Fakturor är centrala i affärsverksamheten och fungerar som en viktig kanal för kassaflöde, finansiell redovisning och efterlevnad av skatteregler. De är också en av de många administrativa uppgifter som företag måste sköta regelbundet.

Även om fakturor ofta uppfattas som ett enkelt administrativt pappersarbete kan de ha en betydande inverkan på affärsrelationer och företagets resultat. Att förstå konceptet, nyttan och de potentiella fallgroparna med fakturering hjälper företag att förbättra sin finansiella verksamhet. Detta gäller i synnerhet när fler företag expanderar till nya marknader och hanterar alltmer komplexa betalningsmodeller, kunder, entreprenörer och leverantörer.

Nedan diskuterar vi de viktigaste elementen och funktionerna i en faktura, vilket ger dig den kunskap du behöver för att förenkla ditt företags ekonomiska verksamhet och få ut mesta möjliga av varje transaktion.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en faktura?
  
• Vem använder fakturor?
  
• Fakturans viktigaste beståndsdelar
  
• Så här skickar du en faktura
  
• Så här betalar du en faktura
  
• Hur Stripe stöder fakturering för företag
  

Vad är en faktura?

En faktura är ett kommersiellt dokument som utfärdas av en säljare till en köpare för att begära betalning. Det ger en specificerad sammanfattning av produkter eller tjänster som tillhandahållits, tillsammans med de belopp som ska betalas för dessa varor eller tjänster, och det kan fungera som en juridisk dokumentation av en transaktion.

Fakturor är viktiga för den finansiella redovisningen och skatterapporteringen. De hjälper företag att hålla koll på försäljningen, övervaka flödet av varor och tjänster, hantera kassaflödet och skapa finansiella rapporter. De hjälper också företag att upprätthålla verifieringskedjor och följa efterlevnadsregler.

Vem använder fakturor?

Fakturor används av ett stort antal enheter som är involverade i utbyte av varor, tjänster och finansiella transaktioner. Vanliga exempel på enheter som ofta använder sig av fakturor är

• Branscher
  Nästan alla typer av företag kan använda fakturor, oavsett storlek eller bransch. Oavsett om det handlar om ett multinationellt företag eller en liten lokal butik utfärdar de alla fakturor till sina kunder som ett standardförfarande efter att ha levererat varor eller tjänster.

• Frilansare och oberoende uppdragstagare
  Frilansare och oberoende entreprenörer använder ofta fakturor för att fakturera sina kunder för de tjänster de tillhandahåller. Dessa fakturor innehåller vanligtvis uppgifter om den utförda tjänsten, den tid som lagts ned eller den kvantitet som levererats samt det avtalade priset.

• Statliga organ
  Statliga myndigheter använder ofta fakturor med leverantörer. Det kan handla om allt från att upphandla kontorsmaterial till att kontraktera stora infrastrukturprojekt.

• Ideella organisationer
  Även om ideella organisationer inte bedriver traditionell kommersiell verksamhet använder de ofta fakturor när de tar emot tjänster från leverantörer eller när de tillhandahåller tjänster mot en avgift.

• Tjänsteleverantörer
  Yrkesverksamma som advokater, konsulter, revisorer och läkare utfärdar ofta fakturor till kunder för att fakturera för sin tid eller de tjänster de har utfört.

• Grossister och tillverkare
  I B2B-transaktioner använder grossister och tillverkare fakturor för att fakturera återförsäljare för levererade varor.

• Utbildningsinstitutioner
  Skolor, högskolor och universitet kan använda fakturor för att fakturera studenter för undervisning, boende och andra avgifter.

Alla företag som tillhandahåller varor eller tjänster mot betalning kan använda fakturor för att ange transaktionen och begära betalning.

Fakturans viktigaste beståndsdelar

En faktura innehåller vanligtvis flera viktiga komponenter som ger detaljerad information om transaktionen. Här är de viktigaste delarna som ofta ingår i en faktura:

• Fakturanummer
  Detta är en unik identifierare för varje faktura. Det är viktigt för bokföringen och kan hjälpa både säljaren och köparen att spåra betalningar och hänvisa till transaktionen i all framtida kommunikation.

• Datum
  Detta är det datum då fakturan utfärdas och kan hjälpa till att fastställa betalningens förfallodag. Om villkoren till exempel är ”netto 30 dagar” innebär det att fakturan ska betalas inom 30 dagar från det datum då den utfärdades.

• Information om säljaren
  Detta inkluderar namn, adress, kontaktinformation och ibland säljarens eller tjänsteleverantörens skatteregistreringsnummer.

• Kundinformation
  I likhet med informationen om säljaren innehåller denna information köparens namn, adress och kontaktuppgifter.

