บางครั้งใบแจ้งหนี้อาจมีข้อผิดพลาด ในกรณีเช่นนี้ บริษัทจะจัดทำใบแจ้งหนี้ปรับคืน หรือที่เรียกอีกอย่างว่า "ใบแจ้งหนี้แก้ไข" บทความของเราสรุปข้อมูลที่สำคัญที่สุดที่คุณควรรู้ ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ปรับคืนคืออะไร กรณีใดที่จำเป็นต้องออก และกรณีใดที่เป็นทางเลือก รวมถึงข้อมูลบังคับที่ต้องระบุตามกฎหมาย นอกจากนี้เรายังมีเทมเพลตเพื่อให้คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ปรับคืนได้เองอย่างรวดเร็ว และง่ายดาย

เนื้อหาหลักในบทความนี้

• ใบแจ้งหนี้ปรับคืนคืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ปรับคืนและใบลดหนี้ต่างกันอย่างไร
  
• เมื่อใดที่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ปรับคืน
  
• ใบแจ้งหนี้ปรับคืนต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
  
• เทมเพลตสำหรับใบแจ้งหนี้ปรับคืนมีลักษณะอย่างไร
  
• ข้อควรรู้ที่สำคัญอื่นๆ ที่ควรทราบเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ปรับคืนมีอะไรบ้าง
  

ใบแจ้งหนี้ปรับคืนคืออะไร

ใบแจ้งหนี้ปรับคืนใช้เพื่อแก้ไขหรือเพิกถอนใบแจ้งหนี้ตั้งต้นที่ไม่ถูกต้อง คำว่า "ใบแจ้งหนี้แก้ไข" หรือ "การแก้ไขใบแจ้งหนี้" ยังถูกใช้ในบริบทนี้เช่นกัน ใบแจ้งหนี้ตั้งต้นจะถูกยกเลิกด้วยใบแจ้งหนี้ปรับคืน เพื่อให้สามารถออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ที่ถูกต้องได้ ขั้นตอนการดำเนินการนี้จำเป็น เนื่องจากผู้รับใบแจ้งหนี้ไม่สามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องได้ด้วยตนเอง

ใบแจ้งหนี้ปรับคืนกับใบลดหนี้ต่างกันอย่างไร

ตามมาตรา 14 แห่งกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (Umsatzsteuergesetz ย่อมาจาก UStG) ใบลดหนี้ (Credit) ถือเป็นใบแจ้งหนี้ปรับคืนประเภทหนึ่ง ซึ่งใช้สำหรับการจ่ายโบนัส หรือค่าคอมมิชชั่น ใบลดหนี้ยังสามารถใช้เพื่อแก้ไขหรือเพิกถอนใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องได้ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทออกใบแจ้งหนี้ให้บุคคลใดเกินไป 200 ยูโร ก็สามารถออกใบลดหนี้ในจำนวนเดียวกันตามมาได้ อย่างไรก็ตามตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2013 ที่มีการแก้ไขกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี การแก้ไขในลักษณะดังกล่าวไม่สามารถทำได้อีกต่อไป กฎหมายได้กำหนดว่า การแก้ไขใบแจ้งหนี้ใดๆ จะต้องทำในรูปแบบของใบแจ้งหนี้ปรับคืน ในปัจจุบันใบลดหนี้สามารถใช้ได้เฉพาะเพียงตามวัตถุประสงค์เดิมเท่านั้น คือในลักษณะของการหักบัญชีหนี้คงค้าง

