インボイスはビジネスの中心的な要素であり、キャッシュフロー、財務会計、税務コンプライアンスの重要なパイプ役として機能します。インボイスは、事業者が定期的に処理する必要がある多くの管理タスクのうちの 1 つでもあります。

インボイスは、単なるペーパーワーク業務と認識されがちですが、ビジネス関係や企業の収益に大きな影響を与える可能性があるものです。インボイスの概念、有用性、潜んでいる落とし穴を理解しておくと、事業者の財務業務の改善に役立つはずです。新規市場に進出し、複雑化を増す決済モデル、顧客、請負業者、ベンダーと取引する事業者が増えている今だからこそ特に、これは当てはまるはずです。

この記事では、インボイスの主な要素と機能を説明し、事業者の財務業務を簡素化して全取引を最大限に活用するために知っておくべきことをご紹介します。

この記事の内容

• インボイスとは
  
• インボイスを使用する人
  
• インボイスの主な要素
  
• インボイスの送付方法
  
• インボイスの支払い方法
  
• Stripe が事業者に提供しているインボイス処理サポート
  

インボイスとは

インボイスとは、支払いを要求するために売り手が買い手に発行する商業文書です。インボイスには、引き渡された製品またはサービスの明細と、それらの商品またはサービスの代金が記載され、取引の法的記録の役割を果たします。

財務会計と納税申告ではインボイスが重要です。インボイスは、事業者が、売上の追跡、商品やサービスの流れの監視、キャッシュフローの管理、財務報告書の作成を行うのにも役立ちます。また、監査証跡の維持、コンプライアンス規制の遵守にも役立ちます。

インボイスを使用する人

インボイスは、商品、サービス、金融取引のやり取りに関係する幅広い組織で使用されます。インボイスを頻繁に使用する組織の一般的な例を次に示します。

• 事業者
  規模や業種を問わず、ほとんどすべての種類の事業者がインボイスを使用しているでしょう。多国籍企業であれ地元の小さな商店であれ、あらゆる事業者が、商品やサービスを提供した後の標準的な手続きとして、クライアントや顧客にインボイスを発行します。

• フリーランサー、独立請負業者
  フリーランサーや独立請負業者は、提供したサービスの対価をクライアントに請求するためにインボイスをよく使用します。このようなインボイスには通常、提供したサービスの詳細、所要時間や納品数量、合意した料金が記載されます。

• 政府機関
  政府機関は、ベンダーとの間でよくインボイスを使用します。たとえば、事務用品の調達から大規模なインフラプロジェクトの契約といったものまで、あらゆるものが含まれるでしょう。

• 非営利組織
  非営利組織が従来的な商業活動を行うことはないかもしれませんが、ベンダーからサービスを受けたり、料金を取ってサービスを提供したりする場合にインボイスを使用することはよくあります。

• サービスプロバイダー
  弁護士、コンサルタント、会計士、医師などの専門家は、提供した時間やサービスの対価を請求するために、クライアントにインボイスを発行することがよくあります。

• 卸売業者と製造業者
  B2B 取引では、卸売業者や製造業者が、出荷した商品の代金を小売業者に請求するためにインボイスを使用します。

• 教育機関
  学校や大学は、授業料、寮費、その他の料金を学生に請求するためにインボイスを使用することがあります。

支払いと引き換えに商品やサービスを提供する組織はすべて、インボイスを使用して取引を記載し、支払いを要求することがあります。

インボイスの主な要素

インボイスには通常、取引に関する詳細情報を提供する主な要素がいくつかあります。インボイスによく記載される主な要素を次に示します。

• インボイス番号
  これは各インボイスを表す固有の ID です。これは記録保持のために重要です。売り手と買い手の双方が決済を追跡し、将来の情報交換時に特定の取引を参照するのに役立ちます。

• 日付
  インボイスの発行日付です。支払期日の決定に役立ちます。たとえば、条件が「正味 30 日間」の場合、インボイスの発行日から 30 日以内に支払う必要があることを意味します。

