Le fait de disposer d’un processus de rapprochement des factures fiable et efficace réduit le risque de fraude et contribue à un système financier organisé et transparent. Cela permet aux entreprises de prendre des décisions plus éclairées, de gérer les flux de trésorerie avec plus de précision et de favoriser de meilleures relations avec les fournisseurs et les clients. Nous aborderons les différentes stratégies et outils permettant de simplifier le processus de rapprochement des factures et de maintenir l’intégrité financière.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce que le rapprochement des factures?
  
• Comment fonctionne le rapprochement des factures?
  
• Types de rapprochement des factures
  
• Pourquoi le rapprochement des factures est-il important pour les entreprises?
  
• Pratiques exemplaires en matière de rapprochement des factures
  
• Rapprochement des factures avec Stripe
  

Qu’est-ce que le rapprochement des factures?

Le rapprochement des factures est un processus comptable dans lequel une entreprise compare les factures avec les bons de commande, reçoit des rapports et d’autres documents pour garantir l’exactitude et la cohérence. Ce processus permet aux entreprises de confirmer que les biens et services qu’elles ont reçus correspondent à ce qu’elles ont commandé et que les informations de facturation sont correctes.

Comment fonctionne le rapprochement des factures?

Le rapprochement des factures implique un processus systématique visant à garantir que les factures correspondent aux bons de commande et aux reçus correspondants et que les paiements sont effectués correctement. Voici comment fonctionne le processus :

• Rassembler les documents
  Rassemblez tous les documents pertinents, tels que les factures, les bons de commande, les rapports de réception et autres documents connexes.

• Faites correspondre les informations
  Comparez les informations figurant sur les factures aux bons de commande et aux rapports de réception correspondants pour vous assurer que les détails tels que la description du produit, les quantités et les prix correspondent.

• Identifier les écarts
  Signalez toute différence entre les documents, telle qu’une incohérence dans les quantités ou les prix.

• Enquêter sur les écarts
  Examinez les raisons de toute divergence. Il peut s’agir de contacter le fournisseur pour obtenir des éclaircissements, de vérifier s’il y a des erreurs de saisie de données ou d’examiner les dossiers internes.

• Résoudre les divergences
  Collaborez avec le fournisseur pour corriger toute erreur ou tout problème. Il peut s’agir de modifier la facture, de retourner des articles ou de convenir d’une compensation.

• Enregistrer les transactions
  Une fois que vous avez rapproché la facture et résolu les divergences éventuelles, enregistrez la transaction dans le système comptable afin de garantir l’exactitude des documents financiers.

• Autoriser les paiements
  Une fois que vous êtes sûr que la facture est exacte, autorisez le paiement.

• Tenir des registres
  Tenez des registres du processus de rapprochement. Cela comprend des notes sur les divergences qui ont été constatées et sur la façon dont elles ont été résolues, ainsi que des copies de tous les documents pertinents. Ceci est nécessaire à des fins d’audit et pour référence future.

Types de rapprochement des factures

Les entreprises utilisent différents types de méthodes de rapprochement des factures, en fonction de la nature de l’activité, du volume de transactions, des ressources disponibles et d’autres exigences spécifiques. Voici un aperçu des méthodes de rapprochement, avec des exemples :

• Appariement bidirectionnel
  Le rapprochement bidirectionnel est une forme de rapprochement de facture de base qui est souvent utilisée par les petites entreprises ou pour des transactions simples. Par exemple, une boulangerie locale peut utiliser l’appariement bidirectionnel pour confirmer que le montant de la facture pour un achat de farine correspond au prix convenu dans le bon de commande.

• Appariement à trois voies
  Souvent employée par les entreprises vendant des biens physiques, l’appariement tripartite comprend non seulement le bon de commande, mais également le rapport de réception. Par exemple, un détaillant de meubles utiliserait cette méthode pour vérifier que le nombre de chaises qu’il a commandées correspond à la fois au bon de commande et au rapport de réception, en plus de la facture.

