Rechnung schreiben als Kleinunternehmer/in in Deutschland

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  1. Einführung
  2. Was ist die Kleinunternehmerregelung und wie kommt sie zustande?
  3. Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
  4. So schreiben Sie eine Rechnung als Kleinunternehmer/in
    1. Pflichtangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung
    2. Weitere freiwillige Angaben
    3. Versand der Rechnung
    4. Aufbewahrungspflicht
  5. Was tun bei versehentlicher Ausweisung der Umsatzsteuer?
  6. Was wenn Ihre Kleinunternehmer-Rechnung nicht bezahlt wird?

Auch Kleinunternehmer/innen sind dazu verpflichtet, für ihre verkauften Waren oder Dienstleistungen eine Rechnung zu schreiben. Aufgrund der Umsatzsteuerbefreiung, die für Kleinunternehmer/innen gilt, entstehen dabei einige Sonderregelungen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Kleinunternehmerregelung zustande kommt, wie Sie als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer eine fehlerfreie Rechnung schreiben und was es dabei zu beachten gibt.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist die Kleinunternehmerregelung und wie kommt sie zustande?
  • Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
  • So schreiben Sie eine Rechnung als Kleinunternehmer/in
  • Was tun bei versehentlicher Ausweisung der Umsatzsteuer?
  • Was wenn Ihre Kleinunternehmer-Rechnung nicht bezahlt wird?

Was ist die Kleinunternehmerregelung und wie kommt sie zustande?

Die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) dient der bürokratischen und steuerlichen Entlastung von Unternehmen mit geringem Jahresumsatz. Selbstständige und freiberuflich tätige Personen können von der Regelung Gebrauch machen, um sich von der Umsatzsteuerpflicht zu befreien. Somit entfällt die Umsatzsteuervoranmeldung und die Ausweisung der Umsatzsteuer auf der Rechnung.

Die Kleinunternehmerregelung wird bei der Gründung des Unternehmens im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung oder nachträglich beim zuständigen Finanzamt beantragt. Sie bleibt gültig, solange der Umsatz des Unternehmens im Gründungs- bzw. Vorjahr unter 20.000 Euro liegt und im laufenden Kalenderjahr die Grenze von 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigt.

Es besteht die Möglichkeit, trotz Unterschreitung der Umsatzgrenzen freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Beachten Sie, dass diese Entscheidung für fünf Jahre rechtsgültig ist, Sie also innerhalb des Zeitraums nicht zur Kleinunternehmerregelung zurückwechseln können.

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Durch die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht eignet sich die Kleinunternehmerregelung für Neueinsteiger/innen und Personen, die Ihre Tätigkeit nebenberuflich ausüben. Durch den verringerten Buchhaltungsaufwand lässt sich Zeit sparen, die andernfalls etwa für Umsatzsteuervoranmeldungen verloren ginge. Da Kleinunternehmer/innen keine Umsatzsteuer auf ihre Preise ausweisen, können sie ihre Waren und Dienstleistungen günstiger anbieten und sich dadurch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Nachteilig wird die Kleinunternehmerregelung bei größeren Investitionen wie technischen Geräten und Fahrzeugen. Ohne die Berechtigung zum Vorsteuerabzug erstattet das Finanzamt keine Umsatzsteuer für betriebliche Einkäufe.

So schreiben Sie eine Rechnung als Kleinunternehmer/in

Nach vollständiger Erbringung einer Leistung oder Lieferung im unternehmerischen Rahmen gilt für Sie die sogenannte Rechnungspflicht. § 14 Abs. 2 UStG sieht vor, dass Sie Ihre Leistung innerhalb von sechs Monaten in Rechnung stellen müssen. Bei Überschreitung dieser Frist kommt es im schlimmsten Fall zu Bußgeldern.

Im Internet existieren zahlreiche kostenlose Rechnungsvorlagen, die Sie mit einem beliebigen Textbearbeitungsprogramm nutzen können. Achten Sie darauf, dass auf der Vorlage keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, denn dazu sind Sie als Kleinunternehmer/in nicht berechtigt.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm zu erstellen. Diese sind in der Regel nicht kostenfrei, können allerdings viele Aspekte der Rechnungserstellung für Sie automatisieren.

Pflichtangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung

Die folgenden Pflichtangaben sind in § 14 Abs. 4 UStG festgelegt:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
    Sofern Sie ihr Unternehmen nicht als juristische Person (AG/GmbH/UG) führen, geben Sie ihren privaten Namen und ihre Firmenanschrift an.

  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfänger/der Leistungsempfängerin
    Tipp: Bei einer Kleinbetragsrechnung unter 250 Euro ist diese Angabe nicht zwingend notwendig.

  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmens
    Handeln Sie als natürliche Person, geben Sie Ihre private Steuernummer an.

  • Ausstellungsdatum der Rechnung
    Das Datum, zu dem Sie die Rechnung an Ihren Kunden oder Ihre Kundin ausstellen.

  • Rechnungsnummer
    Die Rechnungsnummer dient der eindeutigen Identifizierung der Rechnung. Es muss sich dabei um eine einmalige und fortlaufende Zahlenreihe handeln. Trägt Ihre erste Rechnung beispielsweise die Rechnungsnummer „10000“, muss Ihre nächste Rechnung die Nummer „10001“ aufweisen.
    Tipp: Sie können nach diesem Muster auch mehrere Zahlenreihen nutzen, um Ihre Rechnungen etwa nach Jahreszahlen zu gliedern, zum Beispiel „2023-10000“.

  • Menge bzw. Umfang und Art der gelieferten Waren oder Leistungen
    In den Rechnungspositionen listen Sie zu fortlaufender Positionsnummer die Menge, Einheit, Bezeichnung und den Einzel- sowie den Gesamtpreis der jeweiligen verkauften Ware oder Leistung auf.
    Hinweis: Seien Sie bei der Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung präzise, um Missverständnisse und potenzielle Rückfragen zu vermeiden. Fassen Sie umfangreiche Leistungen nicht in einer Position zusammen. Schlüsseln Sie diese zum Zweck der Nachvollziehbarkeit in alle vollzogenen Leistungsschritte auf.

  • Liefer- bzw. Leistungsdatum
    Hat sich Ihre Leistung oder Lieferung über mehrere Tage gestreckt, müssen Sie hier den gesamten Zeitraum angeben.
    Hinweis: Sind Leistungsdatum und Rechnungsdatum identisch, können Sie die Angabe des Datums durch die Anmerkung „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“ ergänzen.

  • Rechnungsbetrag (inklusive im Voraus vereinbarte Boni, Rabatte, Skonto)
    Achten Sie bei der Berechnung des von Ihrem Kunden oder Ihrer Kundin zu bezahlenden Endbetrags darauf, dass Sie gemäß der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer ausweisen. Der Endbetrag entspricht der Summe aller Einzelpositionen.

  • Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung gemäß §19 UStG
    Da Sie als Kleinunternehmer/in keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen Sie dies schriftlich auf Ihrer Rechnung kennzeichnen. Ein kurzer Satz unter dem Positionenblock genügt, solange Sie auf §19 UStG verweisen.
    Beispiel: „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer gemäß §19 UStG.“

Weitere freiwillige Angaben

Sind alle Pflichtangaben in Ihrer Rechnung enthalten, können Sie weitere freiwillige Angaben ergänzen. Ein wichtiger Punkt ist hier die Angabe des Zahlungsziels. Damit schaffen Sie Klarheit bei Ihrer Kundschaft und können Ihre eigene Liquidität besser planen. Enthält Ihre Rechnung kein Zahlungsziel, greift das BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) mit der gesetzlichen Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Gängige Formulierung des Zahlungsziels sind „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“, oder „Bitte begleichen Sie die Rechnung bis zum (Datum)“.

Weitere sinnvolle Angaben sind Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse, damit Ihre Kundschaft Sie für Rückfragen erreichen kann. Möchten Sie den Rechnungsbetrag per Überweisung erhalten, sollten Sie zusätzlich Ihre Bankinformationen angeben.

Versand der Rechnung

Ist Ihre Rechnung fertiggestellt, gilt es vor dem Versand noch einige Punkte zu beachten. § 14 Abs. 1 UStG sieht vor, dass das Rechnungsdokument echt, unversehrt und lesbar sein muss. Die Echtheit ist gewährleistet, solange die Rechnung eindeutig Ihrer Identität zuweisbar ist. Bleiben die gesetzlich vorgegebenen Pflichtangaben unverändert, belegt dies die Unversehrtheit des Dokuments.

