Les micro-entrepreneurs sont tenus d'établir des factures pour les biens ou services qu'ils vendent. Leur exonération de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) (ou régime de franchise en base de TVA) les oblige par ailleurs à suivre plusieurs règles particulières. Cet article explique comment fonctionne cette exonération, comment créer des factures sans erreurs en tant que micro-entrepreneur et les différents éléments à prendre en compte à cet égard.

Sommaire de cet article

• Qu'est-ce que l'exonération pour les microentreprises et comment s'applique-t-elle ?
  
• Avantages et inconvénients de l'exonération pour les microentreprises
  
• Comment établir une facture en tant que microentreprise
  
• Que faire si la taxe sur la valeur ajoutée s'affiche par erreur ?
  
• Marche à suivre en cas de facture impayée
  

Qu'est-ce que l'exonération pour les microentreprises et comment s'applique-t-elle ?

Conformément à l'article 19 de la loi allemande sur la TVA (Umsatzsteuergesetz, ou UStG), l'exonération pour les microentreprises vise à réduire les formalités administratives et la charge fiscale des entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est faible. Les travailleurs indépendants ou freelances peuvent bénéficier de l'exonération, qui leur évite d'avoir à payer la taxe sur la valeur ajoutée. Ils ne sont par conséquent pas tenus de remplir de déclarations préalables de TVA ni de faire figurer cette taxe sur leurs factures.

Les microentreprises peuvent demander à être exonérées de la TVA au moment de leur création, via le questionnaire d'immatriculation fiscale. Elles peuvent également en faire la demande ultérieurement auprès de l'administration fiscale compétente. L'exonération reste applicable si les revenus de l'entreprise sont inférieurs à 20 000 euros l'année de sa création ou l'année précédant une déclaration fiscale donnée, et qu'il est peu probable qu'elle dépasse un chiffre d'affaires de 50 000 euros durant l'exercice en cours.

L'entreprise peut choisir de ne pas bénéficier de l'exonération, même si son chiffre d'affaires reste en deçà de ce plafond. Veuillez noter que cette décision reste juridiquement valable pendant cinq ans, et qu'aucun retour en arrière n'est possible pendant cette période.

Avantages et inconvénients de l'exonération pour les microentreprises

Puisqu'elle libère les microentreprises de toute obligation en matière de TVA, l'exonération est particulièrement adaptée aux entités nouvellement créées et aux activités professionnelles secondaires. Cette simplification des démarches permet de libérer du temps qui serait autrement consacré à des tâches comme les déclarations préliminaires de TVA. Étant donné que les micro-entrepreneurs indiquent leurs tarifs hors TVA, ils peuvent proposer leurs biens et services à moindre coût, ce qui leur confère un avantage concurrentiel.

L'exonération peut en revanche s'avérer moins avantageuse en cas d'investissements plus importants, notamment dans des équipements techniques et des véhicules. En effet, s'il n'existe pas de droit à la déduction de la TVA en amont, l'administration fiscale ne rembourse aucune taxe sur la valeur ajoutée pour les achats professionnels.

Comment établir une facture en tant que microentreprise

Dès lors qu'un service ou un produit a été fourni dans le cadre d'un échange purement commercial, vous avez l'obligation d'émettre une facture. L'article 14, paragraphe 2 de l'UStG stipule que cette dernière doit être émise dans un délai de six mois. Le non-respect de ce délai peut entraîner des amendes.

De nombreux modèles de facture gratuits sont disponibles en ligne et peuvent être utilisés avec n'importe quel programme de traitement de texte. Veillez à ce que le modèle choisi ne mentionne ni la TVA ni d'autres taxes, dans la mesure où les microentreprises ne sont pas autorisées à les facturer.

Vous pouvez également générer vos factures à l'aide d'un programme de facturation. Généralement payants, ces programmes permettent toutefois d'automatiser de nombreux aspects du processus de création de factures.

