小規模事業者は、販売する商品やサービスの請求書を作成する義務があります。小規模事業者が付加価値税 (VAT) 免除の恩恵を受けるには、いくつかの特別な規則が適用されます。この記事では、小規模事業者に対する免除がどのように適用されるか、小規模事業者として誤りのない請求書を作成する方法、およびこれに関連して考慮する必要があることについて説明します。

この記事の内容

• 小規模事業者に対する免除の概要と適用の仕組み
  
• 小規模事業者に対する免除のメリットとデメリット
  
• 小規模事業者としての請求書の書き方
  
• 付加価値税が誤って表示されている場合の対処方法
  
• 小規模事業者の請求書が支払われない場合
  

小規模事業者に対する免除の概要と適用の仕組み

ドイツの VAT 法 (Umsatzsteuergesetz または UStG) の第 19 条に基づく小規模事業者に対する免除は、年間売上の少ない企業の事務処理と税負担を軽減することを目的としています。自営業者やフリーランサーはこの免除を利用することができ、付加価値税の納税義務を回避することができます。そのため、事前に VAT を申告したり、請求書に VAT を表示したりする必要はありません。

小規模事業者の免除申請は、事業設立時に税務登録に関する質問票で申請するか、または後で関連する税務署に問い合わせることができます。この免除が有効なのは、ビジネスの売上が設立年または前年の 2 万ユーロを下回り、現在の暦年で 5 万ユーロの制限を超える可能性が低い場合です。

ビジネスには、売上の上限を下回っている場合でも、免除を利用しないという選択肢があります。この決定は法的に 5 年間有効であるため、この期間内に小規模事業者の免除が有効な状態に戻すことはできませんのでご注意ください。

小規模事業者に対する免除のメリットとデメリット

小規模事業者の免除では付加価値税の納税義務が免除されるため、新しく設立された事業体や、副業で活動している人々に適しています。必要な会計業務が少なくて済むため、VAT の予備申告などのタスクに費やす時間が解放されます。小規模事業者は、価格を見積もる際に VAT を表示しないため、商品やサービスをより安く提供でき、競争上の優位性を得ることができます。

小規模事業者に対する免除は、技術設備や車両などの項目への大規模な投資の場合、あまり有利ではない可能性があります。仕入れの VAT の控除を受ける権利がない限り、税務署はビジネスの購入品の付加価値税の払い戻しは行いません。

小規模事業者としての請求書の書き方

サービスまたは配送が完全な商業活動として提供されたら、請求書を発行する義務が発生します。UStG 第 14 条の第 2 項では、サービスの請求書を 6 か月以内に発行する必要があると規定されています。この期限を守らないと、最悪の場合、罰金が科せられる可能性があります。

多くの無料の請求書テンプレートがオンラインで入手でき、どの文書処理プログラムでも使用できます。小規模事業者は付加価値税やその他の税金を見積りに含めることができないため、テンプレートにそれらが記載されていないことを確認してください。

また、請求書作成プログラムを使用して請求書を作成することもできます。通常、これらのプログラムは無料ではありませんが、請求書作成プロセスの多くの側面を自動化できます。

小規模事業者の請求書の必須情報

以下の必須情報は、UStG 第 14 条第 4 項に記載されています。

• サービスを提供する事業者の氏名および住所
  法人、つまりドイツの Aktiengesellschaft (AG)、Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)、または Unternehmergesellschaft (UG) として事業を運営していない場合は、自分の名前と会社の住所を明記してください。

• サービスの受取人の氏名および住所
  ヒント: この情報は、250 ユーロ未満の少額の請求書には厳密には必要ありません。

• サービスを提供する事業者の納税者番号または VAT ID 番号
  自然人として取引している場合は、個人の納税者番号を記載してください。

• 請求書の発行日
  顧客に請求書を発行する日付です。

• 請求書番号
  請求書番号によって、特定の請求書を識別できます (それぞれに一意の番号があります)。この番号は一度だけ使用し、連番の一部である必要があります。したがって、最初の請求書に「10000」の請求書番号が表示されている場合、次の請求書には「10001」という番号が記載されている必要があります。
  ヒント: このモデルに基づいて、複数の連番を使用することもできます。これにより、「2023-10000」など、年別に請求書に番号を付けることができます。

• 提供される商品またはサービスの数量または範囲および種類
  請求書項目の下に、連番の各品目番号と、販売された商品またはサービスの数量、単位、名前、および個別の価格と合計金額を記載します。
  注: 誤解や質問を避けるため、商品やサービスは正確に名前付けしてください。多岐にわたるサービスを 1 つの項目にまとめないでください。透明性を確保するために、これらのサービスを、実行されるさまざまなサービスコンポーネントすべてに分解してください。

• 配達日またはサービス提供日
  サービス提供または配達に数日かかった場合は、全期間を明記する必要があります。
  注: サービスの日付と請求書の日付が同じ場合は、記載された日付の横に「サービスの日付は請求書の日付と同じです」というメモを追加することもできます。

