ผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กมีหน้าที่ออกใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าหรือบริการที่ขาย โดยมีกฎพิเศษหลายประการสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กที่ได้รับประโยชน์จากการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) บทความนี้จะอธิบายว่าการยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กมีผลอย่างไร และคุณในฐานะผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กจะสามารถออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีข้อผิดพลาดได้อย่างไร รวมถึงสิ่งที่คุณต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้

เนื้อหาหลักในบทความ

• การยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กคืออะไร และมีผลอย่างไร
  
• ข้อดีและข้อเสียของการยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก
  
• วิธีเขียนใบแจ้งหนี้ในฐานะผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก
  
• จะทำอย่างไรหากภาษีมูลค่าเพิ่มแสดงยอดผิดพลาด
  
• จะเกิดอะไรขึ้นหากไม่ได้รับชำระเงินตามใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก
  

What is the exemption for small-scale entrepreneurs, and how does it take effect?

The exemption for small-scale entrepreneurs, as per Section 19 of the German VAT Act (Umsatzsteuergesetz, or UStG), is intended to reduce the paperwork and tax burden on businesses with low annual revenue. Self-employed people and freelancers are allowed to use the exemption and avoid any value-added tax liability. So there is no need for any preliminary VAT returns or to show VAT on invoices.

A business can apply for the small-scale entrepreneur exemption in the tax registration questionnaire when the business is founded, or it can approach the relevant tax office later. The exemption remains valid provided the business’s revenue is below €20,000 in the year it was founded or in the previous year and is unlikely to exceed a limit of €50,000 in the current calendar year.

A business has the option not to take advantage of the exemption, even if the business remains below the revenue limit. Be aware that this decision will remain legally valid for five years, so you will not be able to switch back to the exemption for small-scale entrepreneurs within this period.

ข้อดีและข้อเสียของการยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก

การยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กซึ่งปลดเปลื้องภาระภาษีมูลค่าเพิ่มนั้นเหมาะสำหรับนิติบุคคลที่จัดตั้งขึ้นใหม่และผู้ที่ทำเป็นอาชีพเสริม การมีงานบัญชีที่น้อยลงช่วยให้มีเวลามากขึ้นจากเดิมที่ต้องใช้ไปกับงานต่างๆ เช่น การยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มล่วงหน้า และเนื่องจากผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กไม่ต้องแสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อเสนอราคา จึงสามารถเสนอขายสินค้าและบริการได้ในราคาที่ถูกกว่า ซึ่งทำให้มีความได้เปรียบในการแข่งขัน

การยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กอาจมีข้อดีน้อยลงในกรณีที่มีการลงทุนขนาดใหญ่ในรายการต่างๆ เช่น อุปกรณ์ทางเทคนิคและยานพาหนะ หากไม่ได้รับสิทธิ์ในการหักภาษีซื้อ สำนักงานสรรพากรจะไม่คืน[ภาษีมูลค่าเพิ่ม](https://stripe.com/resources/more/what-is-value-added-tax-vat "Stripe | What is value added tax (VAT)สำหรับการซื้อสินค้าทางธุรกิจ

วิธีเขียนใบแจ้งหนี้ในฐานะผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก

เมื่อให้บริการหรือจัดส่งสินค้าในเชิงพาณิชย์เสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณมีหน้าที่ต้องออกใบแจ้งหนี้ มาตรา 14 วรรค 2 ของ UStG ระบุว่าคุณต้องออกใบแจ้งหนี้สำหรับบริการของคุณภายใน 6 เดือน หากเลยกำหนดเวลานี้ ในกรณีที่เลวร้ายที่สุด อาจมีการปรับ

มีเทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีทางออนไลน์จำนวนมาก และเทมเพลตเหล่านั้นสามารถใช้กับโปรแกรมประมวลผลคำใดก็ได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าในเทมเพลตไม่มีการกล่าวถึงภาษีมูลค่าเพิ่มหรือภาษีอื่นใด เนื่องจากผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กไม่ได้รับอนุญาตให้ระบุภาษีเหล่านี้