Mentions obligatoires sur les factures des microentreprises

Les mentions obligatoires suivantes sont énoncées à l'article 14, paragraphe 4 de l'UStG :

• Nom complet et adresse de l'entreprise fournissant le service
  Si vous n'exercez pas votre activité en tant qu'entité juridique, c'est-à-dire une Aktiengesellschaft (AG), une Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ou une Unternehmergesellschaft (UG) en Allemagne, indiquez votre propre nom et l'adresse de votre entreprise.

• Nom complet et adresse du bénéficiaire du service
  Conseil : cette information n'est pas strictement nécessaire pour les factures inférieures à 250 €.

• Numéro fiscal ou numéro de TVA de l'entreprise fournissant le service
  Si vous exercez votre activité en tant que personne physique, indiquez votre numéro fiscal personnel.

• Date d'émission de la facture
  Date à laquelle vous envoyez la facture à votre client.

• Numéro de facture
  Ce numéro unique permet d'identifier une facture donnée. Il ne doit être utilisé qu'une seule fois et faire partie d'une suite séquentielle. Ainsi, si votre première facture porte le numéro « 10000 », la facture suivante doit porter le numéro « 10001 ».
  Conseil : sur la base de ce modèle, vous pouvez également utiliser plusieurs séries de chiffres. Cette approche permet de numéroter les factures en fonction des années, par exemple « 2023-10000 ».

• Volume ou portée et type de biens ou de services fournis
  Sous les postes de facture, indiquez pour chaque référence d'article le volume, l'unité, le nom, le prix individuel et le prix total des biens ou des services vendus.
  Remarque : soyez précis(e) dans la mention des biens ou des services afin d'éviter tout malentendu ou toute question potentielle. Ne rassemblez pas de nombreux services sous un même article. Pour plus de transparence, détaillez-les en plusieurs composantes.

• Date de livraison des produits ou de fourniture des services
  Si la fourniture de votre service ou la livraison de vos produits s'est étalée sur plusieurs jours, il convient d'indiquer la durée totale.
  Remarque : lorsque la facture est émise le même jour que celui de la fourniture du service, vous pouvez également ajouter une note du type : « Date identique à la date de fourniture du service » en regard de la date d'émission mentionnée.

• Montant de la facture (y compris les éventuelles primes ou réductions convenues au préalable)
  Lorsque vous calculez le montant final à payer par votre client, veillez à ne pas faire apparaître la taxe sur la valeur ajoutée, en vertu de la franchise en base de TVA applicable aux micro-entrepreneurs. Le montant final doit être égal à la somme des tarifs de l'ensemble des articles individuels.

• Référence à l'exonération de la taxe sur la valeur ajoutée en vertu de l'article 19 de l'UStG
  Vous devez indiquer par écrit sur votre facture le fait que votre microentreprise n'est pas assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée. Une mention brève sous les éléments listés suffit, à condition de faire référence à la section 19 de l'UStG.

Exemple : « Facture exonérée de la taxe sur la valeur ajoutée en vertu de l'article 19 de l'UStG. »

Autres informations facultatives

Vous pouvez compléter les informations obligatoires de vos factures par certaines informations facultatives. Le délai de paiement constitue notamment une indication importante. Il permet d'offrir plus de clarté à vos clients et de mieux gérer votre trésorerie. Si aucune échéance n'est fixée, le délai applicable est le délai de paiement légal prévu par le code civil allemand (Bürgerliches Gesetzbuch, ou BGB), soit 30 jours.

La date limite de paiement est souvent exprimée de la manière suivante « Payable sous 14 jours » ou « Merci de vous acquitter du paiement de cette facture au plus tard le (date) ».

L'ajout à vos factures de coordonnées de contact, telles qu'un numéro de téléphone et une adresse électronique, permettra à vos clients de vous poser leurs éventuelles questions. Si vous souhaitez vous faire payer par virement bancaire, vous devez également y indiquer vos coordonnées bancaires.

