Rechnungsabgleich: Was Unternehmen jeder Größe wissen sollten

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  1. Einführung
  2. Was versteht man unter Rechnungsabgleich?
  3. Wie funktioniert der Rechnungsabgleich?
  4. Arten des Rechnungsabgleichs
  5. Warum der Rechnungsabgleich für Unternehmen wichtig ist
  6. Best Practices für den Rechnungsabgleich
  7. Rechnungsabgleich mit Stripe

Ein zuverlässiger und reibungslos funktionierender Rechnungsabgleich reduziert das Betrugsrisiko und trägt zu einem organisierten, transparenten Finanzsystem bei. So können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen, den Cashflow präziser verwalten und bessere Beziehungen zu Lieferanten und Kundinnen und Kunden pflegen. In diesem Artikel erläutern wir die verschiedenen Strategien und Tools zur Vereinfachung des Abgleichs von Rechnungen und zur Wahrung der finanziellen Integrität.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was versteht man unter Rechnungsabgleich?
  • Wie funktioniert der Rechnungsabgleich?
  • Arten des Rechnungsabgleichs
  • Warum der Rechnungsabgleich für Unternehmen wichtig ist
  • Best Practices für den Rechnungsabgleich
  • Rechnungsabgleich mit Stripe

Was versteht man unter Rechnungsabgleich?

Der Rechnungsabgleich ist ein buchhalterischer Prozess, bei dem ein Unternehmen Rechnungen mit Bestellungen, Wareneingangsberichten und anderen Dokumenten vergleicht, um Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten. Mit diesem Verfahren können Unternehmen sicherstellen, dass die erhaltenen Waren und Dienstleistungen mit ihren Bestellungen übereinstimmen und dass die Rechnungsdaten korrekt sind.

Wie funktioniert der Rechnungsabgleich?

Der Rechnungsabgleich ist ein systematischer Prozess, mit dem sichergestellt wird, dass die Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen und Belegen übereinstimmen und dass die Zahlungen korrekt ausgeführt werden. Dies läuft wie folgt ab:

  • Zusammenstellen der Dokumente
    Sammeln Sie alle relevanten Dokumente, wie Rechnungen, Bestellungen, Wareneingangsberichte und andere zugehörige Materialien.

  • Zuordnung der Informationen
    Vergleichen Sie die Informationen auf den Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen und Eingangsberichten, um sicherzustellen, dass Angaben wie Produktbeschreibungen, Mengen und Preise übereinstimmen.

  • Ermittlung von Abweichungen
    Markieren Sie alle Unterschiede zwischen den Belegen, wie zum Beispiel eine Abweichung bei den Mengen oder Preisen.

  • Untersuchung von Abweichungen
    Prüfen Sie die Gründe für etwaige Abweichungen. Dies kann auch durch Kontaktaufnahme mit dem Anbieter zwecks Klärung, durch die Suche nach Dateneingabefehlern oder durch Überprüfung interner Aufzeichnungen geschehen.

  • Behebung der Abweichungen
    Arbeiten Sie mit Ihrem Anbieter zusammen, um alle Fehler oder Probleme zu beheben. Möglicherweise müssen Sie die Rechnung ändern, Artikel zurückschicken oder sich auf eine Entschädigung einigen.

  • Erfassung der Transaktionen
    Nachdem Sie die Rechnung abgestimmt und alle Abweichungen beseitigt haben, halten Sie die Transaktion im Buchhaltungssystem fest, um die Genauigkeit der Finanzunterlagen zu gewährleisten.

  • Autorisierung der Zahlung
    Geben Sie die Zahlung frei, sobald Sie sicher sind, dass die Rechnung korrekt ist.

  • Anfertigung von Aufzeichnungen
    Führen Sie Aufzeichnungen über den Abgleich. Zu diesem Zweck werden Notizen zu allen festgestellten Abweichungen und deren Behebung sowie Kopien aller relevanten Dokumente angefertigt. Dies ist für Audits und für zukünftige Nachweise notwendig.