• 請求金額 (事前に合意した賞与や割引を含む)
  顧客が支払う最終的な金額を計算するときは、小規模事業者の免除に従って、付加価値税を表示しないようにしてください。最終的な金額は、個々のアイテムの合計と等しくなります。

• UStG 第 19 条に基づく付加価値税の免除に言及する
  小規模事業者は付加価値税を表示していないため、請求書にその旨を記載する必要があります。UStG 第 19 条を参照する場合、リストされている項目の下に短く記載するだけで十分です。

例:「請求書には、UStG 第 19 条に基づく付加価値税は記載されていません。」

その他の任意情報

請求書にすべての必須情報を記載したら、任意の情報を追加できます。重要な側面の 1 つは、支払い期限に関する情報です。これにより、顧客にある程度の明確さが提供され、キャッシュフローをより適切に管理できるようになります。請求書に支払い期限が記載されていない場合は、法定の支払い期間である 30 日に基づいて、ドイツの民法 (Bürgerliches Gesetzbuch、または BGB) が適用されます。

支払い期限の一般的な表現方法には、「14 日以内のお支払い」や「この請求書は (日付) までにお支払いください」などがあります。

その他の有用な情報には、電話番号やメールアドレスなどの連絡先の詳細が含まれます。これにより、顧客が質問を送信できるようになります。銀行振込で請求金額を受け取る場合は、銀行情報も提供する必要があります。

請求書の送付

請求書が完成したら、送信する前に考慮すべき点がいくつかあります。UStG 第 14 条の第 1 項では、請求書文書は本物で、十分な状態で、判読可能でなければならないと規定されています。請求書がお客様のものであることが明確に識別できれば、真正性が保証されます。法定の必須情報が損なわれていない場合、これは文書が十分な状態であることを意味します。

請求書がこれらの基準を満たしている場合、顧客が (非公式でも) 同意した場合は、書面で、またはメールを含む電子的に請求書を顧客に送信できます。税理士や法律の専門家の場合は、請求書に署名も含める必要があります。

保持義務

お客様は、UStG 第 14b 条に基づき、請求書の原本を 10 年間保管する義務があります。これは、お客様が発行した請求書 (送付) と、購入した商品およびサービスに関して受け取る請求書 (受領) に適用されます。この期間は、請求書の日付ではなく、請求書が発行された暦年の末日から開始されます。

ヒント: 請求書をコンピューターに保存するだけでは不十分です。書類を紛失した場合 (ハードドライブの損傷など)、税務署による監査の際に刑事罰が科せられる可能性があります。理想的には、請求書を印刷してフォルダにファイリングするか、個人のクラウドストレージスペースにデジタルでファイリングするか、オンライン請求プログラムにアップロードするなど、何らかの形式のバックアップを用意する必要があります。

付加価値税が誤って表示されている場合の対処法

小規模事業者が発行する請求書には、付加価値税が誤って記載されていることがよくありますが、これにより悪影響が生じる可能性があります。この種の誤りは、小規模事業者向けの免除に精通しておらず、誤った請求書テンプレートを使用していることが原因です。

請求書が会計システムに記録される前にそのような誤りに気付いた場合は、修正した請求書を提供することができます。これを行うには、同じ請求書番号で修正したコピーを顧客に送付します。両方の請求書のコピーを保持する必要があります。この手順は、会計システムに記録する必要がある必須情報が正しくない、または欠落している請求書のすべての修正に適用されます。

請求書が記録された後になって初めて誤りに気付いた場合、理論的には、表示されている付加価値税を税務署に支払う義務があります。コストと不払いによる刑事罰の可能性を回避するには、請求書の再発行を行います。請求書の再発行を行うには、その旨を明確に示す必要があり、再発行された請求書には独自の請求書番号が付けられます。元の請求書とそれに対応するマイナスの金額を書面で照会すると、誤った請求書が無効になり、取り消されます。

小規模事業者の請求書が支払われない場合

顧客が設定した支払い期限に間に合わない場合は、さまざまな理由が考えられます。顧客に連絡して、小規模事業者の請求書が届いたかどうか (紛失したりスパムに分類されたりしていないかどうか) を尋ねることをお勧めします。また、小規模事業者の請求書に記載されているすべての関連情報 (支払い期限と銀行口座の詳細) が正しいかどうかも確認してください。

または、書面による支払いのリマインダーを新しい支払い期限で発行することもできます。誤解を避けるために、必ず該当する請求書番号を参照してください。

支払いのリマインダーの発行後も請求書が未払いのままの場合は、督促状の発行を行うことができます。督促状は、緊急度を上げて最大 3 通発行できます。これにより、顧客に請求書の支払いを促し、支払い遅延利息について言及できます。

顧客が BGB 第 286 条に基づく滞納者となった場合、代わりに法定督促手続きを開始することができます。