Qu'est-ce qu'une facture ? Tout ce que les entreprises doivent savoir

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En savoir plus 
  1. Introduction
  2. Qu’est-ce qu’une facture ?
  3. Qui utilise des factures ?
  4. Principaux éléments d’une facture
  5. Comment transmettre une facture
  6. Comment payer une facture
  7. Comment Stripe prend en charge la facturation des entreprises

Les factures sont au cœur de l'activité des entreprises, car elles constituent un instrument important pour les flux de trésorerie, la comptabilité financière et le respect des obligations fiscales. Elles font également partie des nombreuses tâches administratives auxquelles les entreprises doivent régulièrement s'atteler.

Bien que les factures soient souvent perçues comme un simple document administratif, elles peuvent avoir un impact significatif sur les relations commerciales et les résultats d'une entreprise. Une bonne compréhension du concept, de l'utilité et des pièges potentiels liés à la facturation permettra aux entreprises de fluidifier leurs opérations financières. De plus en plus d'entreprises se développent sur de nouveaux marchés et doivent gérer des modèles de paiement, des clients, des sous-traitants et des fournisseurs toujours plus complexes.

Nous examinerons ci-dessous les éléments clés et les fonctionnalités associées aux factures. Vous saurez ainsi comment simplifier les opérations financières de votre entreprise et tirer le meilleur parti de chaque transaction.

Sommaire

  • Qu'est-ce qu'une facture ?
  • Qui utilise des factures ?
  • Principaux éléments d'une facture
  • Comment transmettre une facture
  • Comment payer une facture
  • Comment Stripe prend en charge la facturation des entreprises

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document commercial délivré par un marchand à un acheteur pour demander un paiement. Elle présente un résumé détaillé des produits ou des services fournis, ainsi que les montants dus pour ces derniers, et peut servir d'enregistrement légal d'une transaction.

Les factures sont importantes en matière de comptabilité financière et de déclaration fiscale. Elles permettent aux entreprises de suivre les ventes, de contrôler les flux de marchandises et de services, de gérer leur flux de trésorerie et de créer des rapports financiers. Elles aident également les entreprises à conserver des pistes d'audit ainsi qu'à respecter les règles de conformité.

Qui utilise des factures ?

Les factures sont utilisées par un grand nombre d'entités impliquées dans l'échange de biens, de services et de transactions financières. Voici quelques exemples d'entités qui utilisent fréquemment des factures.

  • Entreprises
    Presque tous les types d'entreprises peuvent utiliser des factures, quels que soient leur taille ou leur secteur d'activité. Qu'il s'agisse d'une multinationale ou d'un petit magasin local, tous émettent des factures à leurs clients ou consommateurs dans le cadre d'une procédure standard après avoir fourni des biens ou des services.

  • Travailleurs et entrepreneurs indépendants
    Les travailleurs et les entrepreneurs indépendants utilisent souvent des factures afin de facturer leurs clients pour les services qu'ils fournissent. Ces factures comprennent généralement des détails sur le service rendu, le temps passé ou la quantité livrée, ainsi que le tarif convenu.

  • Organismes publics
    Les administrations publiques utilisent souvent des factures avec les fournisseurs. Ces factures peuvent servir aussi bien à l'achat de fournitures de bureau qu'à la passation de contrats pour de grands projets d'infrastructure.

  • Organisations à but non lucratif
    Les organisations à but non lucratif, bien qu'elles n'exercent pas d'activité commerciale traditionnelle, recourent souvent à des factures lorsqu'elles reçoivent des services de la part de prestataires ou lorsqu'elles fournissent des services contre rémunération.

  • Fournisseurs de services
    Les professionnels tels que les avocats, les consultants, les comptables et les médecins émettent souvent des factures à l'intention de leurs clients afin de facturer leur temps ou les services qu'ils ont rendus.

  • Grossistes et fabricants
    Dans le cadre des transactions B2B, les grossistes et les fabricants utilisent des factures pour facturer les marchandises expédiées aux commerçants.

  • Établissements d'enseignement
    Les écoles, collèges et universités peuvent utiliser des factures pour demander aux étudiants de régler leurs frais de scolarité, de logement et autres.

Toute entité qui fournit des biens ou des services en échange d'un paiement peut utiliser des factures pour répertorier la transaction et demander un paiement.

Principaux éléments d'une facture

Une facture comporte généralement plusieurs éléments clés qui fournissent des informations détaillées sur une transaction. Voici les principaux éléments que l'on retrouve souvent sur une facture.

  • Numéro de facture
    Il s'agit d'un identifiant unique pour chaque facture. Cet élément est important pour la tenue des registres et permet d'aider le marchand et l'acheteur à suivre les paiements et à se référer à la transaction lors de communications ultérieures.

  • Date
    Il s'agit de la date d'émission de la facture. Celle-ci peut aider à déterminer la date d'échéance du paiement. Par exemple, si les conditions sont « net 30 jours », la facture est due dans les 30 jours suivant la date d'émission.