เมื่อใดที่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ปรับคืน

ใบแจ้งหนี้ปรับคืนเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อบริษัทได้ส่งใบแจ้งหนี้ไปแล้ว แต่พบได้ในทันทีว่าเอกสารมีข้อผิดพลาด หรือเมื่อคู่สัญญาอีกฝ่ายติดต่อกลับมาว่าใบแจ้งหนี้ขาดหมายเลขอ้างอิง หรือจำนวนเงินไม่ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ปรับคืนในทุกครั้งที่มีการพิมพ์ผิดพลาดเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น มีตัวอักษรวางสลับ หรือผิดตำแหน่งในส่วนของรายละเอียดบริการ ซึ่งหากไม่กระทบต่อความหมายที่แท้จริงของเนื้อหาโดยรวม ก็ไม่ถือว่าเป็นปัญหา

สิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริง คือข้อมูลบังคับที่กฎหมายกำหนดไว้โดยตามมาตรา 14 วรรค 4 แห่งกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (UStG) ซึ่งต้องระบุอยู่ในใบแจ้งหนี้และต้องถูกต้องครบถ้วน ข้อมูลดังกล่าวประกอบด้วยชื่อและที่อยู่ หมายเลขใบแจ้งหนี้ ระยะเวลาในการให้บริการ และวันที่ออกใบแจ้งหนี้ รายละเอียดของบริการ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือหมายเลขประจำตัวภาษีมูลค่าเพิ่ม จำนวนเงินสุทธิ จำนวนเงินภาษี และจำนวนเงินรวมทั้งสิ้นพร้อมทั้งอัตราภาษี รวมถึงในกรณีที่เกี่ยวข้อง อาจต้องมีหมายเหตุเพิ่มเติมเกี่ยวกับการได้รับการยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการรายย่อย (หากมี) ข้อผิดพลาดสามารถเกิดขึ้นได้ง่าย โดยเฉพาะเมื่อมีการนำใบแจ้งหนี้ที่เคยออกมาก่อนหน้ามาเป็นต้นแบบ หรือเทมเพลตสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ใหม่ ในกรณีเช่นนี้ มักจะมีการลืมอัปเดตวันที่หรือหมายเลขใบแจ้งหนี้ หรือระบุอัตราภาษีที่ไม่ถูกต้องได้ง่าย

ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งที่ใช้พิจารณาว่าจำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ปรับคืนหรือไม่ คือต้องทราบว่าอีกฝ่ายหนึ่งได้บันทึกใบแจ้งหนี้ในระบบบัญชีของตนแล้วหรือไม่ หากยังไม่มีการชำระเงินเกิดขึ้น อาจมีการออกใบแจ้งหนี้ปรับคืนได้ แม้ว่าจะหมายถึงการทำเอกสารที่มากขึ้นเมื่อเทียบกับทางเลือกที่สอง ทางเลือกที่ง่ายกว่า คือให้ทั้งสองฝ่ายตกลงกันที่จะเขียนใหม่และออกใบแจ้งหนี้ด้วยหมายเลขใบแจ้งหนี้เดิม ทั้งนี้เอกสารแก้ไขเพิ่มเติมอาจถูกส่งต่อ โดยเพิ่มเติมข้อมูลที่ขาดหายไปหรือแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง เอกสารแก้ไขจะต้องอ้างอิงถึงใบแจ้งหนี้ที่ต้องการแก้ไขอย่างชัดเจน โดยระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ แม้ว่าเอกสารแก้ไขจะไม่ได้รับหมายเลขใบแจ้งหนี้ใหม่ก็ตาม อย่างไรก็ตามหากบริการที่ออกใบแจ้งหนี้ไว้ได้รับการบันทึกลงในระบบบัญชีของอีกฝ่ายหนึ่งเป็นที่เรียบร้อยแล้ว จะไม่มีทางเลือกอื่น และจำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ปรับคืนเท่านั้น