• Beskrivning av varor eller tjänster
  Detta avsnitt innehåller en detaljerad beskrivning av de produkter eller tjänster som tillhandahålls, inklusive kvantiteter, enhetspriser och radtotaler. Den bör vara så detaljerad att köparen lätt kan förstå vad han eller hon debiteras för.

• Delsumma
  Detta är den totala kostnaden för alla varor eller tjänster före eventuella skatter, rabatter eller tilläggsavgifter.

• Skatter, rabatter och tilläggsavgifter
  I förekommande fall kommer fakturan att innehålla uppgifter om skatter, rabatter (t.ex. rabatt vid tidig betalning) och extra avgifter (t.ex. frakt- eller hanteringsavgifter). Varje post ska specificeras separat och sedan adderas eller subtraheras från delsumman.

• Totalt belopp att betala
  Detta är det slutliga belopp som köparen är skyldig att betala. Det beräknas genom att lägga till alla avgifter, inklusive skatter och extra avgifter, och subtrahera eventuella rabatter till delsumman.

• Betalningsvillkor
  I detta avsnitt beskrivs de överenskomna betalningsvillkoren, inklusive förfallodag och önskade betalningsmetoder. Det kan också innehålla bestämmelser om straffavgifter vid försenad betalning.

• Anteckningar
  Vissa fakturor innehåller ett avsnitt för anteckningar där säljaren kan lägga till ytterligare information som är relevant för transaktionen eller ett personligt meddelande till köparen.

De specifika komponenterna kan variera beroende på verksamhetens art, transaktionens komplexitet och lokala bestämmelser eller sedvänjor. Dessa element är dock i allmänhet konsekventa för de flesta typer av fakturor, och många ordbehandlingsprogram på nätet tillhandahåller fakturamallar.

Så här skickar du en faktura

Att skicka en faktura innebär flera steg som säkerställer smidiga transaktioner och betalningar i rätt tid. Här är en översikt över processen:

• Förbered fakturan: Först måste du skapa fakturan. Detta innebär att samla in all nödvändig information, t.ex. uppgifter om de varor eller tjänster som tillhandahålls, kostnaden, kundens information och din företagsinformation. Om du utfärdar fakturor ofta bör du använda ett faktureringsprogram som kan automatisera processen och hjälpa dig att hantera fakturor på ett mer effektivt sätt.

• Granska fakturan: Innan du skickar fakturan ska du kontrollera att den inte innehåller några fel. Se till att all information är korrekt, särskilt kostnaden för varor eller tjänster, kundens information och förfallodagen. Misstag kan leda till förseningar eller betalningstvister.

• Skicka fakturan: Hur du ska skicka en faktura beror på hur din verksamhet ser ut och vilken relation du har till kunden. Om du till exempel har en digital verksamhet kan det vara bäst att skicka fakturor via e-post, och i så fall är det bäst att skicka dem som PDF-filer. Om du har en mer traditionell verksamhet med fysiska butiker kan du välja att skicka en fysisk kopia. Vissa företag använder också fakturaleveranstjänster som tillhandahålls av faktureringsprogram eller plattformar. Oavsett vilken metod du väljer ska du se till att fakturan når rätt person eller avdelning som ansvarar för betalningen. Vissa företag ber sina kunder att underteckna fakturan, men det är inget krav.

• Uppföljning: Kunderna missar ofta en faktura eller dröjer med betalningen. Följ upp regelbundet tills du har fått betalningen. Du kan skicka ett påminnelsemejl några dagar innan fakturan förfaller och fortsätta att följa upp med jämna mellanrum om betalningen är försenad.

• Ta emot och registrera betalningen: När kunden har gjort betalningen ska du registrera den i ditt bokföringssystem. Detta hjälper dig att hålla koll på ditt kassaflöde och din finansiella hälsa. Spara fakturan och betalningsunderlaget av skatteskäl och för eventuell framtida referens.

• Hantera sena betalningar: Om en kund inte betalar en faktura i tid måste du bestämma dig för vad du ska göra härnäst. Det kan handla om att ta ut en förseningsavgift, pausa tjänster eller i extrema fall vidta rättsliga åtgärder. Dina åtgärder ska vara förenliga med villkoren i fakturan och eventuella kontrakt eller avtal som du har med kunden.

Hur man betalar en faktura

Att betala en faktura innebär flera steg som säkerställer smidiga transaktioner och korrekt bokföring:

• Granska fakturan: När du får en faktura ska du granska den noggrant. Bekräfta att alla uppgifter är korrekta, inklusive de levererade produkterna eller tjänsterna, deras kvantiteter och priser. Kontrollera också att säljarens eller leverantörens uppgifter, fakturanummer och datum är korrekta.

