As faturas são essenciais para os negócios, servindo como um importante canal para fluxo de caixa, contabilidade financeira e conformidade fiscal. Elas também são uma das muitas tarefas administrativas que as empresas têm que realizar regularmente.

Embora muitas vezes as faturas sejam percebidas como uma simples papelada administrativa, elas podem afetar significativamente as relações comerciais e os resultados de uma empresa. Entender o conceito, a utilidade e as possíveis armadilhas do faturamento ajudará as empresas a melhorar suas operações financeiras. Isso se torna ainda mais relevante à medida que mais empresas alcançam novos mercados e lidam com modelos de pagamento, clientes, provedores de serviços e fornecedores cada vez mais complexos.

Vamos discutir a seguir os principais elementos e funcionalidades de uma fatura, fornecendo o conhecimento necessário para simplificar as operações financeiras da empresa e aproveitar ao máximo cada transação.

Neste artigo:

• O que é uma fatura?
  
• Quem usa as faturas?
  
• Principais componentes de uma fatura
  
• Como enviar uma fatura
  
• Como pagar uma fatura
  
• Como a Stripe oferece suporte ao faturamento para empresas
  

O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento comercial emitido por um vendedor a um comprador para solicitar um pagamento. Ela fornece um resumo detalhado dos produtos ou serviços prestados, bem como os valores devidos por esses produtos ou serviços, e pode servir como um registro jurídico de uma transação.

As faturas são importantes para a contabilidade financeira e a declaração de impostos. Elas ajudam as empresas a acompanhar as vendas, monitorar o fluxo de produtos e serviços, gerenciar o fluxo de caixa e criar relatórios financeiros. Elas também ajudam as empresas a manter trilhas de auditoria e a cumprir regulamentos de conformidade.

Quem usa as faturas?

As faturas são usadas por uma grande variedade de entidades envolvidas na troca de produtos, serviços e transações financeiras. Alguns exemplos comuns de entidades que costumam usar faturas:

• Empresas
  Quase todo tipo de empresa pode usar faturas, independentemente do seu tamanho ou setor. Seja uma corporação multinacional ou uma pequena loja local, todas as empresas emitem faturas para seus clientes como um procedimento padrão após o fornecimento de produtos ou serviços.

• Freelancers e terceirizados
  Geralmente, freelancers e terceirizados usam faturas para cobrar os clientes pelos serviços prestados. Essas faturas costumam incluir detalhes sobre o serviço realizado, o tempo gasto ou a quantidade entregue, e a taxa combinada.

• Órgãos governamentais
  Os órgãos governamentais costumam usar faturas com fornecedores. Elas podem incluir desde a aquisição de material de escritório até a contratação de grandes projetos de infraestrutura.

• ONGs
  Embora possam não se envolver em atividades comerciais tradicionais, as ONGs frequentemente usam faturas quando recebem serviços de fornecedores ou quando prestam serviços por uma tarifa.

• Provedores de serviços
  Profissionais como advogados, consultores, contadores e médicos costumam emitir faturas aos clientes para cobrar pelo tempo ou pelos serviços prestados.

• Atacadistas e fabricantes
  Nas transações B2B, atacadistas e fabricantes usam faturas para cobrar os varejistas pelos produtos enviados.

• Instituições de ensino
  Escolas, faculdades e universidades podem usar faturas para cobrar mensalidades, moradia e outras tarifas dos alunos.

Qualquer entidade que forneça produtos ou serviços em troca de pagamento pode usar faturas para descrever a transação e solicitar o pagamento.

Principais componentes de uma fatura

Normalmente, uma fatura contém vários componentes importantes que fornecem dados detalhados sobre a transação. Estes são os principais elementos frequentemente encontrados em uma fatura:

• Número da fatura
  Um identificador único para cada fatura. É importante para a manutenção de registros e pode ajudar tanto o vendedor quanto o comprador a rastrear pagamentos e consultar a transação em comunicações futuras.

• Data
  Esta é a data em que a fatura é emitida e pode ajudar a determinar a data de vencimento do pagamento. Por exemplo, se os termos forem "30 dias corridos", isso significa que a fatura vence 30 dias após a data de emissão.

• Dados do fornecedor
  Incluem nome, endereço, dados de contato e, às vezes, o número de identificação fiscal do vendedor ou provedor de serviços.

• Dados do cliente
  Assim como os dados do vendedor, incluem nome, endereço e dados de contato do comprador.

