ผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กมีหน้าที่ออกใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าหรือบริการที่ขาย โดยมีกฎพิเศษหลายประการสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กที่ได้รับประโยชน์จากการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) บทความนี้จะอธิบายว่าการยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กมีผลอย่างไร และคุณในฐานะผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กจะสามารถออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีข้อผิดพลาดได้อย่างไร รวมถึงสิ่งที่คุณต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้

เนื้อหาหลักในบทความ

• การยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กคืออะไร และมีผลอย่างไร
  
• ข้อดีและข้อเสียของการยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก
  
• วิธีเขียนใบแจ้งหนี้ในฐานะผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก
  
• จะทำอย่างไรหากภาษีมูลค่าเพิ่มแสดงยอดผิดพลาด
  
• จะเกิดอะไรขึ้นหากไม่ได้รับชำระเงินตามใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก
  

การยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กคืออะไร และมีผลอย่างไร

การยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กตามมาตรา 19 ของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (Umsatzsteuergesetz หรือ UStG) มีวัตถุประสงค์เพื่อลดภาระด้านเอกสารและภาษีสำหรับธุรกิจที่มีรายรับต่อปีต่ำ ผู้ประกอบอาชีพอิสระและผู้ประกอบวิชาชีพอิสระสามารถใช้การยกเว้นนี้เพื่อหลีกเลี่ยงภาระภาษีมูลค่าเพิ่มได้ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มล่วงหน้าหรือแสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่มในใบแจ้งหนี้

ธุรกิจสามารถยื่นขอการยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กได้ในแบบสอบถามเพื่อการจดทะเบียนภาษีเมื่อก่อตั้งธุรกิจ หรือจะติดต่อสำนักงานสรรพากรที่เกี่ยวข้องในภายหลังก็ได้ การยกเว้นจะยังคงมีผลตราบใดที่รายรับของธุรกิจต่ำกว่า €20,000 ในปีก่อตั้งหรือในปีก่อนหน้า และไม่น่าจะเกินขีดจำกัดที่ €50,000 ในปีปฏิทินปัจจุบัน

ธุรกิจมีทางเลือกที่จะไม่ใช้สิทธิ์การยกเว้น แม้ว่ารายรับของธุรกิจจะยังคงต่ำกว่าเกณฑ์ก็ตาม โปรดทราบว่าการตัดสินใจนี้จะมีผลผูกพันตามกฎหมายเป็นเวลา 5 ปี ดังนั้นคุณจะไม่สามารถเปลี่ยนกลับไปใช้การยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กได้ภายในช่วงเวลานี้

ข้อดีและข้อเสียของการยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก

การยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กซึ่งปลดเปลื้องภาระภาษีมูลค่าเพิ่มนั้นเหมาะสำหรับนิติบุคคลที่จัดตั้งขึ้นใหม่และผู้ที่ทำเป็นอาชีพเสริม การมีงานบัญชีที่น้อยลงช่วยให้มีเวลามากขึ้นจากเดิมที่ต้องใช้ไปกับงานต่างๆ เช่น การยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่มล่วงหน้า และเนื่องจากผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กไม่ต้องแสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อเสนอราคา จึงสามารถเสนอขายสินค้าและบริการได้ในราคาที่ถูกกว่า ซึ่งทำให้มีความได้เปรียบในการแข่งขัน

การยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กอาจมีข้อดีน้อยลงในกรณีที่มีการลงทุนขนาดใหญ่ในรายการต่างๆ เช่น อุปกรณ์ทางเทคนิคและยานพาหนะ หากไม่ได้รับสิทธิ์ในการหักภาษีซื้อ สำนักงานสรรพากรจะไม่คืน[ภาษีมูลค่าเพิ่ม](https://stripe.com/resources/more/what-is-value-added-tax-vat "Stripe | What is value added tax (VAT)สำหรับการซื้อสินค้าทางธุรกิจ

วิธีเขียนใบแจ้งหนี้ในฐานะผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก

เมื่อให้บริการหรือจัดส่งสินค้าในเชิงพาณิชย์เสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณมีหน้าที่ต้องออกใบแจ้งหนี้ มาตรา 14 วรรค 2 ของ UStG ระบุว่าคุณต้องออกใบแจ้งหนี้สำหรับบริการของคุณภายใน 6 เดือน หากเลยกำหนดเวลานี้ ในกรณีที่เลวร้ายที่สุด อาจมีการปรับ

มีเทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีทางออนไลน์จำนวนมาก และเทมเพลตเหล่านั้นสามารถใช้กับโปรแกรมประมวลผลคำใดก็ได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าในเทมเพลตไม่มีการกล่าวถึงภาษีมูลค่าเพิ่มหรือภาษีอื่นใด เนื่องจากผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กไม่ได้รับอนุญาตให้ระบุภาษีเหล่านี้

คุณยังสามารถใช้โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ได้อีกด้วย โปรแกรมเหล่านี้มักจะไม่ฟรี แต่สามารถทำให้กระบวนการสร้างใบแจ้งหนี้ในหลายๆ ด้านเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ข้อมูลบังคับในใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก

ข้อมูลบังคับต่อไปนี้ระบุไว้ในมาตรา 14 วรรค 4 ของ UStG:

• ชื่อและที่อยู่เต็มของธุรกิจที่ให้บริการ
  หากคุณไม่ได้ดำเนินธุรกิจในฐานะนิติบุคคล เช่น Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) หรือ Unternehmergesellschaft (UG) ในเยอรมนี ให้ระบุชื่อของคุณเองและที่อยู่ธุรกิจของคุณ

• ชื่อและที่อยู่เต็มของผู้รับบริการ
  เคล็ดลับ: ข้อมูลนี้ไม่จำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้มูลค่าไม่สูงซึ่งต่ำกว่า €250

• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของธุรกิจที่ให้บริการ
  หากคุณทำการค้าในฐานะบุคคลธรรมดา ให้ระบุหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีส่วนบุคคลของคุณ

• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  วันที่คุณออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า

• หมายเลขใบแจ้งหนี้
  หมายเลขใบแจ้งหนี้เป็นวิธีระบุใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ (แต่ละฉบับจะมีหมายเลขที่ไม่ซ้ำกัน) โดยหมายเลขจะต้องใช้เพียงครั้งเดียวและเป็นส่วนหนึ่งของชุดหมายเลขที่เรียงลำดับต่อเนื่องกัน ดังนั้นหากใบแจ้งหนี้ฉบับแรกของคุณคือหมายเลข "10000" ใบแจ้งหนี้ฉบับถัดไปจะต้องเป็นหมายเลข "10001"
  เคล็ดลับ: ตามรูปแบบนี้ คุณยังสามารถใช้ชุดหมายเลขหลายชุดได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้แยกตามปีได้ เช่น "2023-10000"

• ปริมาณหรือขอบเขตและประเภทของสินค้าหรือบริการที่ให้ไว้
  ภายใต้รายการในใบแจ้งหนี้ สำหรับแต่ละหมายเลขรายการในลำดับต่อเนื่อง คุณจะต้องระบุปริมาณ, หน่วย, ชื่อ, ราคาต่อหน่วย และราคารวมของสินค้าหรือบริการที่ขาย
  หมายเหตุ: โปรดระบุชื่อสินค้าหรือบริการให้แม่นยำเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดหรือคำถามที่อาจเกิดขึ้น อย่ารวมบริการที่หลากหลายไว้เป็นรายการเดียว เพื่อความโปร่งใส ให้แยกย่อยออกเป็นส่วนประกอบของบริการต่างๆ ที่ได้ดำเนินการไป

• วันที่จัดส่งหรือให้บริการ
  หากบริการหรือการจัดส่งของคุณใช้เวลาหลายวัน คุณต้องระบุระยะเวลาทั้งหมด
  หมายเหตุ: หากวันที่ให้บริการและวันที่ออกใบแจ้งหนี้เป็นวันเดียวกัน คุณสามารถเพิ่มหมายเหตุที่ระบุว่า "วันที่ให้บริการเป็นวันเดียวกับวันที่ออกใบแจ้งหนี้" ถัดจากวันที่ที่ระบุได้