Erfüllt Ihre Rechnung diese Kriterien, können Sie diese in Papierform oder mit formloser Zustimmung Ihres Kunden oder Ihrer Kundin auch elektronisch/per E-Mail versenden. Sind Sie als Steuerberater oder Rechtsanwalt tätig, muss Ihre Rechnung zusätzlich Ihre Unterschrift enthalten.

Aufbewahrungspflicht

Sie sind dazu verpflichtet, die Originale Ihrer Rechnungsdokumente gemäß § 14b UStG für zehn Jahre aufzubewahren. Dies gilt sowohl für Rechnungen, die Sie gestellt haben (ausgehend), als auch für von Ihnen erhaltene Rechnungen für eingekaufte Waren und Dienstleistungen (eingehend). Start dieser Frist ist dabei nicht das Rechnungsdatum, sondern das Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Tipp: Speichern Sie Ihre Rechnungen nicht nur lokal auf Ihrem Computer ab. Gehen Ihre Dokumente etwa aufgrund eines Festplattenschadens verloren, kann das bei einer Prüfung Ihres zuständigen Finanzamtes strafrechtliche Konsequenzen mit sich ziehen. Sorgen Sie bestenfalls für ein Backup, indem Sie Ihre Rechnungen ausdrucken und in einer Ordnerstruktur anlegen oder digital in einem persönlichen Cloud-Speicher oder einem Online-Rechnungsprogramm hochladen.

Was tun bei versehentlicher Ausweisung der Umsatzsteuer?

Eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer ist bei Kleinunternehmer/innen ein häufiger Fehler mit unangenehmen Konsequenzen. Ursachen dafür sind mangelnde Kenntnis über die Kleinunternehmerregelung und die Nutzung falscher Rechnungsvorlagen.

Fällt Ihnen dieser Fehler auf, bevor die Rechnung verbucht ist, können Sie eine Korrekturrechnung ausstellen. Dazu senden Sie ein korrigiertes Exemplar mit der gleichen Rechnungsnummer an Ihren Kunden oder Ihre Kundin. Diese/r muss beide Rechnungsexemplare aufbewahren. Dieses Vorgehen betrifft alle Korrekturen unverbuchter Rechnungen mit fehlerhaften oder fehlenden Pflichtangaben.

Sollte der Fehler erst auffallen, nachdem die Rechnung verbucht wurde, schulden Sie in der Theorie Ihrem Finanzamt die ausgewiesene Umsatzsteuer. Sie können die unnötigen Kosten und potenzielle strafrechtliche Konsequenzen bei Nichtzahlung umgehen, indem Sie eine Stornorechnung ausstellen. Eine Stornorechnung muss klar als solche gekennzeichnet sein und erhält eine eigene Rechnungsnummer. Mit einem schriftlichen Verweis auf die Originalrechnung und dem entsprechenden Negativbetrag machen Sie die fehlerhafte Rechnung nichtig.

Was wenn Ihre Kleinunternehmer-Rechnung nicht bezahlt wird?

Hat Ihr Kunde oder Ihre Kundin die von Ihnen festgelegte Zahlungsfrist nicht eingehalten, kann das viele Gründe haben. Sie können Kontakt aufnehmen und sich erkundigen Sie sich, ob Ihre Kleinunternehmer-Rechnung angekommen ist und nicht etwa verloren ging oder im Spam-Ordner liegt. Überprüfen Sie auch, ob alle relevanten Angaben auf Ihrer Kleinunternehmer-Rechnung, sprich Zahlungsfrist und Bankkontodaten, korrekt sind.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit, eine schriftliche Zahlungserinnerung mit neuer Zahlungsfrist auszustellen. Verweisen Sie dabei auf die betroffene Rechnungsnummer, um Missverständnisse zu vermeiden.

In dem Fall, dass auch die Zahlungserinnerung nicht zur Begleichung der Rechnung führt, sind Sie berechtigt, eine Mahnung auszustellen. In bis zu drei Mahnschreiben können Sie Ihren Kunden oder Ihre Kundin mit steigender Dringlichkeit und Hinweis auf Verzugszinsen dazu auffordern, die Rechnung zu begleichen.

Gerät Ihr Kunde oder Ihre Kundin gemäß § 286 BGB in Zahlungsverzug, können Sie alternativ ein gesetzliches Mahnverfahren einleiten.

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