Een betrouwbaar en soepel werkend proces voor factuurreconciliatie vermindert het risico op fraude en draagt bij aan een gestructureerd, transparant financieel systeem. Dit stelt ondernemingen in staat om beter onderbouwde beslissingen te nemen, de cashflow nauwkeuriger te beheren en betere relaties met leveranciers en klanten op te bouwen. In deze whitepaper lees je meer over verschillende strategieën en tools om het proces voor factuurreconciliatie te vereenvoudigen en de financiële integriteit te behouden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is factuurreconciliatie?
  
• Hoe werkt factuurreconciliatie?
  
• Soorten factuurreconciliatie
  
• Belang van factuurreconciliatie voor ondernemingen
  
• Best practices voor factuurreconciliatie
  
• Factuurreconciliatie met Stripe
  

Wat is factuurreconciliatie?

Factuurreconciliatie is een boekhoudkundig proces waarbij je facturen vergelijkt met inkooporders, ontvangstbewijzen en andere documentatie om te controleren of alles klopt en consistent is. Aan de hand met dit proces kun je nagaan of de goederen en diensten die je onderneming heeft ontvangen, overeenkomen met wat je hebt besteld en of de factuurgegevens correct zijn.

Hoe werkt factuurreconciliatie?

Factuurreconciliatie is een systematisch proces om na te gaan of facturen overeenkomen met de bijbehorende inkooporders en ontvangstbewijzen en of betalingen nauwkeurig worden uitgevoerd. Het proces werkt als volgt:

• Documenten verzamelen
  Verzamel alle relevante documenten, zoals facturen, inkooporders, ontvangstbewijzen en andere gerelateerde stukken.

• Gegevens vergelijken
  Vergelijk de gegevens in de facturen met de bijbehorende inkooporders en ontvangstbewijzen om te controleren of gegevens zoals productbeschrijving, aantallen en prijzen overeenkomen.

• Verschillen opsporen
  Markeer eventuele verschillen tussen de documenten, zoals een niet-overeenkomende hoeveelheid of prijs.

• Onderzoek doen naar verschillen
  Ga op zoek naar de redenen voor eventuele verschillen. Vraag bijvoorbeeld de leverancier om opheldering, controleer of er fouten zijn gemaakt bij het invoeren van gegevens of controleer gegevens in de administratie.

• Verschillen oplossen
  Werk samen met de leverancier om eventuele fouten of problemen te corrigeren. Denk hierbij aan het aanpassen van de factuur, het retourneren van artikelen of het afspreken van een vergoeding.

• Transacties vastleggen
  Nadat je de factuur hebt gereconcilieerd en eventuele verschillen hebt opgelost, leg je de transactie vast in het boekhoudsysteem om de financiële administratie nauwkeurig te houden.

• Betalingen autoriseren
  Als je zeker weet dat de factuur klopt, autoriseer je de betaling.

• Verslag maken
  Houd een verslag bij van het reconciliatieproces. Maak bijvoorbeeld aantekeningen over eventuele verschillen die zijn aangetroffen en hoe deze zijn opgelost, en maak kopieën van alle relevante documenten. Dit is nodig voor auditdoeleinden en voor toekomstig gebruik.

Soorten factuurreconciliatie

Welke methode een onderneming gebruikt voor factuurreconciliatie, is afhankelijk van de aard van de onderneming, het transactievolume, de beschikbare resources en andere specifieke vereisten. Hieronder vind je een overzicht van reconciliatiemethoden, met voorbeelden:

• Tweevoudige vergelijking
  Tweevoudige vergelijking is een basisvorm van factuurreconciliatie die vaak wordt gebruikt door kleine bedrijven of voor eenvoudige transacties. Een lokale bakkerij kan met tweevoudige vergelijking bijvoorbeeld controleren of het factuurbedrag voor de aankoop van meel overeenkomt met de overeengekomen prijs in de inkooporder.

• Drievoudige vergelijking
  Drievoudige vergelijking wordt vaak gebruikt door ondernemingen die fysieke goederen verkopen. Hierbij wordt de factuur niet alleen vergeleken met de inkooporder, maar ook met het ontvangstbewijs. Een meubelverkoper gebruikt deze methode bijvoorbeeld om te controleren of het aantal stoelen dat is besteld, overeenkomt met zowel de factuur, de inkooporder als het ontvangstbewijs.

