Småskaliga företagare är skyldiga att skapa fakturor för de varor eller tjänster de säljer. Eftersom småföretagare omfattas av befrielse från mervärdesskatt (moms) gäller flera särskilda regler. I den här artikeln förklarar vi hur befrielsen för småföretagare fungerar, hur du som småföretagare kan skapa felfria fakturor och vad du måste tänka på i samband med detta.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad innebär undantagen för småföretagare och hur träder den i kraft?
  
• För- och nackdelar med undantagen för småskaliga företagare
  
• Hur man skriver en faktura som småskalig entreprenör
  
• Vad gör du om mervärdesskatt visas felaktigt
  
• Vad händer om din faktura för småföretagare inte betalas?
  

What is the exemption for small-scale entrepreneurs, and how does it take effect?

The exemption for small-scale entrepreneurs, as per Section 19 of the German VAT Act (Umsatzsteuergesetz, or UStG), is intended to reduce the paperwork and tax burden on businesses with low annual revenue. Self-employed people and freelancers are allowed to use the exemption and avoid any value-added tax liability. So there is no need for any preliminary VAT returns or to show VAT on invoices.

A business can apply for the small-scale entrepreneur exemption in the tax registration questionnaire when the business is founded, or it can approach the relevant tax office later. The exemption remains valid provided the business’s revenue is below €20,000 in the year it was founded or in the previous year and is unlikely to exceed a limit of €50,000 in the current calendar year.

A business has the option not to take advantage of the exemption, even if the business remains below the revenue limit. Be aware that this decision will remain legally valid for five years, so you will not be able to switch back to the exemption for small-scale entrepreneurs within this period.

För- och nackdelar med befrielsen för småföretagare

Befrielsen från mervärdesskatt för småföretagare är lämplig för nyetablerade företag och personer som bedriver sin verksamhet mer som en bisyssla. Med mindre bokföring frigörs tid som annars skulle gå åt till exempelvis preliminära momsdeklarationer. Eftersom småföretagare inte behöver redovisa moms när de offererar priser kan de erbjuda sina varor och tjänster billigare, vilket ger dem en konkurrensfördel.

Befrielsen för småföretagare kan visa sig vara mindre fördelaktig vid större investeringar i exempelvis tekniska radposter och fordon. Om det inte finns någon rätt till avdrag för ingående moms ersätter skattekontoret inte mervärdesskatt för inköp till företaget.

Så här skriver du en faktura som småskalig entreprenör

När en tjänst eller leverans har tillhandahållits i sin helhet kommersiellt är du skyldig att utfärda en faktura. I § 14, stycke 2 UStG anges att du måste utfärda en faktura för din tjänst inom sex månader. Om denna tidsfrist inte hålls kan det i värsta fall leda till böter.

Många gratis mallar för fakturor finns tillgängliga på nätet och de kan användas med alla ordbehandlingsprogram. Se till att det inte står något om mervärdesskatt eller annan skatt i mallen eftersom småskaliga företagare inte får offerera dessa.

Du kan också använda ett faktureringsprogram för att skapa fakturor. Dessa program är vanligtvis inte gratis, men de kan automatisera många aspekter av processen för att skapa fakturor.

Obligatorisk information om en faktura från en småskalig entreprenör

Följande obligatoriska uppgifter anges i § 14, punkt 4 UStG:

• Fullständigt namn på och adress till det företag som tillhandahåller tjänsten
  Om du inte driver ditt företag som en juridisk enhet, dvs. som ett Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) eller Unternehmergesellschaft (UG) i Tyskland, ska du ange ditt eget namn och din företagsadress.

• _Fullständigt namn på och adress till mottagaren av tjänsten _
  Tips: Denna information är inte absolut nödvändig för en liten faktura under 250 euro.

• Skattenummer eller momsregistreringsnummer för det företag som tillhandahåller tjänsten
  Om du handlar i egenskap av fysisk person, ange ditt personliga beskattningsnummer.

• Fakturans utfärdandedatum
  Det datum då du utfärdar fakturan till din kund.

• Fakturanummer
  Fakturanumret är ett sätt att identifiera en viss faktura (varje faktura har ett unikt nummer). Numret får bara användas en gång och måste ingå i en löpande nummerserie. Om din första faktura har fakturanumret "10000" måste din nästa faktura ha numret "10001".
  Tips: Baserat på den här modellen kan du också använda flera nummerserier. På så sätt kan du numrera dina fakturor under olika år - till exempel "2023-10000".

• Volym eller omfattning och typ av varor eller tjänster som tillhandahålls
  Under fakturaposterna ska du för varje radpost i den löpande serien ange volym, enhet, namn samt enskilt och totalt pris för den sålda varan eller tjänsten.
  Obs: Var exakt när du namnger varan eller tjänsten för att undvika missförstånd eller eventuella frågor. Kombinera inte omfattande tjänster under en och samma radpost. För tydlighetens skull bör du dela upp dem i alla de olika servicekomponenter som utförts.

• Datum för leverans eller tjänst
  Om din tjänst eller leverans har tagit flera dagar måste du ange hela tiden.
  Obs: Om servicedatumet och fakturadatumet är desamma kan du också lägga till en anteckning som anger "Servicedatumet är detsamma som fakturadatumet" bredvid det angivna datumet.