• ยอดรวมในใบแจ้งหนี้ (รวมโบนัสหรือส่วนลดที่ตกลงไว้ล่วงหน้า)
  เมื่อคำนวณยอดเงินสุดท้ายที่ลูกค้าต้องชำระ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้แสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่มใดๆ ตามการยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก โดยยอดเงินสุดท้ายจะเท่ากับยอดรวมของแต่ละรายการ

• การอ้างอิงถึงการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 19 ของ UStG
  เนื่องจากคุณในฐานะผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กไม่ได้แสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม คุณจึงต้องระบุเรื่องนี้เป็นลายลักษณ์อักษรในใบแจ้งหนี้ของคุณ เพียงแค่ข้อความสั้นๆ ใต้รายการสินค้าก็เพียงพอแล้ว หากคุณอ้างถึงมาตรา 19 ของ UStG

ตัวอย่าง: “ใบแจ้งหนี้ไม่แสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 19 ของ UStG”

ข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่บังคับ

เมื่อใบแจ้งหนี้ของคุณมีข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วนแล้ว คุณสามารถเพิ่มข้อมูลอื่นๆ ที่ไม่บังคับได้ ประเด็นสำคัญอย่างหนึ่งคือข้อมูลเกี่ยวกับกำหนดเวลาชำระเงิน ซึ่งจะช่วยให้ลูกค้าของคุณมีความชัดเจนและช่วยให้คุณจัดการกระแสเงินสดได้ดียิ่งขึ้น หากใบแจ้งหนี้ของคุณไม่มีกำหนดเวลาชำระเงิน จะต้องบังคับใช้ประมวลกฎหมายแพ่งของเยอรมนี (Bürgerliches Gesetzbuch หรือ BGB) ซึ่งกำหนดระยะเวลาชำระเงินตามกฎหมายไว้ที่ 30 วัน

ตัวอย่างวิธีระบุกำหนดเวลาชำระเงินโดยทั่วไป ได้แก่ "ชำระภายใน 14 วัน" หรือ "โปรดชำระเงินตามใบแจ้งหนี้นี้ภายในวันที่ (ระบุวันที่)"

ข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่นๆ ได้แก่ รายละเอียดการติดต่อ เช่น หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล เพื่อให้ลูกค้าของคุณสามารถส่งคำถามถึงคุณได้ หากคุณต้องการรับเงินตามใบแจ้งหนี้ผ่านการโอนเงินผ่านธนาคาร คุณควรให้ข้อมูลธนาคารของคุณด้วย

การส่งใบแจ้งหนี้

เมื่อใบแจ้งหนี้ของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว ยังมีบางประเด็นที่ต้องพิจารณาก่อนทำการส่ง มาตรา 14 วรรค 1 ของ UStG ระบุว่าเอกสารใบแจ้งหนี้ต้องเป็นของแท้ อยู่ในสภาพสมบูรณ์ และอ่านออกได้ชัดเจน ความเป็นของแท้จะได้รับการยืนยันหากสามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่าใบแจ้งหนี้นั้นเป็นของคุณ หากข้อมูลบังคับตามกฎหมายครบถ้วน จะถือว่าเอกสารนั้นอยู่ในสภาพที่สมบูรณ์

หากใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นไปตามเกณฑ์เหล่านี้ คุณสามารถส่งให้ลูกค้าในรูปแบบกระดาษหรือทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงทางอีเมลได้ หากลูกค้าของคุณยินยอม (แม้จะเป็นการตกลงอย่างไม่เป็นทางการก็ตาม) หากคุณเป็นที่ปรึกษาด้านภาษีหรือผู้ประกอบวิชาชีพด้านกฎหมาย ใบแจ้งหนี้ของคุณจะต้องมีลายเซ็นของคุณด้วย

ภาระหน้าที่ในการเก็บรักษา

คุณมีภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาต้นฉบับเอกสารใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นเวลา 10 ปีตามมาตรา 14b ของ UStG ซึ่งบังคับใช้กับทั้งใบแจ้งหนี้ที่คุณออก (ใบแจ้งหนี้ขาออก) และใบแจ้งหนี้ที่คุณได้รับจากการซื้อสินค้าและบริการ (ใบแจ้งหนี้ขาเข้า) ระยะเวลานี้จะเริ่มนับจากสิ้นปีปฏิทินที่ออกใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่นับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้

