Creazione delle fatture per le piccole imprese in Germania

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Ulteriori informazioni 
  1. Introduzione
  2. Che cos’è l’esenzione per le piccole imprese e come si applica?
  3. Vantaggi e svantaggi dell’esenzione per le piccole imprese
  4. Come scrivere una fattura in quanto piccola impresa
    1. Informazioni obbligatorie sulla fattura di una piccola impresa
    2. Altre informazioni facoltative
    3. Invio della fattura
    4. Obbligo di conservazione
  5. Cosa fare se l’imposta sul valore aggiunto viene visualizzata per errore
  6. Cosa fare se la fattura della piccola impresa non viene pagata?

Le piccole imprese sono obbligate a creare fatture per i beni o servizi che vendono. Per le piccole imprese che beneficiano dell'esenzione dall'imposta sul valore aggiunto (IVA) si applicano diverse regole speciali. Questo articolo spiega come si applica l'esenzione per le piccole imprese, come può una piccola impresa creare fatture prive di errori e quali sono gli aspetti a cui è necessario prestare particolare attenzione.

Contenuto dell'articolo

  • Che cos'è l'esenzione per le piccole imprese e come si applica?
  • Vantaggi e svantaggi dell'esenzione per le piccole imprese
  • Come scrivere una fattura in quanto piccola impresa
  • Cosa fare se l'imposta sul valore aggiunto viene visualizzata per errore
  • Cosa fare se la fattura della piccola impresa non viene pagata?

Che cos'è l'esenzione per le piccole imprese e come si applica?

L'esenzione per le piccole imprese, secondo la Sezione 19 della Legge tedesca sull'IVA (Umsatzsteuergesetz, o UStG), è pensata per ridurre la burocrazia e l'onere fiscale sulle attività con un basso fatturato annuale. I lavoratori autonomi e i liberi professionisti hanno il permesso di utilizzare l'esenzione ed evitare qualsiasi addebito per l'IVA (imposta sul valore aggiunto). Non sono pertanto tenuti a presentare dichiarazioni IVA né riportare l'IVA sulle fatture.

Un'attività può richiedere l'esenzione per le piccole imprese nel questionario di registrazione fiscale al momento della costituzione dell'azienda oppure può rivolgersi successivamente all'ufficio tributario competente. L'esenzione rimane valida a condizione che il fatturato dell'attività sia inferiore a €20.000 nell'anno di costituzione o nell'anno precedente e che le probabilità che superi il limite di €50.000 nell'anno solare in corso siano minime.

Un'attività può scegliere di non usufruire dell'esenzione, anche se è sicura che il suo fatturato rimarrà inferiore al limite stabilito per legge. Tieni presente che questa decisione rimarrà legalmente valida per cinque anni, quindi non sarai in grado di tornare all'esenzione per le piccole imprese durante questo periodo.

Vantaggi e svantaggi dell'esenzione per le piccole imprese

Dal momento che libera le persone da qualsiasi imposizione dell'IVA, l'esenzione per le piccole imprese è adatta per entità di recente costituzione e per coloro che svolgono un'attività secondaria. La riduzione delle attività contabili consente di risparmiare tempo che altrimenti dovrebbe essere impiegato in attività quali, ad esempio, le dichiarazioni IVA. Poiché le piccole imprese non devono indicare l'IVA quando quotano i prezzi, possono offrire i loro beni e servizi a prezzi più convenienti, ottenendo di fatto un vantaggio competitivo.

L'esenzione per le piccole imprese potrebbe risultare meno vantaggiosa nel caso di investimenti più consistenti in articoli come attrezzature tecniche e veicoli. A meno che non vi sia il diritto alla deduzione dell'IVA a monte, l'ufficio tributario non rimborserà alcuna imposta sul valore aggiunto per gli acquisti aziendali.

Come scrivere una fattura in quanto piccola impresa

Una volta completata l'erogazione di un servizio o la consegna di un prodotto dal punto di vista commerciale, sei obbligato a emettere una fattura. La Sezione 14, paragrafo 2, della legge tedesca sull'IVA (UStG) stabilisce che la fattura per il servizio deve essere emessa entro sei mesi. Il mancato rispetto di questa scadenza comporta, nel peggiore dei casi, la commissione di una multa.