• Verifiera mottagandet av varor eller tjänster: Bekräfta att du har fått de varor eller tjänster som du faktureras för. Om det finns avvikelser ska du omedelbart kontakta säljaren för att diskutera och lösa problemen.

• Kontrollera betalningsvillkoren: Var uppmärksam på de betalningsvillkor som anges i fakturan, inklusive förfallodag och önskade betalningsmetoder. Vissa leverantörer erbjuder rabatter för tidiga betalningar, så du kanske vill dra nytta av det om det är möjligt.

• Förbered betalning: När du är redo att betala fakturan måste du behandla betalningen med den metod som anges av säljaren. Detta kan vara en banköverföring, check, kreditkortsbetalning eller någon annan metod som överenskommits.

• Skicka betalning: Skicka betalningen enligt anvisningarna på fakturan och se till att göra det före eller på förfallodagen för att undvika förseningsavgifter eller straffavgifter. Om betalningen är elektronisk ska du registrera transaktions-ID eller någon annan identifierare som kan användas för att spåra betalningen.

• Registrera betalningen: När du har gjort betalningen registrerar du den i ditt ekonomisystem och markerar fakturan som betald. Detta hjälper dig att hålla reda på dina utgifter, upprätthålla korrekta finansiella poster och hantera ditt kassaflöde på ett effektivt sätt.

• Behåll kopior av fakturor och betalningskvitton: Det är viktigt att spara kopior av alla betalda fakturor och betalningskvitton av skatteskäl, för revisionsspår och för framtida referens. De kan också vara till hjälp för att lösa eventuella tvister eller missförstånd som kan uppstå senare.

• Kommunicera med säljaren: Om du har några frågor eller problem med fakturan ska du meddela dem till säljaren så snart som möjligt. Det är också bra att meddela säljaren när betalningen har gjorts, särskilt om betalningsmetoden inte automatiskt meddelar dem.

Att se till att du betalar fakturor snabbt och korrekt är inte bara en fråga om god ekonomisk förvaltning; det bidrar också till att upprätthålla positiva relationer med dina säljare och leverantörer.

Hur Stripe stöder fakturering för företag

Stripe Invoicing tillhandahåller robusta funktioner för att skapa, skicka och hantera fakturor för företag:

• Skapande av fakturor
  Stripe gör det möjligt för företag att skapa professionella, anpassningsbara fakturor. Du kan lägga till din logotyp, inkludera ett personligt meddelande och ändra fakturan så att den passar dina affärsbehov.

• Automatiserad fakturering
  Du kan automatisera hela faktureringsprocessen med Stripe. Detta inkluderar implementering av återkommande fakturering för prenumerationer, automatisk beräkning av skatter, tillämpning av rabatter och till och med automatisk påminnelse om obetalda fakturor.

• Flexibel fakturering
  Stripe stöder olika modeller för fakturering, till exempel prissättning per plats, mätning av fakturering, differentierad prissättning med mera. Du kan anpassa din faktura så att den passar dina produkters eller tjänsters karaktär.

• Internationell fakturering
  Stripe stöder fakturering på flera språk och valutor, vilket är särskilt användbart för företag med internationella kunder. Den stöder också lokala betalningsmetoder i olika länder.

• Inkassering av betalningar
  Stripe tillhandahåller en säker betalningsportal där kunder kan betala sina fakturor. Kunderna kan använda kreditkort, betalkort och andra populära betalningsmetoder för att betala sina fakturor. Stripe stöder också ACH-betalningar, banköverföringar och checkar för USD-fakturor.

• Spårning av fakturor
  Med Stripe kan företag enkelt spåra sin fakturastatus. Plattformen meddelar företag när fakturor betalas och håller en historik över alla fakturor och betalningar, vilket kan vara användbart för finansiell redovisning och revision.

• Integration
  Stripes faktureringsfunktion kan integreras med andra verktyg och program som företag använder, till exempel bokföringsprogram, CRM-system och verktyg för e-postmarknadsföring. Denna integration bidrar till att effektivisera affärsverksamheten.

• Säkerhet
  Stripe följer strikta säkerhetsåtgärder för att skydda känslig finansiell information. Den är PCI-kompatibel, vilket innebär att den följer Payment Card Industry Data Security Standard för hantering av kortbetalningar.

Dessa funktioner gör Stripe till ett flexibelt och kraftfullt verktyg för hantering av företagsfakturering, vilket hjälper företag att spara tid, minska administrativa uppgifter och säkerställa att betalningar är korrekta och aktuella. Tala med en expert för att lära dig mer och komma igång.