• ベンダー情報
  これには、売り手またはサービスプロバイダーの名前、住所、連絡先情報、場合によっては納税者番号が含まれます。

• 顧客情報
  ベンダー情報と同様に、買い手の名前、住所、連絡先情報が含まれます。

• 商品またはサービスの説明
  このセクションには、数量、単価、総額など、提供された製品またはサービスの詳細な説明が含まれます。請求されている内容が買い手に簡単にわかるように詳しく記載する必要があります。

• 小計
  これは、税金、割引、追加手数料が適用される前のすべての商品またはサービスの合計金額です。

• 税金、割引、追加手数料
  該当する場合は、税金、割引 (早期支払い割引など)、追加料金 (送料や処理手数料など) をインボイスに記載します。それぞれを別個の項目として記載し、小計に加算または小計から減算する必要があります。

• 合計請求金額
  これが、買い手が支払う必要のある最終的な金額です。この額は、税金や追加手数料を含むすべての料金を加算し、小計から割引を差し引くことで算出されます。

• 支払い条件
  このセクションには、支払い期日や希望する決済手段など、合意された支払い条件の概要が記載されます。支払いが遅れた場合の違約金についても記載される場合があります。

• メモ
  一部のインボイスには、売り手が取引に関連する追加情報や買い手へのメッセージを記載できるメモ欄があります。

細かい要素は、ビジネスの性質、取引の複雑さ、地域の規制や慣習によって異なる場合があります。しかし、上記の要素は、ほとんどの種類のインボイスに共通しています。

インボイスの送付方法

インボイスを送付するときには、スムーズな取引とタイムリーな支払いを実現するために、いくつかの手順を取る必要があります。そのプロセスの概要を以下に示します。

• インボイスを準備する: まず、インボイスを作成する必要があります。その一環として、提供した商品やサービスの詳細、費用、顧客の情報、事業者の情報など、必要な情報をすべて集めます。インボイスを頻繁に発行する場合は、このプロセスを自動化してインボイスの管理効率を向上できるインボイス作成ソフトウェアをご利用ください。

• インボイスを確認する: インボイスを送付する前に、誤りがないか確認します。すべての情報が正しいことを確認する必要があります。特に商品やサービスの代金、顧客の情報、支払い期日が正しいことを確認します。誤りがあると、支払いの遅延や紛争につながる可能性があります。

• インボイスを送付する: インボイスの送付方法は、ビジネスの性質や顧客との関係によって異なります。たとえば、デジタルビジネスの事業者であれば、メールでインボイスを送付するのが最適でしょう。より従来的な実店舗型のビジネスであれば、物理的にコピーしたインボイスを郵送しても良いでしょう。インボイス作成ソフトウェアやプラットフォームが提供するインボイス送付サービスを利用する事業者もいます。どの方法を選択するにせよ、支払いを担当している人や部署に確実にインボイスが届くようにします。

• フォローアップする: 顧客がインボイスを見落としていたり、支払いが遅れることがよくあります。支払いを受け取るまで、定期的にフォローアップを行います。インボイスの支払い期日の数日前にリマインドメールを送り、支払いが遅れた場合は定期的にフォローアップを続けます。

• 支払いを受け取って記録する: 顧客が支払ったら、事業者はその支払いを会計システムに記録する必要があります。これは、キャッシュフローと財務の健全性を追跡するのに役立ちます。インボイスと支払い記録は、税務上の目的と将来の参照のために保管しておきます。

• 支払い遅延に対応する: 顧客がインボイスを期日どおりに支払わなかった場合は、次の処置を決定する必要があります。これには、延滞料の請求、サービスの一時停止、極端な場合には法的措置の提起などが含まれます。インボイスに記載されている条件や、顧客との契約または合意に沿った処置にする必要があります。

インボイスの支払い方法

インボイスを支払うときには、スムーズな取引と適切な記録保持を実現するために、いくつかの手順を取る必要があります。

• インボイスを確認する: インボイスを受け取ったら、注意深く確認します。提供された製品やサービス、数量、価格など、すべての詳細が正確であることを確認します。ベンダーやサプライヤーの情報、インボイス番号、日付が正しいことも確認します。

• 商品またはサービスの受領を確認する: 料金を請求されている商品またはサービスを受け取ったことを確認します。不一致がある場合は、速やかにベンダーに連絡し、話し合いをして問題を解決します。