Molti modelli di fattura gratuiti sono disponibili online e possono essere utilizzati con qualsiasi programma di videoscrittura. Verifica che nel modello non vi sia menzione dell'IVA o di altre imposte, poiché alle piccole imprese non è consentito indicarle.

Puoi anche utilizzare un programma di fatturazione per creare le fatture. Questi programmi non sono in genere gratuiti, ma possono automatizzare molti aspetti del processo di creazione delle fatture.

Informazioni obbligatorie sulla fattura di una piccola impresa

Le seguenti informazioni obbligatorie sono stabilite nella Sezione 14, paragrafo 4, dell'UStG (Legge tedesca sull'IVA):

  • Nome completo e indirizzo dell'attività che fornisce il servizio
    Se la tua attività non è una persona giuridica, cioè Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) o Unternehmergesellschaft (UG) in Germania, indica il tuo nome completo e l'indirizzo della tua attività.

  • Nome completo e indirizzo del destinatario del servizio
    Suggerimento: questa informazione non è strettamente necessaria per una fattura con importo inferiore a €250.

  • Numero di partita IVA o codice fiscale dell'attività che fornisce il servizio
    Se stai operando come persona fisica, indica il tuo numero di codice fiscale personale.

  • Data di emissione della fattura
    La data in cui emetti la fattura al cliente.

  • Numero di fattura
    Il numero di fattura fornisce un modo per identificare una determinata fattura (ogni fattura ha un numero univoco). Il numero deve essere utilizzato solo una volta ed essere parte di una serie continua di numeri. Quindi, se la tua prima fattura è numerata con "10000", la successiva fattura deve essere numerata con "10001".
    Suggerimento: in base a questo modello, puoi anche utilizzare diverse serie di numeri. Questo significa che puoi numerare le tue fatture a seconda degli anni, ad esempio, "2023-10000".

  • Volume o ambito e tipo di beni o servizi forniti
    Per ogni numero di articolo nella serie continua elencherai nelle voci fattura il volume, l'unità, il nome e il prezzo individuale e totale dei beni o servizi venduti.
    Nota: è necessario denominare con precisione i beni o servizi per evitare malintesi o potenziali domande. Non raggruppare servizi ad ampio raggio sotto un singolo articolo. Per trasparenza, è consigliabile suddividerli in tutti i vari componenti del servizio eseguiti.

  • Data di consegna del prodotto o di erogazione del servizio
    Se l'erogazione del prodotto o l'erogazione del servizio ha richiesto diversi giorni, è necessario indicare la durata completa.
    Nota: se la data del servizio e la data della fattura coincidono, puoi aggiungere una nota del tipo "La data del servizio coincide con la data della fattura" accanto alla data indicata.

  • Importo della fattura (comprensivo di eventuali bonus o sconti concordati preventivamente)
    Quando calcoli l'importo finale dovuto dal cliente, assicurati di non indicare alcuna imposta sul valore aggiunto, in conformità all'esenzione per le piccole imprese. L'importo finale sarà uguale al totale degli importi dei singoli articoli.

  • Fai riferimento all'esenzione dall'imposta sul valore aggiunto secondo la Sezione 19 dell'UStG
    Poiché, in quanto piccola impresa, non sei soggetto ad alcuna imposta sul valore aggiunto, devi indicarlo per iscritto sulla tua fattura. Poche parole sotto gli articoli elencati saranno sufficienti, a condizione di fare riferimento alla Sezione 19 dell'UStG.
    Esempio: "Le fatture non sono soggette a IVA in base alla Sezione 19 dell'UStG”.

Altre informazioni facoltative

Una volta che la tua fattura contiene tutte le informazioni obbligatorie, puoi aggiungere informazioni facoltative. Un aspetto importante riguarda l'informazione sulla scadenza di pagamento. Questa informazione garantisce ai tuoi clienti maggiore trasparenza e consente di gestire meglio il flusso di cassa. Se la tua fattura non contiene una scadenza di pagamento, fa fede quanto stabilito dal codice civile tedesco (Bürgerliches Gesetzbuch o BGB) che prevedere un termine di pagamento legale di 30 giorni.

"Pagabile entro 14 giorni" o "Si prega di saldare questa fattura entro (data)" sono due modi comuni di esprimere la scadenza di pagamento.