อย่างไรก็ตามใบแจ้งหนี้ปรับคืนไม่เพียงแต่จำเป็นเฉพาะในกรณีที่มีการออกใบแจ้งหนี้ผิดพลาดเท่านั้น แต่ยังสามารถใช้สำหรับการขอคืนเงินได้อีกด้วย กรณีเช่นนี้มักเกิดขึ้นเมื่อบริการที่บริษัทได้สัญญาไว้ไม่ได้ถูกส่งมอบครบถ้วน ไม่ได้ถูกส่งมอบเลย หรือไม่ได้มาตรฐานที่เพียงพอ ซึ่งรวมถึงกรณีการส่งมอบสินค้าที่ไม่ครบถ้วน หรือกรณีที่มีการร้องเรียนจากลูกค้า

ใบแจ้งหนี้ปรับคืนต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ตั้งต้นมาตรฐาน ใบแจ้งหนี้ปรับคืนต้องเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายทั้งหมดในแง่ของข้อมูลบังคับที่ต้องระบุ อย่างไรก็ตาม มีประเด็นเฉพาะบางอย่างที่ควรสังเกต: แทนที่จะใช้คำว่า "ใบแจ้งหนี้" เอกสารจะต้องมีการระบุอย่างชัดเจนว่าเป็น "ใบแจ้งหนี้ปรับคืน", "ใบแจ้งหนี้แก้ไข" หรือ "การแก้ไขใบแจ้งหนี้" ใบแจ้งหนี้ดังกล่าวจะต้องมีหมายเลขใหม่ของตนเอง และควรอ้างอิงอย่างชัดเจนถึงใบแจ้งหนี้ที่ต้องการกลับรายการ โดยการระบุหมายเลข และวันที่ที่เกี่ยวข้องของใบแจ้งหนี้นั้น: "เราขอกลับรายการใบแจ้งหนี้ [หมายเลขใบแจ้งหนี้] ลงวันที่ [วันที่ในใบแจ้งหนี้]"

คำอธิบายบริการหรือรายการในใบแจ้งหนี้ จะถูกคัดลอกจากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับแบบรายการต่อรายการ จำนวนเงินรวมในตอนท้ายของใบแจ้งหนี้ปรับคืน รวมถึงจำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี) จะถูกบันทึกเป็นตัวเลขติดลบ ดังนั้นตัวเลขจะถูกนำหน้าด้วยเครื่องหมายลบ ซึ่งจุดนี้เป็นจุดที่ใบแจ้งหนี้ปรับคืนแตกต่างจากใบลดหนี้ ที่จะไม่แสดงจำนวนเงินติดลบ วิธีที่ดีที่สุดในการสรุปใบแจ้งหนี้ปรับคืนคือการระบุว่าจะมีการคืนเงินจำนวนดังกล่าวอย่างไร และเมื่อใด อีกทางเลือกหนึ่งนอกจากการโอนเงินคืนโดยตรง คือการหักกลบลบหนี้กับใบแจ้งหนี้ค้างชำระอื่นที่มีอยู่

ตามมาตรา 14 วรรค 4 แห่งกฎหมาย UStG ใบแจ้งหนี้ปรับคืนจะต้องมีข้อมูลบังคับดังต่อไปนี้:

• ชื่อและที่อยู่ของบริษัทผู้ออกใบแจ้งหนี้
  
• ชื่อและที่อยู่ของผู้รับใบแจ้งหนี้
  
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือหมายเลขประจำตัวภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้ปรับคืน
  
• ระบุกำกับไว้ว่า "ใบแจ้งหนี้ปรับคืน" (แทนที่จะเป็น "ใบแจ้งหนี้")
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ชุดใหม่
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ
  
• วันที่ออกของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ
  
• รายละเอียดบริการหรือรายการในใบแจ้งหนี้ (เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ)
  
• จำนวนเงินสุทธิ จำนวนเงินรวมก่อนภาษี และจำนวนเงินรวมทั้งสิ้นที่บันทึกเป็นยอดติดลบ
  
• อัตราภาษีและจำนวนภาษีที่บันทึกเป็นยอดติดลบ
  
• อาจมีหมายเหตุเพิ่มเติมเกี่ยวกับการได้รับการยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการรายย่อย
  

