Los pequeños empresarios están obligados a generar facturas por los bienes o servicios que venden. Dado que los pequeños empresarios se benefician de la exención del impuesto sobre el valor añadido (IVA), se aplican varias normas especiales. En este artículo explicamos cómo se aplica la exención para los pequeños empresarios, cómo puedes crear facturas sin errores y qué debes tener en cuenta al respecto.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la exención para los pequeños empresarios y cómo se aplica?
  
• Ventajas e inconvenientes de la exención para los pequeños empresarios
  
• Cómo redactar una factura como pequeño empresario
  
• Qué hacer si el impuesto sobre el valor añadido aparece por error
  
• ¿Qué pasa si no se paga la factura de un pequeño empresario?
  

¿En qué consiste la exención para los pequeños empresarios y cómo se aplica?

La exención para los pequeños empresarios, según el artículo 19 de la Ley del IVA alemana (Umsatzsteuergesetz, o UStG), tiene como objetivo reducir el papeleo y la carga fiscal de las empresas con bajos ingresos anuales. Los autónomos pueden acogerse a la exención y evitar cualquier obligación del impuesto sobre el valor añadido. Por lo tanto, no es necesario realizar declaraciones preliminares del IVA ni mostrar el IVA en las facturas.

Una empresa puede solicitar la exención para pequeños empresarios en el cuestionario de registro fiscal cuando se funda la empresa, o puede dirigirse posteriormente a la oficina fiscal correspondiente. La exención sigue siendo válida siempre que los ingresos de la empresa sean inferiores a 20.000 € en el año de su fundación o en el año anterior y sea poco probable que superen el límite de 50.000 € en el año natural en curso.

Una empresa tiene la opción de no beneficiarse de la exención, incluso si la empresa permanece por debajo del límite de ingresos. Ten en cuenta que esta decisión seguirá teniendo validez legal durante cinco años, por lo que no podrás volver a la exención para los pequeños empresarios dentro de este período.

Ventajas e inconvenientes de la exención para los pequeños empresarios

Al liberar a las personas de cualquier obligación del impuesto sobre el valor añadido, la exención para los pequeños empresarios es adecuada para las actividades de reciente creación y las personas cuya actividad es más bien secundaria. Al reducirse los requisitos de contabilidad, se libera tiempo que, de otro modo, se dedicaría a tareas como la presentación preliminar de declaraciones del IVA. Debido a que los pequeños empresarios no muestran el IVA al cotizar los precios, pueden ofrecer sus bienes y servicios más baratos, lo que los coloca en una ventaja competitiva.

La exención para los pequeños empresarios podría resultar menos ventajosa en el caso de inversiones más grandes en artículos como equipos técnicos y vehículos. A menos que exista un derecho a la deducción del IVA soportado, la oficina tributaria no reembolsará ningún impuesto sobre el valor añadido para las compras empresariales.

Cómo redactar una factura como pequeño empresario

Una vez que un servicio o entrega se ha prestado en el ámbito comercial en su totalidad, tienes la obligación de emitir una factura. La sección 14, párrafo 2 de la ley UStG establece que debes emitir una factura por el servicio prestado en un plazo de seis meses. Si se incumple este plazo, en el peor de los casos se podrían imponer multas.

Muchas plantillas de facturas gratuitas están disponibles en línea y se pueden usar con cualquier programa de procesamiento de textos. Asegúrate de que no se mencione el impuesto sobre el valor añadido u otros impuestos en la plantilla, ya que los pequeños empresarios no pueden citarlos.

También puedes utilizar un programa de facturación para crear facturas. Estos programas no suelen ser gratuitos, pero son capaces de automatizar muchos aspectos del proceso de creación de facturas.

Información obligatoria en la factura de un pequeño empresario

En el artículo 14, apartado 4, de la ley UStG se establece la siguiente información obligatoria:

• Nombre completo y domicilio de la empresa que presta el servicio
  Si no gestionas tu empresa como una persona jurídica, es decir, una Aktiengesellschaft (AG), una Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) o una Unternehmergesellschaft (UG) en Alemania, debes indicar tu propio nombre y tu dirección comercial.

• Nombre completo y dirección del destinatario del servicio
  Consejo: Esta información no es estrictamente necesaria para una factura pequeña de menos de 250 €.

• Número fiscal o número de identificación fiscal de IVA de la empresa que presta el servicio
  Si operas como persona física, indica tu número de identificación fiscal.

• Fecha de emisión de la factura
  La fecha en la que emites la factura para tu cliente.

• Número de factura
  El número de factura sirve para identificar cualquier factura (cada una tiene un número único). El número debe usarse una sola vez y formar parte de una serie continua de números. Por lo tanto, si tu primera factura muestra el número "10000", tu próxima factura debe mostrar el número "10001".
  Consejo: Basándonos en este modelo, también puedes utilizar varias series de números. Esto te permitirá numerar tus facturas en diferentes años, por ejemplo, "2023-10000".

• Volumen o alcance y tipo de bienes o servicios prestados
  En las partidas de factura, deberás enumerar para cada número de artículo de la serie en curso el volumen, la unidad, el nombre y el precio individual y total de los bienes o servicios comercializados.
  Nota: Debes indicar con precisión los productos o servicios para evitar malentendidos o posibles preguntas. No combines una amplia gama de servicios en una sola partida. Para mayor transparencia, divídelos en todos los componentes de servicio prestados.

• Fecha de entrega o servicio
  Si tu servicio o entrega ha tardado varios días, debes indicar la duración completa.
  Nota: Si la fecha del servicio y la fecha de la factura son las mismas, también puedes añadir una nota que indique "La fecha del servicio es la misma que la fecha de la factura" junto a la fecha indicada.