• Viervoudige vergelijking
  Viervoudige vergelijking is vooral geschikt voor ondernemingen waar kwaliteit prioriteit heeft. Een farmaceutisch bedrijf kan bijvoorbeeld viervoudige vergelijking uitvoeren om vóór betaling te controleren of niet alleen de factuur, de inkooporder en het ontvangstbewijs overeenkomen, maar ook of de ontvangen partij geneesmiddelen door de kwaliteitscontrole komt.

• Reconciliatie van leveranciersafschriften
  Reconciliatie van leveranciersafschriften is belangrijk voor bedrijven die een groot volume aan transacties uitvoeren met bepaalde leveranciers. Een productiebedrijf kan bijvoorbeeld facturen en betalingen reconciliëren tegen het maandafschrift van een leverancier van grondstoffen, zodat de rekeningen van beide partijen overeenkomen.

• Creditcardreconciliatie
  Creditcardreconciliatie is vooral relevant voor bedrijven waarvan de medewerkers zakelijke aankopen doen met bedrijfscreditcards. Een adviesbureau waarvan de consultants vaak naar vergaderingen met klanten gaan, kan creditcardreconciliatie gebruiken om creditcardafschriften te vergelijken met bonnen en facturen voor reiskosten.

• Geautomatiseerde factuurreconciliatie
  Grote retailers met honderden of duizenden transacties per dag kunnen geautomatiseerde factuurreconciliatie toepassen om efficiënter te werken. Een supermarktketen kan bijvoorbeeld met behulp van gespecialiseerde software facturen automatisch vergelijken met inkooporders en ontvangstbewijzen om het enorme aantal transacties efficiënt af te handelen.

• Handmatige factuurreconciliatie
  Ondernemingen met een kleiner volume aan transacties of ondernemingen die niet de middelen hebben om te investeren in geautomatiseerde systemen, kunnen kiezen voor handmatige factuurreconciliatie. Een kleine galerie kan bijvoorbeeld handmatig facturen voor gekochte kunstwerken reconciliëren om te controleren of ze overeenkomen met de inkooporders en of de kunst in goede staat is ontvangen.

Selecteer het juiste soort factuurreconciliatie voor de specifieke behoeften en vereisten van jouw bedrijf. Controleer vervolgens periodiek of je reconciliatieprocessen compliant en efficiënt zijn en pas ze zo nodig aan.

Belang van factuurreconciliatie voor ondernemingen

Factuurreconciliatie is een belangrijk proces, hoe groot of hoe klein je onderneming ook is en in welke branche je ook opereert. Dit proces heeft niet alleen invloed op de financiën van je onderneming, maar ook op de operationele en strategische aspecten en op de relatie met klanten. Dit zijn de belangrijkste bedrijfsonderdelen waarop factuurreconciliatie betrekking heeft:

• Financiële nauwkeurigheid
  Door te controleren of facturen overeenkomen met inkooporders en ontvangstbewijzen, kan een onderneming ervoor zorgen dat de financiële administratie een nauwkeurig beeld geeft van de onkosten. Dit is handig voor budgettering, prognoses en besluitvorming.

• Cashflowbeheer
  Een adequate factuurreconciliatie helpt een onderneming om de cashflow beter te beheren. Door ervoor te zorgen dat je alleen betaalt voor wat je hebt besteld en ontvangen, kun je voorkomen dat je teveel betaalt of met onverwachte verplichtingen te maken krijgt. Dit is vooral belangrijk voor ondernemingen met krappe cashflowmarges.

• Compliance met wet- en regelgeving en audits
  Veel ondernemingen krijgen te maken met externe audits en moeten zorgen voor compliance met de wet- en regelgeving. Om aan deze vereisten te voldoen, is een nauwkeurige administratie vereist via factuurreconciliatie. Verschillen in facturen kunnen leiden tot complianceproblemen en boetes.

• Relaties met leveranciers
  Tijdige, nauwkeurige betalingen zijn belangrijk voor het behoud van een goede relatie met verkopers en leveranciers. Door middel van factuurreconciliatie kunnen eventuele verschillen snel worden opgelost, zodat de leverancier correct en op tijd wordt betaald. Dit bevordert het vertrouwen en kan leiden tot betere voorwaarden en prijzen.

• Fraudedetectie en -preventie
  Factuurreconciliatie kan helpen bij het identificeren van frauduleuze activiteiten. Door regelmatige factuurreconciliatie kom je niet-geautoriseerde of frauduleuze betalingen snel op het spoor. Als een factuur bijvoorbeeld kosten bevat voor artikelen die niet op de inkooporder staan, kan dit gaan om een fout of om een rode vlag voor fraude.

