信頼性が高くスムーズに機能する請求書照合プロセスを導入することで、不正利用のリスクを減らすことができ、組織的で透明性の高い財務システムを実現することができます。これにより事業者は、より多くの情報に基づいて意思決定を行えるようになり、キャッシュフローをより正確に管理してサプライヤーや顧客とより良い関係を築くことが可能となります。この記事では、請求書照合プロセスを簡素化し、財務の完全性を維持するためのさまざまな戦略やツールについてご紹介します。

この記事の内容

• 請求書の照合とは
  
• 請求書の照合の仕組み
  
• 請求書の照合の種類
  
• 事業者にとって請求書の照合が重要である理由
  
• 請求書の照合のベストプラクティス
  
• Stripe を利用した請求書の照合
  

請求書の照合とは

請求書の照合とは、発注書や受領書などの書類と請求書を比較することによって、請求書の正確性と整合性を保証するための会計プロセスです。このプロセスは、受領した商品やサービスが発注した商品やサービスと一致しているかどうかを確認し、請求内容が正しいかどうかを確認するのに役立ちます。

請求書の照合の仕組み

請求書の照合では、定められた手順に従って、対応する発注書や受領書の内容と請求書の内容が一致するかどうかを確認し、支払いが正しく行われているかどうかを確認します。請求書照合プロセスは以下のように行われます。

• 書類を集める
  該当するすべての書類 (請求書、発注書、受領書など) およびその他の関連資料を集めます。

• 情報を照合する
  請求書に記載されている情報を、対応する発注書や受領書に記載されている情報と比較し、商品の説明、数量、価格といった詳細が一致しているかどうかを確認します。

• 不一致を特定する
  書類間で数量や価格などの不一致が見つかった場合、それらにフラグを立てます。

• 不一致について調査する
  不一致の理由を調べます。例えば、ベンダーに問い合わせて説明を求めたり、データの入力ミスがないかどうかをチェックしたり、内部の記録を見直したりといった作業を行います。

• 不一致を解決する
  ベンダーと協力して誤りや問題を修正します。例えば、請求書の修正、商品の返品、補償の合意などを行います。

• 取引を記録する
  請求書を照合して不一致を解決したら、財務記録を正確な状態に保つため、会計システムに取引を記録します。

• 支払いの承認
  請求書が正確であることを確認したら、支払いを承認します。

• 記録を残す
  照合プロセスの記録を残します。例えば、発見された不一致とその解決方法に関するメモや、関連するすべての書類のコピーを記録として残します。この記録は、監査を受けたり将来参照したりする際に必要となります。

請求書の照合の種類

請求書の照合では、ビジネスの特性、取引量、利用可能なリソースなどの要件に応じてさまざまな手法が使用されます。ここでは、照合手法の概要について例を挙げて説明します。

• 双方向照合
  双方向照合は、基本的な請求書照合手法で、小規模事業者や簡単な取引で使用されることの多い手法です。例えば、地元のベーカリーが双方向照合を使用する場合を例に挙げると、請求書に記載されている小麦の購入金額が発注書で合意した金額と一致しているかどうかをチェックすることが考えられます。

• 3 点照合
  物理的な商品を販売する企業でよく使われる 3 点照合では、発注書だけでなく受領書も使用します。例えば、家具小売業者がこの手法を使用する場合を例に挙げると、請求書に加えて受領書も使用して、それらに記載されている椅子の数が発注した椅子の数と一致しているかどうかを二重にチェックすることが考えられます。

• 4 点照合
  4 点照合は、品質が最優先されるビジネスで特に有益です。例えば、製薬会社が 4 点照合を使用する場合を例に挙げると、支払いが行われるためには、請求書、発注書、受領書の内容が一致するかどうかを確認するだけでなく、受領した医薬品のバッチが品質検査に合格したかどうかを確認する必要があります。

• ベンダーからの明細書の照合
  特定のベンダーと大量の取引を行っている企業の場合、ベンダーからの明細書の照合が重要となります。例えば、製造会社を例に挙げると、請求書と支払い金額を原料仕入先から提供された月次明細書と照合し、自社と仕入先の会計処理結果が一致していることを確認することが考えられます。

• クレジットカード取引の照合
  クレジットカード取引の照合は、従業員が会社のクレジットカードを使用して業務上の購買を行う企業にとって特に重要です。クライアントとの打ち合わせのためにコンサルタントが頻繁に出張を行うコンサルティング会社の場合、クレジットカード取引の照合を行って領収書や請求書とクレジットカードの明細書を照合し、出張旅費をチェックすることが考えられます。

• 請求書の自動照合
  毎日何百何千もの取引を行う大規模小売業者の場合、請求書を自動照合して業務を効率化することが考えられます。例えば、スーパーマーケットチェーンの場合、専用のソフトウェアを使用して発注書や受領書と請求書を自動的に照合することで、膨大な量の取引を効率的に処理することができます。