  • Informations relatives au marchand/fournisseur
    Une facture inclut le nom, l'adresse, les coordonnées et, parfois, le numéro d'identification fiscale du marchand ou du fournisseur de services.

  • Informations relatives au client
    Comme pour les informations relatives au marchand/fournisseur, il s'agit du nom, de l'adresse et des coordonnées de l'acheteur.

  • Description des biens ou services fournis
    Cette section comprend une description détaillée des produits ou services fournis, notamment les quantités, les prix unitaires et les totaux des lignes. Elle doit être suffisamment détaillée pour que l'acheteur puisse facilement comprendre ce qui lui est facturé.

  • Sous-total
    Il s'agit du coût total de tous les biens ou services avant application de toute taxe, remise ou tous frais supplémentaires.

  • Taxes, remises et frais supplémentaires
    Le cas échéant, la facture mentionne les taxes, les remises (comme les remises pour paiement anticipé) ainsi que les frais supplémentaires (comme les frais d'expédition ou de manutention). Chaque élément doit être répertorié séparément, puis ajouté ou soustrait du total partiel.

  • Montant total dû
    Il s'agit du montant final que l'acheteur doit payer. Il est calculé en additionnant tous les frais, y compris les taxes et les frais supplémentaires, et en soustrayant les remises éventuelles du sous-total.

  • Conditions de paiement
    Cette section indique les conditions de paiement convenues, notamment la date d'échéance et les méthodes à privilégier. Elle peut également prévoir des pénalités en cas de retard de paiement.

  • Remarques
    Certaines factures comportent une section réservée aux notes où le marchand peut ajouter des informations supplémentaires relatives à la transaction ou un message personnalisé à l'attention de l'acheteur.

Les éléments précisés peuvent varier en fonction de la nature de l'entreprise, de la complexité de la transaction et des réglementations ou coutumes locales. Toutefois, ces éléments sont généralement communs à la plupart des types de factures, et de nombreux logiciels de traitement de texte en ligne proposent des modèles.

Comment transmettre une facture

L'envoi d'une facture comprend plusieurs étapes qui garantissent la fluidité des transactions et le respect des délais de paiement. Voici une vue d'ensemble de ce processus.

  • Préparer la facture : vous devez d'abord créer la facture. Cette étape implique de fournir toutes les informations nécessaires sur le client, votre entreprise, les biens ou les services fournis et le coût. Si vous émettez fréquemment des factures, utilisez un logiciel de facturation qui automatisera ce processus et vous aidera à gérer vos factures plus efficacement.

  • Vérifier la facture : avant d'envoyer la facture, vérifiez qu'elle ne comporte pas d'erreurs. Assurez-vous que toutes les informations sont correctes, en particulier le coût des biens ou des services, les informations relatives au client et la date d'échéance. Des erreurs peuvent entraîner des retards ou des litiges en matière de paiement.

  • Envoyer la facture : le mode de transmission d'une facture dépend de la nature de votre activité et de votre relation avec le client. Par exemple, si vous dirigez une entreprise numérique, il peut être préférable d'envoyer les factures par e-mail. Dans ce cas, préférez un format PDF. Si votre entreprise est plus traditionnelle, vous pouvez opter pour l'envoi d'une copie physique. Certaines entreprises ont également recours des services de livraison de factures assurés par des logiciels ou des plateformes de facturation. Indépendamment de la méthode choisie, veillez à ce que la facture parvienne à la personne ou au service responsable du paiement. Certaines entreprises demandent au client de signer les factures, mais cette étape n'est pas obligatoire.

  • Suivi : les clients oublient parfois de payer une facture ou en retardent le paiement. Assurez un suivi régulier jusqu'à ce que vous receviez le paiement. Vous pouvez envoyer un e-mail de rappel quelques jours avant la date d'échéance de la facture et assurer un suivi à intervalles réguliers en cas de retard de paiement.

  • Recevoir et enregistrer le paiement : une fois que le client a effectué le paiement, vous devez l'enregistrer dans votre système comptable. Vous pourrez ainsi suivre plus facilement vos flux de trésorerie ainsi que la santé financière de votre entreprise. Conservez la facture et le relevé de paiement à des fins fiscales et pour toute référence ultérieure.

  • Gérer les paiements en retard : si un client ne paie pas sa facture à temps, vous devrez décider de la marche à suivre. Il est possible de facturer des frais de retard, d'interrompre les services ou, dans des cas extrêmes, d'intenter une action en justice. Vos actions doivent être conformes aux conditions énoncées dans la facture et à tout contrat ou accord conclu avec le client.

Comment payer une facture

Le paiement d'une facture comprend plusieurs étapes qui garantissent le bon déroulement des transactions et la bonne tenue des registres.

  • Vérifiez la facture Lorsque vous recevez une facture, vérifiez-la attentivement. Confirmez que toutes les informations sont correctes, notamment les produits ou services livrés, leurs quantités et leurs prix. Assurez-vous que les informations relatives au prestataire ou au fournisseur, le numéro de la facture et la date sont également corrects.