Arten des Rechnungsabgleichs

Unternehmen verwenden – je nach Art des Unternehmens, des Transaktionsvolumens, der verfügbaren Ressourcen und anderer spezifischer Anforderungen – verschiedene Arten von Methoden zum Rechnungsabgleich. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die Abgleichmethoden mit Beispielen:

  • Zwei-Wege-Abgleich
    Der Zwei-Wege-Abgleich ist eine einfache Form des Rechnungsabgleichs, die oftmals von kleinen Unternehmen oder für einfache Transaktionen verwendet wird. Eine ortsansässige Bäckerei kann beispielsweise mit dem Zwei-Wege-Abgleich überprüfen, ob der Rechnungsbetrag für den Einkauf von Mehl mit dem in der Bestellung vereinbarten Preis übereinstimmt.

  • Drei-Wege-Abgleich
    Der Drei-Wege-Abgleich wird meist von Unternehmen eingesetzt, die physische Waren verkaufen, da er nicht nur die Bestellung, sondern auch den Wareneingangsbericht berücksichtigt. Ein Möbelhaus etwa kann mit dieser Methode überprüfen, ob die Anzahl der bestellten Stühle sowohl mit der Bestellung als auch mit dem Wareneingangsbericht und der Rechnung übereinstimmt.

  • Vier-Wege-Abgleich
    Der Vier-Wege-Abgleich eignet sich besonders für Unternehmen, bei denen Qualität an erster Stelle steht. Ein Pharmaunternehmen würde beispielsweise den Vier-Wege-Abgleich verwenden, um sicherzustellen, dass nicht nur die Rechnung, die Bestellung und der Wareneingangsbericht übereinstimmen, sondern auch, dass die erhaltene Medikamentencharge die Qualitätskontrolle besteht, bevor die Zahlung erfolgt.

  • Abgleich von Anbieterabrechnungen
    Der Abgleich von Anbieterabrechnungen ist wichtig für Unternehmen, die ein hohes Transaktionsvolumen mit bestimmten Anbietern tätigen. Ein Produktionsunternehmen könnte zum Beispiel Rechnungen und Zahlungen mit der monatlichen Abrechnung eines Rohstofflieferanten abgleichen, um sicherzustellen, dass die Konten beider Unternehmen übereinstimmen.

  • Kreditkartenabgleich
    Der Kreditkartenabgleich ist vor allem für Unternehmen relevant, deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Geschäftseinkäufe mit Firmenkreditkarten tätigen. Ein Beratungsunternehmen, dessen Beraterinnen und Berater häufig zu Kundenterminen reisen, könnte den Kreditkartenabgleich nutzen, um Kreditkartenabrechnungen mit Belegen und Rechnungen für Reisekosten abzugleichen.

  • Automatischer Rechnungsabgleich
    Bei großen Einzelhändlern mit Hunderten oder Tausenden von Transaktionen pro Tag kann ein automatischer Abgleich der Rechnungen für mehr Effizienz sorgen. Eine Supermarktkette könnte zum Beispiel spezialisierte Software einsetzen, um Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingangsberichten abzugleichen und so das enorme Transaktionsvolumen effizient zu bewältigen.

  • Manueller Rechnungsabgleich
    Unternehmen, die ein geringeres Transaktionsvolumen aufweisen oder nicht über die Ressourcen verfügen, um in automatisierte Systeme zu investieren, könnten sich für einen manuellen Rechnungsabgleich entscheiden. Eine kleine Kunstgalerie könnte zum Beispiel Rechnungen für gekaufte Kunstwerke manuell abgleichen, um sicherzustellen, dass sie mit den Bestellungen übereinstimmen und die Kunstwerke in gutem Zustand geliefert wurden.

Wählen Sie die geeignete Art des Rechnungsabgleichs für Ihre speziellen geschäftlichen Bedürfnisse und Anforderungen. Überprüfen Sie anschließend in regelmäßigen Abständen Ihre Abgleichprozesse auf Konformität und Effizienz und passen Sie diese gegebenenfalls an.