คุณยังสามารถใช้โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ได้อีกด้วย โปรแกรมเหล่านี้มักจะไม่ฟรี แต่สามารถทำให้กระบวนการสร้างใบแจ้งหนี้ในหลายๆ ด้านเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ข้อมูลบังคับในใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก

ข้อมูลบังคับต่อไปนี้ระบุไว้ในมาตรา 14 วรรค 4 ของ UStG:

• ชื่อและที่อยู่เต็มของธุรกิจที่ให้บริการ
  หากคุณไม่ได้ดำเนินธุรกิจในฐานะนิติบุคคล เช่น Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) หรือ Unternehmergesellschaft (UG) ในเยอรมนี ให้ระบุชื่อของคุณเองและที่อยู่ธุรกิจของคุณ

• ชื่อและที่อยู่เต็มของผู้รับบริการ
  เคล็ดลับ: ข้อมูลนี้ไม่จำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้มูลค่าไม่สูงซึ่งต่ำกว่า €250

• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของธุรกิจที่ให้บริการ
  หากคุณทำการค้าในฐานะบุคคลธรรมดา ให้ระบุหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีส่วนบุคคลของคุณ

• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  วันที่คุณออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า

• หมายเลขใบแจ้งหนี้
  หมายเลขใบแจ้งหนี้เป็นวิธีระบุใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ (แต่ละฉบับจะมีหมายเลขที่ไม่ซ้ำกัน) โดยหมายเลขจะต้องใช้เพียงครั้งเดียวและเป็นส่วนหนึ่งของชุดหมายเลขที่เรียงลำดับต่อเนื่องกัน ดังนั้นหากใบแจ้งหนี้ฉบับแรกของคุณคือหมายเลข "10000" ใบแจ้งหนี้ฉบับถัดไปจะต้องเป็นหมายเลข "10001"
  เคล็ดลับ: ตามรูปแบบนี้ คุณยังสามารถใช้ชุดหมายเลขหลายชุดได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้แยกตามปีได้ เช่น "2023-10000"

• ปริมาณหรือขอบเขตและประเภทของสินค้าหรือบริการที่ให้ไว้
  ภายใต้รายการในใบแจ้งหนี้ สำหรับแต่ละหมายเลขรายการในลำดับต่อเนื่อง คุณจะต้องระบุปริมาณ, หน่วย, ชื่อ, ราคาต่อหน่วย และราคารวมของสินค้าหรือบริการที่ขาย
  หมายเหตุ: โปรดระบุชื่อสินค้าหรือบริการให้แม่นยำเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดหรือคำถามที่อาจเกิดขึ้น อย่ารวมบริการที่หลากหลายไว้เป็นรายการเดียว เพื่อความโปร่งใส ให้แยกย่อยออกเป็นส่วนประกอบของบริการต่างๆ ที่ได้ดำเนินการไป

• วันที่จัดส่งหรือให้บริการ
  หากบริการหรือการจัดส่งของคุณใช้เวลาหลายวัน คุณต้องระบุระยะเวลาทั้งหมด
  หมายเหตุ: หากวันที่ให้บริการและวันที่ออกใบแจ้งหนี้เป็นวันเดียวกัน คุณสามารถเพิ่มหมายเหตุที่ระบุว่า "วันที่ให้บริการเป็นวันเดียวกับวันที่ออกใบแจ้งหนี้" ถัดจากวันที่ที่ระบุได้

• ยอดรวมในใบแจ้งหนี้ (รวมโบนัสหรือส่วนลดที่ตกลงไว้ล่วงหน้า)
  เมื่อคำนวณยอดเงินสุดท้ายที่ลูกค้าต้องชำระ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้แสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่มใดๆ ตามการยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก โดยยอดเงินสุดท้ายจะเท่ากับยอดรวมของแต่ละรายการ