• 支払い条件を確認する: 支払い期日や選択した決済手段など、インボイスに記載されている支払い条件を確認します。ベンダーが早期支払いに対して割引を提供している場合は、その割引を利用することもできます。

• 支払いを準備する: インボイスを支払う準備ができたら、ベンダーから指定された方法で、支払いを処理する必要があります。たとえば、銀行振込、小切手、クレジットカード決済、または合意したその他の手段で支払います。

• 送金する: インボイスに記載された説明に従って送金します。延滞料や違約金を避けるために、支払い期日以内に確実に送金します。電子決済の場合は、支払いの追跡に使用できる取引 ID などの識別情報を記録しておきます。

• 支払いを記録する: 支払いが終わったら、財務会計システムに記録し、支払い済みのマークをインボイスに付けます。こうしておくと、経費の追跡、正確な財務記録の維持、キャッシュフローの効果的な管理に役立ちます。

• インボイスと領収書のコピーを保管する: 支払い済みのインボイスと領収書はすべて、税務、監査証跡、将来の参照のために、コピーを保管する必要があります。そうしておくと、紛争や誤解が将来発生した場合に、解決する役に立ちます。

• ベンダーに連絡する: インボイスに関して疑問や問題がある場合は、できる限り早くベンダーに連絡します。また、支払いをした後にベンダーに知らせるという慣習を取ることをお勧めします。自動的に通知が送信されない決済手段を利用する場合は特にこれが当てはまります。

インボイスの支払いを迅速かつ正確に行うことは、適切な財務管理のために重要なだけでなく、ベンダーやサプライヤーとの良好な関係を維持するためにも役に立ちます。

Stripe が事業者に提供しているインボイス処理サポート

Stripe Invoicing には、事業者がインボイスを作成、送付、管理するための強力な機能が用意されています。

• インボイスの作成
  Stripe では、事業者がプロフェッショナルでカスタマイズ可能なインボイスを作成できます。ロゴを追加したり、パーソナライズしたメッセージを組み込んだり、ビジネスニーズに合わせてインボイスを変更したりできます。

• インボイスの自動作成
  Stripe では、インボイスのプロセス全体を自動化できます。これには、サブスクリプションの継続請求、税金の自動計算、割引の適用、未払いのインボイスに対するリマインドメールの自動送信などが含まれます。

• 柔軟な料金請求
  Stripe は、ユーザー単位の料金、従量課金、段階制料金など、さまざまな請求モデルをサポートしています。事業者は、製品やサービスの性質に合わせて料金の請求方法をカスタマイズできます。

• 国際的なインボイス作成
  Stripe は、複数の言語と通貨でのインボイス作成に対応しています。これは、国際的なクライアントとのビジネスに特に役立ちます。さらに、さまざまな国の地域固有の決済手段にも対応しています。

• 支払いの回収
  Stripe は、クライアントがインボイスの支払いを行える安全な決済ポータルを提供しています。顧客は、クレジットカード、デビットカード、その他の一般的な決済手段を使用してインボイスを支払うことができます。Stripe は、ACH 決済、電信送金に加え、USD インボイスの場合は小切手にも対応しています。

• インボイスの追跡
  Stripe では、事業者がインボイスのステータスを簡単に追跡できます。インボイスが支払われると、プラットフォームから事業者に通知が送信されます。また、すべてのインボイスと支払いの履歴が保持されるため、財務会計や監査に役立ちます。

• 連携
  Stripe のインボイス機能は、会計ソフトウェア、CRM システム、メールマーケティングツールなど、事業者が使用する他のツールやソフトウェアと連携できます。この連携は、ビジネス業務の効率化に役立ちます。

• セキュリティ
  Stripe は、機密性の高い財務情報を保護するために厳格なセキュリティ対策を実施しています。Stripe は PCI に準拠しています。つまり、カード決済の処理に関する PCI データセキュリティ基準 (Payment Card Industry Data Security Standard) を遵守しています。

これらの機能により、Stripe は、ビジネスのインボイスを柔軟かつ強力に管理できるツールとなっています。Stripe は、事業者の時間の節約、管理業務の軽減、正確でタイムリーな支払いの実現を支援します。さらに詳しい情報を確認して利用を開始するには、エキスパートにご相談ください。