• Descrição dos produtos ou serviços
  Esta seção contém uma descrição detalhada dos produtos ou serviços fornecidos, incluindo quantidades, preços unitários e totais por linha. Ela deve ser detalhada o suficiente para que o comprador possa entender facilmente o que está sendo cobrado.

• Subtotal
  O custo total de todos os produtos ou serviços antes da aplicação de impostos, descontos ou tarifas adicionais.

• Impostos, descontos e tarifas adicionais
  Se for o caso, a fatura mostrará impostos, descontos (como descontos de pagamento antecipado) e tarifas adicionais (como tarifas de envio ou manuseio). Cada item deve ser discriminado separadamente e adicionado ou subtraído do subtotal.

• Valor total devido
  Este é o valor final que o comprador deve pagar. É calculado somando todas as cobranças, incluindo impostos e tarifas adicionais, e subtraindo os descontos do subtotal.

• Condições de pagamento
  Esta seção descreve as condições de pagamento combinadas, incluindo a data de vencimento e as formas de pagamento preferidas. Também pode especificar penalidades por atraso no pagamento.

• Observações
  Algumas faturas incluem uma seção para anotações em que o vendedor pode acrescentar dados relevantes para a transação ou uma mensagem personalizada para o comprador.

Os componentes específicos podem variar com base na natureza do negócio, na complexidade da transação e nas regulamentações ou costumes locais. No entanto, esses elementos costumam ser consistentes na maioria dos tipos de faturas e muitos processadores de texto online oferecem modelos de fatura.

Como enviar uma fatura

O envio de uma fatura envolve várias etapas que garantem transações sem imprevistos e pagamentos dentro do prazo. Esta é uma visão geral do processo:

• Prepare a fatura: primeiro, você precisa criar a fatura. Para isso, você precisa coletar todos os dados necessários, como detalhes dos produtos ou serviços fornecidos, o custo e os dados do cliente e da sua empresa. Se você emite faturas com frequência, use um software de faturamento que automatize esse processo e ajude você a gerenciar faturas com mais eficiência.

• Revise a fatura: antes de enviar a fatura, revise-a para verificar se há erros. Verifique se todos os dados estão corretos, especialmente o custo dos produtos ou serviços, os dados do cliente e a data de vencimento. Os erros podem causar atrasos ou contestações no pagamento.

• Envie a fatura: a forma de enviar uma fatura depende da natureza da sua empresa e do seu relacionamento com o cliente. Por exemplo, se sua empresa é digital, talvez seja melhor enviar faturas por e-mail. Nesse caso, a prática recomendada é enviá-las como PDF. Se você tem uma empresa física mais tradicional, pode optar por enviar uma cópia impressa. Algumas empresas também usam serviços de entrega de faturas fornecidos por softwares ou plataformas de faturamento. Seja qual for o método escolhido, garanta que a fatura chegue à pessoa ou departamento correto responsável por fazer o pagamento. Algumas empresas pedem que os clientes assinem faturas, mas isso não é obrigatório.

• Acompanhamento: muitas vezes, os clientes perdem uma fatura ou atrasam o pagamento. Acompanhe regularmente até receber o pagamento. Você pode enviar um e-mail de lembrete alguns dias antes do vencimento da fatura e continuar o acompanhamento se o pagamento estiver atrasado.

• Receba e registre o pagamento: assim que o cliente fizer o pagamento, você deverá registrá-lo em seu sistema de contabilidade. Isso ajudará você a acompanhar seu fluxo de caixa e saúde financeira. Mantenha a fatura e o registro de pagamento para fins fiscais e possíveis referências futuras.

• Gerencie pagamentos atrasados: se um cliente não pagar uma fatura no prazo, você precisará decidir sobre as próximas etapas. Elas podem incluir a cobrança de uma tarifa por atraso, a suspensão de serviços ou a busca de ações jurídicas em casos extremos. Suas ações devem ser consistentes com os termos descritos na fatura e todos os contratos ou acordos que você tenha com o cliente.

Como pagar uma fatura

O pagamento de uma fatura envolve várias etapas que garantem transações tranquilas e manutenção adequada de registros:

• Revise a fatura: quando receber uma fatura, revise-a cuidadosamente. Confirme se todos os detalhes estão corretos, incluindo os produtos ou serviços entregues, suas quantidades e os preços. Verifique se os dados do fornecedor, o número da fatura e a data também estão corretos.

• Verifique o recebimento de produtos ou serviços: confirme que você recebeu os produtos ou serviços pelos quais está sendo cobrado. Se houver discrepâncias, entre imediatamente em contato com o fornecedor para discutir e resolver os problemas.