Warum der Rechnungsabgleich für Unternehmen wichtig ist

Der Rechnungsabgleich ist ein wichtiger Prozess für Unternehmen jeder Größe und aus allen Branchen. Er wirkt sich nicht nur auf die Finanzen, sondern auch auf die operativen, strategischen und kundenbezogenen Aspekte eines Unternehmens aus. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Geschäftsbereiche, für die der Rechnungsabgleich von Belang ist:

  • Finanzielle Genauigkeit
    Durch Überprüfung der Übereinstimmung von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingangsberichten kann ein Unternehmen sicherstellen, dass seine Ausgaben in den Finanzberichten korrekt ausgewiesen werden. Dies ist für die Budgetierung, Prognose und Entscheidungsfindung von großem Nutzen.

  • Cashflow-Management
    Ein korrekter Rechnungsabgleich trägt dazu bei, dass Unternehmen ihren Cashflow besser verwalten können. Wenn sie sicherstellen, dass sie nur für das bezahlen, was sie bestellt und erhalten haben, können Unternehmen Überzahlungen und unerwartete Verbindlichkeiten vermeiden. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen mit knappen Cashflow-Margen.

  • Aufsichtsrechtliche Compliance und Wirtschaftsprüfung
    Viele Unternehmen müssen externe Audits durchführen und aufsichtsrechtliche Compliance einhalten. Um diese Anforderungen zu erfüllen, sind genaue Aufzeichnungen über den Rechnungsabgleich erforderlich. Abweichungen auf Rechnungen können zu Compliance-Verstößen und Geldstrafen führen.

  • Zusammenarbeit mit Anbietern
    Rechtzeitige und korrekte Zahlungen sind wichtig, um eine gute Geschäftsbeziehung zu Anbietern und Lieferanten zu pflegen. Mit dem Abgleich von Rechnungen lassen sich etwaige Abweichungen schnell beheben, sodass der Anbieter korrekt und pünktlich bezahlt werden kann. Dies schafft Vertrauen und kann zu besseren Konditionen und Preisen führen.

  • Betrugserkennung und -prävention
    Ein Rechnungsabgleich kann bei der Aufdeckung betrügerischer Aktivitäten helfen. Durch den regelmäßigen Abgleich von Rechnungen können Unternehmen unberechtigte oder betrügerische Zahlungen schnell aufdecken. Wenn eine Rechnung beispielsweise Kosten für Artikel enthält, die nicht in der Bestellung enthalten sind, könnte dies ein Fehler oder ein Warnsignal für Betrug.

  • Interne Kontrollen
    Der Rechnungsabgleich dient zur Aufdeckung von Fehlern, zur Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und zur Bestätigung, dass die erforderlichen Genehmigungen vor der Zahlungsausführung eingeholt wurden.

  • Beilegung einer Zahlungsanfechtung
    Wenn es eine Abweichung zwischen einer Rechnung und anderen Dokumenten gibt, führt ein rechtzeitiger Abgleich zu einer schnelleren Lösung. So vermeiden Sie Zahlungsverzögerungen, die zu Verzugsgebühren oder angespannten Beziehungen zu den Anbietern führen können.

  • Betriebliche Effizienz
    Unternehmen, die ihre Rechnungen erfolgreich abgleichen, können fundiertere Entscheidungen über ihre Geschäftstätigkeit treffen. So kann ein Unternehmen beispielsweise durch die genaue Erfassung von Bestandskäufen im Rahmen des Rechnungsabgleichs seine Bestände besser verwalten und rechtzeitig Bestellungen vornehmen.

  • Kundenzufriedenheit
    Wenn ein Unternehmen Waren weiterverkauft oder als Händler tätig ist, garantiert der genaue Abgleich der Rechnungen, dass die Kosten korrekt ausgewiesen werden. Auf diese Weise lassen sich präzisere Preisstrategien entwickeln und die Kundenzufriedenheit erhöhen, da plötzliche Preisänderungen oder Lieferengpässe vermieden werden können.

Mit dem Rechnungsabgleich können Unternehmen ihre Finanzen effektiv verwalten und so zu ihrem Gesamterfolg beitragen. Ein Unternehmen, das Zeit und Ressourcen in einen soliden Rechnungsabgleichprozess investiert, profitiert wahrscheinlich von reibungsloseren Abläufen, besseren Geschäftsbeziehungen zu den Anbietern und einer verbesserten Finanzlage.