• Importe de la factura (incluidas las bonificaciones o descuentos acordados de antemano)
  Al calcular el importe final a pagar por tu cliente, asegúrate de no mostrar ningún impuesto sobre el valor añadido, según lo dispuesto en la exención para pequeños empresarios. El importe final será igual al total de cada artículo.

• Hacer referencia a la exención del impuesto sobre el valor añadido según el artículo 19 de la ley UStG
  Debido a que tú, como pequeño empresario, no repercutes ningún impuesto sobre el valor añadido, debes indicarlo por escrito en tu factura. Unas pocas palabras debajo de los elementos enumerados serán suficientes, siempre que haga referencia a la Sección 19 de la ley UStG.

Ejemplo: "Las facturas no muestran el impuesto sobre el valor añadido según el artículo 19 de la UStG".

Más información voluntaria

Una vez que tu factura contenga toda la información obligatoria, puedes añadir información voluntaria. Un aspecto importante es la información sobre la fecha límite de pago. Esto proporciona cierta claridad a tus clientes y te permite gestionar mejor tu tesorería. Si tu factura no contiene ningún plazo de pago, se aplicará el código civil alemán (Bürgerliches Gesetzbuch o BGB), basado en el plazo de pago legal de 30 días.

Hay fórmulas habituales de expresar la fecha límite de pago, como por ejemplo, "Pagadera en un plazo de 14 días" o "Haga efectivo el pago de esta factura antes del (fecha)".

Otra información útil incluye datos de contacto como el número de teléfono y la dirección de correo electrónico para que tus clientes puedan enviarte cualquier duda que surja. Si quieres recibir el importe de la factura a través de una transferencia bancaria de crédito, también debes proporcionar tus datos bancarios.

Envío de la factura

Una vez que tu factura esté completa, todavía debes tener en cuenta alguna cuestión antes de enviarla. La sección 14, párrafo 1 de la ley UStG establece que el documento de factura debe ser auténtico, estar en condiciones satisfactorias y ser legible. La autenticidad está asegurada si la factura puede identificarse claramente como una de las tuyas. Si la información obligatoria de carácter legal está intacta, significa que el documento está en condiciones satisfactorias.

Si tu factura cumple con estos criterios, puedes enviársela al cliente en papel o de forma electrónica, incluso por correo electrónico, si el cliente está de acuerdo con esto (incluso de manera informal). Si eres asesor fiscal o profesional del derecho, la factura también debe llevar tu firma.

Obligación de retención

Tienes la obligación de conservar durante 10 años los originales de tus documentos de factura según lo dispuesto en la Sección 14b de la ley UStG. Esto se aplica a las facturas que has emitido (salientes) y a las facturas que recibes por bienes y servicios adquiridos (entrantes). Este período comienza desde el final del año natural en el que se emitió la factura, y no desde la fecha de la factura.

Consejo: No te limites a guardar tus facturas en tu ordenador. Si pierdes tus documentos (por ejemplo, después de dañar un disco duro), esto puede dar lugar a sanciones penales en caso de una auditoría por parte de la agencia tributaria. Lo ideal es que organices algún tipo de copia de seguridad, imprimiendo tus facturas y archivándolas en carpetas, de forma digital en un espacio personal de almacenamiento en la nube o cargándolas en un programa de facturación en línea.

Qué hacer si el impuesto sobre el valor añadido aparece por error

Las facturas emitidas por pequeños empresarios a menudo muestran el impuesto sobre el valor añadido por error, aunque esto puede generar consecuencias negativas. Este tipo de error se debe a la falta de familiaridad con la exención para los pequeños empresarios y al uso de plantillas de factura incorrectas.

Si observas algún error de este tipo antes de que la factura se registre en el sistema contable, puedes aportar una factura corregida. Para ello, envía a tu cliente una copia corregida con el mismo número de factura. El cliente tendrá que conservar las dos copias de la factura. Este procedimiento se aplica a todas las correcciones de facturas con información obligatoria incorrecta o incompleta que aún deba registrarse en el sistema contable.

Si el error se detecta solo después de que se haya registrado la factura, en teoría, deberás a la agencia tributaria el impuesto sobre el valor añadido que se muestra. Puedes evitar los costes y las posibles sanciones penales por falta de pago emitiendo una factura inversa. Una factura inversa debe estar claramente marcada como tal y se le debe asignar su propio número de factura. Al hacer referencia (por escrito) a la factura original y al importe negativo correspondiente, se anula la factura incorrecta.

¿Qué sucede si no se paga la factura de un pequeño empresario?

Si tu cliente incumple el plazo de pago que estableciste, puede deberse a varios motivos. Lo aconsejable es que te pongas en contacto con él y le pregunte si recibió tu factura como pequeño empresario (es decir, no se perdió ni fue a la carpeta de correo basura). Comprueba también si toda la información relevante de la factura como pequeño empresario es correcta, es decir, la fecha límite de pago y los datos de la cuenta bancaria.

Como alternativa, puedes optar por emitir un recordatorio de pago con un nuevo plazo de pago. Asegúrate de hacer referencia al número de factura en cuestión para evitar malentendidos.

Si la factura sigue sin haberse pagado después del recordatorio de pago, tienes derecho a emitir una carta de reclamación de pago. Puedes emitir hasta tres cartas de reclamación de pago, con niveles crecientes de urgencia, en las que se le recuerde a tu cliente que debe pagar la factura y donde se haga referencia a posibles intereses de demora.

Si tu cliente se convierte en moroso según el artículo 286 del Código Civil alemán, puedes iniciar un procedimiento legal de reclamación de pagos.