une inversion de caractères dans la description du service, par exemple, ne pose pas de problème particulier du moment que la signification réelle du contenu ne s'en trouve pas affectée.

En revanche, les informations obligatoires prescrites par l'article 14, paragraphe 4 de la loi UStG doivent impérativement figurer sur la facture et être correctes. Ces données comprennent les noms et adresses, le numéro de facture, la période de service, la date d'émission de la facture, un descriptif du service, le numéro de taxe ou numéro d'identification de TVA, le montant net, le montant des taxes et le montant brut, y compris le taux d'imposition, ainsi que, le cas échéant, une note supplémentaire concernant l'exonération applicable aux petites entreprises. Il n'est pas rare que certaines erreurs se glissent, notamment lorsque des factures antérieures sont réutilisées comme modèle pour émettre de nouvelles factures. Dans ce cas, il est facile d'oublier de mettre à jour la date ou le numéro de la facture, ou de se tromper sur le taux de taxe.

Un autre facteur essentiel pour déterminer l'opportunité d'émettre ou non une facture inversée est de savoir si l'autre partie a déjà saisi la facture dans son système comptable. Si aucun paiement n'a encore été effectué, une facture inversée peut être émise, au prix toutefois de procédures plus complexes que dans le second cas. La solution la plus simple est que les deux parties conviennent de réécrire, puis de réémettre la facture avec le même numéro. Il est possible, en option, de transmettre un document rectificatif destiné à ajouter les informations manquantes ou à corriger celles qui sont inexactes. Ce document correctif doit faire clairement référence à la facture sujette à rectification, en indiquant le numéro de la facture, sans que le document correctif lui-même ne se voie attribuer de nouveau numéro. Si le service facturé a déjà été consigné dans le système comptable de l'autre partie, il n'existe aucun autre moyen que d'émettre une facture inversée.

Au demeurant, les factures inversées ne sont pas uniquement nécessaires lorsqu'une facture est émise de manière incorrecte : elles peuvent également être utilisées pour les remboursements. Cela est systématiquement le cas lorsque le service dû par l'entreprise n'a pas été fourni dans son intégralité, voire n'a pas été fourni du tout, ou que le niveau de la prestation est inadéquat. Cette mesure s'applique en cas de livraisons incomplètes de marchandises ou de réclamations.

Quelles informations une facture inversée doit-elle mentionner ?

De même que les factures initiales standard, les factures inversées doivent répondre à tous les critères légaux concernant les informations obligatoires. Certains points particuliers méritent toutefois d'être soulignés : au lieu de mentionner le terme de « facture », le document doit comporter clairement la mention « facture inversée », « facture rectificative » ou « facture corrigée ». De plus, le document doit inclure un nouveau numéro de facture qui lui est propre et faire clairement référence à la facture à annuler, en citant le numéro et la date concernés, tel que : « La présente facture annule et remplace la facture [numéro de facture] du [date de la facture] ».

Le descriptif du service ou l'élément facturé est recopié mot pour mot depuis la facture d'origine. Le montant facturé et les montants de TVA au bas de la facture inversée sont précédés d'un signe moins pour indiquer que ces sommes sont déduites. C'est en cela que la facture inversée diffère d'un avoir, lequel ne fait apparaître aucun montant négatif. La meilleure façon de terminer la facture inversée est d'indiquer quant et comment le montant dû sera rétrocédé. Une autre option, en dehors de l'annulation de transfert, consiste à effectuer une compensation sur des factures impayées ou en souffrance.

Conformément à l'article 14, paragraphe 4 de la loi UStG, les factures inversées doivent impérativement contenir les informations suivantes :

• nom et adresse de l'émetteur de la facture ;
  
• nom et adresse du destinataire de la facture ;
  
• numéro d'identification fiscale ou numéro d'identification de TVA ;
  
• date d'émission de la facture inversée ;
  
• marquage en tant que « facture inversée » (au lieu de « facture ») ;
  
• nouveau numéro de série de la facture ;
  
• numéro de la facture d'origine ;
  
• date d'émission de la facture d'origine ;
  
• descriptif du service ou élément facturé (identique à la facture d'origine) ;
  
• montants nets, bruts et totaux précédés d'un signe moins ;
  
• taux et montant des taxes précédés d'un signe moins ;
  
• le cas échéant, note complémentaire concernant l'exemption pour les petites entreprises.
  

Comment se présente le modèle de facture inversée ?

Il est bien entendu possible de créer manuellement vos propres factures inversées en apportant les modifications requises à la facture initiale. Cette révision manuelle présente toutefois le risque de commettre des oublis ou des négligences. De telles erreurs, lorsqu'elles sont décelées lors d'un audit de l'entreprise, peuvent se révéler coûteuses. Les entreprises doivent donc toujours faire preuve d'une grande prudence lorsqu'elles établissent des factures, et il est préférable de vérifier à deux reprises que la facture inversée contient bien toutes les informations obligatoires principales. Un modèle de formulaire peut vous faciliter la tâche et vous faire gagner du temps.

Avec l'aide de prestataires de services de paiement certifiés, les entreprises ont également la possibilité d'automatiser entièrement leur procédure de facturation. Il existe des programmes de facturation intelligents capables de créer et d'envoyer des factures instantanément. Ces systèmes permettent en outre d'encaisser des paiements et de mener à bien des transactions. Il s'agit d'une approche évolutive de la facturation qui libère des ressources et réduit les taux d'erreur.

Quels sont les autres points importants à connaître à propos des factures inversées ?

Une fois la facture inversée émise, la nouvelle facture rectificative doit être établie. Cette mesure permet d'éviter que la facture ne soit omise et d'assurer qu'elle est envoyée directement avec la facture inversée. Trois documents sont ensuite archivés dans les dossiers physiques ou virtuels liés au processus concerné : la facture initiale erronée, la facture inversée et la nouvelle facture rectificative. En Allemagne, les entreprises sont tenues par l'obligation de conserver au moins 10 ans leurs factures et documents commerciaux de toute nature. Cette obligation vaut en particulier pour les factures inversées, qui sont scrutées à la loupe lors des audits fiscaux, dans la mesure où elles sont généralement soupçonnées d'être liées aux manipulations de la TVA et des taxes. Les entreprises doivent par conséquent conserver ces documents avec le plus grand soin et être toujours en mesure d'expliquer dans chaque cas le motif d'une annulation.