เทมเพลตสำหรับใบแจ้งหนี้ปรับคืนมีลักษณะอย่างไร

แน่นอนว่าเป็นไปได้ที่จะสร้างใบแจ้งหนี้ปรับคืนของคุณได้ด้วยตนเอง โดยสามารถแก้ไขเพิ่มเติมข้อมูลที่เกี่ยวข้องในใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ อย่างไรก็ตามการแก้ไขด้วยตนเอง มีความเสี่ยงที่จะลืมหรือมองข้ามรายละเอียดบางอย่าง ข้อผิดพลาดเหล่านี้สามารถถูกตรวจพบได้ในระหว่างการตรวจสอบบัญชีของบริษัท ซึ่งทำให้เกิดค่าใช้จ่ายตามมา ดังนั้นบริษัทควรใช้ความระมัดระวังเป็นอย่างยิ่งเมื่อจัดทำใบแจ้งหนี้ และควรตรวจสอบซ้ำเสมอว่าใบแจ้งหนี้ปรับคืนนั้นมีการระบุข้อมูลบังคับที่สำคัญครบถ้วนหรือไม่ แบบฟอร์มโมเดลที่เป็นเทมเพลตต้นแบบจะสามารถช่วยให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้นและประหยัดเวลาได้อีกด้วย

ด้วยความช่วยเหลือของผู้ให้บริการชำระเงินที่ได้รับการรับรอง บริษัทต่างๆ ยังมีทางเลือกในการทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้เป็นระบบอัตโนมัติได้อย่างเต็มรูปแบบ โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้อัจฉริยะสามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ได้ทันที นอกจากนี้ยังสามารถเรียกเก็บการชำระเงิน และดำเนินธุรกรรมให้เสร็จสมบูรณ์ได้ ถือเป็นแนวทางการจัดการใบแจ้งหนี้ที่สามารถขยายขนาดได้ ช่วยประหยัดทรัพยากร และลดอัตราการเกิดความผิดพลาดลงอย่างมาก

ข้อควรรู้ที่สำคัญอื่นๆ ที่ควรทราบเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ปรับคืนมีอะไรบ้าง

เมื่อจัดทำใบแจ้งหนี้ปรับคืนแล้ว จะต้องออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ที่ได้รับการแก้ไขอย่างถูกต้องตามมา เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารดังกล่าวจะไม่ถูกลืม และสามารถส่งไปพร้อมกับใบแจ้งหนี้ปรับคืนได้โดยตรง เอกสารสามฉบับจะถูกจัดเก็บในแฟ้มเอกสารจริงหรือในรูปแบบของการเก็บข้อมูลดิจิทัลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการนี้ ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ตั้งต้นที่ไม่ถูกต้อง ใบแจ้งหนี้ปรับคืน และใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ที่แก้ไขแล้ว ในเยอรมนี มีข้อกำหนดในเรื่องของหน้าที่ในการเก็บรักษาใบแจ้งหนี้และเอกสารทางธุรกิจทุกประเภทไว้อย่างน้อย 10 โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการกลับรายการใบแจ้งหนี้ เนื่องจากสิ่งเหล่านี้ได้รับการตรวจสอบอย่างใกล้ชิดในระหว่างการตรวจสอบของบริษัท เพราะเอกสารประเภทนี้มักถูกตรวจสอบอย่างละเอียดระหว่างการตรวจสอบบัญชีของบริษัท เนื่องจากมักอยู่ภายใต้ข้อสงสัยทั่วไปเกี่ยวกับการหลีกเลี่ยงภาษีมูลค่าเพิ่มและการทุจริตทางภาษี ดังนั้นบริษัทจึงควรเก็บรักษาเอกสารเหล่านี้ด้วยความระมัดระวังเป็นอย่างยิ่ง และต้องสามารถอธิบายเหตุผลของการกลับรายการในแต่ละกรณีได้เสมอ