• Fakturabelopp (inklusive eventuella bonusar eller rabatter som överenskommits i förskott)
  När du beräknar det slutliga beloppet som din kund ska betala, se till att du inte visar någon mervärdesskatt, enligt befrielsen för småföretagare. Slutbeloppet kommer att motsvara summan för de enskilda firmorna.

• Referera befrielsen från mervärdesskatt enligt § 19 UStG
  Eftersom du som småföretagare inte redovisar någon mervärdesskatt måste du påpeka detta skriftligen på din faktura. Det räcker med några ord under de uppräknade radposterna, förutsatt att du hänvisar till § 19 UStG.

Exempel: "Fakturorna visar inte mervärdesskatt enligt § 19 UStG."

Ytterligare frivillig information

När din faktura innehåller all obligatorisk information kan du lägga till frivillig information. En viktig aspekt är information om sista dag för betalning. Detta ger dina kunder viss klarhet och gör att du bättre kan hantera ditt kassaflöde. Om din faktura inte innehåller någon tidsfrist för betalning gäller den tyska civillagen (Bürgerliches Gesetzbuch, BGB), baserat på det lagstadgade villkoret på 30 dagar.

Vanliga sätt att uttrycka tidsfristen för betalning är "Betalas inom 14 dagar" eller "Vänligen betala denna faktura senast (datum)".

Annan användbar information är kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadress så att dina kunder kan skicka eventuella frågor till dig. Om du vill ta emot fakturabeloppet via banköverföring bör du också ange dina bankuppgifter.

Skicka fakturan

När din faktura är klar finns det fortfarande några punkter att tänka på innan du skickar den. I § 14, punkt 1 UStG anges att fakturan måste vara autentiserad, i tillfredsställande skick och läsbar. Autentiseringen är säkerställd om fakturan tydligt kan identifieras som en av dina. Om den lagstadgade obligatoriska informationen är intakt betyder det att dokumentet är i tillfredsställande skick.

Om din faktura uppfyller dessa kriterier kan du skicka den till din kund i pappersform eller elektroniskt, inklusive via e-post, om din kund samtycker till detta (även informellt). Om du är skatterådgivare eller jurist måste din faktura också innehålla din underskrift.

Lagringsskyldigheter

Du är skyldig att behålla originalen av dina fakturor enligt § 14b UStG i 10 år. Detta gäller fakturor som du har utfärdat (utgående) och fakturor som du tar emot för inköpta varor och tjänster (inkommande). Denna period börjar från slutet av det kalenderår då fakturan utfärdades, i motsats till från fakturadatumet.

Tips: Spara inte bara dina fakturor på din dator. Om dina dokument går förlorade (t.ex. efter en skada på en hårddisk) kan det leda till straffrättsliga påföljder vid en revision av ditt skattekontor. Helst ska du ordna någon form av säkerhetskopia genom att skriva ut dina fakturor och deklarera dem i mappar eller digitalt i ett personligt molnlagringsutrymme eller genom att ladda upp dem till ett faktureringsprogram online.

Vad ska jag göra om mervärdesskatt visas felaktigt

Faktureringsproblem utfärdade av småskaliga företagare visar ofta mervärdesskatt felaktigt, men det kan få negativa konsekvenser. Denna typ av fel beror på bristande kännedom om befrielsen för småföretagare och på att fel mallar för fakturor används.

Om du upptäcker ett sådant fel innan fakturan har registrerats i bokföringssystemet kan du tillhandahålla en korrigerad faktura. Det gör du genom att skicka en korrigerad kopia med samma fakturanummer till din kund. De måste behålla båda kopiorna av fakturan. Denna rutin gäller för alla korrigeringar av fakturor med felaktig eller saknad obligatorisk information som fortfarande måste registreras i bokföringssystemet.

Om felet upptäcks först efter att fakturan har registrerats kommer du i teorin att vara skyldig ditt skattekontor den mervärdesskatt som visas. Du kan undvika kostnaderna och de eventuella straffrättsliga påföljderna för utebliven betalning genom att utfärda en omvänd faktura. En upphävd faktura måste tydligt märkas som sådan och ges ett eget fakturanummer. Genom att skriftligen hänvisa till den ursprungliga fakturan och det motsvarande negativa beloppet gör du den felaktiga fakturan ogiltig.

Vad händer om din faktura från en småskalig entreprenör inte betalas?

Om din kund inte håller den tidsfrist för betalning som du har satt upp kan det finnas olika skäl till detta. Du kanske vill kontakta dem och fråga om din faktura till småföretagaren har kommit fram (dvs. om den inte har kommit bort eller hamnat i skräpposten). Kontrollera också att all relevant information på fakturan från den småskaliga entreprenören är korrekt - med andra ord betalningsfristen och kontouppgifterna.

Alternativt kan du välja att utfärda en skriftlig betalningspåminnelse med en ny tidsfrist för betalning. Var noga med att hänvisa till fakturanumret i fråga för att undvika missförstånd.

Om fakturan förblir obetald efter betalningspåminnelsen har du rätt att utfärda en dunning. Du kan utfärda upp till tre dunningbrev, med ökande grad av brådska, där du påminner din kund om att betala fakturan och hänvisar till eventuell dröjsmålsränta.

Om din kund blir försenad enligt § 286 BGB kan du i stället inleda ett lagstadgat förfarande för dunning.