• 手作業による請求書照合
  取引量が少ない事業者や、自動化システムに投資するリソースが不足している事業者の場合、手作業で請求書を照合するという選択肢もあります。例えば、小さな画廊を例に挙げると、購入した美術品の請求書を手作業で照合し、請求書と発注書の内容が一致していることを確認するとともに、受領した美術品が良好な状態であるかどうかを確認することが考えられます。

ビジネスのニーズや要件に応じて適切な種類の請求書照合手法を選択してください。その後、照合プロセスのコンプライアンスと効率を定期的に評価し、必要に応じてプロセスを調整してください。

事業者にとって請求書の照合が重要である理由

請求書の照合は、あらゆる規模、あらゆる業種の事業者にとって重要なプロセスです。財務に影響を与えるだけでなく、事業の運営、戦略、顧客関係にも影響を与えます。請求書の照合によって、ビジネスに関する以下の主要な領域が影響を受けます。

• 財務の正確性
  発注書や受領書の内容と請求書の内容が一致していることを確認することで、財務諸表に支出を正確に反映させることができます。これにより、予算の編成、予測、決定を正確に行うことが可能となります。

• キャッシュフローの管理
  請求書を適切に照合することで、キャッシュフローをより的確に管理することができます。注文して受領したものに対してのみ支払いを行うことで、過払いや予期せぬ負債を回避することができます。キャッシュフローに余裕がない事業者の場合、これは特に重要です。

• 法令遵守と監査
  多くの事業者は、外部監査を受けて法令を遵守しなければなりません。それらの要件を満たすには、請求書を照合して正確な記録を残す必要があります。請求書に不一致があると、法令違反となって罰金を科せられる可能性があります。

• ベンダーとの関係
  ベンダーやサプライヤーと良好な関係を保つには、迅速かつ正確に支払いを行うことが重要です。請求書を照合することで、不一致を素早く解決することができ、ベンダーに対して正確な金額を期限内に支払うことが可能となります。これにより信頼関係が培われ、より有利な契約条件と価格で取引することが可能となります。

• 不正利用の検出と防止
  請求書の照合は、不正行為の特定に役立ちます。請求書を定期的に照合することで、未承認の請求や不正な請求を素早く見つけることができます。例えば、発注書にない項目の請求が請求書に記載されている場合、これは誤りであるか、もしくは不正の可能性があります。

• 内部統制
  請求書の照合は、誤りを検出し、内部ポリシーが遵守されていることを確認し、支払い前に必要な承認が得られていることを確認するのに役立ちます。

• 紛争解決
  請求書と他の書類との間に不一致がある場合、請求書を照合することでその不一致を素早く解決することができます。これは、支払いが遅れて遅延手数料が発生したり業者との関係がこじれたりすることを避けるために重要です。

• 業務効率
  請求書を効率的に照合することで、より正確なデータに基づいて業務上の意思決定を行うことができます。例えば、請求書の照合を通じて在庫品の購入を正確に記録することで、在庫レベルをより適切に管理してタイムリーに発注を行うことができます。

• 顧客満足度
  再販業者や販売代理店の場合、請求書を正確に照合することで、コストが正しく反映されていることが保証されます。これによってより正確な価格戦略が可能になり、突然の価格変更や在庫切れが回避されるため、顧客満足度の向上につながります。

請求書の照合は、財務の効果的な管理に役立ち、事業全体の成功につながります。しっかりとした請求書照合プロセスに時間とリソースを投資している事業者は、業務の円滑化、ベンダーとの関係強化、財務の健全性の向上を実現できる可能性が高くなります。

請求書の照合のベストプラクティス

ここでは、請求書の照合に関するベストプラクティスについて簡単にご紹介します。これらを実施することで、リスクと効率低下を最小限に抑えることができます。請求書の照合による効果を最大限高めるために、以下の点を入念に検討してください。

• 速やかな照合
  定期的かつ迅速に請求書を照合してください。取引量に応じて、毎日、毎週、または毎月照合を行ってください。定期的に照合を行うことで、不一致を早期に発見することができ、未照合の項目が蓄積されるのを防ぐことができます。

• 明確な方針と手順
  請求書照合の標準手順を作成して文書化してください。請求書照合プロセスに関わる全員がその手順について理解して訓練を受けていることを確認してください。混乱を避け、関係者が説明責任を果たせるように、役割と責任を明確に定義してください。

• 標準手法としての 3 点照合
  照合手法を選択する際はビジネスのニーズを考慮する必要がありますが、ほとんどの企業は標準の手法として 3 点照合を選択します。3 点照合では、発注書や受領書と請求書を比較して、発注および受領した物品の数量、価格、仕様が請求内容と一致していることを確認します。

• 不一致に対するエスカレーションプロセス
  不一致を処理するためのエスカレーションプロセスを明確に定義してください。報告先、必要な書類、問題解決手順を特定します。これにより、対応状況を確認しながら不一致を素早く解決することができます。