• Appariement à quatre voies
  L’appariement à quatre voies est particulièrement avantageux pour les entreprises où la qualité est primordiale. Par exemple, une société pharmaceutique utiliserait la mise en correspondance à quatre voies pour s’assurer que non seulement la facture, le bon de commande et le rapport de réception correspondent, mais aussi que le lot de médicaments reçu passe l’inspection de qualité avant que le paiement ne soit effectué.

• Rapprochement des relevés fournisseurs
  Le rapprochement des relevés fournisseurs est important pour les entreprises qui effectuent un volume élevé de transactions avec des fournisseurs particuliers. Une entreprise manufacturière, par exemple, peut rapprocher les factures et les paiements avec le relevé mensuel fourni par un fournisseur de matières premières, en s’assurant que les comptes des deux parties sont en accord.

• Rapprochement de carte de crédit
  Le rapprochement des cartes de crédit est particulièrement pertinent pour les entreprises dont les employés effectuent des achats professionnels à l’aide de cartes de crédit d’entreprise. Une société de conseil dont les consultants se déplacent fréquemment pour des réunions avec des clients peut utiliser le rapprochement des cartes de crédit pour faire correspondre les relevés de carte de crédit avec les reçus et les factures de frais de déplacement.

• Rapprochement automatisé des factures
  Les grands détaillants, avec des centaines ou des milliers de transactions par jour, peuvent utiliser le rapprochement automatisé des factures pour plus d’efficacité. Par exemple, une chaîne de supermarchés peut utiliser un logiciel spécialisé pour faire correspondre automatiquement les factures aux bons de commande et recevoir des rapports afin de gérer efficacement le volume des transactions.

• Rapprochement manuel des factures
  Les entreprises qui ont un volume de transactions plus faible ou qui ne disposent pas des ressources nécessaires pour investir dans des systèmes automatisés peuvent opter pour un rapprochement manuel des factures. Une petite galerie d’art, par exemple, peut rapprocher manuellement les factures des œuvres d’art achetées, en s’assurant qu’elles correspondent aux bons de commande et que les œuvres d’art ont été reçues en bon état.

Sélectionnez le type de rapprochement de factures adapté aux besoins et aux exigences de votre entreprise. Évaluez ensuite périodiquement la conformité et l’efficacité de vos processus de rapprochement, en les ajustant si nécessaire.

Pourquoi le rapprochement des factures est-il important pour les entreprises?

Le rapprochement des factures est un processus important pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Au-delà d’affecter les finances, elle a également un impact sur les aspects opérationnels, stratégiques et relationnels d’une entreprise. Voici les principaux secteurs d’activité touchés par le rapprochement des factures :

• Exactitude financière
  En vérifiant que les factures correspondent aux bons de commande et en recevant des rapports, une entreprise peut s’assurer que ses états financiers reflètent fidèlement ses dépenses. Ceci est utile pour la budgétisation, les prévisions et la prise de décision.

• Gestion des flux de trésorerie
  Un bon rapprochement des factures aide les entreprises à mieux gérer leurs flux de trésorerie. En s’assurant qu’elles ne paient que ce qu’elles ont commandé et reçu, les entreprises peuvent éviter les trop-perçus et les passifs imprévus. Cela est particulièrement important pour les entreprises dont les marges de trésorerie sont serrées.

• Conformité réglementaire et audit
  De nombreuses entreprises font l’objet d’audits externes et se conforment aux réglementations. Pour répondre à ces exigences, il est nécessaire de tenir des registres précis lors du rapprochement des factures. Les divergences dans les factures peuvent entraîner des problèmes de conformité et des amendes.

• Relations avec les fournisseurs
  Des paiements précis et en temps opportun sont importants pour maintenir de bonnes relations avec les vendeurs et les fournisseurs. Grâce au rapprochement des factures, toute divergence peut être résolue rapidement, ce qui garantit que le fournisseur est payé correctement et à temps. Cela favorise la confiance et peut conduire à de meilleures conditions et à de meilleurs prix.

• Détection et prévention de la fraude
  Le rapprochement des factures peut aider à identifier les activités frauduleuses. En rapprochant régulièrement les factures, les entreprises peuvent détecter rapidement les paiements non autorisés ou frauduleux. Par exemple, si une facture inclut des frais pour des articles qui ne figurent pas dans le bon de commande, il peut s’agir d’une erreur ou d’un signal d’alarme pour fraude.