Envoi de la facture

Une fois votre facture créée, il reste quelques points à prendre en compte avant de pouvoir l'envoyer. L'article 14, paragraphe 1, de l'UStG stipule que les factures doivent être authentiques, dans un état satisfaisant et lisibles. L'authenticité est garantie si la facture peut clairement être identifiée comme un document émis par votre entreprise. La présentation intégrale des mentions légales obligatoires contribue à satisfaire l'exigence relative à l'état de la facture.

Dès lors que ces conditions sont respectées, vos factures peuvent être envoyées sur papier ou par voie électronique, y compris par e-mail, à condition que vos clients y aient consenti (même de manière informelle). Si vous êtes un conseiller fiscal ou un professionnel du droit, vos factures doivent également comporter votre signature.

Obligation de conservation

Conformément à l'article 14b de l'UStG, vous avez l'obligation de conserver les originaux de vos factures pendant 10 ans. Cela s'applique aussi bien aux factures que vous avez émises (sortantes) qu'à celles que vous avez reçues (entrantes) pour l'achat de biens et de services. Ce délai commence à la fin de l'année civile au cours de laquelle les factures sont émises, et non à leur date d'émission.

Conseil : ne vous contentez pas d'enregistrer vos factures sur votre ordinateur. La perte de vos documents (par exemple, à la suite de la défaillance d'un disque dur) peut entraîner des sanctions pénales en cas de contrôle par votre administration fiscale. L'idéal est de prévoir une forme de sauvegarde : classement dans des dossiers de vos factures imprimées, stockage dans un cloud ou téléchargement dans un programme de facturation en ligne.

Que faire si la taxe sur la valeur ajoutée s'affiche par erreur

Les factures émises par les micro-entrepreneurs font souvent apparaître à tort la taxe sur la valeur ajoutée, ce qui peut avoir des conséquences négatives. Ce type d'erreur est dû à une méconnaissance du régime de franchise en base de TVA, ainsi qu'à l'utilisation de modèles de factures inadaptés.

Si vous remarquez une telle erreur avant que la facture ne soit enregistrée dans le système comptable, vous pouvez émettre une version corrigée du document. Pour ce faire, envoyez à votre client une copie corrigée avec le même numéro de facture. Ils devront conserver les deux copies de la facture. Cette procédure s'applique pour la correction de toute facture qui comporte des informations obligatoires incorrectes ou manquantes et qui n'a pas encore été enregistrée dans le système comptable.

Si l'erreur n'est constatée qu'après que la facture a été enregistrée, vous devez en principe à votre administration fiscale le montant de taxe sur la valeur ajoutée qui y est indiqué. Pour vous éviter les coûts et d'éventuelles sanctions pénales pour non-paiement, vous avez la possibilité d'émettre une facture inversée. Cette dernière doit clairement être identifiée comme telle et disposer de son propre numéro de facture. En faisant référence par écrit à la facture originale et au montant négatif correspondant, vous rendez ce premier exemplaire incorrect nul et non avenu.

Marche à suivre en cas de facture impayée

Plusieurs raisons peuvent expliquer le non-respect par vos clients du délai de paiement que vous aviez fixé. Si cela se produit, contactez-les pour confirmer qu'ils ont bien reçu leur facture (c'est-à-dire, pour vous assurer qu'elle ne s'est pas perdue ni ne se trouve dans leurs spams). Vérifiez par ailleurs si toutes les informations pertinentes mentionnées sur la facture sont correctes, à savoir le délai de paiement et vos coordonnées bancaires.

Vous pouvez également choisir d'envoyer un rappel écrit avec une nouvelle date limite de paiement. Veillez à vous référer au numéro de la facture concernée afin d'éviter tout malentendu.

Si la facture reste impayée malgré votre rappel, vous êtes en droit de rédiger une lettre de relance. Vous pouvez envoyer jusqu'à trois lettres de relance, avec des degrés croissants d'urgence, pour rappeler à votre client qu'il doit payer sa facture et lui mentionner les éventuelles pénalités de retard.

Si votre client ne respecte pas ses obligations au sens de l'article 286 du BGB, vous pouvez engager une procédure de relance légale.