Às vezes, as faturas podem conter erros. Nesses casos, as empresas criam uma fatura anulada, também conhecida como "fatura corretiva". Nosso artigo resume as informações mais importantes que você deve conhecer: o que é uma fatura anular, quando ela deve ser emitida e quando é opcional, e quais informações obrigatórias ela deve conter para fins jurídicos. Também fornecemos um modelo para que você possa emitir sua própria fatura anular de forma rápida e fácil.

O que você encontrará neste artigo?

• O que é uma fatura anular?
  
• Qual é a diferença entre uma fatura anular e um crédito?
  
• Quando deve ser emitida uma fatura anular?
  
• Quais são as informações que uma fatura anular deve conter?
  
• Como é o modelo de uma fatura anular?
  
• Quais são outros aspectos importantes a saber sobre as faturas anulares?
  

O que é uma fatura anular?

Uma fatura anular é usada para corrigir ou revogar uma fatura inicial incorreta. Os termos "fatura corretiva" ou "correção de fatura" também são usados nesse contexto. A fatura inicial é cancelada pela fatura anular, de modo que uma nova fatura correta possa ser emitida. Esse processo é necessário, pois as faturas incorretas não podem ser corrigidas manualmente pelo destinatário.

Qual é a diferença entre uma fatura anular e uma nota de crédito?

De acordo com a Seção 14 da Lei do IVA alemã (Umsatzsteuergesetz, abreviada como UStG), um crédito funciona como uma espécie de fatura anular, que é usada para pagamentos de bônus ou comissões. O crédito também pode ser usado para corrigir ou revogar faturas incorretas. Por exemplo, se uma empresa faturasse a alguém 200 euros a mais do que deveria, você receberia um crédito no mesmo valor. Desde 1º de julho de 2013, quando houve uma alteração na Lei do IVA alemã, isso não é mais possível. A lei agora determina que qualquer correção de uma fatura deve assumir a forma de uma anulação. Os créditos agora só podem ser usados para sua finalidade original, como uma espécie de crédito de compensação.

Quando uma fatura anular deve ser emitida?

As faturas anulares são necessárias quando uma empresa envia uma fatura, mas rapidamente percebe que contém um erro, ou quando a outra parte entra em contato para dizer que um número de fatura está faltando ou que um valor está incorreto. Mas uma fatura anular não precisa ser emitida para cada erro de digitação. Por exemplo, letras transpostas na descrição do serviço não são um problema, desde que o significado real do conteúdo não seja afetado.

O que realmente importa são as informações obrigatórias prescritas por lei de acordo com a Seção 14 para. 4 UStG - elas devem ser incluídas na fatura e devem estar corretas. Elas incluem nomes e endereços, o número da fatura, o período do serviço e a data de emissão da fatura, uma descrição do serviço, o número do imposto ou o número de identificação do IVA , o valor líquido, o valor do imposto e o valor bruto, incluindo a alíquota do imposto, bem como, quando aplicável, uma nota adicional referente à isenção para pequenas empresas. Os erros podem ser facilmente detectados, principalmente quando faturas emitidas anteriormente são usadas como modelo para novas faturas. Nesse caso, é fácil esquecer de atualizar a data ou o número da fatura, ou incluir uma alíquota incorreta.

Outro fator importante para a necessidade de emissão de uma fatura anular é se a outra parte já registrou ou não a fatura em seu sistema contábil. Se o pagamento ainda não foi feito, uma fatura anular pode ser emitida, embora isso signifique mais papelada em comparação com a segunda opção. A alternativa simples é que ambas as partes concordem em reescrever e emitir a fatura com o mesmo número de fatura. Um documento corretivo opcional pode ser encaminhado, acrescentando qualquer informação que esteja faltando ou corrigindo qualquer informação incorreta. O documento corretivo precisaria fazer uma referência clara à fatura que precisa ser corrigida, informando o número da fatura, embora o documento corretivo em si não receba um novo número de fatura. Se o serviço faturado já tiver sido registrado no sistema contábil da outra parte, não haverá alternativa e uma fatura anulada deverá ser emitida.