• Contrôles internes
  Le rapprochement des factures permet de détecter les erreurs, de s’assurer que les politiques internes sont respectées et de confirmer que les approbations nécessaires sont obtenues avant que les paiements ne soient effectués.

• Résolution des litiges
  Lorsqu’il y a une divergence entre une facture et d’autres documents, un rapprochement rapide permet une résolution plus rapide. Ceci est important pour éviter les retards de paiement, qui pourraient entraîner des frais de retard ou des relations tendues avec les fournisseurs.

• Efficacité opérationnelle
  Les entreprises qui rapprochent efficacement les factures peuvent prendre des décisions davantage basées sur les données concernant leurs opérations. Par exemple, en enregistrant avec précision les achats de stock grâce au rapprochement des factures, une entreprise peut mieux gérer ses niveaux de stock et passer des commandes plus rapidement.

• Satisfaction de la clientèle
  Si une entreprise revend des marchandises ou est un distributeur, un rapprochement précis des factures garantit que les coûts sont correctement reflétés. Cela permet des stratégies de tarification plus précises et peut contribuer à la satisfaction des clients en évitant les changements de prix soudains ou les ruptures de stock.

Le rapprochement des factures aide les entreprises à gérer efficacement leurs finances, contribuant ainsi à leur réussite globale. Une entreprise qui investit du temps et des ressources dans un processus de rapprochement des factures robuste est susceptible de connaître des opérations plus fluides, des relations plus solides avec les fournisseurs et une meilleure santé financière.

Pratiques exemplaires en matière de rapprochement des factures

Voici un guide rapide des pratiques exemplaires de rapprochement des factures que les entreprises peuvent mettre en œuvre pour minimiser les risques et les inefficacités. Pour tirer le meilleur parti du rapprochement des factures, les entreprises doivent prendre en compte les éléments suivants :

• Rapprochement en temps opportun
  Rapprochez les factures régulièrement et rapidement. Selon le volume de transactions, il peut s’agir de rapprochements quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Des rapprochements réguliers permettent de détecter rapidement les écarts et d’éviter un arriéré d’articles non rapprochés.

• Des politiques et des procédures claires
  Établissez et documentez les procédures normalisées de rapprochement des factures. Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le processus sont au courant de ces procédures et qu’elles y sont formées. Définissez clairement les rôles et les responsabilités afin d’éviter toute confusion et d’assurer la reddition de comptes.

• Correspondance à trois voies par défaut
  La méthode de rapprochement que vous choisissez doit refléter les besoins spécifiques de votre entreprise, bien que la plupart des entreprises commencent par un appariement à trois facteurs. Il s’agit de comparer la facture avec le bon de commande et le rapport de réception pour s’assurer que les articles facturés correspondent à ce qui a été commandé et reçu en termes de quantité, de prix et de spécifications.

• Processus d’escalade en cas d’écart
  Définissez un processus d’escalade clair pour gérer les divergences. Identifiez qui doit être informé, quels documents sont requis et les étapes à suivre pour résoudre le problème. Cela permet de résoudre rapidement les divergences tout en s’assurant qu’elles sont traitées.

• Piste d’audit
  Conservez une piste d’audit claire de toutes les mesures prises au cours du processus de rapprochement. Il s’agit notamment de prendre des notes sur les divergences constatées, la façon dont elles ont été résolues et les communications avec les fournisseurs. Cette documentation est importante à des fins d’audit et pour référence future.

• La technologie
  Utilisez la technologie pour simplifier le processus de rapprochement des factures. Il existe de nombreuses solutions logicielles permettant d’automatiser une grande partie du processus, de réduire les erreurs manuelles et de gagner du temps. Sélectionnez un système adapté à la taille et à la complexité de votre entreprise. C’est l’un des domaines dans lesquels il peut être particulièrement utile de travailler avec un fournisseur de services de paiement tiers tel que Stripe, qui prend en charge une gestion et un rapprochement efficaces et faciles des factures.