• Verifique as condições de pagamento: preste atenção aos termos de pagamento especificados na fatura, incluindo a data de vencimento e as formas de pagamento preferidas. Alguns fornecedores oferecem descontos para pagamentos antecipados, então é melhor aproveitar esses descontos se possível.

• Prepare o pagamento: Quando estiver com tudo pronto para pagar a fatura, você precisará processar o pagamento usando a forma especificada pelo fornecedor. A forma pode ser transferência bancária, cheque, pagamento com cartão de crédito ou qualquer outra forma combinada.

• Envie o pagamento: envie o pagamento de acordo com as instruções fornecidas na fatura. Faça isso até a data de vencimento para evitar tarifas de atraso ou penalidades. Se o pagamento for eletrônico, registre o ID da transação ou qualquer outro identificador que possa ser usado para rastrear o pagamento.

• Registre o pagamento: após efetuar o pagamento, registre-o em seu sistema de contabilidade financeira, marcando a fatura como paga. Isso ajudará você a acompanhar as despesas, manter registros financeiros precisos e gerenciar o fluxo de caixa de forma eficaz.

• Retenha cópias de faturas e recibos de pagamento: é importante manter cópias de todas as faturas pagas e recibos de pagamento para fins fiscais, trilha de auditoria e referência futura. Eles também podem ser úteis na resolução de eventuais contestações ou mal-entendidos que possam surgir posteriormente.

• Comunique-se com o fornecedor: se você tiver dúvidas ou problemas com a fatura, comunique-os ao fornecedor assim que possível. Além disso, é uma prática recomendada notificar o fornecedor após o pagamento, especialmente se a forma de pagamento não o notificar automaticamente.

Garantir o pagamento de suas faturas com rapidez e precisão não é apenas uma questão de boa gestão financeira, como também ajuda a manter relacionamentos positivos com os fornecedores.

Como a Stripe oferece suporte ao faturamento para empresas

O Stripe Invoicing oferece recursos robustos para criação, envio e gerenciamento de faturas para empresas:

• Criação de faturas
  A Stripe permite que as empresas criem faturas profissionais e personalizáveis. Você pode adicionar seu logotipo, incluir uma mensagem personalizada e modificar a fatura de acordo com as necessidades da sua empresa.

• Faturamento automático
  Você pode automatizar todo o processo de faturamento com a Stripe. A automação inclui a cobrança recorrente de assinaturas, o cálculo de impostos, a aplicação de descontos e o envio de lembretes de faturas não pagas.

• Cobrança flexível
  A Stripe aceita vários modelos de cobrança, como preço por usuário, cobrança por consumo, preços escalonados e vários outros. Você pode personalizar a cobrança de acordo com a natureza dos seus produtos ou serviços.

• Faturamento internacional
  A Stripe aceita faturamento em vários idiomas e moeda, o que é particularmente útil para empresas com clientes internacionais. Ela também aceita formas de pagamento locais em diferentes países.

• Cobrança de pagamentos
  A Stripe oferece um portal de pagamentos seguro onde os clientes podem pagar faturas. Os clientes podem usar cartões de crédito, cartões de débito e outras formas de pagamento populares para pagar as faturas. A Stripe também aceita pagamentos ACH, wire transfers e cheques para faturas em USD.

• Acompanhamento de faturas
  Com Stripe, as empresas podem acompanhar facilmente o status de suas faturas. A plataforma notifica as empresas quando as faturas são pagas e mantém um histórico de todas as faturas e pagamentos, o que pode ser útil para contabilidade financeira e auditoria.

• Integração
  O recurso de faturamento da Stripe pode ser integrado a outras ferramentas e softwares usados pelas empresas, como software de contabilidade, sistemas de CRM e ferramentas de marketing por e-mail. Essa integração ajuda a simplificar as operações comerciais.

• Segurança
  A Stripe segue medidas de segurança rigorosas para proteger dados financeiros confidenciais. Ela está em conformidade com o PCI, o que significa que cumpre o Padrão de Segurança de Dados do Setor de Cartões de Pagamento para processar pagamentos com cartão.

Esses recursos tornam a Stripe uma ferramenta flexível e poderosa para gerenciar o faturamento empresarial, ajudando as empresas a economizar tempo, reduzir tarefas administrativas e garantir a precisão e pontualidade dos pagamentos. Fale com um especialista para saber mais e começar a usar.