Mas as faturas anulares não são necessárias apenas quando uma fatura é emitida incorretamente; elas também podem ser usadas para reembolsos. Esse é sempre o caso quando o serviço prometido pela empresa não foi prestado integralmente, não foi prestado, ou em foi prestado em um padrão inadequado. Isso se aplica a entregas incompletas de mercadorias ou em caso de reclamações.

Que informações uma fatura anular deve conter?

Assim como as faturas iniciais padrão, as faturas anulares devem atender a todos os requisitos estatutários em termos de informações obrigatórias. No entanto, vale a pena observar alguns pontos específicos: em vez de "fatura", o documento deve ser claramente marcado como "fatura anulada", "fatura corretiva" ou "correção de fatura". Ele conterá um novo número de fatura próprio e deverá fazer uma referência clara à fatura que precisa ser anulada, citando o número e a data relevantes: "Estamos anulando a fatura [número da fatura] de [data da fatura]."

A descrição do serviço ou o item da fatura é copiado da fatura original em uma base de um para um. O valor da fatura no final da fatura anulada e quaisquer valores de IVA são registrados como valores negativos, portanto, prefixados com um sinal de menos. É nesse ponto que a fatura anulada difere do crédito, que não mostra nenhum valor negativo. A melhor maneira de finalizar a fatura reversa é declarar como e quando o valor devido será reembolsado. Outra opção, além de uma transferência anular, é realizar a compensação com qualquer fatura pendente.

De acordo com a Seção 14 para. 4 da UStG, as faturas anuladas devem conter as seguintes informações obrigatórias:

• Nome e endereço do emissor da fatura
  
• Nome e endereço do destinatário da fatura
  
• Número fiscal ou número de identificação do IVA
  
• Data de emissão da fatura anulada
  
• Marcada como "fatura anulada" (em vez de "fatura")
  
• Novo número de série da fatura
  
• Número da fatura original
  
• Data de emissão da fatura original
  
• Descrição do serviço ou item da fatura (igual ao da fatura original)
  
• Valores líquidos, brutos e totais registrados como números negativos
  
• Alíquota de imposto e o valor do imposto registrado como um valor negativo
  
• Possivelmente uma nota adicional sobre a isenção para pequenas empresas
  

Como é o modelo de uma fatura anular?

É claro que é possível criar suas próprias faturas anulares manualmente - as alterações relevantes podem ser feitas na fatura original. Entretanto, com a revisão manual, existe o risco de esquecer ou negligenciar algo. Esses erros podem ser detectados durante uma auditoria da empresa e custar caro. Portanto, as empresas devem sempre tomar muito cuidado ao criar faturas, e é melhor verificar novamente se a fatura anular contém todas as principais informações obrigatórias. Um modelo de formulário , pode tornar isso ainda mais fácil e economizar tempo também.

Com a ajuda de provedores de serviços de pagamentos certificados, as empresas também têm a opção de automatizar totalmente o processo de faturamento. Os programas inteligentes de faturamento são capazes de criar e enviar faturas instantaneamente. Os pagamentos também podem ser recolhidos e as transações concluídas. Trata-se de uma abordagem escalável para o faturamento que libera recursos e reduz as taxas de erro.

Quais são os outros aspectos importantes a saber sobre as faturas anulares?

Depois que a fatura anular tiver sido criada, a nova fatura corrigida deverá ser configurada. Isso garantirá que ela não seja esquecida e poderá ser enviada diretamente com a fatura anular. Três documentos são então arquivados nos registros físicos ou virtuais em relação ao processo específico: a fatura inicial incorreta, a fatura anular e a nova fatura corrigida. Na Alemanha, uma obrigação de retenção se aplica a faturas e documentos comerciais de todos os tipos, o que obriga as empresas a mantê-los por pelo menos 10 anos. Isso é particularmente aplicável às faturas fiscais reversas: elas são inspecionadas com muita atenção durante as auditorias das empresas, pois se enquadram na suspeita geral de IVA e manipulação fiscal. Portanto, as empresas devem guardar os documentos com muito cuidado e estar sempre em condições de declarar o motivo da anulação em cada caso.