Best Practices für den Rechnungsabgleich

Im Folgenden finden Sie einen Kurzleitfaden mit Best Practices für den Rechnungsabgleich, die Unternehmen anwenden können, um Risiken und Schwachstellen zu minimieren. Um den Rechnungsabgleich optimal zu nutzen, sollten Unternehmen die folgenden Punkte genauestens beachten:

  • Rechtzeitiger Abgleich
    Stimmen Sie die Rechnungen regelmäßig und zeitnah ab. Dies kann je nach Transaktionsvolumen tägliche, wöchentliche oder monatliche Abgleiche bedeuten. Ein regelmäßiger Abgleich hilft, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und einen Bearbeitungsrückstau von nicht abgestimmten Posten zu vermeiden.

  • Eindeutige Richtlinien und Verfahren
    Etablieren und dokumentieren Sie Standardverfahren für den Rechnungsabgleich. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten diese Verfahren kennen und darin geschult sind. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten eindeutig, um Verwirrung zu vermeiden und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.

  • Drei-Wege-Abgleich als Standard
    Die von Ihnen gewählte Abgleichmethode sollte die konkreten Anforderungen Ihres Unternehmens abbilden, obwohl die meisten Unternehmen mit einem Drei-Wege-Abgleich beginnen. Hierzu müssen Sie die Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingangsbericht vergleichen und sicherstellen, dass die in Rechnung gestellten Artikel in Bezug auf Menge, Preis und Spezifikationen mit den bestellten und erhaltenen Artikeln übereinstimmen.

  • Eskalationsprozess bei Abweichungen
    Definieren Sie einen eindeutigen Eskalationsprozess für den Umgang mit Abweichungen. Legen Sie fest, wer benachrichtigt werden muss, welche Dokumente erforderlich sind und welche Schritte zur Lösung des Problems erforderlich sind. Auf diese Weise können Sie Abweichungen schnell aufklären und sicherstellen, dass sie behoben werden.

  • Prüfpfad
    Führen Sie einen klaren Prüfpfad für alle Aktionen, die während des Abgleichprozesses durchgeführt werden. Dazu gehören auch Notizen über festgestellte Abweichungen, die Art ihrer Behebung und die Kommunikation mit den Anbietern. Diese Dokumentation ist für Audits und für zukünftige Nachweise wichtig.

  • Technologie
    Setzen Sie Technologie ein, um den Rechnungsabgleich zu optimieren. Es stehen zahlreiche Softwarelösungen zur Verfügung, die einen Großteil des Prozesses automatisieren, manuelle Fehler reduzieren und Zeit sparen können. Wählen Sie ein System, das zur Größe und Struktur Ihres Unternehmens passt. In diesem Bereich kann es besonders nützlich sein, mit einem Zahlungsdienstleister wie Stripe zu arbeiten, der ein effizientes und einfaches Rechnungsmanagement und Abgleichverfahren bietet.

  • Kommunikation mit dem Anbieter
    Pflegen Sie eine offene Kommunikation mit Ihren Anbietern. Informieren Sie sie über Ihre Abgleichverfahren und über Ihre Erwartungen in Bezug auf Rechnungsformate und -details. So können Sie Fehler und Missverständnisse vermeiden.

  • Kontinuierliche Überwachung und Optimierung
    Überprüfen Sie regelmäßig die Genauigkeit Ihres Rechnungsabgleichs. Sammeln Sie Feedback von den am Prozess beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und suchen Sie nach Trends in Bezug auf die Art der auftretenden Fehler oder Probleme. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre Verfahren kontinuierlich zu verbessern.

  • Interne Audits
    Führen Sie regelmäßig interne Audits des Abgleichverfahrens durch, um die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften zu gewährleisten. So lassen sich auch eventuelle Schwachstellen im Prozess erkennen, die es zu beheben gilt.