• Interne controles
  Factuurreconciliatie helpt bij het detecteren van fouten, controle of interne beleidsregels worden nageleefd en controle of de vereiste goedkeuringen zijn gegeven voordat betalingen worden uitgevoerd.

• Afhandeling van verschillen
  Wanneer er een verschil is tussen een factuur en andere documenten, zorgt tijdige reconciliatie ervoor dat dit sneller wordt opgelost. Dit is belangrijk om vertraagde betalingen te voorkomen, want die kunnen weer leiden tot kosten voor te late betalingen of gespannen relaties met leveranciers.

• Operationele efficiëntie
  Ondernemingen die facturen efficiënt reconciliëren, kunnen beter onderbouwde gegevensgestuurde beslissingen nemen met betrekking tot hun activiteiten. Door bijvoorbeeld voorraadaankopen nauwkeurig vast te leggen via factuurreconciliatie, kan een onderneming voorraadniveaus beter beheren en bestellingen tijdiger plaatsen.

• Klanttevredenheid
  Als een ondernemingen optreedt als reseller of distributeur, garandeert een nauwkeurige factuurreconciliatie dat de kosten correct worden weergegeven. Dit maakt het mogelijk om prijsstrategieën nauwkeuriger te formuleren. Ook kan het bijdragen aan de klanttevredenheid door plotselinge prijswijzigingen of voorraadtekorten te voorkomen.

Factuurreconciliatie helpt ondernemingen de financiën effectief te beheren en draagt zo bij aan het algehele succes. Een onderneming die tijd en middelen investeert in een robuust proces voor factuurreconciliatie, heeft waarschijnlijk een soepelere bedrijfsvoering, sterkere relaties met leveranciers en een betere financiële positie.

Best practices voor factuurreconciliatie

Hieronder vind je best practices voor factuurreconciliatie waarmee je risico's en inefficiëntie tot een minimum kunt beperken. Wil je factuurreconciliatie optimaal benutten, houd dan rekening met het volgende:

• Tijdige reconciliatie
  Reconcilieer facturen regelmatig en snel. Afhankelijk van het transactievolume kan dit betekenen dat je dit elke dag, elke week of elke maand doet. Met regelmatige reconciliaties worden verschillen vroegtijdig opgespoord en voorkom je een achterstand van niet-gereconcilieerde items.

• Duidelijke beleidsregels en procedures
  Formuleer standaardprocedures voor factuurreconciliatie en documenteer deze. Zorg ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de procedures en hierin getraind zijn. Definieer duidelijk rollen en verantwoordelijkheden om verwarring te voorkomen en het afleggen van verantwoording mogelijk te maken.

• Drievoudige vergelijking als standaard
  De reconciliatiemethode die je kiest, moet aansluiten op de specifieke behoeften van je onderneming, hoewel de meeste ondernemingen in eerste instantie beginnen met drievoudige vergelijking. Dit houdt in dat de factuur wordt vergeleken met de inkooporder en het ontvangstbewijs om na te gaan of de gefactureerde artikelen overeenkomen met wat is besteld en ontvangen, waarbij wordt gekeken naar aantal, prijs en specificaties.

• Escalatieproces voor verschillen
  Definieer een duidelijk escalatieproces voor het afhandelen van verschillen. Bepaal wie op de hoogte moet worden gesteld, welke documentatie is vereist en welke stappen moeten worden genomen om het probleem op te lossen. Dit helpt om verschillen snel op te lossen en aan te pakken.

• Audittrail
  Houd een duidelijke audittrail bij van alle acties die tijdens de reconciliatie zijn ondernomen. Dit omvat opmerkingen over eventuele gevonden verschillen, hoe deze zijn opgelost en eventuele communicatie met leveranciers. Deze documentatie is belangrijk voor auditdoeleinden en voor toekomstig gebruik.

• Technologie
  Zet technologie in om het proces voor factuurreconciliatie te stroomlijnen. Er zijn tal van softwareoplossingen beschikbaar die een groot deel van het proces kunnen automatiseren, handmatige fouten kunnen verminderen en tijd kunnen besparen. Kies een systeem dat past bij de grootte en complexiteit van je onderneming. Op dit gebied kan het uitermate goed zijn om samen te werken met een externe betaaldienstverlener zoals Stripe, die efficiënt en eenvoudig factuurbeheer en reconciliatie ondersteunt.