  • Vérifiez la bonne réception des biens ou des services Confirmez que vous avez bien reçu les biens ou les services qui vous sont facturés. En cas de divergence, contactez rapidement le fournisseur/prestataire pour en discuter et résoudre les problèmes.

  • Consultez les conditions de paiement Prêtez attention aux conditions de paiement spécifiées sur la facture, notamment la date d'échéance et les modes de paiement privilégiés. Certains fournisseurs/prestataires proposent des remises pour les paiements anticipés, vous pouvez donc en bénéficier si possible.

  • Préparez le paiement Une fois que vous êtes prêt à payer la facture, vous devez procéder au paiement en utilisant la méthode spécifiée par le fournisseur/prestataire. Il peut s'agir d'un virement bancaire, d'un chèque, d'un paiement par carte bancaire ou de toute autre méthode convenue.

  • Envoyez le paiement Envoyez le paiement conformément aux instructions figurant sur la facture, en veillant à le faire avant ou à la date d'échéance afin d'éviter toute pénalité ou frais de retard. Si le paiement est effectué par voie électronique, enregistrez l'identifiant de la transaction ou tout autre identifiant qui permet de suivre le paiement.

  • Enregistrez le paiement Après avoir effectué le paiement, enregistrez-le dans votre système de comptabilité financière, en marquant la facture comme payée. De cette manière, vous pourrez suivre vos dépenses, tenir des registres financiers précis et gérer efficacement vos flux de trésorerie.

  • Conservez des copies des factures et des reçus de paiement Il est important de conserver des copies de toutes les factures payées et des reçus de paiement à des fins fiscales, de piste d'audit et de référence future. En faisant de la sorte, il sera plus facile de résoudre les différends ou les malentendus qui pourraient survenir par la suite.

  • Communiquez avec le fournisseur/prestataire Si vous avez des questions ou des problèmes concernant la facture, faites-en part au fournisseur/prestataire dans les plus brefs délais. Il est également recommandé d'informer le fournisseur/prestataire une fois le paiement effectué, surtout si le moyen de paiement utilisé ne le fait pas automatiquement.

Il est important de veiller à ce que les factures soient payées rapidement et avec exactitude. Il s'agit non seulement de faire preuve d'une bonne gestion financière, mais aussi d'entretenir des relations positives avec les prestataires de services et les fournisseurs.

Comment Stripe prend en charge la facturation des entreprises

Stripe Invoicing offre des fonctionnalités complètes pour la création, l'envoi et la gestion de factures pour les entreprises.

  • Création de factures
    Stripe permet aux entreprises de créer des factures professionnelles et personnalisées. Vous pouvez ajouter votre logo, inclure un message personnalisé et modifier la facture en fonction des besoins de votre entreprise.

  • Facturation automatisée
    Stripe vous permet d'automatiser l'ensemble de votre processus de facturation. Il est notamment possible de mettre en place une facturation récurrente pour les abonnements, de calculer automatiquement les taxes, d'appliquer des remises et même d'envoyer des rappels automatiques pour les factures impayées.

  • Facturation flexible
    Stripe prend en charge différents modèles de facturation, notamment la tarification par utilisateur, la facturation à l'utilisation, la tarification échelonnée, et bien d'autres encore. Vous pouvez personnaliser votre facturation en fonction de la nature de vos produits ou services.

  • Facturation internationale
    Stripe prend en charge la facturation dans plusieurs langues et devises, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises qui desservent des clients à l'échelle internationale. Stripe prend également en charge les moyens de paiement locaux utilisés dans différents pays.

  • Encaissement des paiements
    Stripe fournit un portail de paiement sécurisé afin que les clients puissent payer leurs factures. Les clients peuvent utiliser des cartes de crédit, des cartes de débit ainsi que d'autres moyens de paiement courants pour régler leurs factures. Stripe prend également en charge les paiements ACH, les virements bancaires et les chèques pour les factures en USD.

  • Suivi des factures
    Avec Stripe, les entreprises peuvent facilement suivre le statut de leurs factures. La plateforme notifie les entreprises lorsque les factures sont payées et conserve un historique de toutes les factures et de tous les paiements, ce qui peut s'avérer utile à des fins de comptabilité financière et d'audit.

  • Intégration
    La fonctionnalité de facturation de Stripe peut être intégrée à d'autres outils et logiciels utilisés par les entreprises, tels que des logiciels de comptabilité, des systèmes de gestion de la relation client (CRM) et des outils de marketing par e-mail. Cette intégration permet de rationaliser les opérations commerciales.

  • Sécurité
    Stripe applique des mesures de sécurité rigoureuses afin de protéger au maximum les informations financières sensibles. Stripe se conforme à la norme PCI (Payment Card Industry Data Security Standard) pour le traitement des paiements par carte.

Ces fonctionnalités lui confèrent une grande souplesse et une grande polyvalence afin de gérer la facturation des entreprises et de leur permettre de gagner du temps, de réduire leurs tâches administratives et de garantir l'exactitude et le respect des délais de paiement. Contactez un expert pour en savoir plus et vous lancer.

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