  • Aufgabentrennung
    Organisieren Sie Ihr internes Team so, dass die Verantwortung für den Rechnungsabgleich von der Verantwortung für die Genehmigung von Zahlungen getrennt ist. Die Aufgabentrennung dient als wichtige Kontrolle zur Vermeidung von Betrug und Fehlern.

Rechnungsabgleich mit Stripe

Unternehmen aller Größenordnungen und aus allen Branchen müssen Finanztransaktionen einfach und sicher verwalten. Mit den umfassenden Zahlungslösungen von Stripe können Unternehmen ihre finanziellen Transaktionen nahtlos abwickeln.

Durch das Angebot einer integrierten Toolkits, das die Zahlungsabwicklung, die Abonnementabrechnung und die Finanzberichterstattung einschließt, bietet Stripe Unternehmen einen One-Stop-Shop für die Verwaltung ihrer Finanzen. Stripe unterscheidet sich von anderen Anbietern durch die Kohärenz dieser Tools, die ineinandergreifen und nicht als isolierte Elemente funktionieren. Für Unternehmen ergibt sich aus diesem integrierten Ansatz ein gestraffter Arbeitsablauf, mehr Kontrolle über die Finanzdaten und eine transparentere Sicht auf die Geldbewegungen.

Beim Rechnungsabgleich geht es darum, die Richtigkeit und Vollständigkeit der Finanzunterlagen zu überprüfen, und das kann eine komplexe und zeitintensive Aufgabe sein. Mit den automatisierten und integrierten Tools von Stripe wird diese Aufgabe erleichtert, indem Zahlungen, Rückerstattungen und Transaktionsgebühren genau erfasst und mit den internen Aufzeichnungen des Unternehmens abgeglichen werden. Damit erhöhen Sie die Effizienz, reduzieren Fehler und erhalten einen klaren Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens.

Nachstehend erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe den Prozess des Rechnungsabgleichs optimieren kann:

  • Automatisierung
    Stripe automatisiert den Abgleich, da interne Daten wie Rechnungen und Gebühren mit externen Daten wie Abrechnungsdateien, Auszahlungsdateien und Kontoauszügen verglichen werden. Diese Automatisierung verringert den manuellen Aufwand und reduziert Fehler.

  • Tägliche Überwachung der verfügbaren Geldmittel
    Mit Stripe können Unternehmen ihre verfügbaren Geldmittel täglich und in Echtzeit verfolgen. Die ständige Überwachung und die Ermittlung ihrer verfügbaren Geldmittelbestände kann Unternehmen helfen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.

  • Ermittlung von Abweichungen
    Das System von Stripe erkennt schnell alle Abweichungen bei Transaktionen. So können Unternehmen Probleme zeitnah lösen, was wiederum wichtig ist, um eine genaue Finanzbuchhaltung zu führen und Umsatzeinbußen zu verhindern.

  • Transparenz im Transaktionslebenszyklus
    Mit Stripe können Unternehmen den gesamten Lebenszyklus einer Transaktion überwachen, angefangen bei der Veranlassung einer Transaktion bis hin zur Zahlungsabwicklung. Diese Detailtiefe dient der gründlichen Überwachung und Kontrolle.

  • Finanzielle Kontrollen
    Durch die Automatisierung des Abgleichs und die detaillierte Nachverfolgung von Transaktionen erleichtert Stripe die Implementierung strenger Finanzkontrollen. Somit wird die Genauigkeit der Finanzdaten gewahrt und das Unternehmen vor Fehlern und möglichem Betrug geschützt.

  • Skalierbarkeit
    Die Abgleichlösungen von Stripe sind flexibel und passen sich den wachsenden Anforderungen der Unternehmen an. Wenn Transaktionsvolumen und die damit verbundene Komplexität mit dem Unternehmenswachstum zunehmen, kann Stripe diese Entwicklung effektiv bewältigen. Diese Skalierbarkeit ist besonders nützlich für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen oder solchen, die mit mehreren Zahlungsmethoden und langen Transaktionszyklen arbeiten.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe maßgeschneiderte Lösungen für die Rechnungsstellung anbietet oder starten Sie hier.

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