• 監査証跡
  照合プロセス中に行われたすべてのアクションについて、明確な監査証跡を残してください。例えば、発見された不一致とその解決方法に関するメモや、ベンダーとやり取りした内容を記録として残します。この文書は、監査を受けたり将来参照したりする際に重要となります。

• 技術の活用
  技術を活用して請求書照合プロセスを合理化しましょう。プロセスの大部分を自動化できるさまざまな市販のソフトウェアソリューションを利用することで、手作業によるミスを減らして時間を節約することができます。ビジネスの規模や複雑さに合ったシステムを選んでください。この分野では、効率的で簡単な請求書の管理と照合の実現をサポートする Stripe のようなサードパーティー決済プロバイダーとの提携が特に有効です。

• ベンダーとのコミュニケーション
  ベンダーと良好なコミュニケーションを持ち続けてください。請求書の照合手順、および請求書の様式と詳細に関する要望をベンダーに伝えてください。これは、誤りや誤解を減らすのに役立ちます。

• 継続的な監視と改善
  請求書照合プロセスの正確性を定期的に監視してください。このプロセスに関わったスタッフからフィードバックを集め、発生した誤りや問題の種類の傾向を調べてください。その情報を請求書照合手順の継続的な改善に使用します。

• 内部監査
  請求書照合プロセスに関する内部監査を定期的に実施し、内部の方針や外部の法令が遵守されているかどうかを確認してください。内部監査は、照合プロセスの弱点を特定して対策を実施するのにも役立ちます。

• 職責の分担
  内部のチーム体制を見直して、請求書の照合に関する責任と支払いの承認に関する責任を個別に割り当ててください。職責を分担することは、不正利用や誤りを防ぐための重要な管理手段です。

Stripe を利用した請求書の照合

業種や成長ステージにかかわらず、どんな事業者であっても財務取引をシンプルかつ安全に行う必要があります。Stripe の総合的なソリューションを導入することで、財務取引をシームレスに処理することができます。

決済処理、サブスクリプション課金、財務レポート作成を網羅する一連のツールを備えた Stripe は、財務管理のためのワンストップショップを提供します。Stripe が他社のサービスと異なるのは、これらのツールがバラバラの要素として機能するのではなく、一体となって機能する点にあります。事業者は、この統合型のアプローチを導入することで、ワークフローの合理化、財務データの管理の強化、資金の動きの透明性向上を実現できます。

請求書の照合では、財務記録が正確かつ完全であることの確認などを行いますが、そのような作業は複雑で時間がかかる場合があります。Stripe の自動化された統合型ツールを使用すると、支払い、返金、手数料を正確に把握でき、それらの情報と内部記録を正確に照合できるため、作業者の負担が軽減されます。これによって、効率が向上し、誤りが減少し、財務状況を明確に把握することが可能となります。

ここで、Stripe の利用によって請求書照合プロセスがどのように合理化されるかをご紹介します。

• 自動化
  Stripe を利用すると、請求書照合プロセスが自動化され、内部記録 (請求書や手数料など) と外部記録 (売上ファイル、入金ファイル、銀行取引明細書など) が自動的に比較されます。この自動化によって、手作業とそれに伴うミスを減らすことができます。

• 日常的なマネーフローの追跡
  Stripe により、日常的なマネーフローをリアルタイムで追跡することが可能になります。キャッシュポジションを常に監視して把握することで、情報に基づく意思決定が可能となります。

• 不一致の特定
  Stripe のシステムは、トランザクションの不一致を素早く特定する面で優れた効果を発揮します。これにより、事業者は問題を素早く解決することができます。これは、財務記録を正確な状態に保ち、収益の損失を防ぐために重要です。

• 取引ライフサイクルの可視化
  Stripe では、取引の開始から売上処理に至るまで、取引のライフサイクル全体を監視できます。得られる情報は非常に詳細なため、徹底した監視と管理に役立てることができます。

• 財務管理
  Stripe により、請求書照合プロセスを自動化し、取引を詳細に記録することができます。これにより、強力な財務管理の実現をサポートします。さらに、財務記録の正確性が保証され、誤りや潜在的な不正利用から事業者を守ることができます。

• 拡張性
  Stripe の請求書照合ソリューションは柔軟性に富んでおり、事業者のニーズの高まりに柔軟に対応できます。ビジネスの成長に伴い取引量や複雑さが増しても、Stripe を活用することで、それらの発展に対して効果的に対処することができます。取引量が多い事業者や、複数の決済手段を使用する事業者、取引ライフサイクルが長い事業者の場合、このような拡張性は特に有効です。

カスタマイズされた請求書発行ソリューションを Stripe がどのように提供しているかをご覧になりたい場合、または Stripe の請求書発行ソリューションを始めてみたい場合は、こちらをご覧ください。