Altre informazioni utili includono dettagli di contatto come il numero di telefono e l'indirizzo email in modo che i tuoi clienti possano inviarti eventuali domande. Se desideri ricevere l'importo della fattura tramite bonifico bancario, è consigliabile fornire anche le informazioni bancarie.

Invio della fattura

Una volta completata la fattura, è necessario considerare ancora alcuni aspetti prima di inviarla. La Sezione 14, paragrafo 1, dell'UStG afferma che il documento della fattura deve essere autentico, in condizioni soddisfacenti e leggibile. L'autenticità è garantita se la fattura può essere chiaramente identificata come tua. Se le informazioni obbligatorie per legge sono integre, significa che il documento è in condizioni soddisfacenti.

Se la tua fattura soddisfa questi criteri, puoi inviarla al cliente in forma cartacea o elettronica, anche tramite email, se il tuo cliente acconsente (anche informalmente). Se sei un consulente fiscale o un avvocato, la fattura deve riportare anche la tua firma.

Obbligo di conservazione

La Sezione 14b dell’UStG stabilisce l'obbligo di conservazione dei documenti della fattura per 10 anni. Questo si applica sia alle fatture emesse (in uscita) che alle fatture ricevute per beni e servizi acquistati (in entrata). Questo periodo inizia dalla fine dell'anno solare in cui è stata emessa la fattura, non dalla data della fattura stessa.

Suggerimento: non limitarti a salvare le fatture sul computer. La perdita dei documenti (ad esempio, a seguito di danni all'hard disk) potrebbe comportare sanzioni penali in caso di controllo da parte dell'ufficio tributario. Sarebbe utile possibilmente creare una sorta di backup, stampando le fatture e archiviandole in cartelle o digitalmente in uno spazio di archiviazione su cloud personale oppure caricandole su un programma di fatturazione online.

Cosa fare se l'imposta sul valore aggiunto viene visualizzata per errore

Le fatture emesse dalle piccole imprese riportano spesso l'indicazione dell'IVA per errore, ma ciò può comportare conseguenze negative. Questo tipo di errore è dovuto alla mancanza di familiarità con l'esenzione per le piccole imprese e all'uso di modelli di fattura errati.

Se noti un errore del genere prima che la fattura venga registrata nel sistema di contabilità, puoi fornire una fattura corretta. A tale scopo, invia al cliente una copia corretta con lo stesso numero di fattura. Il cliente dovrà conservare entrambe le copie della fattura. Questo procedimento si applica a tutte le correzioni per fatture con informazioni obbligatorie errate o mancanti che devono ancora essere registrate nel sistema di contabilità.

Se l'errore viene notato solo dopo che la fattura è stata registrata, teoricamente dovrai versare all'ufficio tributario l'IVA indicata. Puoi evitare i costi e le potenziali sanzioni penali per il mancato pagamento mediante l'emissione di una fattura di storno. Una fattura di storno deve essere chiaramente contrassegnata come tale e deve avere un proprio numero di fattura. Facendo riferimento per iscritto alla fattura originale e all'importo negativo corrispondente, annulli la fattura errata.

Cosa fare se la fattura della piccola impresa non viene pagata?

Se il tuo cliente non rispetta la scadenza di pagamento che hai stabilito, i motivi potrebbero essere diversi. È consigliabile contattarlo per chiedere se la tua fattura con esenzione è arrivata (non è andata persa o finita nella posta indesiderata). Controlla anche se tutte le informazioni rilevanti sulla tua fattura con esenzione sono corrette, in particolare la scadenza di pagamento e i dettagli del conto bancario.

In alternativa, puoi scegliere di emettere un promemoria di pagamento per iscritto con una nuova scadenza di pagamento. Assicurati di fare riferimento al numero della fattura interessata per evitare malintesi.

Se la fattura rimane insoluta anche dopo il promemoria di pagamento, hai il diritto di emettere una lettera di sollecito. Puoi emettere fino a tre lettere di sollecito, con crescenti livelli di urgenza, ricordando al tuo cliente di pagare la fattura e facendo riferimento ad eventuali interessi per pagamenti in ritardo.

Se il tuo cliente diventa inadempiente secondo la Sezione 286 del BGB (il codice civile tedesco), puoi avviare invece le procedure di sollecito legali.

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