• Communication avec les fournisseurs
  Maintenez des lignes de communication ouvertes avec les fournisseurs. Informez-les de vos procédures de rapprochement et de vos attentes en ce qui concerne le format et les détails des factures. Cela peut aider à réduire les erreurs et les malentendus.

• Suivi et amélioration continus
  Surveillez régulièrement l’exactitude de votre processus de rapprochement des factures. Recueillez les commentaires du personnel impliqué dans le processus et recherchez les tendances dans les types d’erreurs ou de problèmes qui surviennent. Utilisez ces informations pour apporter des améliorations continues à vos procédures.

• Audits internes
  Effectuez périodiquement des audits internes du processus de rapprochement pour vous assurer de la conformité aux politiques internes et aux règlements externes. Cela aidera également à identifier les faiblesses du processus qui doivent être corrigées.

• Séparation des tâches
  Organisez l’équipe interne de manière à ce que la responsabilité du rapprochement des factures soit distincte de la responsabilité de l’autorisation des paiements. Cette séparation des tâches est un contrôle important pour prévenir la fraude et les erreurs.

Rapprochement des factures avec Stripe

Les entreprises de tous les secteurs et de tous les stades doivent gérer les transactions financières facilement et en toute sécurité. Les solutions de paiement complètes de Stripe permettent aux entreprises de gérer leurs transactions financières en toute simplicité.

En proposant un ensemble intégré d’outils qui englobent le traitement des paiements, la facturation par abonnement et l’information financière, Stripe offre aux entreprises un guichet unique pour la gestion de leurs finances. Stripe se distingue par la cohésion de ces outils, qui fonctionnent ensemble plutôt que d’agir comme des éléments disjoints. Pour les entreprises, cette approche intégrée se traduit par un flux de travail rationalisé, un meilleur contrôle des données financières et une vue plus transparente des mouvements d’argent.

Le rapprochement des factures implique la vérification de l’exactitude et de l’exhaustivité des documents financiers, ce qui peut s’avérer une tâche complexe et gruge-temps. Les outils automatisés et intégrés de Stripe allègent ce fardeau en capturant avec précision les paiements, les remboursements et les frais et en les comparant aux registres internes de l’entreprise. Cela permet d’augmenter l’efficacité, de réduire les erreurs et de bien comprendre la situation financière de l’entreprise.

Voici plus d’informations sur la manière dont Stripe peut simplifier le processus de rapprochement des factures :

• Automatisation
  Stripe automatise le processus de rapprochement en comparant les enregistrements internes, tels que les factures et les frais, aux enregistrements externes, tels que les fichiers de règlement, les fichiers de virement et les relevés bancaires. Cette automatisation réduit l’effort manuel et réduit les erreurs.

• Suivi quotidien de l’encaissement
  Stripe permet aux entreprises de suivre leurs espèces quotidiennement, en temps réel. La surveillance et la compréhension constantes de leur situation de trésorerie peuvent aider les entreprises à prendre des décisions financières éclairées.

• Identifier les écarts
  Le système de Stripe est capable d’identifier rapidement toute divergence dans les transactions. Cela permet aux entreprises de résoudre les problèmes en temps opportun, ce qui est important pour tenir des registres financiers précis et éviter les pertes de revenus.

• Visibilité sur le cycle de vie des transactions
  Avec Stripe, les entreprises peuvent surveiller l’ensemble du cycle de vie d’une transaction, du début à son règlement. Ce niveau de détail est avantageux pour une surveillance et un contrôle approfondis.

• Contrôles financiers
  En automatisant le processus de rapprochement et en fournissant un suivi détaillé des transactions, Stripe facilite la mise en œuvre de contrôles financiers rigoureux. Cela permet de garantir l’exactitude des documents financiers et de protéger les entreprises contre les erreurs et les fraudes potentielles.

• Évolutivité
  Les solutions de rapprochement de Stripe sont flexibles et répondent aux besoins croissants des entreprises. Alors que le volume et la complexité des transactions augmentent parallèlement à la croissance de l’entreprise, Stripe peut gérer efficacement cette évolution. Cette évolutivité est particulièrement utile pour les entreprises ayant des volumes de transactions élevés ou celles qui doivent gérer plusieurs moyens de paiement et des cycles de vie de transactions longs.

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