• Communicatie met leveranciers
  Zorg voor open communicatielijnen met leveranciers. Informeer ze over je reconciliatieprocedures en laat ze weten wat je verwacht met betrekking tot de indeling en gegevens van facturen. Dit kan helpen bij het verminderen van fouten en misverstanden.

• Continue monitoring en verbetering
  Controleer regelmatig of je proces voor factuurreconciliatie adequaat is. Verzamel feedback van medewerkers die bij het proces betrokken zijn, en zoek naar trends in de soorten fouten of problemen die zich voordoen. Gebruik deze informatie om je procedures voortdurend aan te scherpen.

• Interne audits
  Voer periodiek interne audits uit op het reconciliatieproces om na te gaan of de interne beleidsregels en de externe wet- en regelgeving worden nageleefd. Dit helpt ook bij het identificeren van eventuele zwakke punten in het proces die je moet aanpakken.

• Functiescheiding
  Breng structuur aan in het interne team, zodat degene die verantwoordelijk is voor factuurreconciliatie iemand anders is dan degene die verantwoordelijk is voor het autoriseren van betalingen. Deze functiescheiding is een belangrijke middel om fraude en fouten te voorkomen.

Factuurreconciliatie met Stripe

Ondernemingen in alle branches en in alle fasen moeten financiële transacties eenvoudig en veilig kunnen beheren. Met de uitgebreide betaaloplossingen van Stripe kunnen ondernemingen hun financiële transacties probleemloos afhandelen.

Stripe biedt een geïntegreerd pakket tools voor betalingsverwerking, facturatie op basis van abonnementen en financiële rapportage, waarmee ondernemingen over een integrale oplossing voor beheer van hun financiën beschikken. Wat Stripe onderscheidt, is de samenhang van deze tools: ze werken coherent samen in plaats van als losse elementen. Voor ondernemingen vertaalt deze geïntegreerde aanpak zich in een gestroomlijnde workflow, meer controle over financiële gegevens en een transparanter inzicht in geldtransacties.

Bij factuurreconciliatie moet worden geverifieerd of de financiële administratie nauwkeurig en volledig is, en dat kan best ingewikkeld en tijdrovend zijn. De geautomatiseerde en geïntegreerde tools van Stripe nemen je lastige taken uit handen: betalingen, terugbetalingen en kosten worden nauwkeurig vastgelegd en gekoppeld aan de interne administratie van je onderneming. Dit zorgt voor meer efficiëntie, minder fouten en een duidelijk inzicht in de financiële positie van je onderneming.

Hieronder kom je te weten hoe je met Stripe het proces voor factuurreconciliatie kunt stroomlijnen:

• Automatisering
  Stripe automatiseert de reconciliatie: interne gegevens, zoals facturen en kosten, worden automatisch vergeleken met externe gegevens zoals vereffeningsbestanden, uitbetalingsbestanden en bankafschriften. Dat scheelt veel handmatig werk en maakt de kans op fouten kleiner.

• Dagelijkse tracking van cash
  Met Stripe kun je cash dagelijks in real-time volgen. Door je cashpositie voortdurend te monitoren en inzichtelijk te maken kun je weloverwogen financiële beslissingen nemen.

• Verschillen identificeren
  Het systeem van Stripe is een meester in het snel identificeren van eventuele verschillen met transacties. Hierdoor kun je problemen tijdig oplossen, wat uitermate belangrijk is voor een nauwkeurige financiële administratie en het voorkomen van omzetverlies.

• Inzicht in de levenscyclus van transacties
  Met Stripe kun je de volledige levenscyclus van een transactie volgen, van initiatie tot afwikkeling. Dit detailniveau is doorslaggevend voor een adequate monitoring en controle.

• Financiële controles
  Door automatisering van het reconciliatieproces en gedetailleerde tracking van transacties ondersteunt Stripe de implementatie van krachtige financiële controles. Dit draagt bij aan nauwkeurigheid van de financiële administratie en beschermt je tegen fouten en mogelijke fraude.

• Schaalbaarheid
  De reconciliatieoplossingen van Stripe zijn flexibel en groeien met je onderneming mee. Naarmate je onderneming groeit en daarmee ook het aantal transacties en de complexiteit toenemen, blijft Stripe in de pas lopen. Deze schaalbaarheid is vooral handig voor ondernemingen met een groot volume aan transacties of die te maken hebben met meerdere betaalmethoden en lange levenscycli van transacties.

Wil je meer weten over de facturatieoplossingen op maat van Stripe of wil je aan de slag? Klik dan hier.