• การอ้างอิงถึงการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 19 ของ UStG
  เนื่องจากคุณในฐานะผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กไม่ได้แสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม คุณจึงต้องระบุเรื่องนี้เป็นลายลักษณ์อักษรในใบแจ้งหนี้ของคุณ เพียงแค่ข้อความสั้นๆ ใต้รายการสินค้าก็เพียงพอแล้ว หากคุณอ้างถึงมาตรา 19 ของ UStG

ตัวอย่าง: “ใบแจ้งหนี้ไม่แสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 19 ของ UStG”

ข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่บังคับ

เมื่อใบแจ้งหนี้ของคุณมีข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วนแล้ว คุณสามารถเพิ่มข้อมูลอื่นๆ ที่ไม่บังคับได้ ประเด็นสำคัญอย่างหนึ่งคือข้อมูลเกี่ยวกับกำหนดเวลาชำระเงิน ซึ่งจะช่วยให้ลูกค้าของคุณมีความชัดเจนและช่วยให้คุณจัดการกระแสเงินสดได้ดียิ่งขึ้น หากใบแจ้งหนี้ของคุณไม่มีกำหนดเวลาชำระเงิน จะต้องบังคับใช้ประมวลกฎหมายแพ่งของเยอรมนี (Bürgerliches Gesetzbuch หรือ BGB) ซึ่งกำหนดระยะเวลาชำระเงินตามกฎหมายไว้ที่ 30 วัน

ตัวอย่างวิธีระบุกำหนดเวลาชำระเงินโดยทั่วไป ได้แก่ "ชำระภายใน 14 วัน" หรือ "โปรดชำระเงินตามใบแจ้งหนี้นี้ภายในวันที่ (ระบุวันที่)"

ข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่นๆ ได้แก่ รายละเอียดการติดต่อ เช่น หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล เพื่อให้ลูกค้าของคุณสามารถส่งคำถามถึงคุณได้ หากคุณต้องการรับเงินตามใบแจ้งหนี้ผ่านการโอนเงินผ่านธนาคาร คุณควรให้ข้อมูลธนาคารของคุณด้วย

การส่งใบแจ้งหนี้

เมื่อใบแจ้งหนี้ของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว ยังมีบางประเด็นที่ต้องพิจารณาก่อนทำการส่ง มาตรา 14 วรรค 1 ของ UStG ระบุว่าเอกสารใบแจ้งหนี้ต้องเป็นของแท้ อยู่ในสภาพสมบูรณ์ และอ่านออกได้ชัดเจน ความเป็นของแท้จะได้รับการยืนยันหากสามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่าใบแจ้งหนี้นั้นเป็นของคุณ หากข้อมูลบังคับตามกฎหมายครบถ้วน จะถือว่าเอกสารนั้นอยู่ในสภาพที่สมบูรณ์

หากใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นไปตามเกณฑ์เหล่านี้ คุณสามารถส่งให้ลูกค้าในรูปแบบกระดาษหรือทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงทางอีเมลได้ หากลูกค้าของคุณยินยอม (แม้จะเป็นการตกลงอย่างไม่เป็นทางการก็ตาม) หากคุณเป็นที่ปรึกษาด้านภาษีหรือผู้ประกอบวิชาชีพด้านกฎหมาย ใบแจ้งหนี้ของคุณจะต้องมีลายเซ็นของคุณด้วย

ภาระหน้าที่ในการเก็บรักษา

คุณมีภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาต้นฉบับเอกสารใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นเวลา 10 ปีตามมาตรา 14b ของ UStG ซึ่งบังคับใช้กับทั้งใบแจ้งหนี้ที่คุณออก (ใบแจ้งหนี้ขาออก) และใบแจ้งหนี้ที่คุณได้รับจากการซื้อสินค้าและบริการ (ใบแจ้งหนี้ขาเข้า) ระยะเวลานี้จะเริ่มนับจากสิ้นปีปฏิทินที่ออกใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่นับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้