เคล็ดลับ: อย่าบันทึกใบแจ้งหนี้ไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณเพียงอย่างเดียว หากเอกสารของคุณสูญหาย (เช่น หลังจากฮาร์ดไดรฟ์เสียหาย) อาจส่งผลให้มีบทลงโทษทางอาญาในกรณีที่สำนักงานสรรพากรของคุณตรวจสอบ ควรจัดให้มีการสำรองข้อมูลในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เช่น พิมพ์ใบแจ้งหนี้และจัดเก็บไว้ในแฟ้ม หรือสำรองข้อมูลดิจิทัลในพื้นที่เก็บข้อมูลคลาวด์ส่วนตัว หรืออัปโหลดไปยังโปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์

จะทำอย่างไรหากแสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่มผิดพลาด

ใบแจ้งหนี้ที่ออกโดยผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กมักแสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่มผิดพลาด ซึ่งอาจส่งผลเสียตามมาได้ ข้อผิดพลาดประเภทนี้เกิดจากการขาดความคุ้นเคยกับการยกเว้นสำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กและการใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้อง

หากคุณสังเกตเห็นข้อผิดพลาดดังกล่าวก่อนที่จะบันทึกใบแจ้งหนี้ในระบบบัญชี คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขได้ โดยส่งสำเนาฉบับแก้ไขที่มีหมายเลขใบแจ้งหนี้เดียวกันให้กับลูกค้าของคุณ ซึ่งลูกค้าจะต้องเก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ทั้งสองฉบับไว้ ขั้นตอนนี้ใช้กับการแก้ไขทั้งหมดสำหรับใบแจ้งหนี้ที่มีข้อมูลบังคับที่ไม่ถูกต้องหรือขาดหายไปซึ่งยังคงต้องบันทึกในระบบบัญชี

หากสังเกตเห็นข้อผิดพลาดหลังจากที่บันทึกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว ตามหลักการแล้ว คุณจะต้องนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มที่แสดงในใบแจ้งหนี้นั้นให้กับสำนักงานสรรพากร คุณสามารถหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายและบทลงโทษทางอาญาที่อาจเกิดขึ้นจากการไม่ชำระเงินได้โดยการออกใบลดหนี้ ใบลดหนี้ต้องระบุไว้อย่างชัดเจนว่าเป็นใบลดหนี้และต้องมีหมายเลขใบแจ้งหนี้ของตนเอง การอ้างอิงเป็นลายลักษณ์อักษรถึงใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมและยอดเงินติดลบที่สอดคล้องกันจะทำให้ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องนั้นเป็นโมฆะ

จะเกิดอะไรขึ้นหากไม่ได้รับชำระเงินตามใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็ก

หากลูกค้าของคุณไม่ชำระเงินตามกำหนดเวลาที่คุณตั้งไว้ ซึ่งอาจเกิดจากหลายสาเหตุ คุณอาจต้องติดต่อและสอบถามว่าพวกเขาได้รับใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กแล้วหรือไม่ (เช่น ไม่ได้สูญหายหรือเข้าไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปม) และตรวจสอบด้วยว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในใบแจ้งหนี้ของคุณถูกต้องหรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกำหนดเวลาชำระเงินและรายละเอียดบัญชีธนาคาร

หรือคุณอาจเลือกออกหนังสือแจ้งเตือนการชำระเงินเป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมกำหนดเวลาชำระเงินใหม่ โปรดอ้างอิงหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด

หากใบแจ้งหนี้ยังคงไม่ได้รับการชำระเงินหลังจากการแจ้งเตือนการชำระเงิน คุณมีสิทธิ์ออกหนังสือทวงถามหนี้ได้ โดยคุณสามารถออกหนังสือทวงถามหนี้ได้สูงสุด 3 ฉบับ พร้อมระดับความเร่งด่วนที่เพิ่มขึ้น เพื่อเตือนให้ลูกค้าชำระเงินตามใบแจ้งหนี้และอ้างถึงดอกเบี้ยจากการชำระล่าช้า

หากลูกค้าของคุณผิดนัดชำระหนี้ตามมาตรา 286 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของเยอรมนี (BGB) คุณสามารถเริ่มกระบวนการติดตามหนี้ตามกฎหมายแทนได้