เคล็ดลับ: อย่าบันทึกใบแจ้งหนี้ไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณเพียงอย่างเดียว หากเอกสารของคุณสูญหาย (เช่น หลังจากฮาร์ดไดรฟ์เสียหาย) อาจส่งผลให้มีบทลงโทษทางอาญาในกรณีที่สำนักงานสรรพากรของคุณตรวจสอบ ควรจัดให้มีการสำรองข้อมูลในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เช่น พิมพ์ใบแจ้งหนี้และจัดเก็บไว้ในแฟ้ม หรือสำรองข้อมูลดิจิทัลในพื้นที่เก็บข้อมูลคลาวด์ส่วนตัว หรืออัปโหลดไปยังโปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์

จะทำอย่างไรหากแสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่มผิดพลาด

ใบแจ้งหนี้ที่ออกโดยผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กมักแสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่มผิดพลาด ซึ่งอาจส่งผลเสียตามมาได้ ข้อผิดพลาดประเภทนี้เกิดจากการขาดความคุ้นเคยกับการยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กและการใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้อง

หากคุณสังเกตเห็นข้อผิดพลาดดังกล่าวก่อนที่จะบันทึกใบแจ้งหนี้ในระบบบัญชี คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขได้ โดยส่งสำเนาฉบับแก้ไขที่มีหมายเลขใบแจ้งหนี้เดียวกันให้กับลูกค้าของคุณ ซึ่งลูกค้าจะต้องเก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ทั้งสองฉบับไว้ ขั้นตอนนี้ใช้กับการแก้ไขทั้งหมดสำหรับใบแจ้งหนี้ที่มีข้อมูลบังคับที่ไม่ถูกต้องหรือขาดหายไปซึ่งยังคงต้องบันทึกในระบบบัญชี

หากสังเกตเห็นข้อผิดพลาดหลังจากที่บันทึกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว ตามหลักการแล้ว คุณจะต้องนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มที่แสดงในใบแจ้งหนี้นั้นให้กับสำนักงานสรรพากร คุณสามารถหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายและบทลงโทษทางอาญาที่อาจเกิดขึ้นจากการไม่ชำระเงินได้โดยการออกใบลดหนี้ ใบลดหนี้ต้องระบุไว้อย่างชัดเจนว่าเป็นใบลดหนี้และต้องมีหมายเลขใบแจ้งหนี้ของตนเอง การอ้างอิงเป็นลายลักษณ์อักษรถึงใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมและยอดเงินติดลบที่สอดคล้องกันจะทำให้ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องนั้นเป็นโมฆะ

จะเกิดอะไรขึ้นหากไม่ได้รับชำระเงินตามใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก

หากลูกค้าของคุณไม่ชำระเงินตามกำหนดเวลาที่คุณตั้งไว้ ซึ่งอาจเกิดจากหลายสาเหตุ คุณอาจต้องติดต่อและสอบถามว่าพวกเขาได้รับใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กแล้วหรือไม่ (เช่น ไม่ได้สูญหายหรือเข้าไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปม) และตรวจสอบด้วยว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในใบแจ้งหนี้ของคุณถูกต้องหรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกำหนดเวลาชำระเงินและรายละเอียดบัญชีธนาคาร

หรือคุณอาจเลือกออกหนังสือแจ้งเตือนการชำระเงินเป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมกำหนดเวลาชำระเงินใหม่ โปรดอ้างอิงหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด

หากใบแจ้งหนี้ยังคงไม่ได้รับการชำระเงินหลังจากการแจ้งเตือนการชำระเงิน คุณมีสิทธิ์ออกหนังสือทวงถามหนี้ได้ โดยคุณสามารถออกหนังสือทวงถามหนี้ได้สูงสุด 3 ฉบับ พร้อมระดับความเร่งด่วนที่เพิ่มขึ้น เพื่อเตือนให้ลูกค้าชำระเงินตามใบแจ้งหนี้และอ้างถึงดอกเบี้ยจากการชำระล่าช้า

หากลูกค้าของคุณผิดนัดชำระหนี้ตามมาตรา 286 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของเยอรมนี (BGB) คุณสามารถเริ่มกระบวนการติดตามหนี้ตามกฎหมายแทนได้